Tworzenie efektywnej struktury organizacyjnej dla zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami jest procesem wielopoziomowym, w którym każda sekcja łańcucha dostaw wykonuje swoją własną funkcję, współpracując jednocześnie z innymi specjalistami i działami. Aby zapewnić efektywność i spójność działania, ważne jest, aby prawidłowo zbudować strukturę organizacyjną łańcucha dostaw i od początku określić kluczowe wskaźniki wydajności. Ponadto, wskaźniki wydajności powinny być opracowane w taki sposób, aby zapobiec konfliktom interesów pomiędzy specjalistami i pomóc im współpracować w celu osiągnięcia wspólnego celu firmy.

Jak rozpoznać problem w zarządzaniu zapasami i do czego może on prowadzić?

Jeżeli kupcy mają konflikt interesów z innymi działami, jeżeli zespół nie może osiągnąć synergii, a praca działu przypomina bajkę "Łabędź, szczupak i langusta", gdzie każdy ciągnie wózek w swoją stronę - czas na optymalizację struktury zarządzania zapasami. I jest ku temu kilka powodów:

• Oprócz obniżenia efektywności całej firmy, szkodzi również energii i morale w miejscu pracy, co będzie miało wpływ na wydajność pracowników.
• Nieprawidłowa struktura organizacyjna będzie przeszkodą dla wszelkich innowacji: projekty nie będą kończone na czas, co stworzy potrzebę inwestowania coraz większych dodatkowych środków. Proszę sobie wyobrazić, że sieć pracuje jednocześnie nad 50 projektami i wszystkie są opóźnione. W rezultacie cele tych projektów nie są realizowane i konieczny jest dodatkowy przydział zasobów.
• Nie da się wystarczająco szybko reagować na zmiany zewnętrzne. Blokady w 2020 roku są tego wyraźnym dowodem. Firmy, w których zespół szybko zareagował na wyzwanie, wyszły z niego zwycięsko: zoptymalizowały swój asortyment, przestawiły się na omnichannel i handel online, poprawiły swoje algorytmy.
• Jeżeli konflikt między specjalistami już istnieje, to z czasem będzie tylko narastał. I nie ma znaczenia, w jakiej formie się przejawia.

Właściwa struktura organizacyjna i KPI z uwzględnieniem motywacji specjalistów pomoże zarówno rozwiązać wspomniane problemy, jak i poprawić wyniki finansowe sieci handlowej. Wielu właścicieli firm nie bierze pod uwagę tej perspektywy i nie dostrzega bezpośredniej korelacji między strukturą zarządzania zapasami a zyskiem sieci.

Krok 1. Tworzenie struktury organizacyjnej dla zarządzania zapasami

Struktura działu zarządzania zapasami może przybierać różne formy - wszystko zależy od specyfiki działania firmy, wielkości sieci, a nawet od historii rozwoju firmy.

Jak wynika z badania EnVista, 34% sprzedawców detalicznych stawia na pierwszym miejscu rentowność przy optymalizacji zarządzania zapasami, dążąc do zmniejszenia kosztów i zwiększenia przychodów poprzez reorganizację zarządzania zapasami. Budowanie struktury organizacyjnej jest jednym z narzędzi, które mogą pomóc w zwiększeniu zysków.

Przy tworzeniu działu zakupów pierwsze pytanie, jakie się nasuwa, to kto powinien go nadzorować.

Z naszego doświadczenia wynika, że najlepszym rozwiązaniem byłoby powierzenie dyrektorowi ds. łańcucha dostaw funkcji kierownika ds. zarządzania zapasami. To stanowisko wymaga, aby osoba ta była skoncentrowana na korzyściach dla całej firmy. Specjalista ten działa w synergii z dyrektorem generalnym i może ułatwiać komunikację między różnymi działami tworzącymi łańcuch dostaw. Gdy jest ktoś, kto kieruje wektorem działań, kupujący systematycznie zmierzają w kierunku celów firmy, a nie wikłają się w mnóstwo różnych zadań operacyjnych.

Powiązane: Omnichannel inventory management: kroki do wprowadzenia dla handlowców detalicznych

W praktyce dział zakupów jest często zarządzany przez dział logistyki. Istnieje tu jednak konflikt interesów:

• Logistyk jest zainteresowany zwiększeniem wielkości zamówień i zmniejszeniem częstotliwości zamówień, co obniża koszty transportu, a także koszty przyjęcia i przechowywania towarów, jeżeli te czynności wykonywane są rzadziej.
• Dla kupującego szkodliwe jest jednak nagromadzenie nadwyżek lub strat w sprzedaży, które mogą wystąpić z powodu rzadkich zamówień i dużych partii.

Zdarzają się przypadki, że dział zakupów podlega działowi handlowemu. To też nie zawsze jest dobre, a oto dlaczego:

• Stosunki interpersonalne wpływają na przebieg pracy - zazwyczaj menedżer kategorii broni interesów sieci, co może prowadzić do sporów z dostawcami.
• Zamówienia tracą przejrzystość z powodu osobistych premii od dostawców dla menedżerów kategorii.
• Motywacja może być inna dla menedżera kategorii, dla którego priorytetem będzie marża i sprzedaż, podczas gdy dla efektywności zakupów obrót odgrywa równie ważną rolę.

Rezultat konfliktu interesów między menedżerem kategorii a nabywcą jest widoczny w przypadku pewnej dużej sieci handlowej. Ze względu na to, że menedżerowie kategorii są bardzo zaangażowani w proces tworzenia zamówień, cały budżet zakupowy został wydany na początku miesiąca. Ilości zostały zwiększone i rozdysponowane zgodnie z planem menedżera kategorii. Pod koniec miesiąca nie było już środków na składanie nowych zamówień. Cierpi na tym dostępność produktów, co powoduje spadek sprzedaży i utratę lojalności klientów. Firma może cierpieć z powodu tego rodzaju braku równowagi, gdy interesy handlowe są stawiane ponad logistyką.

Najlepiej, aby działy zakupów i zarządzania kategoriami pracowały równolegle. Są to zupełnie różne obszary z własnymi celami i KPI.

Kim jest dyrektor łańcucha dostaw i jaka jest jego rola w łańcuchu dostaw

Dyrektor łańcucha dostaw to specjalista, który musi patrzeć na zarządzanie zapasami nie tylko przez pryzmat swoich KPI. Specjalista ten musi posiadać takie cechy, jak analityczny sposób myślenia i proaktywność. Równie ważna jest kreatywność, zdolność do generowania pomysłów związanych z handlem detalicznym oraz talent przedsiębiorczy. Stanowisko to powinno być dobrze płatne i dawać specjaliście swobodę w realizacji jego pomysłów.

Obowiązkiem kierownika działu zakupów jest patrzenie w przyszłość, przewidywanie trendów, tworzenie prognoz popytu i ciągłe analizowanie sytuacji. Kilka narzędzi zarządzania może mu pomóc w skutecznym i efektywnym wykonywaniu pracy. W razie potrzeby może on zwrócić się bezpośrednio do zespołu i zadać kilka pytań, takich jak:

• Dlaczego mamy tak wiele zamówień w kategorii D?
• Dlaczego towar, który zamówiliśmy, nie jest jeszcze wystawiony na sprzedaż?
• Dlaczego łamiemy dyscyplinę finansową z dostawcami, co później wpływa na regularność dostaw?
• Jak możemy poprawić sprzedaż w naszej sieci?

W teorii ograniczeń istnieje pojęcie "wyparowującej chmury" - dotyczy ono konfliktów, które nie zawsze są oczywiste, ale mimo to wpływają na wydajność pracy. A zadaniem kierownictwa jest unikanie takich sytuacji poprzez organizowanie właściwej struktury i budowanie KPI menedżerów.

Dyrektor łańcucha dostaw łagodzi te konflikty w firmie i znajduje równowagę. Dlatego można rozważyć wprowadzenie takiego stanowiska w celu optymalizacji zarządzania zapasami, jeżeli w firmie nikt jeszcze nie wykonuje tej pracy.

Ile osób jest potrzebnych do efektywnego zarządzania zapasami i jak sformułować motywację

Ważne jest rozdzielenie odpowiedzialności. Każdy specjalista musi być odpowiedzialny za swój obszar, rozumieć swoje KPI i współpracować z kolegami. Nie potrzeba wielu ludzi, wystarczy tylko prawidłowo przydzielić obowiązki dla każdego procesu.

Im mniej osób jest zaangażowanych w ten proces, tym szybciej on przebiega.

W przypadku małych sieci nie potrzeba więcej niż kilka osób. Przy zarządzaniu scentralizowanym wystarczy 1-5 specjalistów. Odpowiedzialność można podzielić według różnych kryteriów:

• Kierownik ds. inwentaryzacji jest odpowiedzialny za pewne kategorie towarów lub pewnych dostawców. Na plus można zaliczyć to, że osoba ta doskonale porusza się i zna tajniki danej kategorii lub specyfikę pracy z dostawcą. Jest też minus - wyszkolenie takiego specjalisty zajmuje dużo czasu, a w razie jego odejścia trudno będzie go zastąpić.
• Kierownik jest odpowiedzialny za konkretne sklepy. To podejście jest skuteczne w przypadku sieci, które mają placówki handlowe w różnych regionach. Kierownik regionalny rozumie specyfikę rynku i szczegóły współpracy z lokalnymi dostawcami. Zazwyczaj dotyczy to kategorii Fresh, w której znajdują się towary, w które łatwiej zaopatrzyć się u lokalnych dostawców, niż dostarczać je z daleka. Specjalista potrafi szybko reagować na pojawiające się problemy i wie, jak je rozwiązywać z maksymalną skutecznością.

Można również podzielić menedżerów na tych, którzy pracują z ryzykownymi dostawcami i wielkością zamówień, tych, którzy skupiają się na analityce, oraz tych, którzy odpowiadają za promocje, oferty specjalne i sezonowość.

Krok 2. Identyfikacja KPI

W dziale zakupów są dwa główne podmioty. Kierownik kategorii definiuje plan asortymentowy. Nabywca jest wykonawcą, odpowiedzialnym za dostępność towarów z planu asortymentowego w sklepach i punktach sprzedaży.

Planowanie asortymentu wymaga analitycznego myślenia, kreatywnego podejścia, jasnego zrozumienia trendów i Państwa klientów. Zawód menedżera kategorii zakłada dobre zrozumienie specyfiki rynku.

KPI menedżera kategorii mogą dotyczyć sprzedaży, marży i obrotu. W większości przypadków jednak jest on motywowany tylko do obrotu. Dlatego priorytetem jest sprzedaż, a także optymalne umowy cenowe z dostawcami. W tym paradygmacie menedżer kategorii nie powinien być szefem działu procesu zakupowego, w przeciwnym razie nieuniknione będą wymienione powyżej konflikty.

Aby uniknąć braku równowagi, motywację można kształtować nie tylko wokół obrotu, ale również wokół marży i sprzedaży.

KPI nabywcy. Również w tym przypadku najskuteczniejszym podejściem będzie połączenie kilku wskaźników, a mianowicie dostępności i obrotu. Tego rodzaju równowaga pozwoli wyeliminować główne ryzyka:

• Gdy nabywca skupia się tylko na obrocie, może doprowadzić do sytuacji, w której zabraknie mu towaru, ponieważ niski wskaźnik obrotu staje się korzystny.
• Gdy nabywca koncentruje się wyłącznie na dostępności, będzie miał tendencję do nadmiernego zapełniania magazynu lub sklepów, aby uzyskać 100% dostępności.

Można by również dodać sprzedaż do KPI, ale w praktyce nabywca nie ma bezpośredniego wpływu na sprzedaż.

Krok 3. Centralizacja systemu zarządzania zapasami

Wyżej wymienione problemy z przejrzystością zamówień można rozwiązać lub zminimalizować poprzez centralizację procesu zakupów. Nie mówimy tu o zakupach przez DC, ale o scentralizowanym zarządzaniu zapasami całej sieci z biura głównego.

Centralizacja to praca wykonywana przez menedżerów w biurze centralnym, którzy widzą cały obraz całej sieci i odpowiednio nadzorują zamówienia we wszystkich sklepach. Jest to sposób na zorganizowanie pracy działu zarządzania zapasami, jak również zapewnienie osiągnięcia KPI specjalistów. Innymi słowy, nawet przy odpowiedniej strukturze i motywacji trzeba jeszcze uczynić ten proces jeszcze bardziej przejrzystym, prostym i łatwym do zarządzania.

Taka struktura zarządzania jest niezbędna, jeżeli kierownictwo lub inwestorzy planują rozbudowę sieci. Centralizacja pozwala na bardziej precyzyjne śledzenie wektora rozwoju firmy. Specjaliści w poszczególnych sklepach skupiają się na swoich klientach - to normalne. Ale w czasach zmian, jasno zarysowana strategia jest ważniejsza niż koncentracja na działalności operacyjnej.

Wadą decentralizacji jest to, że w proces zarządzania zapasami zaangażowanych jest zbyt wiele osób o różnym poziomie wiedzy. Jakość cierpi z powodu ilości. Centralizacja natomiast rozwiązuje wiele problemów, które mogą utrudniać proces zarządzania zapasami.

• W przypadku sieci handlowych, a zwłaszcza dużych sklepów, które posiadają punkty sprzedaży detalicznej zarówno w metropoliach, jak i w małych miastach, problem "lokalnych ekspertów" jest zawsze obecny. Bez centralizacji, to lokalni pracownicy podejmują decyzje o zakupach. Ich poziom wiedzy może być różny, a czasami nie ma nad nimi wystarczającej kontroli. To stwarza dla detalisty kilka zagrożeń jednocześnie:
• Brak przejrzystości zamówień - gdy osobiste uzgodnienia z dostawcą mogą stać się czynnikiem decydującym;
• Różni specjaliści mają różne poziomy wiedzy, więc czasami zamówienia są tworzone na podstawie osobistych opinii, a nie danych o sprzedaży;
• Kierownik może być przytłoczony natłokiem pracy, co spowoduje, że zbyt trudno będzie zmierzyć wymagane ilości dla zamówienia, obliczyć wszystkie współczynniki itp.
• Nieprzestrzeganie planu asortymentowego. Dzieje się tak z powodu ręcznych edycji systemu lub ręcznego formowania zamówień w punktach sprzedaży detalicznej. W rezultacie wszystkie decyzje są nadal podejmowane przez ekspertów ds. produktów w poszczególnych sklepach.

Centralizacja jest potężnym instrumentem, który poprawia wskaźniki finansowe.

Decyzja o centralizacji zarządzania zapasami inicjuje nowy etap rozwoju sieci i przenosi ją na kolejny poziom pod względem jakości. Stwarza to pilne zapotrzebowanie na specjalistę, który mógłby poprowadzić tę strukturę. A najlepszą osobą do tego zadania byłby przedsiębiorczy nabywca.

Krok 4. Poprawa efektywności zarządzania zapasami poprzez automatyzację

Zarządzanie zapasami obejmuje wiele różnych procesów, zadań operacyjnych i pracy ręcznej. Bardzo trudno jest rozwiązywać nieoczekiwane problemy i szybko reagować na zmiany tych warunków. Specjaliści ds. zakupów powinni korzystać z pomocy nowoczesnych technologii, aby uzyskać lepszą kontrolę nad całym procesem.

W sieci jest 50 placówek, asortyment składa się z 10 tysięcy SKU, czyli 500 000 obiektów do zarządzania. Czy jedna osoba może sobie z tym poradzić ręcznie? Jest to możliwe, ale nie uzyska się wtedy maksymalnej efektywności.

Żadna firma nie działa dziś bez automatyzacji procesów. Proces automatyzacji przebiega zazwyczaj w następującej kolejności, w oparciu o to, co jest najważniejsze dla rozwoju firmy:

• zarządzanie finansami - wdrożenie systemu ERP;
• przyjęcie automatyzacji towarów;
• zarządzanie zapasami;
• magazynowanie.

Automatyzacja powinna być traktowana jako inwestycja, a nie jako wydatek.

W rzeczywistości łatwo jest obliczyć ROI z wdrożenia systemu automatyzacji. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że ROI projektów optymalizacji Leafio Inventory wynosi 6 miesięcy użytkowania programu.

Które aspekty zarządzania zapasami powinny być zautomatyzowane, a które wymagają nadzoru człowieka

Wszystko, co jest związane z danymi i wymaga obliczeń matematycznych, powinno być częściowo lub całkowicie zautomatyzowane. Formowanie zamówień można łatwo przedstawić w liczbach: salda, zapotrzebowanie, sprzedaż, odpisy - wszystko to są konkretne dane. Dlatego nie ma sensu tracić na to dodatkowego czasu i zasobów ludzkich, skoro istnieją programy, które mogą rozwiązać te zadania automatycznie.

Relacje z dostawcami powinny być zautomatyzowane. Lepiej jest ustawić automatyczne e-maile dla zapytań o produkty zgodnie z harmonogramem dostaw, niż cały czas wysyłać te e-maile ręcznie.

Jednocześnie procesy, które wymagają kreatywności i wiedzy specjalistycznej, powinny być pozostawione bez automatyzacji.

Co może utrudnić proces automatyzacji

Są trudności organizacyjne związane z czynnikiem ludzkiej niezawodności, są też techniczne związane z danymi w systemie księgowym klienta. Problemem, który pojawia się najczęściej podczas przejścia na zautomatyzowany system zarządzania zapasami, jest częsty sabotaż ze strony pracowników. Rozwiązanie tego problemu należy do kierownictwa. Prezes musi nadzorować ten proces: wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wdrożenie nowego systemu, komunikować się z zespołem i przyjmować informacje zwrotne od firmy dostarczającej oprogramowanie.

Innym problemem, który przeszkadza w automatyzacji, jest niedokładność danych niezbędnych do działania systemu zarządzania zapasami. W większości przypadków w systemie księgowym sieci brakuje wielu rzeczy, np. mnogości opakowań dla danego zamówienia. Dla zarządzania zapasami niezwykle ważne jest posiadanie prawidłowych danych na temat:

• pozostałe towary i wszystkie ruchy, na które mają wpływ;
• plan asortymentu, prezentacja, kroki ilościowe zamówienia, dostawcy.

Ale wszystko to można skorygować w trakcie wdrażania systemu.

Innym błędem, który nie jest tak oczywisty, ale może spowolnić proces, jest brak podziału odpowiedzialności. Powinno być jasne zrozumienie, kto jest odpowiedzialny za co.

Należy również wybrać wiarygodnego dostawcę, który zgromadził wystarczające doświadczenie w realizacji projektów. Właściwe oprogramowanie to krok do sukcesu, ale równie ważne jest wysokiej jakości wsparcie na etapie wdrażania i uruchamiania systemu.

Jaka jest przyszłość zarządzania zapasami

Zapasy to główny składnik majątku detalisty. Marże dla markowych kategorii produktów maleją, dlatego doskonałość operacyjna wysuwa się na pierwszy plan. Koncentrując pracę na zapasach, można uwolnić dodatkowe środki na rozwój sieci. Środki te można skierować na nowe projekty w obszarach, w których panują trendy.

Mówiąc o trendach w handlu detalicznym, należy zwrócić uwagę na kilka kierunków:

• Zastąpienie czynności manualnych automatyzacją
• Obniżenie kosztów pracy dzięki sklepom bez personelu i Q-commerce (Quick-commerce) - szybsze dostawy
• Omnichannel i lepsze doświadczenie klienta
• Rozwój e-commerce

Gorącym tematem pozostaje również sztuczna inteligencja w handlu detalicznym, chociaż jest to temat dość kontrowersyjny.

Czym jest AI w zarządzaniu zapasami?

Sztuczna inteligencja w handlu detalicznym jest głównym tematem od kilku lat. Brzmi jak coś z science fiction, sposób na rozwiązanie wszystkich problemów biznesowych za jednym naciśnięciem "magicznego przycisku". Ale w rzeczywistości tak to nie działa. Dobrze byłoby zacząć od wyjaśnienia, co to znaczy.

Sztuczna inteligencja to zbiór algorytmów, które w jakiś sposób oddziałują na dane. Zaczyna się od uczenia maszynowego. Następnie następuje proces tworzenia sieci neuronowych. I wreszcie etap Deep Learning, który tworzy pełnoprawną inteligencję, zdolną do podejmowania decyzji na podstawie otrzymanych informacji, tak jak prawdziwy człowiek.

Dzisiaj pracujemy w środowisku, w którym sprzedawcy próbują ograniczyć wpływ ludzkiej niezawodności na łańcuch dostaw, a sztuczna inteligencja wraz z robotyką staje się doskonałym rozwiązaniem.

Gartner przewiduje, że do 2023 r. połowa wszystkich CIO będzie wdrażać sztuczną inteligencję w swoich firmach.

Sztuczna inteligencja musi zostać przeszkolona pod kątem konkretnych zadań biznesowych, co pochłania czas i środki finansowe. W dzisiejszych warunkach jest wiele ważniejszych zadań, których AI nie rozwiąże od razu. Ale z pewnością jest to jeden z tych trendów, które sprzedawcy powinni mieć na oku. Całkiem możliwe, że wkrótce na rynku pojawi się coś innowacyjnego. Na przykład rozpoznawanie twarzy kupujących - do generowania spersonalizowanych ofert i bliższego badania zachowań konsumentów. Pod warunkiem, że uregulowany zostanie aspekt moralny i prywatność ludzi. Dlatego możliwości AI są dość ograniczone, ale zobaczymy, co przyniesie nam jutro.

Z pomocą technologii sprzedawcy mogą szybko dostosować się do zmian, co pozwala im podejmować decyzje w takich warunkach, które wcześniej to uniemożliwiały.