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Analizando el control de inventario: importancia, métodos y mejores prácticas
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Analizando el control de inventario: importancia, métodos y mejores prácticas

11 min de leer
Maryna Makarchuk
Maryna MakarchukHead of Implementation
Control de inventario

 El inventario es uno de los principales activos en los negocios minoristas o de venta al público. Gestionar y controlar el stock de una manera eficiente significa escoger el camino rentable, tratar de maximizar los beneficios, sacar el máximo provecho del inventario, evitar excedentes y reducir las cancelaciones.

¿Qué es exactamente el control de inventario?

Se trata de un concepto similar al de “gestión de inventario”, ya que ambos procesos se centran en satisfacer la demanda de los clientes y de mantener el aspecto financiero bajo control.

El control de inventario es una cadena de operaciones compleja que se encarga de supervisar el almacenamiento, el reabastecimiento, la clasificación, la rotación y el seguimiento de los productos, por lo que constituye un proceso tanto multifuncional como multidimensional.

Elementos y funciones del control de stock

Las principales funciones de un sistema de control de inventario engloban:

¿Cuál es la importancia real de un sistema de control de inventario?

Cuando una empresa no es consciente de lo que está ocurriendo con sus existencias pueden surgir problemas tales como los pedidos pendientes o el exceso de stock, y dichas situaciones suponen un riesgo financiero para la compañía y un impacto negativo en la lealtad de sus clientes.

Un exceso de inventario constituye una cantidad de productos no vendidos que congelan el capital operativo, y que a la larga se convierten en existencias “muertas” que deben amortizarse o liquidarse. Los pedidos pendientes, por su parte, se traducen en una insatisfacción del cliente, ya que el vendedor no le está proporcionando los artículos por los que ha pagado en el tiempo acordado.

La implementación de un sistema de control de inventarios apropiado permite a las empresas llevar a cabo una supervisión total de sus existencias para aprovecharlas de una forma más racional, y la optimización de los procesos asociados a este sistema permite agilizar la cadena de suministro reduciendo con ello los costes de logística, almacenamiento y transporte.

Métodos de control de inventario

Queda claro que las funciones principales de los sistemas de control de stock son esenciales, ya que permiten a los vendedores y minoristas reabastecer sus almacenes de una forma mucho más efectiva, y aumentar los flujos de caja al ejercer un control interno más racional.

Pero, ¿cuáles son los métodos empleados por estos sistemas de control para lograr todo esto?

1) Cantidad económica de pedido o EOQ (Economic order quantity)

Economic Order Quantity

Se trata de una fórmula matemática que calcula la cantidad de stock necesaria en cada momento a partir de los siguientes indicadores:

Q – Cantidad de pedido, en unidades;

S – Coste fijo de realizar un pedido, en valor monetario;

D – Demanda anual del producto, en unidades;

H – Coste unitario anual de mantener el inventario, en valor monetario.

Averigua más sobre esta fórmula aquí.

2) Punto de pedido (ROP)

Mientras que la fórmula de cantidad económica de pedido identifica la cantidad de stock necesaria para que el proceso sea rentable, la fórmula de punto de pedido calcula el momento óptimo para reponer los productos, de la siguiente forma:

Reorder time formulaLead Time + Stock de seguridad = Punto de pedido

Esto quiere decir que únicamente hay que conocer dos indicadores: el Lead Time y el stock de seguridad.

El Lead Time o tiempo de suministro de los proveedores es el número de días que transcurren desde que realizas un pedido a un suministrador hasta que los bienes llegan a tu almacén. Por ejemplo, para las empresas que tratan con proveedores de China este es un indicador crucial, ya que la mercancía suele enviarse en barco y puede tardar bastante. Y todo esto puede convertirse en una tarea crítica en caso de fallos logísticos, huelgas, crecimientos repentinos de la demanda o entregas estacionales.

Para calcular el Lead Time sólo hay que multiplicar dos datos: el Lead Time particular de cada ítem y su consumo medio diario.

El stock de seguridad es una cantidad de existencias determinada que debe permanecer en el almacén a modo de colchón de seguridad. Para calcular dicha cantidad, primero hay que multiplicar el máximo consumo diario de un producto y su máximo Lead Time (en días), luego multiplicar el consumo medio del producto por su Lead Time promedio (en días), y finalmente restar la segunda cantidad a la primera. Voilà, la diferencia entre ambas es tu stock de seguridad en unidades.

Ejemplo:

Imagina que vendes carcasas y accesorios para móviles en los Estados Unidos y que tu proveedor se encuentra en China. Normalmente tus artículos tardan 30 días en llegar desde China en barco (Lead Time promedio). En situaciones particulares como la Navidad, picos de demanda o huelgas, pueden llegar a tardar 50 días (Lead Time máximo).

Vendes 5 carcasas al día de media (consumo diario promedio), y 10 carcasas en periodos como el Black Friday o vacaciones (consumo diario máximo). Por lo tanto, tu stock de seguridad se calcularía de esta forma:

10 x 50 – 5 x 30 = 500 - 150 = 350 (unidades)

Es importante remarcar que un control de inventario eficiente debe combinar ambos métodos: el EOQ o cantidad económica, y el ROP o punto de pedido.

Uno de los principales beneficios de los sistemas de control de stock es que se encargan de realizar estos cálculos de forma automática. Tú sólo debes ocuparte de estar pendiente de sus notificaciones. ¿Se te ocurre alguna forma de mejor de averiguar el momento exacto para realizar tu pedido y la cantidad óptima de producto que debes encargar?

Implementando un software de control de inventario en tu negocio

Cada negocio es único. Cada empresa tiene sus propias necesidades, sus propios KPIs, sus objetivos y sus estrategias. Las técnicas y métodos de control de existencias varían, aunque todas tienen sus ventajas particulares.

La elección del método más adecuado depende del tamaño de tu negocio, el modelo, las políticas y los objetivos financieros. Puedes combinar distintos métodos de control de inventario dentro de tu estrategia, pero teniendo en cuenta que intercambiarlos demasiado a menudo puede ocasionar un impacto negativo en tus informes financieros, contables y analíticos, ya que cada método emplea distintos enfoques y principios.

En la siguiente guía te mostramos los pasos fundamentales que debes seguir para implementar un sistema de control de stock en tu empresa. Empecemos:

1. Definir tus metas y objetivos

En el ámbito de la gestión de la producción, la facturación es uno de los indicadores más habituales, útiles y críticos porque muestra la cantidad de veces que tus productos se venden cada año, cada trimestre, etc. Para establecer un objetivo ideal de facturación, debes tener en cuenta las referencias existentes en tu industria o sector y calcular los márgenes de beneficio para el inventario completo y para cada SKU particular.

Existen además muchas otras métricas que deberías considerar y monitorizar para establecer tus objetivos de forma eficaz, tales como el coste de mantenimiento del inventario, las ventas diarias y la relación entre existencias y conversión de ventas.

2. Organiza tu almacén

Una gestión eficaz de tus almacenes que englobe el movimiento de stock, su transferencia y almacenamiento, es uno de los elementos de mayor importancia en el control de inventario. Es una cuestión de sentido común: si tu almacén es un desastre o tus artículos están colocados de forma caótica, difícilmente podrás asegurar un flujo estable de ventas, entregas o rotación de inventario.

Aplica el recuento cíclico como un método para realizar recuentos de existencias y vigilar la cantidad de stock.

3. Invierte tiempo y esfuerzo en el etiquetado y la categorización de los productos

Si tus productos son complicados de encontrar o identificar necesitarás más mano de obra y más tiempo para cumplir con tus pedidos. Si el proceso de búsqueda de tus productos implica que los movimientos de entrada y salida se controlan manualmente, la probabilidad de un error humano aumenta. Para reducirla, diseña un sistema amigable en el que el usuario que sea capaz de realizar categorizaciones de producto de forma sencilla.

El método de clasificación y análisis de inventario “ABC” se apoya en la rentabilidad y las ventas de cada artículo para lograr este objetivo, y es una de las mejores opciones a tener en cuenta.

4. Permanece atento o atenta a las nuevas tecnologías de gestión de inventarios

Muchos propietarios de pequeños negocios llevan a cabo sus procesos de control en una hoja de Excel con 2 o 3 funciones, y en ella incluyen todos los datos de sus almacenes a mano. Un control de stock manual requiere mayor inversión en capital humano, ya que debe existir una persona encargada de reflejar hasta el movimiento de mercancía más insignificante, realizando para ello un seguimiento muchos datos como nombres, tipos, ubicaciones, números, etc.

Por el contrario, los sistemas de control de inventario automatizados pueden realizar las mismas funciones en segundos, ahorrando costes e infinidad de tiempo. Las nuevas tecnologías pueden evitar el exceso de existencias y los pedidos pendientes de forma automática, realizar un seguimiento de la demanda de los consumidores y alinear los niveles de inventario en función de ello, predecir el próximo pedido en almacén mediante el análisis de las ventas y el movimiento de los artículos, administrar el almacén y los sistemas de códigos de barras, e incluso analizar las tendencias de ventas futuras.

Conclusión

Recuerda siempre utilizar un sistema integrado de control de inventarios en tus operaciones. Tareas como predecir la demanda, mantener los registros de los datos de almacén o reabastecerlo a tiempo, pueden suponer un trabajo extenuante que requiere de una planificación milimétrica. Un sistema integrado de gestión de stock puede salvarte de todo esto. No sólo mantendrá estables tus flujos de caja, tu stock bajo control, tu sistema de códigos de barra funcionando de forma eficiente y a tus clientes felices, sino que también mejorará las relaciones con tus proveedores y optimizará al máximo todos los procesos en tus almacenes.


Maryna Makarchuk
Maryna MakarchukHead of Implementation

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