Optymalizacja zarządzania zapasami w handlu detalicznym w wieloelementowym łańcuchu dostaw

Jak wygląda optymalizacja systemu zarządzania zapasami w handlu detalicznym w erze świata VUCA? W dzisiejszych czasach uważa się za oczywiste, że zmiany zachodzą bardzo szybko, a im szybciej detaliści będą potrafili się do nich dostosować, tym bardziej będą konkurencyjni na rynku.

Branża detaliczna przechodzi duże zmiany: zachowanie klientów zmienia się gwałtownie, a ich oczekiwania są wyższe niż kiedykolwiek. Trendy w branży nie zmieniają się co sezon, zmieniają się każdego dnia; sytuacja gospodarcza na świecie jest wyjątkowo niestabilna.

Według badań przeprowadzonych przez KANA Software, dzisiejsze pokolenie konsumentów chce otrzymać odpowiedź w ciągu zaledwie 10 minut, podczas gdy poprzednie pokolenia oczekiwały odpowiedzi w ciągu 10 dni. Aby sprostać stale zmieniającym się oczekiwaniom klientów, oferować nowe produkty i doświadczenia oraz szybko dostosowywać się do zmian na rynku, odnoszący sukcesy detaliści muszą być w stanie stworzyć elastyczne łańcuchy dostaw. Brak tej elastyczności spowoduje utratę klientów, a tym samym utratę udziału w rynku i zysków.

Według statystyk, sieci handlowe i dystrybucyjne coraz częściej otwierają własne centra dystrybucyjne (DC). I tak w 2020 roku na każde 25 sklepów przypadało jedno centrum dystrybucyjne (w przypadku sieci niespożywczych jest to średnio 1 DC na 14 sklepów, a w przypadku firm spożywczych - 1 DC na 27 sklepów).

Dla porównania, w 2017 roku dla sieci powyżej 30 sklepów detalicznych przypadał średnio 1 DC, a obecnie wskaźnik ten wzrósł o 120% (na podstawie analizy klientów Leafio).

Jak wybrać strategię efektywnego zarządzania zapasami? Dlaczego ważne jest zorganizowanie łańcucha dostaw w ramach sieci? Czy warto otwierać własne DC i RDC (regionalne centrum dystrybucji), jeżeli na pierwszy rzut oka wydaje się, że znacznie tańsze jest uzupełnianie zapasów w sklepach bezpośrednio od dostawców zewnętrznych? Jakie są zagrożenia związane z rozbudową sieci i jak budować zarządzanie zapasami w wielopółkowych łańcuchach dostaw?

Postaramy się odpowiedzieć na wszystkie te pytania.

Jakie są korzyści ze strategii zarządzania zapasami w wieloelementowym łańcuchu dostaw?

Wiele konceptów sklepowych jeszcze w 2018 roku było nastawionych na downsizing, między innymi Ikea, Barnes & Noble i Nike, które otworzyły lub zapowiedziały uruchomienie małych formatów sklepów.

Większość nowych formatów przedsiębiorstw handlowych nie posiada zaplecza magazynowego, a cały ich aktualny zapas towarów jest wystawiony na podłodze. Ze względu na te warunki, dostawy towarów do sklepów muszą być częste i regularne, towary muszą być posortowane w małe opakowania i być gotowe do sprzedaży. Niestety, nie wszyscy dostawcy mogą zaspokoić te potrzeby.

Obiektywna potrzeba posiadania DC i RDC stała się jeszcze bardziej nagląca wraz z nowymi trendami w sektorze detalicznym. Centrum dystrybucyjne jest punktem węzłowym struktury logistycznej sieci handlowej. Oczywiście są firmy, które posiadają ponad pięćdziesiąt sklepów i radzą sobie bez DC i RDC, polegając na bezpośrednich dostawach od producentów i dostawców. Jednak w tym przypadku muszą one przeznaczyć dużą powierzchnię każdego ze swoich sklepów na przechowywanie towarów. Jednocześnie są zależni od dostawców, a jakiekolwiek zakłócenia w łańcuchu dostaw mogą zagrozić stabilnemu funkcjonowaniu sklepu.

Ponadto sprzedaż w sklepach ulega wahaniom, ma swoje szczyty i spadki. Centrum dystrybucji to rodzaj bufora, który pozwala zaplanować wymaganą ilość zapasów i zgromadzić ją na wypadek zakłóceń w dostawach. Pozwala również na wyrównanie wahań popytu na towary, zwiększając wielkość wysyłek w razie potrzeby, na przykład w okresie świątecznym. W magazynie można utworzyć zapas bezpieczeństwa, który w każdej chwili można wykorzystać do uzupełnienia zapasów w sklepie.

Prawidłowa organizacja procesów biznesowych związanych z zarządzaniem zapasami pozwala firmie czerpać korzyści z wdrożenia wielopółkowego łańcucha dostaw:

• zwiększenie dostępności towarów w magazynie (dzięki mniejszemu ryzyku krótkiej dostawy od dostawców zewnętrznych)
• skrócenie czasu dostawy towarów;
• zwiększenie zwinności firmy w celu skutecznego reagowania na potrzeby rynku;
• demontaż dużych opakowań, aby nie przeciążać magazynów
• zmniejszenie powierzchni do składowania zapasów w sklepach w celu zwiększenia efektywności wykorzystania powierzchni handlowej
• oszczędność na wynajmie lokalizacji sklepu, który często jest znacznie droższy niż wynajem magazynu;
• zorganizowanie głównego magazynu zapasów dla nieprzerwanego zaopatrzenia sklepu w pełny asortyment produktów
• przechowywanie zapasów sezonowych na potrzeby akcji marketingowych;
• "kontrola przychodząca" jakości dostarczanych towarów do sieci handlowej według jednolitych standardów;
• organizowanie zwrotu niesprzedanych i wadliwych towarów do dostawców.

Trudności w optymalizacji zarządzania zapasami

Oprócz korzyści wynikających z przejścia na wielopółkowy łańcuch dostaw, każda sieć detaliczna lub dystrybucyjna napotyka wiele problemów:

• Jak rozwiązać konflikt interesów stron w łańcuchu dostaw?
• Jak zapewnić cały niezbędny asortyment zapasów bez zamrażania pieniędzy w zapasach?
• Jak obniżyć wysokie koszty zarządzania zapasami i ich analizy?
• Jak zrozumieć prawdziwe potrzeby klientów?

Jeżeli racjonalnie zorganizują Państwo scentralizowaną dostawę towarów, zasoby siły roboczej i transportu zostaną wykorzystane bardziej efektywnie, co zmniejszy koszty dystrybucji. Towary powinny być dostarczane regularnie, zgodnie z harmonogramem, aby utrzymać stabilny asortyment w sklepie, przyspieszyć obrót towarów i zmniejszyć ich straty. Jednocześnie ilość zamówionych towarów powinna w pełni zapewnić stabilność asortymentu i nieprzerwaną sprzedaż przed kolejną dostawą.

Jeżeli organizacja zarządzania zapasami w łańcuchach dostaw jest skonfigurowana nieprawidłowo, posiadanie centrów dystrybucyjnych nie zmniejszy wydatków na logistykę, lecz spowoduje dodatkowe problemy, takie jak braki niektórych artykułów, a najczęściej nadwyżkę towarów o słabej rotacji. Prowadzi to do innych negatywnych konsekwencji.

Powodem tych problemów jest brak automatyzacji i przestarzałe metody optymalizacji zapasów. Muszą się Państwo zgodzić, że zarządzanie zamówieniami od dostawców zewnętrznych za pomocą Excela może być trudne, nie mówiąc już o budowaniu efektywnego systemu dystrybucji w sieci. Dopracowanie bloku zamówień w systemie ERP może trwać latami, a koszty przewyższą spodziewane korzyści. To często jest przyczyną stagnacji sieci i obaw przed jej rozwojem.

Zbadanie i zrozumienie źródła problemu stwarza potrzebę znalezienia rozwiązania, które pomoże usprawnić procesy biznesowe, zoptymalizować zarządzanie zapasami i zautomatyzować cały przepływ zamówień, od sklepów do dostawców zewnętrznych.

Optymalizacja systemu zarządzania zapasami z wielopółkowym łańcuchem dostaw w Leafio

Optymalizując system zarządzania zapasami z Leafio, zwiększają Państwo zwinność swojej firmy, dzięki czemu mogą Państwo skutecznie reagować na potrzeby rynku. Najpierw ustalmy, co jest źródłem problemu.

Dlaczego brakuje towarów?

Obecny sposób działania większości łańcuchów dostaw:

• opiera się na prognozie;
• przyczynia się do długich czasów uzupełniania zapasów w łańcuchu dostaw.

W naszym szybko zmieniającym się świecie, prognozy nigdy nie mogą być w 100% dokładne. Ale co z różnymi stopniami dokładności prognoz w zależności od poziomu systemu dystrybucji?

If we analyze an outlet during one week, there could be no sales of a certain product at all, and next week, they might sell 10 units of this very same product. Percentage deviations at this level are infinitely larger. If you look at a regional distribution warehouse (RDC), where deliveries are made to several outlets or an entire region, there will be much less variation. The same happens when we move from the RDC to the Central RDC, because of the volume of collective consumption. The forecast becomes even more accurate. This is fluctuation averaging (aggregation). To reduce the impact of forecasts, it is necessary to carry them out at the point in the supply chain where the forecast is most accurate: as close as possible to the source – to the manufacturing plant.

Oprócz niedokładnych prognoz, długie czasy uzupełniania zapasów powodują również niedobory towarów i konieczność utrzymywania dużych zapasów, co blokuje miejsce na półkach i ogranicza możliwość dostosowania podaży do rzeczywistych preferencji rynku.

Niedobory i duże zapasy nie tylko zmniejszają dostępność towarów, ale także zmniejszają sprzedaż i zwiększają inwestycje w zapasy.

Im częstsze dostawy, tym mniej artykułów sklep musi magazynować, a zatem na tej samej powierzchni półki można wystawić większy asortyment produktów.

Leafio jest rozwiązaniem optymalizującym zarządzanie zapasami i zawiera zautomatyzowane funkcje, które pomogą Państwu skutecznie zarządzać zapasami, zarówno według schematu dostaw bezpośrednich, jak i schematu wielopółkowego łańcucha dostaw, z magazynem centralnym i oddziałami regionalnymi.

Aby zaspokoić tę potrzebę, w systemie inwentaryzacyjnym Leafio opracowano specjalny algorytm DFO (demand-focused order). Podczas obliczania zamówień DC dla dostawców zewnętrznych, algorytm uwzględnia aktualny popyt i aktualne zapasy w sklepach.

Przy składaniu zamówienia dla każdego sklepu, DC i RDC brane są pod uwagę następujące dane:

• Rzeczywista sprzedaż produktu.
• Reszta towarów.
• Harmonogramy wysyłek wewnętrznych (z DC do sklepów) i zamówień zewnętrznych do dostawcy.
• Dane o niepodzielnych opakowaniach i minimalnym zamówieniu.
• Aktualne lub nadchodzące promocje.
• Rezerwy i zamówienia wstępne od kupujących.
• Rzeczywisty niedobór produktu i prognozowane zużycie dla każdego sklepu do czasu następnej dostawy.

Analiza zamówienia z DC do dostawcy zewnętrznego składa się z trzech kroków:

1. W pierwszej kolejności zbierane jest aktualne i przyszłe zapotrzebowanie na każdy SKU w każdym sklepie.
2. Następnie obliczany jest stan zapasów RDC i sumowane jest zapotrzebowanie wszystkich sklepów zaopatrywanych z tego RDC (str. 1), uwzględniane jest również zapotrzebowanie tego RDC (dane o jego sprzedaży/pozostałości/zapasach bezpieczeństwa).
3. Po trzecie, obliczane jest zaopatrzenie DC i zapotrzebowanie całej sieci na określony SKU (str. 2) + uwzględniane są dane DC (sprzedaż/pozostałości itd.).

Dzięki tej technice Leafio osiąga idealną równowagę między gwarantowaną dostępnością produktów do sprzedaży przy minimalnych zapasach.

Korzyści z zarządzania wielopółkowym łańcuchem dostaw za pomocą rozwiązania Leafio

• Zautomatyzowany system zarządzania zapasami na wszystkich poziomach łańcucha dostaw.
• Optymalizacja powierzchni półek i zmniejszenie kosztów utrzymania przestrzeni w każdym sklepie do przechowywania zapasów.
• Nie trzeba szukać odpowiedników towarów w innych punktach sprzedaży i przenosić ich.

Efekty ekonomiczne

• Wzrost sprzedaży do 20%, dzięki przyspieszeniu procesu reagowania na zmieniające się potrzeby rynku.
• Zmniejszenie zapasów w każdym sklepie, dzięki agregacji popytu na DC/RDC.
• Zwiększenie obrotów firmy dzięki uwolnieniu zasobów zamrożonych w zapasach.
• Nawet 80% redukcja kosztów osobowych związanych z procesem zaopatrzenia.

Nie bójcie się Państwo skalować i otworzyć nowe możliwości dla Państwa firmy, a zarządzanie zapasami pozostawcie systemowi Inventory!