Wymagania wobec systemu zarządzania transportem (TMS): jak wybrać najlepsze rozwiązanie w 2026 roku

Sprawna logistyka ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. Dlatego wymagania wobec systemów zarządzania transportem stają się coraz istotniejsze. Firmy dążą do usprawnienia łańcuchów dostaw i poprawy doświadczeń klientów.

Wartość rynku systemów zarządzania transportem szacuje się na 2,08 mld USD w 2024 roku, a do 2029 roku ma ona osiągnąć 3,19 mld USD przy średniorocznym tempie wzrostu (CAGR) na poziomie 8,92%. Największy udział w przychodach w 2022 roku miała Ameryka Północna – 36%. Przewagę mają firmy wdrażające systemy chmurowe, ponieważ nowoczesne TMS zapewniają łatwą skalowalność i zdalny dostęp.

TMS optymalizuje logistykę, zwiększa efektywność i obniża koszty. Na rynku dostępnych jest jednak wiele rozwiązań, dlatego pojawia się pytanie: jak wybrać system zarządzania transportem o odpowiednich funkcjach i osiągnąć zakładane cele biznesowe? Nasi eksperci przeanalizowali najważniejsze kryteria wyboru i przygotowali praktyczne wskazówki.

Najważniejsze wnioski

Dobrze dobrany TMS usprawnia logistykę, obniża koszty i podnosi jakość usług.

• Jest kluczowy w zarządzaniu złożonymi łańcuchami dostaw.

•  Musi integrować się z WMS i ERP.

• Zapewnia śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym.

•  Optymalizuje planowanie tras.

• Jest niezbędny do kontroli kosztów transportu.

Nowoczesne systemy zarządzania transportem to programy, które optymalizują procesy transportowe i logistyczne.

Zobaczmy, jak zwykle działają:

1. Wprowadzanie zamówień, które zazwyczaj pochodzą z różnych źródeł, np. systemów ERP i platform e-commerce. Zamówienia zawierają dane o wadze i wymiarach, punktach dostawy, dacie i godzinie dostawy oraz wymaganiach specjalnych.
2. Optymalizacja tras na podstawie wielu parametrów, takich jak koszt, czas, rodzaj transportu i dostępne zasoby. Oprogramowanie do zarządzania transportem uwzględnia też inne czynniki: odległość, zasady obowiązujące w firmie i różnego rodzaju ograniczenia.
3. Tworzenie zoptymalizowanych tras i harmonogramów dla wybranych przewoźników na podstawie godzin odbioru i dostawy, terminów dostaw, ładowności pojazdów oraz wymagań lub ograniczeń specjalnych.
4. Praca przewoźnika/kierowcy z elektronicznym listem przewozowym.
5. Śledzenie procesu transportu za pomocą usług monitorowania w czasie rzeczywistym. Zainteresowane strony otrzymują aktualizacje statusu, informacje o opóźnieniach wynikających z ewentualnych problemów oraz dane o przemieszczaniu się towarów.
6. Gromadzenie danych analitycznych na każdym etapie transportu w celu oceny wyników, identyfikacji trendów, pomiaru KPI i doskonalenia procesów.

Najlepsze systemy zarządzania transportem pozwalają oszczędzać, automatyzować rutynowe zadania i podnosić jakość obsługi klienta. Dobry TMS jest przygotowany do integracji z systemami firmowymi, w tym z systemami zarządzania magazynem i zapasami.

Funkcjonalny system zarządzania transportem (TMS) przyniesie korzyści niemal każdej firmie, której działalność w jakiś sposób wiąże się z transportem. Chodzi przede wszystkim o operatorów logistycznych, przewoźników, firmy 3PL oraz wszystkie przedsiębiorstwa korzystające z własnej floty lub zlecające transport partnerom. Każda firma ma własne wymagania wobec oprogramowania do zarządzania transportem. Przeanalizowaliśmy najważniejsze kryteria, aby pomóc Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie TMS. Przyjrzyjmy się więc bliżej, jak wybrać system zarządzania transportem.

Oprogramowanie TMS można podzielić na dwie kategorie: SaaS i rozwiązania in-house (chmurowe i on-premise). Systemy SaaS wdraża się szybko (od kilku tygodni do kilku miesięcy), mają niskie koszty początkowe, łatwo się skalują i zapewniają dostęp z dowolnego miejsca ze stabilnym połączeniem internetowym. Integracja TMS w modelu SaaS z innymi systemami bywa trudniejsza, ponieważ dostęp do API wymaga współpracy z dostawcą.

Rozwiązania in-house są droższe we wdrożeniu, ponieważ wymagają zakupu sprzętu i utrzymania własnej infrastruktury IT. Wydłuża to proces wdrożenia – od kilku miesięcy do roku. Rosną koszty administracyjne, ale operatorzy logistyczni zyskują pełną kontrolę nad systemem.

Przy wyborze odpowiedniego rozwiązania TMS należy skupić się na minimalizacji kosztów. Dlatego algorytm optymalizacji powinien wyszukiwać najbardziej ekonomiczny sposób rozwiązania zadań transportowych.

Niektóre systemy nie potrafią optymalizować kilku parametrów jednocześnie, a wybór ogranicza się do kosztu lub czasu. Można na przykład wybrać tańszą opcję, ale z dłuższym czasem dostawy (lub odwrotnie). W takich przypadkach nie ma „złotego środka”.

System zarządzania transportem (TMS) powinien zapewniać przejrzystość całego łańcucha dostaw. Użytkownicy TMS powinni w każdej chwili widzieć, gdzie znajdują się kierowcy i ładunki. Informacje o przebiegu przewozu powinny być zatem aktualne i dostępne natychmiast. Kluczowe korzyści:

• przejrzystość;
• ochrona przed nadużyciami;
• bezpieczeństwo;
• ochrona przed utratą towaru.

Funkcje śledzenia zapewnia oprogramowanie. Zwykle polega to na połączeniu z otwartym protokołem wymiany danych i odbieraniu informacji z lokalizatorów GPS zamontowanych w pojazdach. Konkretne opcje zależą od wybranego rodzaju transportu.

Jakie są wymagania wobec systemu zarządzania transportem? Ograniczenia to parametry w oprogramowaniu TMS, które system może jednocześnie uwzględniać przy planowaniu tras i optymalizacji transportu. Mogą być twarde (np. nie można przekroczyć ładowności pojazdu) lub miękkie (można je naruszyć, ale system zaproponuje alternatywy). Ograniczenia pomagają optymalizować łańcuch dostaw w oparciu o realistyczne i efektywne parametry. System TMS musi uwzględniać:

• czas załadunku i rozładunku oraz godziny pracy punktów docelowych;
• ładowność środków transportu i parametry ładunku;
• utrzymanie wymaganej temperatury w przypadku niektórych towarów;
• wymogi prawne, normy środowiskowe i inne parametry.

Z jednej strony najlepsze oprogramowanie TMS automatyzuje rutynowe procesy planowania łańcucha dostaw. Z drugiej strony nadal musi istnieć możliwość wprowadzania zmian, ponieważ rzeczywiste warunki dostaw wiążą się z wieloma wyzwaniami i ryzykiem. Jeśli w trakcie dostawy wystąpią nieprzewidziane okoliczności, logistycy muszą mieć możliwość zmiany tras, ponownego przydzielania dostaw oraz dodawania lub usuwania punktów dostawy w czasie rzeczywistym. Jest to niezbędne, aby optymalizować dostawy, ograniczać opóźnienia i zwiększać zadowolenie klientów.

Żadne dobre rozwiązanie TMS nie korzysta z Map Google, ponieważ nie nadają się one do planowania transportu. Potrzebne są specjalistyczne mapy, które:

• wizualizują trasy i wskazują krytyczne punkty łańcucha dostaw;
• dostarczają danych o sieci dróg, ograniczeniach prędkości i innych warunkach;
• pokazują lokalizację ważnych węzłów transportowych;
• porównują trasę zaplanowaną z faktycznie przejechaną przez kierowcę;
• informują o bieżącym natężeniu ruchu na drogach;
• pozwalają nanosić na mapę własne ograniczenia.

Aby efektywnie zarządzać transportem, należy wybrać TMS z częstymi aktualizacjami map, wysoką szczegółowością i możliwością definiowania własnych ograniczeń.

Skuteczność systemu zarządzania logistyką zależy od aktualności danych o dostawach dostępnych dla interesariuszy i partnerów biznesowych. Nie chodzi wyłącznie o informowanie o statusie dostaw w celu zwiększenia zadowolenia klientów. Specjalistyczne oprogramowanie powinno powiadamiać kierowców, kontrahentów i inne osoby o:

• bieżących zmianach w harmonogramie i godzinie przyjazdu;
• opóźnieniach i ich przyczynach;
• dodatkowych wymaganiach dotyczących dostawy;
• zmianach dotyczących ładunku.

Dostępność na smartfonach to jedno z wymagań wobec systemu zarządzania transportem. Nowoczesne systemy mogą przesyłać informacje o ładunku na urządzenia mobilne.

Wraz z rozwojem firmy zmieniają się operacje i wymagania transportowe. Łańcuch dostaw może stać się bardziej złożony. Nie lekceważ swojego potencjału wzrostu i wybieraj dostawców TMS, którzy nadążą za zmieniającymi się potrzebami.

Wybieraj dostawców TMS, którzy gwarantują wsparcie w rozbudowie systemu o różne rodzaje transportu. Kluczowa jest możliwość integracji TMS z systemem ERP i dostosowania oprogramowania do specyficznych procesów biznesowych.

Planowanie transportu jest ważne, ale trzeba też oceniać efektywność łańcucha dostaw. Dlatego platformy TMS powinny mieć system analityczny, który pozwala łatwo pozyskiwać informacje i dostosowywać dane do konkretnych zapytań. Dzięki elastycznym narzędziom do analiz i raportowania możesz szybko identyfikować i monitorować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), usprawniać proces wysyłki i unikać ryzyka. Niezbędne są łatwy dostęp do raportów i czytelna wizualizacja danych.

Wdrożenie platformy TMS w firmie wymaga szkoleń. Im bardziej złożony system, tym dłuższy i droższy okres szkoleń i adaptacji. Nadmierna złożoność bywa też przyczyną błędów. Dlatego kluczowe są:

• intuicyjny interfejs;
• wysokiej jakości wsparcie techniczne ze strony zespołu customer success;
• dostęp do kursów wideo, instrukcji i tematycznych webinarów;
• zabezpieczenie przed przypadkowymi działaniami lub nielogicznymi decyzjami.

Aplikacja mobilna dostarcza kierowcom niezbędnych informacji i umożliwia im sprawną interakcję z TMS w czasie rzeczywistym. Aplikacja powinna przekazywać aktualne dane o łańcuchu dostaw i transporcie, wysyłać powiadomienia o zmianach oraz umożliwiać raportowanie statusu ładunku. Niezbędne są prosty interfejs, dostępność na różnych platformach mobilnych i stabilne działanie, nawet w regionach o słabym zasięgu.

Po uruchomieniu automatyzacji procesów logistycznych ważne jest, aby wiedzieć, jakiego wsparcia można oczekiwać od dostawcy. Niektórzy dostawcy jedynie aktualizują system, inni zapewniają pełne wsparcie techniczne, dodatkowe szkolenia i pomoc w rozwiązywaniu problemów. Liczy się rozwój systemu: modyfikacje, poprawki błędów i dodawanie nowych funkcji TMS. Proces ten może opierać się zarówno na opiniach użytkowników, jak i na badaniach oraz innowacjach dostawcy.

Jednolita platforma TMS zapewnia pięć głównych korzyści:

1. Niższe koszty transportu. System generuje oszczędności dzięki optymalizacji procesów i analizie wskaźników (na podstawie wyników można wdrażać usprawnienia).
2. Dane w czasie rzeczywistym. Jak wspomnieliśmy wcześniej, to jedna z najcenniejszych funkcji takich platform. Analityka logistyczna „tu i teraz” pozwala monitorować dynamikę i szybko podejmować decyzje zarządcze w oparciu o dane.
3. Wyższa jakość usług. Nowe technologie planowania i śledzenia dostaw służą nie tylko głównym użytkownikom. Platformy udostępniają narzędzia do śledzenia przesyłek również klientom końcowym.
4. Większa efektywność i wydajność magazynowania. Każdy magazyn czy centrum dystrybucyjne działa sprawniej, jeśli połączy się platformy TMS i WMS. Umożliwia to analizę wydajności, planowanie pracy ramp i śledzenie zapasów.
5. Ogólny wzrost produktywności. Kontrola dostaw i monitorowanie procesów dają pełny obraz tak kosztownego obszaru działalności, jakim jest transport. Pozwala to usprawniać procesy i zwiększać efektywność.

Przykładów systemów zarządzania transportem jest wiele. LEAFIO Rinkai to zaawansowany TMS, który zapewnia planowanie załadunku, optymalizację tras, oszczędności i skuteczną analitykę biznesową. W szczególności umożliwia planowanie tras z uwzględnieniem ponad 15 rodzajów ograniczeń. Technologia pomaga obniżyć łączne koszty i poprawić doświadczenia głównych użytkowników.

Wybrane funkcje LEAFIO Rinkai TMS:

• planowanie tras dziennych w kilka minut z uwzględnieniem niezbędnych warunków i ograniczeń;
• planowanie o różnym stopniu złożoności;
• śledzenie dostaw ostatniej mili i dostęp do bieżących statusów dostaw;
• przyjazny interfejs paneli kontrolnych – wszystkie dane dostępne do podejmowania natychmiastowych decyzji;
• portal internetowy i aplikacja mobilna dla kierowców z wygodnymi narzędziami;
• możliwość porównania tras planowanych z rzeczywistymi i analizy przyczyn odchyleń.

System sprawnie zarządza dostawami i ułatwia planowanie operacji z uwzględnieniem wielu warunków, zwiększając efektywność i generując oszczędności na każdym etapie.

Wdrożenie TMS obniża koszty logistyki o 25%, a koszty dostaw o 20%. Poziom optymalizacji floty wzrasta o około 15%, a przebieg spada o 10%. System przyspiesza i usprawnia planowanie tras aż o 400%. Jednocześnie aktualne i łatwo dostępne informacje poprawiają doświadczenia klientów o prawie 100%. Automatyzacja pomaga ograniczyć wpływ błędu ludzkiego i uzależnienie od doświadczenia kierowców i logistyków