Longos prazos de entrega no varejo: Onde ocorrem os atrasos e como minimizá-los

De acordo com a Retail Insight, 78% dos compradores dos EUA e 82% dos compradores do Reino Unido ainda se deparam com itens fora de estoque quando fazem suas compras diárias. Será que os longos prazos de entrega estão afetando suas vendas e a fidelidade dos clientes?

Os compradores esperam que os produtos estejam disponíveis quando eles precisarem deles - caso contrário, eles procurarão em outro lugar. A boa notícia é que, com as estratégias certas, o senhor pode otimizar os prazos de entrega, manter as prateleiras abastecidas e transformar a confiabilidade em uma vantagem competitiva.

Principais conclusões

Gerenciar lead times longos reduz rupturas e libera caixa.

• Identifique gargalos logísticos. 

• Ajuste forecasts para lead time real. 

• Negocie prazos menores com fornecedores. 

• Use estoque de segurança inteligente. 

• Monitore SLA com dashboards.

O lead time no varejo é o período entre a colocação de um pedido e o recebimento efetivo das mercadorias. Durante esse período, ocorrem vários processos necessários: desde a produção até a entrega e a colocação no depósito e na área de vendas. Se você tiver um problema de lead time longo, precisará procurar uma solução para otimizar as etapas.

Mas, primeiro, vamos examinar os diferentes tipos de lead times no varejo e analisar seu significado:

• Tempo de espera de aquisição. É necessário para encontrar e comprar produtos de fornecedores. Isso inclui pesquisa, comunicação com o fornecedor e negociações de contrato.
• Prazo de produção ou prazo de fabricação. Esse é o tempo entre o momento em que um pedido é feito e o final da produção. Isso é relevante para produtos de marca própria e mercadorias feitas sob encomenda. O processo de produção pode ser afetado pela capacidade da empresa, pelo tempo de espera do material, pela eficiência da cadeia de suprimentos e pela eficiência da mão de obra.
• Prazo de entrega. Esse é o período entre a remessa dos produtos e sua chegada ao centro de distribuição ou à loja. O indicador depende do método de entrega, da confiabilidade da transportadora, da necessidade de passar pelo controle alfandegário, etc.
• Tempo de espera do cliente. Esse é o período entre a colocação de um pedido e o recebimento efetivo do produto pelo cliente. O senhor pode melhorar a satisfação do cliente nessa área usando diferentes opções de entrega, otimizando os processos de separação de pedidos
• Lead time cumulativo. Esse é o período de tempo necessário para que um varejista receba produtos acabados, levando em conta todos os processos anteriores.

Longos prazos de entrega reduzem a lucratividade e podem tornar um varejista não competitivo. Isso é óbvio porque os clientes que precisam de um produto aqui e agora o comprarão em lojas que realmente o tenham. É evidente que é preciso agir, mas o mais inteligente a fazer é descobrir primeiro por que os atrasos estão ocorrendo. Vamos começar analisando as possíveis causas do problema.

Um dos motivos dos longos lead times é a previsão imprecisa da demanda, que afeta todo o processo de gerenciamento de estoque. Se um varejista não puder prever a demanda com precisão (ou não tiver o conhecimento necessário para fazê-lo), é mais provável que enfrente desafios para fazer pedidos em tempo hábil e determinar as quantidades ideais. Como resultado, há um descompasso entre as expectativas e a demanda real dos clientes.

Os prazos de entrega da cadeia de suprimentos podem estar diretamente relacionados aos fabricantes ou fornecedores. Por exemplo, a falta de trabalhadores, equipamentos defeituosos, escassez de matérias-primas ou gerenciamento ineficaz em geral levam a um aumento no lead time de produção e ao não atendimento de alguns pedidos. Fatores externos também podem entrar em jogo, como o mau tempo que impossibilita o transporte em tempo hábil. Os problemas só aumentam se o varejista tiver apenas um fornecedor.

Se houver contratos com fornecedores locais e também com empresas internacionais, também há riscos. Por exemplo, uma escassez de matérias-primas devido a sanções.

Longos tempos de espera em estoques e pedidos também podem ser resultado de um gerenciamento ineficiente. Pode ser surpreendente ouvir isso, mas ainda há empresas que dependem de processos manuais em vez de automação.

A entrada e o processamento manual de dados não são apenas uma perda de tempo para a equipe. Também acarreta um alto risco de erros. Isso sem falar no trabalho mais lento e na incapacidade de responder rapidamente às mudanças. Isso atrasa o atendimento de pedidos e leva a discrepâncias entre os níveis de estoque e a demanda.

O desenvolvimento do comércio eletrônico tornou-se um fator de pressão adicional sobre o lead time na cadeia de suprimentos. O congestionamento dos portos, a escassez de contêineres e os problemas de entrega na última milha levam a prazos de entrega mais longos.

Os varejistas geralmente têm acesso limitado às informações sobre o estoque em trânsito. Isso os obriga a mudar do planejamento proativo para soluções reativas.

Devido a mudanças bruscas e imprevisíveis na demanda ou à necessidade de corrigir erros de planejamento, os varejistas são ocasionalmente forçados a recorrer à entrega urgente.

O lead time do estoque também depende de mudanças sazonais e de outros fatores que aumentam significativamente os custos de tempo. Mas, embora seja possível se preparar para o Ano Novo, o início das aulas ou a Black Friday, os desastres naturais, as pandemias e as guerras desestabilizam completamente os processos, e o ruim é que são difíceis de prever.

Longos prazos de entrega não apenas criam problemas operacionais, mas também têm consequências graves. É claro que estamos falando do impacto sobre as finanças, a fidelidade do cliente e a competitividade da empresa. Vamos dar uma olhada mais de perto.

Quando um varejista não consegue repor o estoque rapidamente, ele perde receita. Em particular:

• A falta de estoque devido aos longos prazos de entrega provoca uma escassez e leva à perda de vendas, menor retenção de público e queda na reputação da marca;
• O pedido de uma quantidade excessiva de estoque para compensar os atrasos causa excesso de estoque e imobiliza capital em produtos de baixa rotatividade.

Atrasos no estoque também afetam as vendas, pois os varejistas são forçados a introduzir descontos e estratégias de desconto para reduzir o estoque antigo. Isso, por sua vez, reduz as margens e faz com que os clientes esperem pelos descontos e não comprem pelo preço normal.

Quanto mais tempo os produtos permanecerem armazenados, maiores serão os custos de armazenagem, seguro, medidas de segurança, etc. Quanto mais tempo os produtos ficam armazenados, maior é o risco de encolhimento, obsolescência e depreciação. Isso é especialmente verdadeiro para os setores de tecnologia, FMCG e moda.

Como resultado, o capital de giro da empresa fica bloqueado em estoques não vendidos, e o varejista não tem recursos para investir em novas linhas de produtos, campanhas de marketing ou expansão dos negócios. Ele precisa cortar custos ou contrair dívidas.

A velocidade de entrega é um dos principais fatores de competitividade no setor de varejo. Portanto, longos prazos de entrega têm um impacto negativo na experiência do cliente. Em particular, devido a atrasos no atendimento, os clientes escolhem alternativas mais rápidas, incluindo a mudança para concorrentes que têm os produtos certos prontos.

Cadeias de suprimentos lentas impedem o reabastecimento oportuno do estoque, e isso é especialmente verdadeiro para empresas que implementam estratégias omnicanal. Por exemplo, estudos mostraram que os compradores on-line querem receber as mercadorias em 3,5 dias. Se o varejista não puder atender ao pedido, cerca de 25% farão compras em outro lugar.

Já enfatizamos que os varejistas com longos prazos de entrega não conseguem responder às tendências do mercado em tempo hábil. Quando surge uma tendência, uma cadeia de suprimentos lenta fica no caminho e as empresas perdem períodos críticos de vendas. O resultado é a perda de oportunidades de lucro e a formação de um excesso de produtos desatualizados (se a nova tendência tornar os produtos antigos irrelevantes).

Obviamente, a redução dos prazos de entrega não é apenas benéfica, mas essencial para o sucesso em um mercado competitivo. Vamos dar uma olhada em como otimizar as cadeias de suprimentos, aumentar a eficiência do processo e encontrar maneiras de melhorar em quase todos os estágios. Aqui estão algumas das estratégias mais eficazes.

A previsão precisa da demanda é a melhor maneira de reduzir o lead time e a incerteza. Os modelos tradicionais de previsão baseados em dados históricos não são suficientemente eficazes na realidade atual. Em especial, eles não são capazes de prever mudanças repentinas na demanda.

A solução? Análises preditivas baseadas em IA que podem:

• Analisar as tendências aqui e agora, levando em conta fatores internos e externos, desde o clima até o sentimento da mídia social;
• Transforme o planejamento de estoque de reativo para proativo e garanta que os níveis de estoque correspondam à demanda real, e não às suposições;
• Automatizar os processos de reabastecimento e reduzir o risco de esgotamento repentino.

Para otimizar o lead time da sua cadeia de suprimentos, o senhor precisa fortalecer as relações com os fornecedores e diversificar sua estratégia de sourcing. Aqui estão algumas medidas que você pode tomar para melhorar:

1. Tenha sempre um “Plano B” para o caso de uma situação imprevista. O senhor precisa de fornecedores de reserva que possam atender rapidamente aos seus pedidos e manter a continuidade do fornecimento.
2. Procure fornecedores locais que possam oferecer prazos de entrega mais curtos e aumentar a resiliência do processo.
3. Estabelecer o intercâmbio de dados para melhorar a eficiência das previsões.
4. Implemente um scorecard de fornecedores para acompanhar os KPIs de cada parceiro. Os fatores podem incluir: entrega no prazo, capacidade de resposta e qualidade do produto.

Uma maneira eficaz de reduzir o lead time é automatizar o processo de reabastecimento usando um sistema baseado em IA. O uso desses algoritmos de aprendizado de máquina permite que o senhor:

• Minimizar os atrasos, fornecendo previsões de demanda precisas e em tempo hábil, encontrando o melhor momento para reabastecer um pedido e fazendo um pedido diretamente;
• Refinar os pontos de reabastecimento com base nas flutuações da demanda em tempo real e no impacto de fatores externos;
• Distribuir eficientemente as mercadorias entre as filiais da rede e evitar gargalos em regiões com alta demanda.

Uma abordagem dinâmica do planejamento do estoque de segurança pode ajudar a reduzir o lead time. Isso significa ajustar os estoques de segurança com base na demanda em tempo real.

Estratégias híbridas que combinam o princípio JIT com a formação de uma reserva estratégica podem ajudar. Você está preparado para interrupções, mas não precisa gastar muito em armazenamento.

Também é importante se preparar para as épocas de pico e possíveis mudanças imprevistas na demanda. Isso requer modelagem baseada em cenários. Ou seja, você precisa criar modelos de várias situações com antecedência: desde um salto repentino na demanda por um determinado produto até um atraso nas entregas devido a uma greve de motoristas. A IA analisará esses cenários e sugerirá níveis ideais de estoque para maximizar a prontidão para diferentes circunstâncias e reduzir o tempo de espera no gerenciamento de estoque.

A redução dos prazos de entrega é possível por meio da otimização das redes de distribuição e do investimento em soluções digitais. Por exemplo:

• Os centros de atendimento distribuído (DFCs) ajudam a criar estoques regionais e a reduzir o risco de atrasos na entrega na última milha. A velocidade do atendimento de pedidos está aumentando.
• A automação do armazém, com a introdução de sistemas de classificação e equipamentos robóticos, acelera o processamento de pedidos e minimiza o impacto do erro humano.
• A integração das ferramentas de visibilidade da cadeia de suprimentos fornece monitoramento de ponta a ponta e ajuda a identificar riscos de atrasos em tempo hábil.

Longos tempos de espera podem atrapalhar sua cadeia de suprimentos, levando a rupturas de estoque, excesso de inventário e perda de vendas. A ferramenta LEAFIO Otimização de Estoque capacita os varejistas com automação orientada por IA para simplificar o reabastecimento e aumentar a agilidade da cadeia de suprimentos. Veja como:

• Previsão precisa da demanda: A análise preditiva com tecnologia de IA ajusta os níveis de estoque com base nas flutuações da demanda, reduzindo a dependência de suposições históricas.
• Planejamento automatizado de reabastecimento: O sistema calcula e programa os pedidos de forma otimizada, garantindo a disponibilidade de estoque e minimizando o excesso de estoque e os custos de armazenamento.
• Gerenciamento inteligente do estoque de segurança: Os cálculos dinâmicos do estoque de segurança evitam a escassez e o excesso de estoque, adaptando-se à sazonalidade e às mudanças inesperadas na demanda. 
• Acompanhamento do desempenho do fornecedor: A análise integrada ajuda a avaliar a confiabilidade do fornecedor, permitindo decisões proativas de sourcing para reduzir os riscos de atrasos.

Ao transformar dados em insights acionáveis, a IA da LEAFIO garante que sua cadeia de suprimentos permaneça resiliente, eficiente e competitiva, mesmo diante de longos prazos de entrega.

O lead time afeta todos os aspectos do negócio de varejo, desde o gerenciamento de estoque até a satisfação do cliente. Os métodos tradicionais não funcionam mais. A automação, a implementação de IA e a análise preditiva agora aumentam a satisfação do cliente e permitem que o senhor calcule o lead time com valores mais baixos.

Com soluções baseadas em IA, como a LEAFIO Otimização de Estoque, você pode assumir o controle de sua cadeia de suprimentos, reduzir atrasos e manter suas prateleiras abastecidas. Não deixe que os longos prazos de entrega atrasem seus negócios - comece a otimizar hoje mesmo!