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Entendiendo el control de inventario: importancia, métodos y mejores prácticas
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Entendiendo el control de inventario: importancia, métodos y mejores prácticas

11 min de leer
Maryna Makarchuk
Maryna MakarchukHead of Implementation
Control de inventario

El inventario es un principio activo de cualquier negocio minorista. La gestión y control de inventario eficientes, mantienen el negocio en un camino rentable, ayudan a maximizar las ganancias, aprovechan al máximo el inventario, evitan el exceso de existencias y reducen las cancelaciones.

¿QUÉ ES EL CONTROL DE INVENTARIOS?

El control de inventarios a veces puede ser sinónimo de gestión de inventario, ya que ambos ayudan a mantener el negocio financieramente sostenible y satisfacer la demanda del cliente. 

Es una compleja cadena de operaciones que supervisa el almacenamiento de productos, reabastecimiento, clasificación, almacenaje, rotación y seguimiento de los productos. El control de inventarios es un proceso multifuncional y multidimensional. 

ELEMENTOS Y FUNCIONES DEL CONTROL DE INVENTARIO 

Los principales aspectos funcionales del sistema de control de inventario incluyen:

IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Si la empresa no controla sus existencias, esto puede dar lugar a pedidos atrasados o exceso de existencias, ambos riesgosos para el desempeño financiero y lealtad del cliente. El exceso de existencias provoca un exceso de mercancías no vendidas que congelan el capital operativo, y finalmente, se convierten en existencias muertas que deben cancelarse o liquidarse. Los pedidos pendientes, a su vez, conducen a la insatisfacción del cliente, ya que usted como vendedor, no puede proporcionarle los artículos necesarios a su debdo tiempo. Si el control de inventario está debidamente implementado, la empresa tiene un control total sobre sus existencias y aprovecha su uso racional. 

Al optimizar el proceso de control de inventario, las empresas también pueden agilizar los procesos de la cadena de suministro, reduciendo costos de logística, almacenamiento y transporte. 

METODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS 

Por lo tanto, las funciones básicas del sistema de control de inventarios son claras, ayudan a los minoristas a gastar eficazmente su dinero en el reabastecimiento del almacén y reposición de existencias y a aumentar el flujo de efectivo mediante el control racional del almacén internamente. Hablemos de los principales métodos que utilizan estos sistemas:

1) CEP o cantidad económica de pedido, EOQ (Economic Order Quantity) en inglés

EOQ

Esta fórmula calcula la cantidad de existencias que necesita, utilizando los siguientes indicadores:

Lea más sobre esta fórmula aquí.

2) Formula punto de reorden

Mientras que la fórmula de cantidad económica de pedido señala la cantidad rentable de existencias necesarias, la fórmula de punto de reorden calcula el momento adecuado para pedir los productos. Aquí está la fórmula:

Punto de reorden

Demanda de tiempo de entrega + inventario de seguridad = Punto de reorden

Necesita dos indicadores – una demanda de tiempo de entrega y un inventario de seguridad.

El tiempo de entrega es la cantidad de días necesarios para que el pedido de existencias se entregue en su almacén después de haber realizado el pedido a su proveedor. Para las empresas que tienen relación con los mercados chinos y envían sus existencias desde China, este es un indicador crucial. Estamos hablando de pedidos regulares de rutina, imagine lo importante que se vuelve durante fallas logísticas, huelgas, aumentos de demandas o entregas de temporada. 

Para calcular la demanda de tiempo de entrega, multiplique dos números: El tiempo de entrega de un artículo en particular y el consumo promedio diario de este artículo.

Existencias de seguridad es un colchón, un amortiguador de mercancías disponibles en su almacén. Para calcularlo, multiplique el consumo diario más alto (máximo) de un artículo y el tiempo de entrega más alto para este artículo (en días). Luego, multiplique el consumo diario promedio de un artículo y el tiempo de entrega promedio (en días). Finalmente, reste el último del primer número. Listo, esta diferencia es su número de inventario de seguridad, en artículos/unidades. 

Ejemplo:

Vende fundas y accesorios para teléfonos móviles en los Estados Unidos. Su proveedor trabaja en China. Por lo general, toma 30 días en enviar sus productos desde China a los Estados Unidos (este es su tiempo promedio de entrega). A veces, durante las vacaciones de Navidad, o cuando la demanda aumenta, o huelgas o lo que sea, se tardan 50 días en enviar sus productos (por lo tanto, este es su tiempo de entrega más alto). F 

Usted vende 5 fundas por día en promedio (esto es su consumo diario promedio), y el nivel más alto de venta que observa durante el viernes negro o periodo de vacaciones es de 10 teléfonos móviles por día (esto es su consumo diario promedio más alto). Entonces, su fórmula de existencias de seguridad se ve así:

10x50 - 5x30 = 500-150 = 350 (unidades)

Lo que es más importante, el control de existencias eficiente necesita una combinación de estos dos métodos, tanto del CEP como del punto de reorden.

Uno de los beneficios del sistema de control de inventario es que realiza estos cálculos automáticamente y todo lo que tienen que hacer es activar las notificaciones automáticas – ¡El sistema automáticamente lo actualizará sobre el tiempo y la cantidad el pedido!

PRÁCTICAS DE CONTROL DE INVENTARIO Y KPIS (Indicador clave de desempeño)

Los KPIs son fundamentales para una gestión de inventario eficiente, ya que estos indicadores impulsan el rendimiento y las ganancias futuras. La mayoría de los KIPs combinan con Inventarios como principal activo del negocio minorista y con Ventas como resultado final en el comercio minorista. 

También vale la pena entender que muchos KIPs “diluyen” la contribución de todos, y muy pocos brindan una imagen completa. Por lo tanto, vale la pena determinar tanto la calidad como la cantidad de KIPs en cada área comercial que administre.

Los indicadores típicos son: 

  1. COSTOS DE INVENTARIO. Da una idea general sobre la inversión de la empresa en inventario en este momento y con el tiempo. Además de rastrear este indicador en el momento y la dinámica, la evaluación de la estructura del inventario demuestra cuánto vale la empresa en términos de existencias de seguridad, inventario, excedentes y existencias reales para ventas. 

A continuación, se muestran ejemplos de la estructura de inventario de dos minoristas de tiendas de comestibles (un área gris: seguro e inventario en estante y un área verde: inventario de ventas, y un área azul: exceso de inventario): 

La estructura de las existencias

La estructura de las existencias de artículos MTS (Make To Stock) de acuerdo al área de amortiguamiento que pertenezcan en el informe de inicio de semana en el sistema de control de stock Optimización de Inventario Leafio.

  1. VENTAS. Las ventas en precios de compra (costo de ventas) y precios de venta. En esencia, todos en la empresa minorista trabajan para las ventas. Respecto a la gestión de categorías, las ventas se analizan por categoría en términos de puntos de venta, proveedores y otros análisis.

Reporte de análisis ABC(D)

Reporte de análisis ABC(D) en el sistema de control de stock Optimización de Inventario Leafio

  1. EXCEDENTES. Muestra el % y valor de los inventarios que se han formado como resultado del aumento de pedidos una caída significativa en la demanda del consumidor. Además del excedente en sí, también vale la pena evaluar cuanto tiempo ha estado este excedente en la tienda o almacén. 

El excedente promedio

El excedente promedio para el reporte del período establecido en el sistema de control de stock Optimización de Inventario Leafio

  1. VENTAS PERDIDAS. Muestra el % y el valor de ventas estadísticamente potencial que no se produjeron debido a la falta de existencias. No es fácil obtener un porcentaje exacto de ventas perdidas debido a las características específicas del indicador en sí. Pero esto no significa que cuando se analiza la eficiencia de la gestión de inventario, se deba abandonar absolutamente la consideración de este indicador.

El sistema de Optimización de Inventario LEAFIO tiene un reporte especial sobre las estadísticas y causas de las ventas perdidas, que muestra los cambios en las dinámicas del indicador como una categoría separada de productos y grupos.

Reporte de ventas

Reporte de ventas perdidas para el período establecido en el sistema de Optimización de Inventario 

  1. NIVEL DE SERVICIO. Es un % de disponibilidad de mercancías de la matriz de surtido en los estantes de las tiendas. Es similar a las ventas perdidas, pero se mide en unidades en lugar de en dinero. 
  1. ROTACIÓN DE INVENTARIO. La relación entre inventarios y ventas muestra para cuantos días de ventas será suficiente el saldo actual. 

Para resumir, los KPI anteriores tienen el potencial de aumentar las ganancias minoristas y brindar claridad sobre el rendimiento operativo en el momento en que las circunstancias cambian constantemente. 

IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE CONTROL DE INVENTARIO PARA SU NEGOCIO

Cada negocio es único, con sus necesidades, KPI, objetivos y estrategias individuales. Las técnicas y métodos de control de inventario varían, aunque todos son aceptables. El uso de cada método depende del tamaño, el modelo, las políticas y los objetivos financieros de su empresa. Puede combinar diferentes métodos en su estrategia, sin embargo, tenga en cuenta que cambiar entre métodos de control de inventario con demasiada frecuencia puede tener un impacto perjudicial en los informes financieros, la contabilidad y el análisis, ya que diferentes métodos utilizan diferentes enfoques y principios.

Esta es la guía que lo lleva a los conceptos básicos para implementar un sistema de control de stock en su empresa. Entonces, para empezar:

1. DEFINA SUS METAS Y OBJETIVOS

En términos de inventario, la métrica de rotación es uno de los indicadores más comunes, críticos y útiles que muestra las veces que el inventario se vende por año/ trimestre/etc. Para establecer objetivos ideales de rotación de inventario, debe considerar los puntos de referencia de su industria o sector, calcular los márgenes de ganancia para todo el inventario y cada SKU en particular. 

Hay muchas otras métricas para considerar y monitorear, como el costo de manejo de inventario, ventas de inventario por día, la relación de conversión de inventario a ventas, etc. 

2. ORGANICE SU ALMACÉN

La gestión eficiente del almacén, incluido el movimiento, la transferencia y el almacenamiento de mercancías, es uno de los elementos más importantes del control de inventario. Se trata de sentido común: si su almacén está desordenado o los productos se colocan de manera caótica, difícilmente puede garantizar un flujo constante de ventas, entregas y movimiento de inventario. Considere el inventario cíclico como una forma de realizar recuentos de existencias y mantenga vigiladas las cantidades de mercancía.

3. INVIERTA TIEMPO Y ESFUERZOS EN EL ETIQUETADO Y CATEGORIZACIÓN DE SUS PRODUCTOS 

Si los productos son difíciles de encontrar e identificar, necesitará más mano de obra y más tiempo para el cumplimiento de pedidos y la logística. Si se buscan los productos y el movimiento de “entrada y salida” se controla manualmente, la posibilidad del error humano aumenta. Para seguir siendo rentable y reducir los efectos causados por errores humanos, cree un sistema fácil de usar y fácil de categorizar para todas sus bienes y productos. El método ABC de clasificación y análisis de inventario basado en la rentabilidad de los bienes y el valor de venta es una de las opciones más eficientes a considerar.

4. ESTE ATENTO A LA NUEVA TECNOLOGIA DE GESTION DE INVENTARIO

Algunos propietarios de micro o pequeñas empresasestán ejecutando sus procesos de control utilizando una hoja de cálculo de Excel que tiene de 2 a tres funciones, y completan manualmente todos los datos del almacén. El control de inventario manual requiere de inversión en capital humano, ya que una persona responsable debe fijar incluso los movimientos más pequeños de mercancías, haciendo seguimiento de los nombres, tipos, ubicaciones, números, etc., de las mercancías.

Por el contrario, los sistemas automatizados de control de inventario pueden realizar las siguientes funciones en segundos, ahorrando tiempo y dinero. Las nuevas tecnologías pueden prevenir automáticamente el exceso de existencias y los pedidos pendientes, realizar un seguimiento de la demanda de los consumidores y alinear los niveles de inventario correspondientes, predecir el próximo pedido de almacén mediante el análisis de las ventas y movimientos de mercancías, gestionar los sistemas de almacén y código de barras e incluso analizar las tendencias de futuras ventas.

Basándonos en los muchos años de experiencia de nuestros clientes de diferentes áreas minoristas, hemos analizado todas las debilidades del negocio y creado el sistema de gestión de inventario más efectivo: Solución de Optimización de Inventario Leafio.

Esta solución basada en la nube lo ayudará a identificar áreas que requieren atención especial de manera rápida y precisa. Esto ayudará a agilizar los pedidos y entregas en el menor tiempo posible, lo que conducirá a la implementación exitosa de la estrategia de desarrollo posterior de la empresa.

Además, con el sistema de Inventario Leafio, usted puede minimizar el factor de error humano al generar pedidos, basándose únicamente en datos precisos de cálculos algorítmicos complejos para identificar la necesidad real de un SKU individual en cada punto de retención de existencias.

Lea también qué efectos logró nuestro cliente Agrohub al implementar la Solución de Optimización de Inventario Leafio.

CONCLUSION

Recuerde siempre utilizar un sistema de control de inventario bien integrado en sus operaciones. Prevenir la demanda, mantener registros de los datos de almacén y reabastecerlos a tiempo es un trabajo aburrido que requiere una planeación precisa. El sistema de gestión de existencias es una mano amiga para usted. No solo mantendrá su flujo de efectivo constante, sus existencias administradas, su sistema de escáner de código de barras eficiente y los clientes satisfechos, sino también mantendrá relaciones con proveedores y sincronizará todos los procesos del almacén.


Maryna Makarchuk
Maryna MakarchukHead of Implementation

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