El comercio minorista es un sector dinámico y competitivo. Para sobresalir y lograr resultados, debe tener a su alcance soluciones avanzadas y probadas. Y a menudo es necesario afirmar que no existen medios universales, y que las tecnologías deben elegirse específicamente para el sector o el reto.
A propósito de retos. Últimamente ha habido bastantes en todo lo relacionado con las cadenas de suministro y el inventario. Y esto se confirmó una vez más en la 29ª Conferencia Anual Global de Minoristas de Goldman Sachs, en la que se señaló que los grandes minoristas se ven obligados a mantener más existencias de las previstas para evitar interrupciones en las cadenas de suministro. De ahí que la conversación sobre qué soluciones tecnológicas ayudan mejor a superar las dificultades en la logística y la gestión de inventarios sea aún más relevante.
¿Cuáles son las herramientas de gestión de inventarios más populares?
A medida que el mercado minorista, en general, y las empresas específicas, en particular, evolucionan, los minoristas pueden utilizar diversas herramientas para hacer un seguimiento del estado del inventario y apoyar los procedimientos de reposición.
- Hojas de cálculo. Durante algún tiempo, incluso el conocido Microsoft Excel puede satisfacer las necesidades de las empresas. Sin embargo, esta herramienta requiere mucho trabajo no automatizado por parte de empleados y directivos. Depende demasiado de la precisión y del nivel de formación de las personas. Los errores debidos al factor humano pueden afectar significativamente a los resultados.
- Contabilidad o sistemas ERP de gestión de inventarios. A medida que aumentan los volúmenes de ventas, las SKU y el inventario, el uso de hojas de cálculo se vuelve extremadamente ineficaz. Llegados a este punto, el minorista decide implantar un sistema de contabilidad o un sistema ERP. Puede tratarse de sistemas de proveedores globales como SAP, Oracle, etc., de proveedores locales o de software a medida desarrollado en la empresa.
Estos sistemas pueden abarcar múltiples procesos comerciales de la empresa y no están destinados únicamente a las existencias y la logística. La opción de gestión de inventarios en este tipo de software suele formar parte de uno de los módulos y puede proporcionar una funcionalidad básica y análisis de existencias.
- Sistemas especializados de gestión de existencias. A medida que crece la cadena minorista, la dirección se enfrenta al hecho de que si las capacidades de los sistemas complejos siguen siendo bastante suficientes para algunas áreas de negocio, los procesos empresariales cruciales empiezan a requerir más pericia, funcionalidad ampliada y análisis de mayor nivel. Esto es especialmente cierto en el caso de la gestión del inventario, ya que es uno de los activos de mayor coste en un negocio minorista, junto con el fondo salarial y el alquiler de espacio. Cuando los volúmenes de inventario llegan a ser tan importantes que cualquier error cuesta pérdidas dramáticas, las empresas consideran una solución avanzada adicional: un sistema automatizado especializado para la gestión del inventario.
"LEAFIO Inventory Optimization" es una solución basada en la nube diseñada para la gestión de inventarios en todos los niveles de la cadena de suministro: desde los centros de distribución hasta los puntos de venta. Para el desarrollo de este producto informático se utilizaron importantes volúmenes de datos sobre el comercio minorista, lo que permitió tener en cuenta las especificidades y sutilezas del sector." Helen Kom, Directora de Producto de LEAFIO Inc.
¿Cómo sabe un minorista que un sistema de gestión de inventarios ERP ya no es suficiente?
Las empresas pueden utilizar los distintos tipos de herramientas que hemos descrito, por separado o en combinación, de forma que su funcionalidad se complemente. Los factores decisivos en la elección de las herramientas son las características y prioridades de la fase actual de desarrollo del negocio.
Si tiene dudas sobre si debe cambiar la gestión de su inventario por un software especializado, hágase algunas preguntas:
- ¿Hasta qué punto está satisfecho con los niveles de disponibilidad de existencias y rotación del inventario?
- ¿Hay problemas por la falta de disponibilidad de determinados productos?
- ¿Le preocupan las existencias muertas?
- ¿Está satisfecho con los resultados de sus campañas de promoción?
- ¿Cree que sus empleados dedican demasiado tiempo a hacer pedidos?
- ¿Proporcionan las herramientas de las que dispone actualmente un análisis de las métricas de gestión del inventario a un nivel que permita mejorar el proceso?
- ¿Se da la situación de que el periodo de pago aplazado de las mercancías es inferior al periodo medio de venta del inventario?
- ¿Su software de gestión de inventario actual es suficiente para ayudarle a supervisar a los proveedores en cuanto a la puntualidad y la integridad de sus entregas?
Si la respuesta a al menos algunas preguntas de la lista fuera afirmativa, entonces los procesos de gestión de inventario de su cadena minorista necesitan una mejora adicional.
La mayoría de los minoristas en crecimiento atraviesan hitos de mejora gradual de la automatización de la gestión del inventario. Las herramientas en este ámbito deben corresponderse con la escala de las operaciones y la complejidad de los procesos empresariales. A medida que aumenta el número de SKU, proveedores y puntos de venta, la funcionalidad de las hojas de cálculo se vuelve insuficiente. Del mismo modo, con el tiempo, las cadenas minoristas que se desarrollan dinámicamente pueden descubrir que las capacidades de los sistemas ERP en relación con el inventario son limitadas y deben mejorarse con herramientas especializadas.
Ventajas de las soluciones especializadas de gestión de inventarios
Examinemos por qué un sistema ERP por sí solo no puede gestionar eficazmente el inventario de su empresa minorista. Las ventajas adicionales que aporta el uso de sistemas especializados de gestión de inventarios, en concreto, se manifiestan en los siguientes aspectos:
1. Previsiones avanzadas y mayor nivel de automatización
Las previsiones de demanda del software ERP, en la mayoría de los casos, se basan en datos de periodos pasados. Pero la coyuntura y las circunstancias del periodo actual pueden diferir significativamente de las anteriores. En consecuencia, es arriesgado realizar pedidos de mercancías basándose únicamente en datos históricos sin tener en cuenta la variedad de factores de la demanda.
Los algoritmos de previsión de la demanda utilizados en el software no desempeñan un papel menor. Si este elemento de la funcionalidad del sistema es irrelevante, los responsables de compras o de almacén empiezan a ajustar los pedidos calculados por el software basándose en su experiencia y en su comprensión de la demanda actual. En consecuencia, aparecen riesgos adicionales. Cuando se trata de categorías como los productos alimenticios frescos y los medicamentos con una vida útil limitada, el coste de un error en la planificación del inventario se vuelve más dramático.
Los modernos sistemas automáticos de reposición son capaces de generar miles de pedidos cada día. Tienen en cuenta factores como la estacionalidad, las campañas promocionales, los calendarios de los proveedores, los plazos de entrega, los saldos actuales, las mercancías en tránsito, etc. El sistema calculará y aplicará los factores necesarios; los empleados sólo tienen que seguir las indicaciones y realizar ajustes mínimos si es necesario.
Una elevada automatización de la gestión de inventarios le permite redistribuir significativamente recursos tan valiosos como el tiempo de trabajo de los especialistas dedicados a las compras. Cuanto menor sea la necesidad de crear o ajustar manualmente los pedidos a los proveedores, más oportunidades habrá de que los empleados se centren en la mejora del servicio y la innovación.
2. Prevención de problemas en lugar de su detección tardía
Los excesos de existencias, la pérdida de ventas y las pérdidas financieras derivadas de las amortizaciones y la eliminación de productos caducados son la peor pesadilla de cualquier gestor minorista. Un sistema contable le mostrará, por ejemplo, una escasa rotación de capital, pero no le explicará qué las ha causado.
Dado que los programas especializados se desarrollan para tareas específicas de gestión de inventarios, pueden proporcionar no sólo un nivel máximo de inmersión en el proceso comercial, sino ayudar a prevenir problemas mediante un seguimiento continuo de los KPI y avisos oportunos.
Por ejemplo, LEAFIO tiene por defecto el cuadro de mandos perspicaz como página principal de trabajo del gestor de compras. Proporciona información sobre cómo han cambiado los excedentes y las ventas perdidas. Si hay una tendencia negativa, es necesario prestar atención a los informes adicionales que ayudan a comprender la causa de la tendencia. Utilizando enfoques metodológicamente sólidos, la solución ofrece al gestor la oportunidad de ver en un solo clic lo que falla en la gestión del inventario de la empresa. No sólo proporciona información, sino un problema ya analizado que puede tener graves repercusiones en la empresa.
3. Análisis en profundidad y visión de conjunto
Los usuarios de las secciones de gestión de inventarios de los sistemas ERP pueden compararse a los aficionados al fútbol que sólo ven los números del resultado final del partido en el marcador. En cambio, los expertos en fútbol examinan cada detalle del partido, como cuántos kilómetros corrió cada jugador o cuántas acciones acertadas y falladas realizaron. Si no se analizan todos los indicadores de un partido de fútbol y no se sacan conclusiones basadas en ellos, los números del marcador al final del siguiente partido no serán completamente diferentes.
El conjunto de herramientas analíticas del software especializado le permite observar y evaluar cada detalle de las cuestiones de inventario y supera con creces lo que puede ofrecer un sistema ERP estándar.
Un potente módulo BI de la plataforma de optimización de inventario LEAFIO le permite generar más de 40 informes analíticos visuales que cubren todos los principales KPI adoptados en la práctica minorista. Así, los gerentes pueden ver el panorama general del estado del inventario y el reabastecimiento en tiempo real.
La facilidad de uso y la rapidez son importantes para cualquier software, por lo que un panel de información inteligente, en el que se muestran los análisis pertinentes, ayuda a los especialistas a intervenir a tiempo en los momentos críticos de los procesos en eslabones vulnerables. Y de paso, los análisis detallados mostrarán quién es quién entre sus proveedores, y comunicarse con ellos, teniendo a mano informes visuales, será mucho más fácil.
4. Consideración de las especificidades del comercio minorista
En todos los sectores, y el minorista no es una excepción, existen detalles y sutilezas que sólo puede comprender alguien que haya trabajado en él o haya tratado a menudo con sus especificidades. A la hora de crear plataformas especializadas de gestión de inventarios, se recurre a profesionales experimentados y se utiliza mucha información real y casos empresariales del comercio minorista.
El comercio minorista es un sector muy dinámico y acelerado, y los sistemas ERP son mucho más lentos a la hora de responder a los cambios del entorno. Su implantación puede llevar demasiado tiempo y ser multifactorial. Dado que los sistemas ERP complejos tardan varios años en implantarse, la metodología de gestión de inventarios puede quedar obsoleta antes de que estén totalmente integrados.
Las plataformas especializadas de gestión de inventarios son mucho más adecuadas para ayudar a los gestores minoristas con operaciones específicas. Proporcionaremos algunos detalles:
- Novedades y rotaciones de surtido. Las soluciones especializadas proporcionan la rotación sugiriendo los candidatos a la exclusión del surtido. ¿Y qué hacer con las novedades que acaban de aparecer? No hay historial de ventas, lo que significa que no hay base para formar pedidos. Así que limitémonos a lotes de prueba para la consideración del gerente, poco a poco "tanteando" el mercado. Sin embargo, muchos minoristas pueden permitirse hacer las cosas de otra manera, aprovechando la curiosidad de los clientes por los nuevos productos. ¿Cómo se resuelve la misma cuestión en las soluciones de perfiles para la gestión de inventarios? Para los pedidos de nuevas SKU, la demanda se pronostica automáticamente utilizando el historial de ventas de productos similares, es decir, análogos.
- Fluctuaciones de la demanda, incluidas las estacionales. Este es uno de los principales retos del comercio minorista. Por ello, la previsión de la demanda basada en la IA ayuda al software especializado a hacerle frente. Por ejemplo, LEAFIO dispone de una función de planificación estacional multiescenario, que permite tener en cuenta las fluctuaciones de la demanda para categorías de productos con varios escenarios. Incluso pueden tenerse en cuenta las fluctuaciones intra-semanales mediante un coeficiente especial.
- Campañas promocionales y otras actividades de marketing. Es difícil confiar únicamente en la intuición de sus empleados a la hora de realizar pedidos de productos para la campaña. Algunas soluciones especializadas para la gestión de inventarios ofrecen un módulo de promociones, que incluye el cálculo de previsiones, la adaptación de las existencias a las ventas promocionales y el análisis de la eficacia de las actividades en curso.
Hay muchos ejemplos similares sobre las características de la gestión de inventarios en el comercio minorista, incluso en el ejemplo de la optimización de inventarios de LEAFIO por sí sola. Estamos hablando de esas sutilezas que no se pueden tener en cuenta cuando se desarrollan sistemas ERP, que no pretenden reproducir la diversidad de todos los procesos empresariales a los que sirven, y a menudo los simplifican. En otras palabras, a veces se le ofrece una imagen plana en lugar de un modelo volumétrico en 3D, disponible en soluciones informáticas especializadas.
5. Flexibilidad y personalización
Los procesos de reposición de existencias y logística pueden diferir de una empresa a otra. Por lo tanto, siempre puede existir la necesidad de realizar modificaciones y ajustes personalizados del sistema automatizado. ¿En qué caso son mayores las posibilidades de conseguir la personalización deseada?
En primer lugar, cabe mencionar que los sistemas ERP están diseñados no sólo para la gestión de inventarios y no sólo para el comercio minorista, sino para todos los procesos empresariales principales de cualquier sector económico. Esto significa que su inventario es sólo un pequeño fragmento de su visión global. En consecuencia, cualquier modificación suele ser lenta y costosa. La reconfiguración también será cara. Es natural: cuanto mayor es el software, más compleja es su arquitectura. De ello se deduce que hay que dedicar más recursos y, en primer lugar, tiempo a conectar unas partes del programa con otras. La misma regularidad se aplica a la introducción de cualquier cambio o ajuste.
Las plataformas especializadas se centran en la personalización en el desarrollo y los ajustes, que se realizan de forma mucho más rápida y barata. Después de todo, si ya ilustramos los puntos de este artículo, con la ayuda de las características de LEAFIO Inventory Optimization, es apropiado mencionar que esta solución en la nube funciona según el modelo SaaS. No hace falta decir que este modelo de servicio está mucho más centrado en el cliente y es más flexible que un producto "listo para usar".
Cada vez más explotaciones minoristas optan por integrar sus sistemas de contabilidad con soluciones especializadas. Este modelo de automatización de la gestión de inventarios ofrece a las empresas más oportunidades para mejorar la eficiencia de los inventarios y reducir las pérdidas.
6. Implantación y ahorro de costes aquí y ahora
Como ya hemos mencionado, la implantación de sistemas ERP puede llevar varios años. El efecto de la implantación puede esperarse durante el mismo periodo de tiempo, y a veces más. Tampoco existe la certeza de que vaya a ver una evolución positiva en la gestión del inventario y la logística de su cadena minorista, que era lo que más le preocupaba. En su lugar, los sistemas especializados se centran en lograr un resultado visible en un corto periodo de tiempo, que puede medirse utilizando los KPI generalmente aceptados. Inventario optimizado, liberación de capital que antes estaba congelado en exceso de existencias, porcentaje de cumplimiento de pedidos a tiempo, promociones rentables, reducción de las ventas perdidas, ahorro de costes laborales, etc. son resultados sencillos y claros que demuestran las ventajas del software de optimización de inventario.
Por lo tanto, si cree que la gestión del inventario y de la cadena de suministro son los puntos débiles de su empresa que necesitan una transformación inmediata, reforzar su caja de herramientas con un módulo especializado de optimización automatizada del inventario es un paso justificado.
Por último, pero no por ello menos importante. Existe un principio que aumenta la implicación del proveedor especializado en el éxito de su negocio: usted sigue utilizando el software porque obtiene un efecto económico de él. La duración del uso dependerá de lo satisfecho que esté con los resultados.
Reflexiones finales
Según informa McKinsey & Company, "la aplicación de la previsión impulsada por la IA a la gestión de la cadena de suministro puede reducir los errores entre un 20 y un 50 por ciento, disminuyendo la pérdida de ventas y la falta de disponibilidad de productos hasta un 65 por ciento". A su vez, según la misma fuente, gracias a esta tecnología "los costes de almacenamiento pueden disminuir entre un 5 y un 10 por ciento, y los de administración entre un 25 y un 40 por ciento".
Lo anterior confirma que una gestión eficaz del inventario en condiciones de cambios permanentes no es posible con medios estándar inflexibles. Las empresas líderes implementan software especializado para optimizar el inventario y la logística, que se basa en algoritmos modernos y tiene en cuenta toda la diversidad de las operaciones minoristas.
Si tiene problemas de salud, puede acudir a un médico generalista, pero es más probable que un especialista le ofrezca un diagnóstico más claro y un tratamiento eficaz. Creemos que la metáfora es bastante clara. Dote a su equipo de minoristas de herramientas de vanguardia como el software de optimización de inventario LEAFIO, y los resultados no se harán esperar.
