O que é o excesso de estoque e como ele é causado?

Cada negócio possui suas próprias estratégias e formas de avaliar o seu próprio desempenho. No entanto, os desafios e problemas relacionados à gestão do estoque são quase sempre os mesmos entre as empresas, independentemente do quão grande elas são.

O QUE É O EXCESSO DE ESTOQUE?

É o número de produtos por unidade de manutenção de estoque (SKU) que excede o nível ideal de estoque.

Para se obter um nível de estoque bem calculado, deve-se seguir os seguintes indicadores:

• Ciclo de reabastecimento de produtos. O número de dias entre os pedidos de entrega. Este indicador inclui o tempo necessário para completar, processar e entregar o pedido.
• Média de vendas (o número de produtos por código SKU)
• Quantidade mínima por pedido. Isto leva em conta o método de empacotamento dos produtos, já que alguns deles são fornecidos em unidades, e outros, em caixas ou pacotes.

Para calcular o nível ideal de estoque de um SKU específico, basta multiplicar o tempo médio de reabastecimento pela média de vendas e, por fim, somar com a quantidade mínima por pedido.

Os comerciantes devem manter um nível ótimo de estoque para cada produto. Ao ultrapassar este nível, tem-se o excesso de estoque.

O QUE CAUSA O EXCESSO DE ESTOQUE?

Nós analisamos vários estudos de casos dos nossos clientes e chegamos a algumas conclusões. As principais causas do excesso de estoque são:

1) Realização dos pedidos de compra com base na intuição e sem um cálculo adequado das quantidades dos produtos. Os gerentes de compras tendem a realizar pedidos com quantidades maiores do que o necessário, geralmente com base na intuição e experiência profissional, ao invés de dados reais dos níveis de demanda. Os casos que analisamos mostraram que 80% dos pedidos realizados na base da intuição resultaram em níveis excessivos de estoque.

2) Realizando pedidos de grande volume. Os fornecedores geralmente oferecem descontos para os pedidos de grandes quantidades. Às vezes, alguns fornecedores antiéticos oferecem descontos para se livrar de produtos com baixo giro. Como resultado, você acaba ficando com um estoque muito carregado e que simplesmente não vende. Caso os produtos não sejam vendidos, eles se tornam obsoletos (o famoso estoque morto). Alguns varejistas com quem trabalhamos reclamavam que 3/4 dos produtos comprados em grandes volumes acabavam apenas juntando poeira, e somente 1/4 deles eram vendidos.

3) De vez em quando, os fornecedores podem pagar e pedir aos comerciantes que separem um espaço na loja para seus produtos durante um período promocional. Esta pode até ser uma situação em que ambos os lados saem ganhando, já que o comerciante recebe uma quantia em dinheiro além dos produtos. No entanto, caso o faturamento durante o período promocional não seja satisfatório ou caso os níveis de venda sejam menores do que o esperado, o comerciante ficará com suas prateleiras lotadas e o dinheiro recebido do fornecedor não será o suficiente nem para cobrir as perdas com o estoque.

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4) Práticas antiéticas e acordos entre os gerentes de compras e os fornecedores. Infelizmente, às vezes os gerentes desenvolvem uma relação desonesta com seus fornecedores, realizando pedidos que não servem para atender a nenhuma necessidade comercial, mas que ajudam os fornecedores a se livrarem do seu estoque morto, passando este problema para os armazéns dos lojistas.

5) Raramente, fornecedores nacionais ou internacionais definem quantidades mínimas (ou máximas) por pedido feito, influenciando os pedidos de compras feitos pelos comerciantes.

6) Queda brusca dos níveis de demanda. Caso isso aconteça, você deverá recalcular e reconsiderar os seus níveis ideais de estoque. O seu nível atual de estoque será maior do que o ideal, sendo que quanto mais frequentemente você comparar, melhor.

O QUE ACONTECE CASO VOCÊ IGNORE O ESTOQUE EXCESSIVO?

Em função da alta complexidade acerca das questões relacionadas ao estoque excessivo, e como não existe uma fórmula mágica para diminuir o impacto destes problemas, vários lojistas optam por ignorar o excesso de estoque ao invés de resolvê-lo. Confira a seguir o que pode acontecer caso você faça isso:

1. O estoque excessivo acaba com o espaço de armazenamento e congela seu capital.
   Um estoque parado nas prateleiras serve apenas para ocupar espaço e gerar gastos para sua empresa. É por isso que o giro de estoque é importantíssimo para um bom fluxo de caixa e para a saúde de qualquer negócio. Imagine só o quanto de lucro a sua empresa poderia gerar caso você soubesse como administrar adequadamente o estoque. 
2. Os produtos têm data de validade.
   Isso é importantíssimo para alimentos ou medicamentos, já que esses tipos de produto estragam rapidamente. Caso você mantenha níveis excessivos de estoque desses produtos, você corre o risco de sofrer grandes perdas, já que uma vez que a data de validade está ultrapassada, os produtos devem ser jogados fora, algo que pode sair muito caro.
3. Um outro problema do estoque excessivo é o alto custo de armazenamento.
   Espaço adicional sempre requer gastos adicionais, e mesmo que você já tenha bastante espaço de armazenamento, o estoque excessivo continuará gastando recursos adicionais, seja através da necessidade de se manter uma equipe de colaboradores para administrá-lo ou seja pelos gastos com o transporte e outros serviços necessários para manter o espaço de armazenamento. Geralmente, as empresas não são capazes de oferecer aos seus clientes novos produtos que estão em alta demanda justamente por estarem com seus armazéns lotados com um estoque excessivo. E não se engane, quanto mais você esperar para resolver este problema, mais ele piora. 

UM GUIA PASSO A PASSO DE COMO LIQUIDAR O ESTOQUE EXCESSIVO

Primeiro, recomendamos que você analise o seu estoque, levando em em conta tanto o capital gasto quanto a quantidade de produtos, integrando esses dois fatores em sua análise e tornando-a muito mais abrangente em troca de um pouco mais de tempo e esforço.

Caso você compare o valor gasto e a quantidade de produtos em estoque, você verá o quanto tem de estoque em excesso e quais produtos são os mais caros. Às vezes, por mais que os lojistas se livrem de produtos caros em excesso no estoque, as prateleiras continuam cheias.

Uma análise precisa e completa permite que você avance na luta contra o estoque excessivo.

Em seguida, divida o seu estoque excessivo em dois grupos:

• Produtos excessivos com vendas normais e com baixa demanda.
• Produtos que não se esperam serem vendidos em breve.

Uma solução de gestão de estoque pode ajudar você a agrupar o seu estoque através de relatórios que informam o nível de vendas (dinâmicas do estoque) para cada categoria/subcategoria/código SKU dos produtos.

Vendas de produtos de baixo nível devem ser monitoradas com atenção. Você deve não só entender as causas por trás do estoque excessivo, mas também como reduzí-lo. Assim, você poderá concentrar seus esforços na venda dos produtos excedentes, balanceando os níveis de estoque ou começando uma campanha promocional para vender esses produtos com mais rapidez.

Caso você tenha um estoque morto e espera que não consiga vendê-lo, remova-o das prateleiras. Não foque nas causas do estoque morto, mas sim, encontre maneiras proativas e criativas de gerenciá-lo.

COMO GERENCIAR O ESTOQUE MORTO?

• Devolva-o para o seu fornecedor.
• Utilize o estoque obsoleto para atender às necessidades internas do seu negócio (produção interna, etc.).
• Analise os níveis de estoque por todos os seus estabelecimentos. Transfira o estoque em excesso para um estabelecimento que necessite mais desses produtos, seja em função da demanda ou da falta de estoque. 

COMO TRANSFERIR OS PRODUTOS ENTRE OS ESTABELECIMENTOS?

Caso você tenha um centro de distribuição (CD), você pode movimentar o seu estoque excessivo para lá e distribuí-lo para os outros estabelecimentos, ou simplesmente devolvê-lo para o fornecedor.

Caso você não tenha um CD, ou caso o processo de movimentação dos produtos seja muito caro, você pode transformar a loja mais próxima em um centro temporário de distribuição. Você pode movimentar os produtos entre as lojas caso elas estejam localizadas próximas umas das outras (na mesma estado/cidade/região) e você tenha certeza de que suas margens de lucro não serão afetadas. Às vezes os gastos com os processos logísticos e os custos de movimentação de mercadorias são maiores do que o lucro esperado.

Ao se livrar do seu estoque obsoleto, você deve removê-lo imediatamente do sortimento de produtos (ou da matriz de produtos). Caso você ainda não tenha uma matriz de sortimento, recomendamos fortemente que você crie uma e a analise com frequência. O seu sortimento de produtos deve sempre estar atualizado e cheio de mercadorias lucrativas e com um alto giro.

OTIMIZE E AUTOMATIZE A GESTÃO DO ESTOQUE EXCEDENTE

A prevenção é a melhor maneira de resolver um problema. Uma gestão eficaz do estoque excessivo pode ser alcançada através da implementação de soluções tecnológicas modernas em seu negócio. Ao utilizar o software da LEAFIO, você pode ganhar o controle das margens de lucro dos seus produtos, aumentando as vendas, o giro e diminuindo os gastos envolvidos em todo o processo de gestão através da automação das tarefas operacionais de rotina e da otimização do seu estoque, prevenindo totalmente o problema do excesso de estoque. A solução da LEAFIO calcula automaticamente os níveis ideais de estoque e o reabastece sempre que necessário, otimizando o seu sortimento de produtos.

A LEAFIO é uma cadeia de suprimentos digital de última geração para a otimização e automação da gestão do estoque excedente. Ela é capaz de realizar previsões de demanda altamente precisas, além de conduzir análises detalhadas que ajudam a otimizar o estoque do seu negócio. Para as empresas que lidam com produtos alimentícios, há um algoritmo especial e inovador desenvolvido especialmente para a gestão de pedidos de produtos perecíveis, gerando-os com base na demanda, shelf life, tempo de execução do pedido e quantidades em estoque atuais. Isso ajudará você a continuar mantendo o seu estoque atualizado e livre de produtos desnecessários. 

Graças à LEAFIO, você será capaz não só de reduzir significativamente o seu estoque excedente, mas também de controlar e otimizar seu estoque sem precisar fazer todo o trabalho por conta própria.

COMO VENDER O ESTOQUE EXCESSIVO?

Confira a seguir algumas maneiras de liquidar o seu estoque excessivo e ainda lucrar bastante com isso. 

Vendê-lo para varejistas off-price

O jeito mais fácil de liquidar o estoque excedente e ainda manter uma boa margem de lucro é vendendo-o para um varejista off-price. Lojas off-price são aquelas que oferecem descontos e preços reduzidos, e elas compram o excedente de estoque de outros lojistas mesmo quando não há demanda para estes produtos. Pode ser que as suas margens de lucro ao fazer isso não sejam as maiores, no entanto, manter esses produtos parados no seu estoque com certeza custará caro para você a longo prazo.

Ofereça descontos

Caso você não queira revender seus produtos para outros varejistas, você poderia tentar oferecer descontos para os seus produtos excedentes e vendê-los nas suas próprias lojas para tentar esvaziar as prateleiras. É uma ótima maneira de se livrar do excesso de estoque e ainda faturar com isso. 

Queima de estoque

Realizar uma queima de estoque é outra ótima ideia para esvaziar rapidamente as prateleiras. Esta é uma estratégia parecida com a de descontos mencionada anteriormente, porém muito mais abrangente. Caso sejam bem divulgadas, as queimas de estoque lotarão em instantes as suas lojas com clientes loucos para comprar. Esta é considerada uma das melhores estratégias para vender o excedente de estoque. 

Divulgue a sua marca doando o excesso de estoque

Doar para a caridade é sempre uma ótima estratégia para gerar publicidade para o seu negócio. Você pode doar uma parte do excedente de estoque para várias ONG´s e afins famosas na sua região. Isto certamente ajudará a promover a sua imagem, garantindo que mais clientes saibam da existência da sua loja. Além disso, existe uma outra vantagem para as doações – elas são despesas dedutíveis. Não há motivo para deixar de doar. 

Marketplaces online

Não subestime o poder da internet. Vender online está ficando cada vez mais popular, e você poderia aproveitar isso para começar a vender seus produtos excedentes na Amazon ou no eBay. Será um pouco trabalhoso deixar tudo certo para começar a vender nestes marketplaces, porém, com certeza valerá a pena. Apenas não esqueça de tirar fotos boas dos seus produtos, afinal, deixá-los com a melhor aparência possível é o mais importante quando o assunto é vender produtos pela internet, e com isso seu sucesso será garantido. 

Ofereça o excedente de estoque como brinde

Quem não gosta de ganhar coisas de graça? Tente explorar esta ideia criando vários incentivos para fazer seus clientes gastarem mais na sua loja. Experimente oferecer o seu estoque excedente como um brinde após um cliente alcançar um certo valor acumulado na sua loja, como uma espécie de programa de fidelidade, ou ofereça um produto exclusivo para as compras online ou quando os clientes compram produtos de uma certa marca de perfumes ou maquiagem caros na sua loja. Existem várias maneiras de se beneficiar oferecendo seu excedente de estoque como brinde, basta usar sua imaginação!

CONCLUSÃO

Gerenciar o excesso de estoque é um processo complexo que requer muita atenção e esforços a longo prazo das equipes tanto de gestão, quanto de compras, além é claro dos gerentes de cada uma das lojas da sua empresa. Não existem períodos em que sua empresa está totalmente protegida contra o excesso de estoque, portanto, é necessário que você diminua as chances disso acontecer. Isso é possível através de uma gestão precisa e cuidadosa do estoque, aplicando metodologias de controle de estoque sistemáticas e bem fundamentadas.