Każda firma jest wyjątkowa, ma swoje własne strategie, KPI, metryki i podejścia do zarządzania zapasami. Jednak wyzwania i problemy, z którymi borykają się przedsiębiorstwa w związku z zapasami, są często takie same i mogą dotyczyć każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.
Co to jest nadmiar zapasów?
Nadwyżka zapasów to liczba pozycji na jednostkę magazynową (SKU), która przekracza racjonalnie skalkulowany i opłacalny poziom zapasów.
Racjonalny, opłacalny poziom zapasów oblicza się za pomocą następujących wskaźników:
- Cykl uzupełniania zapasów. Liczba dni pomiędzy bieżącym złożeniem zamówienia a kolejną dostawą. Wskaźnik ten obejmuje czas potrzebny na skompletowanie, przetworzenie i dostarczenie zamówienia.
- Średnia sprzedaż (liczba pozycji na SKU)
- Minimalna ilość zamówienia. Uwzględnia to opakowanie, ponieważ niektóre artykuły są dostarczane na sztuki, a niektóre są sprzedawane w pudełkach lub paczkach.
Aby obliczyć optymalny poziom zapasów dla danego SKU, należy pomnożyć średni czas cyklu uzupełnianiazapasów przez średnią sprzedaż, dodając minimalną wielkość zamówienia.
Detaliści muszą utrzymywać optymalny poziom zapasów dla każdego produktu. Przekroczenie tego optymalnego poziomu prowadzi do nadwyżki zapasów.
Jakie są przyczyny nadwyżki zapasów?
Przeanalizowaliśmy kilka studiów przypadków klientów i doszliśmy do pewnych wniosków. Główne przyczyny utrzymywania przez sprzedawców detalicznych zbyt dużych zapasów to:
1) Nieintuicyjne prognozowanie zamówień i słaba kalkulacja zamówień. Kierownicy ds. zaopatrzenia często mają tendencję do zamawiania większej ilości zapasów niż jest to konieczne lub opierają swoje zamówienia na intuicji i doświadczeniu zawodowym, a nie na rzeczywistych potrzebach biznesowych i poziomie popytu. Z przeanalizowanych przez nas przypadków wynika, że 80% zamówień opartych na intuicji skutkuje nadmiernymi zapasami.
2) Zamawianie hurtowe. Dostawcy często udzielają rabatów w przypadku większych zamówień. Czasami nieetyczni dostawcy oferują Państwu rabaty, aby pozbyć się swoich wolno rotujących towarów. W rezultacie mają Państwo zbyt duże zapasy, których nie mogą Państwo sprzedać. Jeżeli towary nie są sprzedawane, stają się martwym towarem. Niektórzy sprzedawcy detaliczni, z którymi współpracowaliśmy, skarżyli się, że 3/4 towarów kupionych luzem po prostu kurzyło się przez ponad rok, a tylko 1/4 partii została sprzedana.
3) Czasami dostawcy płacą detalistom dodatkowe pieniądze, aby zapewnić miejsce dla swoich produktów w sezonie promocyjnym. Takie działanie może wydawać się korzystne zarówno dla detalisty, jak i dla dostawcy, ponieważ detalista otrzymuje gwarantowane pieniądze i zapas. Jeżeli jednak promocja nie powiedzie się lub sprzedaż będzie niższa niż oczekiwana, detalista będzie miał nadmiar towaru na półkach, a pieniądze otrzymane od dostawcy nie wystarczą na pokrycie strat.
4) Nieuczciwe praktyki i układy między kierownikami zaopatrzenia a dostawcami. Niestety, czasami kierownicy mogą tworzyć nieuczciwe relacje z dostawcami. Te zamówienia nie mają nic wspólnego z rzeczywistymi potrzebami biznesowymi. Dostawcy pozbywają się swoich martwych zapasów, przenosząc je do magazynów sprzedawców detalicznych.
5) Rzadko zdarza się, że krajowi lub międzynarodowi dostawcy ustalają specjalne progi zamówień lub minimalne ilości zamówień wpływające na zamówienia składane przez detalistów.
6) Nagły spadek poziomu popytu. Jeżeli tak się stanie, trzeba szybko przeliczyć i ponownie rozważyć optymalne poziomy zapasów. Państwa obecny poziom zapasów będzie wyższy niż optymalny. Im częściej będą Państwo porównywać, tym lepiej.
Co się stanie, jeżeli zignorują Państwo nadwyżkę zapasów?
Nadwyżka zapasów jest rzeczą skomplikowaną i nie znajdą Państwo magicznej formuły, która pomoże Państwu rozwiązać problemy z zapasami. Dlatego wielu sprzedawców nie zwraca uwagi na nadmierne zapasy i woli ignorować problem, niż się z nim uporać. Oto, co może się wydarzyć, gdy tak Państwo postępują:
- Nadmiar zapasów pożera przestrzeń magazynową i obciąża Państwa kapitał.
Celem nabycia zapasów jest ich odsprzedaż z zyskiem, a nie leżenie na półce i zajmowanie cennego miejsca i zasobów. Obrót zapasami jest niezbędny dla dobrego przepływu gotówki i zdrowego funkcjonowania firmy. Proszę pomyśleć o wszystkich utraconych zyskach, które powoduje nadmiar zapasów i o tym, o ile więcej pieniędzy można by zarobić, gdyby się nimi odpowiednio zarządzało. - Towary łatwo psujące się mogą się zepsuć. Inne artykuły mogą stać się przestarzałe.
Jest to szczególnie ważne w przypadku takich artykułów jak żywność i leki, ponieważ te produkty bardzo szybko tracą ważność. A w przypadku nadmiernych zapasów, nie tylko stracą Państwo produkt, ale również poniosą znaczne straty, ponieważ konieczność utylizacji przeterminowanych produktów również wiąże się z dużymi kosztami i zasobami. - Kolejnym problemem związanym z nadmiarem zapasów jest koszt i pojemność magazynowa.
Dodatkowa przestrzeń zawsze oznacza dodatkowe wydatki. A nawet jeżeli mają Państwo dużo miejsca do przechowywania, nadwyżka zapasów nadal pochłania dodatkowe zasoby, takie jak pracownicy do zarządzania nimi, transport i media potrzebne do utrzymania przestrzeni magazynowej. Często firmy nie są w stanie zaoferować swoim klientom nowych produktów, na które aktualnie jest zapotrzebowanie, ponieważ ich półki są zajęte przez nadwyżki magazynowe. A im dłużej zwlekają Państwo z rozwiązaniem tego problemu, tym bardziej się on pogłębia.
Przewodnik krok po kroku jak pozbyć się nadmiaru zapasów
Najpierw należy przeanalizować stan zapasów, zarówno pod względem ilościowym, jak i finansowym. Zdecydowanie zalecamy, aby rozważyć oba pojęcia i włączyć je do analizy. To wymaga nieco więcej czasu i wysiłku, ale jest też bardziej kompleksowe.
Jeżeli porównają Państwo zarówno ilość, jak i pieniądze wydawane na zapasy, zobaczą Państwo, ile mają Państwo nadwyżek magazynowych i które dodatkowe pozycje są najdroższe. Zdarza się, że sprzedawcy pozbywają się drogich nadwyżek magazynowych i nie prowadzi to do niczego - półki pozostają zapełnione.
Dokładna i pełna analiza pozwala na podjęcie dalszych skutecznych kroków w walce z nadmiarem zapasów.
Następnie należy podzielić nadmiar zapasów na dwie grupy:
- Nadwyżki artykułów o regularnej sprzedaży i niskim popycie.
- Zapasy, których nie należy się spodziewać, że zostaną szybko sprzedane.
Rozwiązanie do zarządzania zapasami może pomóc Państwu w pogrupowaniu zapasów poprzez sporządzenie raportu o poziomach sprzedaży (dynamika zapasów) dla każdej kategorii/podkategorii/SKU produktów.
Należy ściśle monitorować sprzedaż towarów o niskiej wartości. Należy zrozumieć przyczyny powstawania dodatkowych zapasów i je łagodzić. Następnie można skoncentrować się na sprzedaży istniejących dodatkowych pozycji, zrównoważeniu poziomu zapasów lub rozpoczęciu kampanii promocyjnej, aby szybciej sprzedać nadwyżkę zapasów.
Martwe zapasy, które nie mają szans na sprzedaż, powinny zostać usunięte z półek. Nie należy skupiać się na przyczynach martwego towaru. Zamiast tego należy znaleźć proaktywne i kreatywne sposoby zarządzania nim.
Jak należy zarządzać martwym towarem?
- Zwrócić je do dostawcy.
- Wykorzystać przestarzałe zapasy na wewnętrzne potrzeby biznesowe (produkcja krajowa itp.).
- Analizować poziomy zapasów we wszystkich lokalizacjach sprzedaży. Przenieść nadwyżkę zapasów do innego miejsca sprzedaży, w którym może być większy popyt lub braki produktów.
W jaki sposób przesyłają Państwo towary między miejscami sprzedaży?
Jeżeli posiadają Państwo centrum dystrybucyjne (DC), mogą Państwo przenieść tam nadwyżkę zapasów i rozdzielić ją między inne lokalizacje lub zwrócić dostawcy.
Jeżeli nie mają Państwo centrum dystrybucyjnego lub przeniesienie tam towarów może być kosztowne/nieefektywne logistycznie, mogą Państwo przekształcić najbliższy lub najbardziej odpowiedni sklep w tymczasowe centrum dystrybucyjne. Mogą Państwo przenosić towary między sklepami, jeżeli są one blisko siebie (w tym samym mieście/obszarze/dystrykcie/prowincji) i jeżeli są Państwo pewni, że nie wpłynie to na Państwa marżę zysku. Czasami koszty logistyczne i wydatki na przeniesienie są wyższe niż zysk, który mogą Państwo uzyskać.
Po wyeliminowaniu zapasów martwych, należy je natychmiast usunąć z asortymentu (lub matrycy produktów). Jeżeli nie mają Państwo jeszcze matrycy asortymentowej, zalecamy jej stworzenie i regularne analizowanie. Państwa asortyment powinien być aktualny i wypełniony najlepiej sprzedającymi się, szybko rotującymi i dochodowymi towarami.
Optymalizacja i automatyzacja zarządzania nadwyżką zapasów
Najlepszym sposobem na rozwiązanie problemu jest zapobieganie mu. Skuteczne zarządzanie nadmiarem zapasów można osiągnąć poprzez wdrożenie nowoczesnych technologii do Państwa firmy. Korzystając z oprogramowania Leafio, mogą Państwo zyskać kontrolę nad marżami produktów poprzez zwiększenie sprzedaży, obrotu i zmniejszenie inwestycji, zautomatyzowanie rutynowych zadań operacyjnych oraz ciągłą kontrolę i optymalizację zapasów, unikając całkowicie problemu nadwyżek magazynowych. Leafio automatycznie oblicza docelowe poziomy zapasów i uzupełnia je w razie potrzeby, optymalizując w ten sposób Państwa asortyment.
Leafio to cyfrowy łańcuch dostaw nowej generacji do optymalizacji i automatyzacji zarządzania nadwyżką zapasów. Jest w stanie sporządzać bardzo dokładne prognozy popytu i prowadzić wnikliwą analitykę, która pomaga optymalizować zapasy w firmie. Dla firm, które zajmują się produktami spożywczymi, istnieje specjalny algorytm fresh, który został zaprojektowany specjalnie do zarządzania zamówieniami na towary łatwo psujące się. Zamówienia są generowane na podstawie popytu, pozostałego okresu przydatności, czasu realizacji zamówienia i aktualnych stanów. Pomoże to Państwu zawsze zachować świeżość zapasów i uniknąć nadwyżek magazynowych.
Dzięki Leafio będą Państwo mogli znacznie ograniczyć nadmierne zapasy, a także kontrolować i optymalizować swoje zapasy bez konieczności wykonywania całej pracy samodzielnie.
Jak sprzedać nadwyżkę zapasów?
Jeżeli chcą Państwo je sprzedać i jeszcze dobrze zarobić, jest kilka sposobów.
Odsprzedaż do sklepów typu off-price
Najłatwiejszym sposobem upłynnienia nadwyżek magazynowych z zyskiem jest ich odsprzedaż do sklepów typu off-price. Są to sklepy oferujące rabaty i obniżone ceny, które kupują produkty z nadwyżek magazynowych, nawet jeżeli nie ma na nie dużego popytu. Oczywiście, mogą Państwo stracić trochę zysku, ale teraz Państwa zadaniem jest zminimalizowanie strat, ponieważ utrzymywanie nadwyżek magazynowych będzie nieuchronnie kosztować Państwa o wiele więcej.
Oferowanie rabatów
Jeżeli nie chcą Państwo odsprzedawać go innym sprzedawcom, mogą Państwo spróbować zaoferować zniżki na nadwyżki produktów we własnym sklepie, aby szybko zwolnić półki. Jest to świetny sposób na pozbycie się nadwyżek magazynowych i zarobienie pieniędzy.
Wyprzedaże
Wyprzedaże to kolejny świetny pomysł na szybkie oczyszczenie półek. Jest to strategia podobna do strategii rabatowej, ale o wiele szersza. Odpowiednio rozreklamowana wyprzedaż w krótkim czasie zapełni Państwa sklep chętnymi klientami. Jest to słusznie uważana za jedną z najlepszych strategii upłynniania nadwyżek magazynowych.
Promowanie Państwa marki poprzez przekazanie nadwyżek magazynowych
Przekazywanie pieniędzy na cele charytatywne jest zawsze korzystne dla biznesu, ponieważ tworzy świetny rozgłos. Mogą Państwo przekazać część swoich nadwyżek magazynowych różnym organizacjom charytatywnym, które są istotne w Państwa okolicy. To z pewnością pomoże wzmocnić Państwa wizerunek i sprawi, że więcej klientów dowie się o Państwa sklepie. Poza tym, darowizna ma jeszcze jedną zaletę - ulgi i odliczenia podatkowe. Nie ma prawie żadnego powodu, aby tego nie robić.
Rynki internetowe
Nie należy lekceważyć potęgi Internetu. Sprzedaż online jest bardzo popularna, a sprzedaż nadwyżek artykułów na Amazon lub eBay może być dla Państwa wspaniałą okazją. Trzeba będzie włożyć trochę pracy, aby wszystko zorganizować, ale na pewno się to opłaci. Proszę pamiętać o zrobieniu dobrych zdjęć swoich produktów, ponieważ jest to najważniejsza rzecz, jeżeli chodzi o zakupy w Internecie. Zadbanie o dobry wygląd Państwa produktów zagwarantuje Państwu sukces.
Nadwyżki jako gratisy
Kto nie lubi darmowych rzeczy? Proszę spróbować wykorzystać ten pomysł, tworząc różne zachęty dla Państwa klientów, które skłonią ich do zakupów w Państwa sklepie. Można spróbować oddać nadwyżkę zapasów w prezencie, jeżeli klienci wydadzą w Państwa sklepie określoną kwotę pieniędzy, lub zaoferować ekskluzywny towar dla zakupów online, lub jeżeli klienci kupią w Państwa sklepie określoną markę drogich kosmetyków do makijażu lub perfum. Jest wiele sposobów na skorzystanie z darmowego rozdawania nadwyżek - wystarczy użyć wyobraźni!
Wnioski
Zarządzanie nadwyżkami magazynowymi to złożony proces, który wymaga długotrwałych wysiłków ze strony kierownictwa Państwa firmy, zespołu ds. zaopatrzenia i menedżerów kategorii. Ryzyko posiadania nadwyżek magazynowych jest wysokie - nie ma okresów bez ryzyka ani sekretów. Wszystko, co należy zrobić, aby zmniejszyć ryzyko posiadania zbyt dużych zapasów, to starannie i dokładnie zarządzać zapasami, stosując systematyczne, strategiczne i dobrze uzasadnione metodologie kontroli zapasów.
