Otimizando a gestão do estoque em uma rede de varejo de grande escala

Hoje em dia, o mercado evolui com rapidez, complexidade e consistência. Por esse motivo, quanto mais cedo os varejistas se adaptarem a estas mudanças, mais eles conseguirão se manter competitivos no mercado. Confira abaixo como funciona um sistema de otimização da gestão de estoque em uma era cheia de incertezas.

A indústria do comércio está passando por uma grande mudança: o comportamento dos clientes está mudando rapidamente e suas expectativas estão maiores do que nunca. As tendências do mercado não se alteram mais apenas a cada estação do ano, elas mudam diariamente; a situação econômica mundial está extremamente instável.

De acordo com um estudo feito pela KANA Software, a geração atual de consumidores querem receber uma resposta dentro de apenas 10 minutos, ao passo que as anteriores esperavam uma resposta dentro de 10 dias. Para atender às expectativas dos clientes e oferecer novos produtos e experiências, além de se adaptar rapidamente às mudanças no marketplace, os lojistas de sucesso devem ser capazes de criar redes de suprimento flexíveis. Falhar em criá-las resultará na perda dos clientes e, portanto, perda do lucro e da participação de mercado.

De acordo com as estatísticas, as redes de varejo e distribuição estão cada vez mais abrindo seus centros de distribuição (CD). Então, em 2020, havia um centro de distribuição para cada 25 lojas (para redes não-alimentícias este valor é em média 1 CD para cada 14 lojas, ao passo que para as empresas de alimentos é 1 CD para cada 27 lojas).

Comparando com 2017, quando havia 1 CD para redes com média de 30 lojas, o indicador aumentou em 120% (com base nas análises dos clientes da LEAFIO).

Como escolher uma estratégia para uma gestão efetiva de estoque? Por que é importante organizar a rede de suprimentos dentro da rede de lojas? Vale a pena abrir os seus próprios CDs e CRDs (centro regional de distribuição) se, à primeira vista, parece ser muito mais barato reabastecer o estoque das lojas diretamente dos fornecedores externos? Quais são os riscos associados com a expansão da rede e como desenvolver uma gestão de estoque em redes de suprimentos em grande escala?

Nós vamos responder a todas essas perguntas.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DE UMA ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE ESTOQUE EM UMA CADEIA DE SUPRIMENTOS GRANDE ESCALA?

No ano de 2018, várias marcas como a Ikea, a Barnes & Noble e a Nike estavam seguindo um modelo de lojas com espaços menores.

A maioria dos novos modelos de empresas do setor de varejo não possuem armazéns, deixando todo seu estoque atual nas próprias lojas. Com isso, estes tipos de lojas devem receber com frequência as entregas de produtos, sendo necessário organizá-los em pequenas embalagens prontas para serem vendidas. Infelizmente, nem todos os fornecedores podem atender a estas necessidades.

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Em função das novas tendências do setor de varejo, a necessidade do uso de CDs e CDRs cresce cada vez mais. Um centro de distribuição é o centro da estrutura logística de uma rede varejista. E, é claro, existem sim empresas de sucesso com mais de cinquenta lojas e sem nenhum CD ou CDR, abastecendo suas prateleiras diretamente pelos fornecedores ou os fabricantes. No entanto, elas geralmente precisam utilizar um grande espaço de suas lojas para armazenar os produtos. Além disso, elas dependem de seus fornecedores, e qualquer falha na cadeia de suprimentos poderia comprometer a estabilidade e o funcionamento adequado das lojas.

Além disso, o faturamento da loja varia, tendo seus períodos de altos e baixos. Um centro de distribuição permite que você planeje a quantidade necessária de produtos e mantenha-os armazenados em caso de falhas na cadeia de suprimentos. Ele também permite que você estabilize as variações na demanda pelos produtos, aumentando o volume de pedidos sempre que necessário (nos feriados, por exemplo). No centro de distribuição, você pode criar um estoque de segurança que pode ser utilizado para reabastecer a loja a qualquer momento.

A organização correta dos processos de gestão de estoque permite que a empresa se beneficie da implementação de uma cadeia de suprimentos em grande escala:

• Aumento da disponibilidade de produtos no centro de distribuição (em função dos menores riscos de receber entregas dos fornecedores externos com menos produtos do que o pedido);
• Diminuição do tempo de entrega dos produtos;
• Aumento da velocidade de resposta da empresa frente às necessidades do mercado;
• Desmontando as embalagens grandes para não ocupar muito espaço nas lojas;
• Redução da área para armazenamento de estoque nas lojas, utilizando com mais eficiência o espaço;
• Econom no aluguel do estabelecimento, que geralmente é muito mais caro que o aluguel de um armazém;
• Organização do armazenamento do estoque principal para que a loja possa ser reabastecida sem interrupções e sempre com uma grande variedade de produtos;
• Armazenamento do estoque sazonal para eventos promocionais específicos;
• Controle da qualidade dos produtos fornecidos para a rede de lojas de acordo com um padrão;
• Organização da devolução dos produtos não vendidos ou defeituosos para os fornecedores.

DIFICULDADES NA OTIMIZAÇÃO DA GESTÃO DE ESTOQUE

Junto com os benefícios da mudança para uma cadeia de suprimentos em grande escala, toda rede de lojas ou de distribuição pode se deparar com vários problemas:

• Como resolver o conflito de interesses entre todos os integrantes da rede de suprimentos?
• Como oferecer todo o sortimento necessário de produtos sem deixar o dinheiro parado no estoque?
• Como reduzir os custos altos da gestão e análise de estoque?
• Como entender as reais necessidades dos clientes?

Caso você organize adequadamente a entrega centralizada dos produtos, os recursos alocados para a mão-de-obra e o transporte serão usados com mais eficiência, reduzindo os gastos com a distribuição das mercadorias. Elas devem ser entregues dentro do prazo para manter estável o sortimento de produtos na loja, acelerando o giro e reduzindo as perdas dos lojistas. Ao mesmo tempo, a quantidade de produtos em cada pedido deve garantir a estabilidade do sortimento e impedir a interrupção das vendas até a próxima entrega.

Caso a organização da gestão de estoque nas cadeias de suprimentos seja feita incorretamente, ter um centro de distribuição não reduzirá os gastos logísticos, mas sim, criará problemas adicionais como a falta de certos produtos e, geralmente, o excesso de mercadorias com um baixo giro. Tudo isso pode então levar a outras consequências negativas.

A principal razão para esses problemas é a falta de sistemas de automação e o uso de métodos ultrapassados de otimização de estoque. Não é fácil gerenciar os pedidos de fornecedores externos através do Excel, muito menos construir um sistema eficiente de distribuição dentro da rede. Fazer alterações a um bloco de pedidos em um sistema de ERP pode levar anos e os custos excedem os benefícios antecipados. Esta é geralmente a razão para a estagnação das redes de lojas e pela insegurança em expandi-las.

Para estudar e entender as causas desse problema, é necessário uma solução capaz de ajudar a simplificar os processos comerciais, otimizar a gestão de estoque e automatizar o fluxo de pedidos, desde as lojas até os fornecedores externos.

OTIMIZANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE ESTOQUE COM UMA CADEIA DE SUPRIMENTOS DE GRANDE ESCALA COM A LEAFIO

Ao otimizar o seu sistema de gestão de estoque com a LEAFIO, você aumenta a agilidade da sua empresa de forma a torná-la capaz de responder adequadamente às necessidades do mercado. Primeiro, temos que descobrir qual é a raiz do problema.

O principal motivo da perda de um cliente é a falta de produtos.

POR QUE OCORRE A FALTA DE PRODUTOS?

O modus operandi atual da maioria das cadeias de suprimentos:

• é baseado na previsão da demanda;
• favorece períodos longos de reabastecimento de estoque na cadeia de suprimentos.

Em um mundo em constante evolução, as previsões da demanda nunca conseguem ser 100% exatas. Mas e sobre os diferentes níveis de precisão desta previsão dependendo do nível do sistema de distribuição?

Caso analisemos as operações de uma loja, notaremos que um certo produto pode, em uma semana qualquer, não vender nenhuma unidade, mas, na semana seguinte, o mesmo produto pode vender até mesmo 10 unidades. Os desvios percentuais neste nível são infinitamente maiores. Caso você olhe para um centro de distribuição regional (CDR), no qual as entregas são feitas para várias lojas (ou até mesmo para uma região inteira), notará que não existem muitas variações. O mesmo acontece quando nós mudamos de um CDR para um CD Central, em função do volume de consumo. A previsão da demanda se torna então ainda mais precisa. A isso damos o nome de agregação. Para reduzir o impacto das previsões realizadas, é necessário que elas sejam feitas levando em consideração o centro de produção.

Junto com as previsões imprecisas, os grandes intervalos de reabastecimento de estoque também são os responsáveis pela falta de produtos e pela necessidade de manter um grande volume de estoque, bloqueando o espaço das lojas e reduzindo a capacidade de ajustar o fornecimento de acordo com as preferências do mercado.

A falta e o excesso de estoque, embora opostos em natureza, causam os mesmos problemas: redução da oferta de produtos e das vendas, além do aumento dos gastos com o estoque.

Quanto mais frequentes as entregas, menos produtos a loja precisa armazenar e, portanto, mais espaço você terá para exibir outros produtos dentro do mesmo espaço.

A LEAFIO é uma solução para otimizar a gestão do estoque. Ela possui recursos de automação que ajudarão você a administrar o seu estoque de forma eficaz, tanto de acordo com o esquema de fornecimento direto quanto pelo da cadeia de suprimentos em grande escala, com centros de distribuição regionais e centrais.

Para atender a esta necessidade, o sistema de otimização de estoque da LEAFIO desenvolveu um algoritmo especial para pedidos DFO (Demand Focused Order ou Pedidos Focados na Demanda em português). Ao computar os pedidos dos fornecedores externos do CD, o algoritmo leva em conta a demanda e o estoque atuais nas lojas.

AO FAZER UM PEDIDO PARA CADA LOJA, CD E CDR, OS SEGUINTES DADOS SÃO LEVADOS EM CONTA:

• A média de vendas do produto.
• A quantidade restante do produto.
• O agendamento dos envios internos (do CD para as lojas) e os pedidos externos para um fornecedor.
• Quantidade mínima por pedido e os dados sobre quais produtos possuem embalagens indivisíveis.
• Promoções atuais ou futuras.
• Compras reservadas (e pré-compras) pelos clientes.
• O déficit do produto e a previsão de consumo para cada loja até a próxima entrega.

ANALISAR UM PEDIDO DE UM CD OU FORNECEDOR EXTERNO CONSISTE EM TRÊS ETAPAS:

1. Primeiro, coleta-se os dados sobre a demanda atual e futura de cada produto (via código SKU) nas lojas.
2. Em seguida, calcula-se a quantidade necessária para reabastecimento do estoque pelos CDRs, levando em conta todas as lojas abastecidas por um CDR específico os dados relacionados à demanda de cada um dos CDRs (vendas, estoque em sobra, estoque de segurança).
3. Por fim, calcula-se a quantidade de produtos para reabastecimento do CD e a demanda por um SKU específico na rede inteira de lojas, também levando em conta os dados do CD (vendas, estoque em sobra e estoque de segurança).

Com isso, a LEAFIO consegue atingir o equilíbrio perfeito entre a disponibilidade de produtos e a demanda, garantindo um faturamento máximo sem precisar de um estoque excessivo de produtos.

OS BENEFÍCIOS DA ADMINISTRAÇÃO DE UMA CADEIA DE SUPRIMENTOS DE MULTI-ESCALÃO UTILIZANDO A SOLUÇÃO DA LEAFIO

• Um sistema automatizado de gestão de estoque em todos os níveis da cadeia de suprimentos.
• Otimização do espaço da loja e redução dos gastos com o armazenamento do estoque nas lojas.
• Capacidade de encontrar produtos similares (análogos) em outros estabelecimentos com rapidez e precisão.

EFEITOS ECONÔMICOS DE UMA SOLUÇÃO DE OTIMIZAÇÃO DE ESTOQUE

• Aumento de até 20% das vendas graças à agilidade do processo de resposta às mudanças das necessidades do mercado.
• Redução do estoque em todas as lojas devido à agregação da demanda pelos CDs e CDRs.
• Aumento do faturamento da empresa graças à liberação do capital retido destinado ao estoque.
• Redução de até 80% dos gastos com a mão-de-obra nos processos relacionados ao suprimento de produtos.

Conheça o sistema da LEAFIO para cuidar da gestão do seu estoque e comece já a expandir e buscar novas oportunidades para o seu negócio