Como o software de gestão de estoque pode impactar as PMEs

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  • 1 de mar de 2022
  • 4 min read
Cover: Como o software de gestão de estoque pode impactar as PMEs

Muitas pequenas e médias empresas (PMEs) continuam a usar sistemas antiquados de gestão de estoque. Como as empresas dependem cada vez mais de sistemas de dados baseados em nuvem para assegurar e processar informações, seus sistemas de estoque precisam ser melhorados. Simplificando, os sistemas de estoque antigos não são adequados para o propósito na era de big data e podem, na verdade, causar danos significativos e perder vendas.

A boa notícia é que com a introdução do software de gestão de estoque baseado em nuvem, as PMEs agora são capazes de melhorar tanto a eficiência quanto a produtividade de seu estoque. Em particular, há três maneiras como o software de gestão de estoque pode ter um impacto significativo sobre as PMEs.

1. GRADUANDO A PARTIR DE UM SISTEMA DE PAPEL E CANETA

A abordagem usando papel e caneta da gestão de estoque tem falhas e limitações gritantes. No entanto, a maioria das empresas (especialmente as empresas menores que estão começando) ainda está usando esse método. De acordo com o Relatório do Estado das Pequenas Empresas, 46% das PMEs ou usam um sistema manual para rastrear seu estoque ou não o monitoram de maneira alguma.

As demais empresas geralmente combinam a gestão de estoque com planilhas do Excel. Embora planilhas e relatórios em papel possam parecer grandes soluções para as pequenas e médias empresas, eles podem causar sérios problemas na cadeia de abastecimento e resultar em perda de vendas.

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À medida que uma empresa acumula produtos, mais mudanças são feitas nos dados de estoque, não importando quão habilidoso você seja com as planilhas ou com suas listas de estoque baseadas em papel. Erros e contratempos são inevitáveis com tal sistema e podem ser caros.  

No entanto, com um software dedicado de gestão de estoque, é fácil introduzir dados em seu estoque. A maioria das tarefas essenciais, porém repetitivas e mundanas, tais como backup regular e atualização de dados, são automatizadas e sincronizadas através de múltiplos sistemas e dispositivos. Isso significa que sempre que você acessa seu estoque para uma rápida consulta, obterá as mesmas informações, quer esteja usando seu smartphone ou seu computador.

2. ELIMINAÇÃO DE DESAPARECIMENTO E ROUBO DE ESTOQUE

As empresas que mantêm um sistema manual de vendas e estoque têm maior probabilidade de sofrer desaparecimentos de estoque e de perder vendas. O desaparecimento de estoque ocorre quando sua contagem de estoque registrada não se concilia com o número de produtos que você tem fisicamente à mão. Esse é um problema comum, especialmente em empresas que fazem gestão de estoque a olho nu.

Há muitos fatores que contribuem para o desaparecimento do estoque, tais como mercadorias danificadas não registradas, erros de caixa e itens colocados fora do local correto. A causa mais comum, porém, é o roubo. A pesquisa de Segurança no varejo de 2018 da National Retail Federation classifica o furto em lojas ou furto externo (35,7%) e o furto interno ou de funcionários (33,2%) como as duas principais fontes de desaparecimento de estoque.

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Atenda sempre à sua demanda

O software de gestão de estoque para pequenas e médias empresas tem proporcionado um meio de monitorar de perto todos os produtos em seu estoque. Ele permite que proprietários e gerentes de empresas gerem visualizações e relatórios em tempo real sobre seus estoques. A integração com sistemas PDV (Ponto de venda) permite aos usuários monitorar o estado do estoque e as vendas através de recibos e pedidos programados.

Um sistema de gestão de estoque atualiza automaticamente os dados de estoque sempre que um produto é vendido ou movido para um local diferente. Devido ao rigoroso monitoramento, funcionários com acesso limitado a nenhum acesso ao software são desencorajados de roubo. Isso tem um efeito colateral de resgatar mercadorias de vendas perdidas, já que qualquer item roubado anteriormente será agora vendido.

3. PREVENÇÃO DE VENDA EXCESSIVA OU SUBVENDA

A venda excessiva acontece quando você continua a aceitar pedidos para um produto que não está atualmente em seu estoque. A subvenda ocorre quando você só pode vender uma quantidade limitada de itens quando a demanda é alta.

Tanto a venda excessiva quanto a subvenda podem causar problemas a seu negócio e baixar drasticamente seu índice de satisfação do cliente. Eles também podem levar a pedidos fora de estoque (OOS ou out of stock em inglês). Quando isso acontece, os clientes recebem aquela mensagem padrão e familiar que diz "Sentimos muito, mas o item encomendado está fora de estoque".

Quando isso acontece, os clientes podem ficar frustrados, levando-os a fazer compras em outro lugar e a deixar avaliações negativas. Isso não só prejudica sua reputação, como também pode, naturalmente, resultar em vendas perdidas.

Um dos passos chave na gestão do estoque é encontrar o meio-termo onde você não tenha que lidar nem com excedentes nas prateleiras, nem com elas vazias. O software de gestão de estoque lhe ajuda a monitorar e atualizar o estado de seu estoque em tempo real. Ele permite que você sincronize seu estoque e exiba suas contagens atuais para seus estabelecimentos e outros mercados, impedindo que você venda em excesso ou a menos.

PMEs COM CAPACIDADE CONFIÁVEL DE PREVISÃO DE ESTOQUE 

Poder fazer uma estimativa informada da quantidade de estoque que você precisa pedir, e quando fazer o pedido, é algo que requer horas de análise de dados, ampla experiência comercial e perspicácia. A maior parte dos operadores e proprietários de pequenas e médias empresas depende da intuição e dos palpites quando se trata de reabastecer seu estoque.

No entanto, com o advento do software de gestão de estoques para as PMEs, agora é possível prever com precisão a demanda de produtos. Dados históricos, tais como tendências dos clientes, vendas, sentimentos, e até mesmo o clima são analisados minuciosamente para fazer projeções confiáveis da demanda.  

Essa funcionalidade ajuda os empresários a tomar decisões inteligentes relacionadas ao estoque, otimizá-lo totalmente e aumentar sua receita enquanto reduzem drasticamente seus custos.

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