Koszty zapasów: Jak skutecznie obliczać, zarządzać i optymalizować?

Według badania IHL Group, sprzedawcy detaliczni w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie mogą stracić 349 miliardów dolarów sprzedaży rocznie z powodu zniekształcenia zapasów (łączny koszt nadmiernych i niepełnych zapasów). Nic więc dziwnego, że optymalizacja zarządzania zapasami stała się priorytetem każdego sprzedawcy detalicznego.

Analiza kosztów zapasów jest jednym z najważniejszych elementów w procesie naprawiania zniekształceń zapasów. Służy jako biznesowy kompas nawigacyjny, który prowadzi sprzedawców detalicznych przez zawiłości zarządzania zapasami i przywraca firmie maksymalną rentowność.

W tym artykule przedstawiamy kompletny przewodnik, który omawia główne kategorie kosztów zapasów, sposoby ich pomiaru, czynniki wpływające na koszty zapasów oraz zalecenia ekspertów dotyczące możliwych redukcji kosztów.

Główne wnioski

Koszty zapasów obejmują finansowanie, przechowywanie i straty.

• Kalkulacja kosztu utrzymania zapasu w % rocznie. 

• Optymalizacja dostaw pod kątem minimalizacji stocku. 

• Raporty kosztów braków vs nadmiarów.

• Redukcja strat przez monitorowanie terminów ważności.

• Integracja danych kosztowych z systemem księgowym.

Koszty zapasów obejmują nie tylko koszt samych towarów, ale także koszty związane z ich przechowywaniem i zamawianiem. Dlaczego muszą Państwo obliczać i analizować całkowite koszty zapasów i uwzględniać wszystkie czynniki? Im wyższe są koszty zapasów, tym mniej pieniędzy się zarabia, a każdy sprzedawca detaliczny powinien wiedzieć, jaki zysk osiąga.

Analiza kosztów zapasów pozwala na podejmowanie świadomych, opartych na danych decyzji dotyczących sposobu zarządzania zapasami. Pomaga na przykład określić, ile zapasów należy przechowywać w magazynie w danym okresie lub czy należy zmienić dostawcę.

Koszty zapasów są dalej dzielone na różne kategorie, ale główne trzy z nich to koszty zamawiania, koszty przechowywania i koszty związane z brakami w zapasach. Zrozumienie wszystkich rodzajów kosztów zapasów pomoże Państwu lepiej zrozumieć niuanse tej kwestii i obliczyć najdokładniejsze koszty całkowite.

Nawet małe zamówienia generują koszty. Obejmują one zapotrzebowanie na zakup, zamówienia zakupu i fakturowanie, koszty pracy oraz opłaty za transport i przetwarzanie. Każda dokładna kalkulacja wymaga śledzenia wszystkich tych kosztów, nawet jeśli na początku wydają się one marginalne.

Jakie mogą być koszty zamówienia:

• Koszty przetwarzania zamówień (czas menedżerów i opłaty za systemy wprowadzania zamówień).
• Koszty transportu (koszty frachtu i wysyłki).
• Praca i sprzęt wykorzystany do przyjęcia zamówienia.
• Kontrola jakości otrzymanego zamówienia.

Zamówienia muszą być nie tylko realizowane, ale także przechowywane w magazynie. Koszty przechowywania zapasów (lub koszty utrzymania zapasów) mają poważny wpływ na zysk firmy. Im więcej pieniędzy sprzedawca wydaje na przechowywanie towarów, tym mniejszy osiąga zysk. Bardzo trudno jest obniżyć koszty przechowywania zapasów przy użyciu samych metod ręcznych, dlatego też inteligentni sprzedawcy detaliczni korzystają z innowacyjnego oprogramowania, które dokładnie uwzględnia wszystkie czynniki wpływające na przechowywanie zapasów.

Przy obliczaniu kosztu utrzymania zapasów proszę wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Nakłady inwestycyjne związane z zapasami.
• Psucie się i starzenie.
• Koszty magazynowania, w tym wynajem powierzchni magazynowej, media itp.
• Składki ubezpieczeniowe.
• Koszty specjalistycznego systemu zarządzania zapasami.

Często koszty przechowywania stanowią od 20% do 30% całkowitego kosztu zapasów. Liczba ta zależy od wielu czynników, które omówimy poniżej. Im dłużej przechowują Państwo produkty przed ich sprzedażą, tym wyższe będą koszty.

Koszty braków magazynowych to potencjalna sprzedaż utracona z powodu niedoborów magazynowych. Na przykład, klient zauważył, że produkt, którego potrzebował, był niedostępny i kupił go gdzie indziej. Innym częstym przypadkiem jest sytuacja, w której klient zamówił ostatni produkt w magazynie, ale okazał się on wadliwy. W obu przypadkach sprzedawca stracił możliwość sprzedaży produktu i osiągnięcia zysku.

Braki magazynowe mogą prowadzić do różnych kosztów bezpośrednich, takich jak

• Koszty wysyłki przyspieszonej
• Dodatkowe koszty produkcji
• Wymuszone rabaty za opóźnione zamówienia

I koszty pośrednie:

• Koszty administracyjne związane z obsługą zapasów
• Potencjalny odpływ klientów w wyniku zmniejszonej lojalności

Wartość zapasów zależy od tego, jakie czynniki firma uwzględnia w swoich zapasach. Oto cztery kroki, które pomogą Państwu dokonać własnych obliczeń:

Istnieją trzy podstawowe metody obliczania wartości zapasów dla Państwa formuły kosztu zapasów:

1. Metoda pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO)

Metoda FIFO zakłada, że najstarsze zapasy są sprzedawane jako pierwsze, więc COGS (koszt sprzedanych towarów) odzwierciedla starsze koszty, a zapasy końcowe odzwierciedlają najnowsze koszty. Pozwala to na dostosowanie COGS do bieżących cen i zwiększa zyski w okresie inflacji ze względu na niższe COGS, ale sprzedawca detaliczny musi zrozumieć, że towary, które dotarły wcześniej od dostawcy, mogą być czasami tańsze niż nowsze.

2. Metoda „ostatnie weszło, pierwsze wyszło” (LIFO)

Metoda LIFO działa w odwrotny sposób: sprzedawca detaliczny zakłada, że ostatnio zakupione zapasy są sprzedawane jako pierwsze. W tym przypadku koszt sprzedanych towarów odzwierciedla wartość ostatnich zakupów, podczas gdy końcowe zapasy składają się ze starszych, tańszych towarów. LIFO zwykle prowadzi do niższych zysków w okresach rosnących cen, ponieważ koszt sprzedanych towarów opiera się na wyższych, nowszych kosztach.

3. Metoda średniego kosztu ważonego (WAC)

Dzięki metodzie WAC sprzedawca oblicza średni ważony koszt, dzieląc cenę kosztową przez liczbę dostępnych towarów. W ten sposób detalista może uzyskać rzeczywisty obraz dostępnych zapasów - średnią wartość między najnowszymi i najstarszymi produktami.

Formuła kosztu zamawiania zapasów jest następująca:

Koszty zamówienia = (Liczba zamówień w okresie) × (Koszt jednego zamówienia)

Przykładowo, spółka składa 30 zamówień miesięcznie. Jeśli koszty administracyjne wynoszą 40 USD na zamówienie, koszty wysyłki 90 USD, a koszty kontroli 35 USD, to całkowity koszt jednego zamówienia wyniesie 165 USD. Zatem miesięczny koszt zamówienia wynosi 165×30=4 950 USD.

Aby określić koszty utrzymania zapasów, należy najpierw zsumować wszystkie wydatki - magazynowanie, transport, ubezpieczenie, podatki, kurczenie się zapasów itp. w ciągu jednego roku lub miesiąca. Następnie należy podzielić je przez całkowitą wartość zapasów i pomnożyć liczbę przez 100, aby uzyskać wartość procentową. Jest to prosty wzór na koszty utrzymania zapasów (wzór na koszty utrzymania zapasów).

Pomiar kosztów braku zapasów:

Koszty braków magazynowych = Łączne braki magazynowe / Łączna sprzedaż ×100

Przykładowo, jeśli sprzedawca detaliczny doświadczy 8 przestojów magazynowych w okresie, w którym łączna sprzedaż wyniosła 400, koszty przestojów magazynowych wyniosą 2%. Oznacza to, że 2% całkowitej sprzedaży zostało dotknięte brakiem zapasów, co doprowadziło do potencjalnej utraty przychodów lub niezadowolenia klientów.

Aby obliczyć koszty zapasów za rok lub miesiąc, należy zsumować koszty każdej kategorii i rzeczywistą wartość zapasów. Na przykład wartość naszych zapasów wynosi 100 000 USD. Jeśli koszty zamawiania wyniosą 12 000 USD, koszty przechowywania 20 000 USD, a koszty wyczerpania zapasów 10 000 USD, całkowity koszt zapasów wyniesie imponujące 142 000 USD:

Musi Pan zawsze pamiętać, że im wyższa jest ta kwota, tym mniej pieniędzy Pan zarobi.

Przyjrzyjmy się bliżej czynnikom, które mogą zwiększyć koszty zapasów i bezpośrednio wpłynąć na zyski firmy.

Szybkość, z jaką zapasy są sprzedawane i wymieniane, wpływa na koszty zapasów. Wysokie wskaźniki rotacji zazwyczaj oznaczają niższe koszty utrzymania i świeższe zapasy, podczas gdy niskie wskaźniki rotacji mogą prowadzić do wyższych kosztów utrzymania i wyższego ryzyka starzenia się i psucia.

Specjalistyczne oprogramowanie może pomóc Państwu zrównoważyć wskaźnik rotacji zapasów. Na przykład LEAFIO Inventory Optimization posiada wszystkie potrzebne narzędzia, takie jak dogłębna analiza, moduł prognozowania popytu i planowanie zaopatrzenia w oparciu o czynniki sezonowości i warunki rynkowe.

Zgodnie z wynikami projektów LEAFIO AI, wdrożenie systemu optymalizacji zapasów LEAFIO poprawia rotację zapasów średnio o 30%.

Proliferacja jednostek SKU zwiększa koszty magazynowania, ponieważ wymaga większej powierzchni magazynowej i zasobów, aby pomieścić większą różnorodność produktów. Zarządzanie szeroką gamą jednostek SKU prowadzi również do wyższych wydatków na obsługę zapasów, organizację i utrzymanie wolno rotujących lub przestarzałych produktów.

Badania pokazują, że tylko 18% asortymentu może wygenerować 78% całkowitego zysku. Aby zmniejszyć koszty nieefektywnych zapasów w obliczu złożoności asortymentu, sprzedawcy detaliczni mogą skorzystać z analizy ABC. Przykładowo, w ramach modułu BI LEAFIO, analiza ABC ustala priorytety SKU w oparciu o znane kryteria i dzieli produkty na trzy kategorie:

• A - najbardziej potrzebne SKU, które generują najwyższe przychody (do 80%).
• B - mniej ważne jednostki SKU, które generują do 20% przychodów.
• C - mniej ważne SKU, które przynoszą do 5%.

Produkty łatwo psujące się zwiększają koszty zapasów ze względu na konieczność zapewnienia specjalnych warunków przechowywania, takich jak przechowywanie w lodówce. Sprzedawcy detaliczni pracujący z takimi produktami muszą dokładnie kontrolować rotację zapasów i śledzić etapy życia produktu, aby zminimalizować straty magazynowe i uniknąć zepsucia.

Niespójni dostawcy mogą zmusić firmy do utrzymywania większych zapasów bezpieczeństwa w celu ochrony przed opóźnieniami, zwiększając koszty utrzymania. Aby uregulować współpracę, mogą Państwo skorzystać z rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization, które pozwala w przejrzysty sposób ocenić wiarygodność każdego dostawcy. Wykresy modułu analitycznego wyświetlają informacje o zamówieniach według ilości i wartości, udziale dostawcy w zakupach oraz sprzedaży sklepu lub całej sieci sklepów.

Zewnętrzne czynniki ekonomiczne, takie jak inflacja, stopy procentowe i popyt rynkowy, nie mogą być ignorowane, ponieważ wszystkie one wpływają na wartość zapasów, zwłaszcza w dłuższej perspektywie. Przykładowo, rosnące koszty energii elektrycznej prowadzą do wyższych kosztów magazynowania.

Proszę wyobrazić sobie sieć supermarketów polegającą na jednym regionalnym magazynie świeżych produktów. Gdy powodzie zakłócają trasy transportowe, dostawy są opóźnione, co prowadzi do braków magazynowych i zwiększonego psucia się produktów. Aby to zrekompensować, supermarket przechowuje nadmiar łatwo psujących się zapasów, zwiększając ilość odpadów i koszty magazynowania.

Oczywiście niestabilny łańcuch dostaw jest podatny na zakłócenia, które mogą prowadzić do zwiększonych kosztów zapasów, utraty sprzedaży i uszczerbku na reputacji marki. Tylko dzięki optymalizacji łańcucha dostaw, na przykład dzięki wielu lokalizacjom magazynowym i możliwościom dynamicznej zmiany trasy, jak w przypadku supermarketu, sprzedawca detaliczny może zapewnić terminową dostawę i zminimalizować koszty.

Oprogramowanie oparte na uczeniu maszynowym może zapewnić sprzedawcom detalicznym ważne informacje na temat zarządzania procesami w celu zwiększenia odporności łańcucha dostaw poprzez kategoryzację i analizę danych w oparciu o każdy etap łańcucha dostaw.

Wydajność przechowywania i magazynowania wpływa na koszty zapasów, zwiększając wydatki, gdy wykorzystanie przestrzeni i organizacja są nieoptymalne. Nieefektywne układy, słabe systemy śledzenia lub niewykorzystane pojemności magazynowe skutkują wyższymi kosztami operacyjnymi i opóźnieniami w skutecznym zarządzaniu zapasami.

Sprzedawcy detaliczni mogą zwiększyć wydajność przechowywania i magazynowania, polegając na zautomatyzowanych narzędziach do zarządzania zapasami, które optymalizują poziomy zapasów, zmniejszają nadwyżki zapasów i poprawiają wykorzystanie przestrzeni.

Poniżej przedstawiamy skuteczne metody i strategie, które pomogą Państwa firmie obniżyć koszty zapasów.

Specjalistyczne oprogramowanie oparte na uczeniu maszynowym pozwala sprzedawcom detalicznym dokładnie oszacować popyt i obliczyć wymaganą ilość zapasów podczas zarządzania dostawami do wszystkich magazynów i sklepów sieci.

Przykładowo, jeden z klientów LEAFIO, duża sieć sklepów spożywczych, codziennie dostarcza towary z centralnego magazynu. Zaawansowane algorytmy, które automatycznie stosują współczynniki związane z dniami tygodnia, umożliwiają utrzymanie optymalnych poziomów zapasów poprzez dostosowanie zapasów do prognozowanej sprzedaży w określone dni tygodnia. Takie podejście pomaga zapobiegać nadmiernym zamówieniom w okresach niskiego popytu, zapewniając jednocześnie odpowiednią podaż w dni o wyższym popycie.

Powiązane:  Prognozowanie z wykorzystaniem uczenia maszynowego w handlu detalicznym - kompleksowy przewodnik

Strategia „pustego magazynu” polega na dokładnym zamawianiu towarów i organizowaniu logistyki w taki sposób, aby utrzymać optymalny poziom zapasów bez konieczności ciągłego przechowywania zapasów. Jest to szczególnie istotne w przypadku sklepów, które mają niewielki magazyn centralny lub przechowują zapasy bezpośrednio w lokalu (np. sklepy ogólnospożywcze).

Aby wdrożyć tę strategię, potrzebują Państwo specjalistycznego oprogramowania, które może tworzyć elastyczny łańcuch dostaw, uwzględniać prognozy popytu i zapewniać maksymalną dostępność dla każdego SKU.

Economic Order Quantity (EOQ) to podstawowa koncepcja, która pomaga określić optymalną liczbę jednostek do zamówienia, zachowując równowagę między kosztami zamówienia a kosztami utrzymania. Ta procedura zarządzania zapasami pozwala sprzedawcom detalicznym efektywnie zarządzać bieżącymi zapasami, jednocześnie kontrolując niepotrzebne wydatki.

Cross-docking to strategia logistyczna, w ramach której towary są przyjmowane do magazynu lub DC i natychmiast przenoszone na ciężarówki wychodzące. Cross-docking zmniejsza koszty zapasów poprzez zminimalizowanie lub wyeliminowanie potrzeby długoterminowego przechowywania. Towary są przenoszone bezpośrednio z przesyłek przychodzących do wychodzących, co zmniejsza koszty magazynowania, koszty zapasów i ryzyko starzenia się zapasów.

Zapasy martwe lub SLOB (Slow Moving and Obsolete) stwarzają poważne problemy dla sprzedawców detalicznych, ponieważ zajmują miejsce w magazynie. Może to również prowadzić do znacznych strat, ponieważ takie towary często muszą być wyrzucane lub sprzedawane po obniżonych cenach w ramach wymuszonej sprzedaży.

Specjalistyczne systemy mogą zapobiegać problemom, zanim się one pojawią. Na przykład rozwiązanie LEAFIO Inventory Optimization pomaga znaleźć zbędne produkty, wstrzymać zamówienia, delikatnie usunąć je z asortymentu i poszukać lepszych alternatyw.

Technologie uczenia maszynowego pozwalają zautomatyzować uzupełnianie zapasów, śledzenie i analizę. Korzystając z automatycznego systemu zamawiania, mogą Państwo automatycznie generować i wysyłać zamówienia do zewnętrznych dostawców lub magazynu bez jakiejkolwiek interwencji ze strony planistów popytu. Dzięki systemowi automatyzacji można również zminimalizować czynnik błędu ludzkiego w procesie inwentaryzacji, co również znacznie obniża koszty zapasów.

Rozwiązanie LEAFIO Inventory Optimization pomaga zoptymalizować zamówienia i dostawy w najkrótszym możliwym czasie, co przekłada się na niższe koszty zapasów. System posiada potężny moduł BI z ponad 40 raportami, które obejmują koszty zapasów, sprzedaż, nadmierne zapasy, utraconą sprzedaż oraz obrót zapasami i poziomy usług. Te narzędzia wizualne zapewniają przejrzystość każdego aspektu procesu uzupełniania zapasów.