Według badań opublikowanych przez Harvard Business Review, brak zapasów prowadzi do utraty 40 procent klientów, którzy w przeciwnym razie dokonaliby zakupu. Kolejne 45 procent zostaje zatrzymanych tylko wtedy, gdy otrzyma pasujący zamiennik.
W niniejszym artykule omówimy podstawowe narzędzia, które pomogą Państwu uniknąć sytuacji, w której nie uda się zatrzymać klientów z powodu braków magazynowych i strat związanych z nadmiernymi zapasami. Omówione zostaną podstawy tworzenia systemu uzupełniania zapasów i opisane możliwe strategie prognozowania popytu.
Opis skutecznego systemu uzupełniania zapasów
Zadaniem uzupełniania zapasów jest utrzymanie optymalnego ruchu zapasów w całym łańcuchu dostaw poprzez utrzymanie efektywnych wskaźników realizacji zamówień i pozycji. Poprawa praktyk uzupełniania zapasów w Państwa firmie może znacznie zwiększyć jej efektywność operacyjną, obniżyć ryzyko związane z łańcuchem dostaw i zwiększyć rentowność. Ten artykuł pozwoli Państwu zrozumieć podstawowe zasady, które prowadzą do zdrowego zarządzania zapasami.
Gromadzenie danych
Kamieniem węgielnym każdego udanego rozwiązania jest wdrożenie narzędzi, które pomogą uwidocznić i zrozumieć istniejące i przyszłe problemy. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych procesów, w które regularnie angażują się wszyscy detaliści, sprzedawcy i producenci, jest inwentaryzacja lub liczenie zapasów.
Dzięki regularnym inwentaryzacjom można zapobiec brakom, nadmiernym zapasom, kradzieży i kurczeniu się zapasów. Ponadto, pozwala ona określić, ile każdego produktu mają Państwo aktualnie w magazynie, co pomaga w precyzyjnym śledzeniu stanu zapasów.
Istnieją dwie strategie przeglądu zapasów:
- Przegląd ciągły jest odpowiedni dla większych firm, które mają szybszy cykl sprzedaży lub środki do ciągłego pomiaru poziomu zapasów. Ta metoda zakłada, że za przegląd odpowiada automatyczny system.
- Przegląd okresowy określa ramy czasowe, w których odbywa się przegląd. Nadaje się dla mniejszych firm lub tych, które mają środki na ręczne sprawdzanie poziomu zapasów.
Wcześniej zebrane dane powinny pomóc w określeniu specyficznych potrzeb Państwa firmy. Choć może się to wydawać banalne, doskonalenie śledzenia zapasów jest kluczowe dla dalszych kroków.
Punkt zamawiania zapasów
Większość systemów zarządzania zapasami przestrzega określonych zasad uzupełniania zapasów, aby zwiększyć ich automatyzację. Jednym z kluczowych pojęć jest "punkt zamawiania". Gdy poziom zapasów osiągnie ustalony punkt, system inicjuje uzupełnianie zapasów. Punkt ten określa, kiedy należy uzupełnić zapasy, biorąc pod uwagę zarówno aktualne, jak i przewidywane zapotrzebowanie oraz czas, jaki zajmie Państwa dostawcy dostarczenie nowego zamówienia.
Mogą Państwo sami obliczyć optymalny punkt zamawiania - najpierw jednak trzeba znać swój zapas bezpieczeństwa. Zapas bezpieczeństwa lub "zapas buforowy" to rezerwy, które firma posiada ponad ilość, która jest zwykle potrzebna. Na przykład, może zdarzyć się opóźnienie dostawcy lub nagły wzrost popytu, którego nie uwzględnili Państwo w prognozie popytu. W każdym przypadku zapas bezpieczeństwa chroni Państwa na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń.
Oto prosty wzór, który pozwala ustalić najlepszą wielkość zapasu bezpieczeństwa:
(maksymalne zużycie dziennie x dni maksymalnego czasu realizacji) - (średnie zużycie dziennie x dni średniego czasu realizacji)
Aby określić idealny punkt zamawiania:
Zapotrzebowanie na czas realizacji w dniach + Zapas bezpieczeństwa w dniach
Uzyskanie wiedzy na temat optymalnej wielkości zapasu bezpieczeństwa i punktu zamawiania jest kluczowe dla optymalizacji procesu uzupełniania zapasów w przedsiębiorstwie. Pozwala na szybkie i skuteczne dostosowanie się do zmieniającego się popytu przy jednoczesnym utrzymaniu odpowiednich poziomów zapasów.
Po ustaleniu częstotliwości zamawiania, kolejnym pytaniem jest ilość. Istnieją dwa sposoby określania wielkości kolejnego zamówienia:
- Stała ilość zamówienia: najprostsza opcja; składają Państwo takie samo stałe zamówienie za każdym razem, gdy stan magazynowy osiągnie punkt ponownego zamówienia. Jak tylko zapas osiągnie poziom zamówienia, mogą go Państwo uzupełnić, co jest idealne dla firm, które stosują ciągłą kontrolę.
- Zamówienie do poziomu: W przypadku tej strategii, firma rozpoczyna każdy okres przeglądu z określoną ilością magazynowanych artykułów. Każdy dodatkowy zapas potrzebny do osiągnięcia tego poziomu będzie zamawiany. To podejście pasuje do marek o mniejszej częstotliwości okresów oceny. Należy również wykorzystać prognozy popytu i czasu realizacji, aby ustawić zamówienie na poziomie, ponieważ musi ono przetrwać do następnej oceny okresowej.
Na szczęście dzisiejsze systemy automatycznie śledzące i aktualizujące ruchy zapasów bez ingerencji użytkownika mogą przejąć tę odpowiedzialność. Powoduje to znaczną oszczędność czasu i zmniejsza możliwość popełnienia błędu przez człowieka.
Komunikacja z dostawcami
Ten punkt łatwo przeoczyć, ale utrzymywanie otwartej linii komunikacyjnej z Państwa dostawcami pomaga znacznie obniżyć liczbę wypadków lub nagłych złych wiadomości. Współdziałanie z firmami bezpośrednio związanymi z Państwa zaopatrzeniem może otworzyć nowe możliwości lub zapobiec poważnym wypadkom.
Raporty przedstawicieli handlowych powinny zawierać informacje o tym, czy nastąpiło opóźnienie w dostawie; czy aktualne prognozy popytu są realizowane i czy w sklepie jest coś nowego, co może wpłynąć na naszą sprzedaż?
Centralizacja
Kluczem do doskonałego uzupełniania zapasów jest optymalizacja poziomu zapasów na każdym etapie łańcucha dostaw. Można to osiągnąć poprzez centralizację działań związanych z planowaniem zapasów, dzięki czemu prognozowanie i uzupełnianie zapasów odbywa się z uwzględnieniem całościowego obrazu łańcucha dostaw.
Dodatkowo, kluczem do sukcesu w zakresie efektywności łańcucha dostaw może być poprawa widoczności end-to-end. Widoczność end-to-end to zdolność do śledzenia, monitorowania i łatwego raportowania wszystkich ruchów towarowych od miejsca pochodzenia do miejsca przeznaczenia i wszystkiego pomiędzy. Jeżeli nie są Państwo w stanie zapewnić swoim dostawcom dokładnych informacji w czasie rzeczywistym o aktualnych stanach magazynowych, błędna komunikacja może opóźnić proces uzupełniania zapasów.
Wniosek
Zainstalowanie i dopracowanie systemów zbierania danych, automatyzacja punktów zamawiania, utrzymywanie aktywnych kontaktów z dostawcami oraz centralizacja systemu mają decydujące znaczenie dla zapewnienia stałego przepływu produktów i cyklu uzupełniania zapasów, napędzającego zysk Państwa firmy. Można jednak zrobić więcej.
Prognozowanie popytu
Nowoczesne przedsiębiorstwa równoważą ryzyko związane z niewystarczającymi zapasami, takie jak nieosiągnięcie celów sprzedażowych lub kosztowne zamówienia zwrotne, oraz koszty zatrzymania towarów, takie jak opłaty magazynowe, koszty alternatywne i problemy z przepływem środków pieniężnych. Jednak sztywne przybliżenia nie są w stanie ochronić przed niezmiennie zmieniającym się popytem. Wykorzystanie technik statystycznego prognozowania popytu uwalnia od tego ryzyka.
Prognozowanie popytu polega na wydawaniu złożonych sądów na temat wcześniejszych zachowań klientów i łączeniu tych danych w spójne prognozy. Wykorzystując dokładniejsze prognozy popytu, mogą Państwo uniknąć sytuacji braku towaru, które szkodzą reputacji Państwa sklepu i osłabiają lojalność klientów. Na przykład, automatyczny system może wskazać początek i koniec sezonu wysokiego popytu na pewne towary i dostarczyć informacji o różnicach w poszczególnych sklepach. Może ujawnić, że mieszkańcy miasta A zaczynają robić zakupy świątecznych swetrów we wrześniu, podczas gdy mieszkańcy miasta B robią to dopiero w listopadzie.
Istnieje kilka podejść do prognozowania popytu:
- Prognozowanie barometryczne konstruuje przewidywania dotyczące przyszłych wyników na podstawie bieżących danych przy użyciu metod statystycznych. Przeważnie jest to prognozowanie.
- Prognozowanie trendów wykorzystuje dane z przeszłości, takie jak wzorce wzrostu, do stworzenia prognozy sprzedaży. Metoda ta zapewnia dokładne przewidywanie popytu w krótkim okresie czasu. Jednak opieranie się wyłącznie na historii sprzedaży może być ryzykowne bez uwzględnienia innych czynników, zwłaszcza jeżeli trzeba stworzyć długoterminowy plan popytu dla Państwa łańcucha dostaw.
- Wygładzanie wykładnicze łączy narzędzia poprzednich dwóch metod. Szacuje przyszłą sprzedaż, wykorzystując zarówno dane historyczne, jak i wariancje sezonowe. Ponieważ planowanie popytu z wykorzystaniem wygładzania wykładniczego może opierać się na ograniczonym zbiorze danych, jest to cenne narzędzie ilościowe dla firm rozpoczynających działalność.
- Prognozowanie ekonometryczne łączy dane dotyczące popytu z faktami dotyczącymi potencjalnych zewnętrznych czynników wpływających na popyt. Prognozowanie ekonometryczne wymaga wprawdzie bardziej skomplikowanych technik prognozowania statystycznego niż inne alternatywy, ale pozwala na najbardziej precyzyjne oszacowanie popytu.
Należy stale korzystać z dostępnych narzędzi, aby ulepszać i udoskonalać proces; nie wystarczy tylko zebrać i wykorzystać dane na początku. Wybór i wdrożenie odpowiedniej metody może znacząco wpłynąć na pracę cyklu uzupełniania zapasów i całego przedsiębiorstwa. Inteligentne metody prognozowania popytu ochronią Państwa firmę przed szokami popytu, pozwalając uniknąć strat przy jednoczesnym zwiększeniu zysków.
Wniosek
Elastyczny system uzupełniania zapasów chroni firmę przed szokami wewnętrznymi i zewnętrznymi, czy to spóźnioną dostawą, czy większą zmianą preferencji konsumentów. Znalezienie najlepszej strategii dla danej firmy to długi proces, który wymaga dostrojenia wielu elementów, ale prowadzi do płynnego przepływu całego łańcucha dostaw i zysków dla firmy.
Znalezienie najlepszego systemu uzupełniania zapasów
Wybór systemu uzupełniania zapasów, który najlepiej pasowałby do Państwa firmy, nie jest sprawą banalną. Wybór różnych systemów jest szeroki, a każdy z nich ma inny cel. W tym artykule przedstawimy przegląd głównych pytań, które pomogą Państwu określić konkretne potrzeby Państwa firmy.
- Możliwości centralizacji: dobry system uzupełniania zapasów może osiągnąć znacznie więcej niż zwiększenie efektywności zarządzania zamówieniami. Ponadto powinien wzmacniać powiązania między innymi elementami witryny, takimi jak moduły płatności i dostawy.
- Omnichannel: system uzupełniania zapasów powinien skupiać się na wielu kanałach sprzedaży: w tym stronach internetowych, targowiskach, sieciach społecznościowych itp. Funkcja ta tworzy jeden interfejs analizy handlowej dla konsolidacji wszystkich danych.
- Skalowanie: Szczególnie rzadko zdarza się, aby firma internetowa odnotowywała stabilne wyniki sprzedaży. System uzupełniania zapasów dostosowuje się do wszelkich obrotów i pozwala przedsiębiorstwu na późniejszy rozwój.
- Prognozowanie: dobry system uzupełniania zapasów analizuje sprzedaż i powiadamia Państwa o potencjalnych problemach. Na przykład, monitorując dynamikę stanu zamówień, system może przewidzieć niedobór artykułów w określonym czasie.
- Automatyzacja: system uzupełniania zapasów i zarządzania zamówieniami może obniżyć koszty pracy i zaoszczędzić czas. Złożone procesy zakupowe są usprawnione dzięki automatyzacji, która również ocenia stan zapasów i generuje okresowe raporty.
- Personalizacja: w celu dostosowania systemu uzupełniania zapasów dostępnych jest wiele API. Można je znaleźć w Internecie i łatwo wdrożyć w ciągu miesiąca.
LEAFIO Inventory Optimization zwiększa wydajność zarządzania zamówieniami w całym cyklu życia. Wdrożenie LEAFIO umożliwia automatyczne obliczanie wielkości zamówienia, automatyczne generowanie i wysyłanie zamówień, automatyczną edycję zamówień na podstawie informacji zwrotnych od dostawców oraz kontrolę realizacji zamówień, a także przejrzystą organizację systemu i procesów operacyjnych z zamówieniami, które przynoszą korzyści zarówno kierownikowi linii, jak i szefowi.
Zmniejszenie zasobochłonności procesu zarządzania odciąża menedżerów od łatwej do zautomatyzowania pracy i pozwala im skierować swoją energię na inne obszary. Dzięki precyzyjnym prognozom popytu wzrasta dostępność produktów, zmniejszają się zapasy i poprawia się obrót.
