Como o software de gestão de estoques pode impactar as PMEs

Muitas pequenas e médias empresas (SMBs) continuam a usar sistemas antiquados de gestão de estoques. Como as empresas dependem cada vez mais de sistemas de dados baseados em nuvem para assegurar e processar informações, seus sistemas de inventário precisam ser melhorados. Simplificando, os sistemas de inventário antigos não são adequados para o propósito na era dos grandes dados, e podem na verdade causar danos significativos e perder vendas.

A boa notícia é que com a introdução do software de gerenciamento de inventário baseado em nuvem, as PMEs agora são capazes de melhorar tanto a eficiência quanto a produtividade de seu inventário. Em particular, há três maneiras como o software de gestão de inventário pode ter um impacto significativo sobre as PMEs.

1. Graduando a partir de um sistema Pen-and-Paper

A abordagem por caneta e papel da administração do inventário tem falhas e limitações gritantes. No entanto, a maioria das empresas (especialmente as empresas menores que estão começando) ainda está usando esse método. De acordo com o Relatório do Estado das Pequenas Empresas, 46% das PMEs ou usam um sistema manual para rastrear seu inventário ou não monitoram seu inventário de maneira alguma.

As demais empresas geralmente combinam a administração do inventário com planilhas do Excel. Embora folhas de cálculo e relatórios em papel possam parecer grandes soluções para as pequenas e médias empresas, eles podem causar sérios problemas na cadeia de suprimentos e resultar em perda de vendas.

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Como uma companhia acumula produtos, mais mudanças são feitas nos dados de estoque. Não importa quão habilidoso o senhor é com as planilhas ou com suas listas de inventário baseadas em papel. Erros e contratempos são inevitáveis com tal sistema, e podem ser caros.  

No entanto, com um software dedicado de administração de inventário, é fácil introduzir dados em seu inventário. A maioria das tarefas essenciais, porém repetitivas e mundanas, tais como backup regular e atualização de dados, são automatizadas e sincronizadas através de múltiplos sistemas e dispositivos. Isso significa que sempre que o senhor acessa seu inventário para uma rápida consulta, o senhor obtém as mesmas informações, quer esteja usando seu smartphone ou seu computador.

2. Eliminação de retração e roubo do inventário

As empresas que mantêm um sistema manual de vendas e inventário têm maior probabilidade de sofrer redução de estoque e de perder vendas. O encolhimento de estoque ocorre quando sua contagem de estoque registrada não se concilia com o número de produtos que o senhor tem fisicamente à mão. Esse é um problema comum, especialmente em negócios que fazem administração de estoque a olho nu.

Há muitos fatores que contribuem para o encolhimento do estoque, tais como mercadorias danificadas não registradas, erros de caixa, e itens mal colocados. A causa mais comum, porém, é o roubo. A National Retail Federation 2018 Retail Security Survey classifica o furto em lojas ou furto externo (35,7%) e o furto interno ou de funcionários (33,2%) como as duas principais fontes de encolhimento de estoque.

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O software de administração de estoques para pequenas e médias empresas tem proporcionado um meio de monitorar de perto todos os produtos em seu inventário. Ele permite que proprietários e gerentes de empresas gerem visões e relatórios em tempo real sobre seus estoques. A integração com sistemas POS (Point of Sale) permite aos usuários monitorar o estado do estoque e as vendas através de recibos e pedidos programados.

Um sistema de administração de estoque atualiza automaticamente os dados de estoque sempre que um produto é vendido ou movido para um local diferente. Devido ao rigoroso monitoramento, funcionários com acesso limitado a nenhum acesso ao software são desencorajados de roubo. Isso tem um efeito colateral de resgatar mercadorias de vendas perdidas, já que qualquer item roubado anteriormente será agora vendido.

3. Prevenção de sobrevenda e subvencionamento

A venda excessiva acontece quando o senhor continua a aceitar pedidos para um produto que não está atualmente em seu estoque. A sub-venda ocorre quando o senhor só pode vender uma quantidade limitada de itens quando a demanda é alta.

Tanto a sobrevenda quanto a subvenda podem causar problemas a seu negócio e levar seu índice de satisfação do cliente ao chão. Eles também podem levar ao esgotamento do estoque (OOS) de pedidos. Quando isso acontece, os clientes recebem aquela mensagem padrão e familiar "Sentimos muito, mas o item que o senhor encomendou está fora de estoque".

Quando isso acontece, os clientes podem ficar frustrados, levando-os a fazer compras em outro lugar e a deixar revisões negativas. Isso não só prejudica sua reputação, como também pode, naturalmente, resultar em vendas perdidas.

Um dos passos chave na administração do estoque é encontrar o meio-termo onde o senhor não tenha que lidar nem com prateleiras excedentes nem com prateleiras vazias. O software de administração de estoques ajuda o senhor a monitorar e atualizar seu estado de inventário em tempo real. Ele permite que o cliente sincronize seu inventário e exiba as contagens atuais de estoque para seus locais e outros mercados, impedindo que o cliente venda em excesso ou em falta.

SMBs com capacidade de previsão de estoque confiável

Poder fazer uma estimativa informada da quantidade de estoques que o senhor precisa pedir, e quando fazer o pedido, é algo que requer horas de análise de dados, ampla experiência comercial e perspicácia. A maior parte dos operadores e proprietários de pequenas e médias empresas depende da intuição e dos palpites quando se trata de reabastecer seu estoque.

No entanto, com o advento do software de administração de estoques para as SMBs, agora são capazes de prever com precisão a demanda de produtos. Dados históricos, tais como tendências dos clientes, vendas, sentimentos, e até mesmo o clima, são analisados minuciosamente para fazer projeções confiáveis da demanda.  

Essa funcionalidade ajuda os empresários a tomar decisões inteligentes relacionadas ao inventário, otimizar totalmente seu inventário e aumentar sua receita enquanto reduzem drasticamente seus custos.