Wiele małych i średnich przedsiębiorstw (SMB) nadal korzysta z przestarzałych systemów zarządzania zapasami. Ponieważ firmy coraz częściej polegają na systemach danych w chmurze w celu zabezpieczenia i przetwarzania informacji, ich systemy inwentaryzacyjne wymagają ulepszenia. Mówiąc wprost, staroświeckie systemy inwentaryzacyjne nie nadają się do zastosowania w erze big data i mogą powodować znaczne szkody i straty w sprzedaży.
Dobra wiadomość jest taka, że dzięki wprowadzeniu oprogramowania do zarządzania inwentaryzacją w chmurze, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą zwiększyć zarówno efektywność inwentaryzacji, jak i produktywność. W szczególności są trzy sposoby, w jakie oprogramowanie do zarządzania zapasami może mieć znaczący wpływ na małe i średnie przedsiębiorstwa.
1. Przejście z systemu piórowo-papierowego
Podejście do zarządzania inwentaryzacją oparte na piórze i papierze ma rażące wady i ograniczenia. Jednak większość firm (zwłaszcza mniejszych, dopiero rozpoczynających działalność) nadal korzysta z tej metody. Według raportu State of Small Business Report, 46% małych i średnich przedsiębiorstw albo stosuje ręczny system śledzenia zapasów, albo w ogóle ich nie monitoruje.
Pozostałe firmy zazwyczaj łączą zarządzanie inwentaryzacją z arkuszami kalkulacyjnymi Excel. Chociaż arkusze kalkulacyjne i raportowanie na papierze mogą wydawać się świetnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw, mogą one powodować poważne problemy w łańcuchu dostaw i prowadzić do utraty sprzedaży.
Powiązane: System zarządzania zapasami ERP w handlu detalicznym: Dlaczego to nie wystarczy?
W miarę jak firma gromadzi produkty, w danych dotyczących zapasów zachodzą coraz większe zmiany. Nie ma znaczenia, jak sprawnie posługują się Państwo arkuszami kalkulacyjnymi lub papierowymi listami inwentaryzacyjnymi. W takim systemie na pewno zdarzają się błędy i pomyłki, które mogą być kosztowne.
Jednak dzięki dedykowanemu oprogramowaniu do zarządzania inwentaryzacją wprowadzanie danych do spisu jest łatwe. Większość istotnych, ale powtarzalnych i prozaicznych zadań, takich jak regularne tworzenie kopii zapasowych i aktualizacja danych, jest zautomatyzowana i zsynchronizowana w wielu systemach i urządzeniach. Oznacza to, że za każdym razem, gdy mają Państwo dostęp do inwentarza w celu jego szybkiego przejrzenia, otrzymują Państwo te same informacje, niezależnie od tego, czy korzystają Państwo ze smartfona, czy z komputera.
2. Eliminacja strat i kradzieży zapasów
Firmy, które stosują ręczny system sprzedaży i inwentaryzacji, są bardziej narażone na kurczenie się zapasów i utratę sprzedaży. Kurczenie się zapasów występuje wtedy, gdy zarejestrowany stan magazynowy nie zgadza się z liczbą produktów, które są fizycznie dostępne. Jest to częsty problem, zwłaszcza w firmach, które prowadzą inwentaryzację na oko.
Istnieje wiele czynników, które przyczyniają się do kurczenia się zapasów, jak np. niezarejestrowane uszkodzone towary, błędy kasjerów, czy też niewłaściwe rozmieszczenie towarów. Jednak najczęstszą przyczyną jest kradzież. Według badania National Retail Federation 2018 Retail Security Survey, kradzież sklepowa lub kradzież zewnętrzna (35,7%) oraz kradzież pracownicza lub wewnętrzna (33,2%) to dwa wiodące źródła kurczenia się zapasów.
Oprogramowanie do zarządzania zapasami dla małych i średnich przedsiębiorstw zapewnia możliwość dokładnego monitorowania wszystkich produktów w magazynie. Umożliwia ono właścicielom firm i menedżerom generowanie w czasie rzeczywistym widoków i raportów dotyczących ich zapasów. Integracja z systemami POS (Point of Sale) pozwala użytkownikom monitorować stan zapasów i sprzedaż poprzez paragony i zaplanowane zamówienia.
System zarządzania zapasami automatycznie aktualizuje dane o zapasach, gdy produkt jest sprzedawany lub przenoszony do innej lokalizacji. Ze względu na ścisły monitoring, pracownicy z ograniczonym lub żadnym dostępem do oprogramowania są zniechęcani do kradzieży. Efektem ubocznym jest ratowanie towarów przed utratą sprzedaży, ponieważ wszystkie skradzione wcześniej przedmioty zostaną teraz sprzedane.
3. Zapobieganie nadmiernej sprzedaży i zaniżaniu cen
Overselling ma miejsce wtedy, gdy przyjmują Państwo zamówienia na produkt, którego nie ma aktualnie w magazynie. Z kolei zaniżanie cen ma miejsce wtedy, gdy mogą Państwo sprzedać tylko ograniczoną ilość artykułów, gdy popyt jest duży.
Zarówno nadmierna sprzedaż, jak i zaniżona sprzedaż mogą powodować problemy w Państwa firmie i obniżać ocenę zadowolenia klientów. Mogą również prowadzić do zamówień typu out of stock (OOS). W takiej sytuacji klienci otrzymują standardowy i znany komunikat "Przepraszamy, ale zamówiony artykuł jest niedostępny w magazynie".
W takiej sytuacji klienci mogą być sfrustrowani, co powoduje, że robią zakupy gdzie indziej i zostawiają negatywne opinie. To nie tylko szkodzi Państwa reputacji, ale także powoduje spadek sprzedaży.
Jednym z kluczowych kroków w zarządzaniu zapasami jest znalezienie środka, dzięki któremu nie będą Państwo mieli do czynienia ani z nadmiarem, ani z pustymi półkami. Oprogramowanie do zarządzania zapasami pomaga monitorować i aktualizować stan zapasów w czasie rzeczywistym. Umożliwia ono synchronizację zapasów i wyświetlanie aktualnych stanów magazynowych w Państwa witrynach i na innych rynkach, co zapobiega nadmiernej sprzedaży i zaniżaniu cen.
Małe i średnie przedsiębiorstwa z niezawodną możliwością prognozowania zapasów
Umiejętność świadomego oszacowania, ile zapasów należy zamówić i kiedy to zrobić, wymaga wielu godzin analizy danych, dużego doświadczenia biznesowego i wiedzy. Większość operatorów i właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw polega na intuicji i przypuszczeniach, gdy chodzi o uzupełnianie zapasów.
Jednak wraz z pojawieniem się oprogramowania do zarządzania zapasami dla małych i średnich przedsiębiorstw, są oni w stanie przewidzieć popyt na produkty z dokładnością do jednego punktu. Dane historyczne, takie jak trendy klientów, sprzedaż, nastroje, a nawet pogoda są dokładnie analizowane, aby stworzyć wiarygodne prognozy popytu.
Ta funkcjonalność pomaga właścicielom firm podejmować mądre decyzje związane z inwentaryzacją, w pełni zoptymalizować zapasy i zwiększyć przychody przy jednoczesnej drastycznej redukcji kosztów.
