8 sygnałów ostrzegawczych, że Państwa firma detaliczna potrzebuje transformacji zarządzania zapasami

Niezależnie od tego, jakich narzędzi używają Państwo do zarządzania zapasami w swojej sieci detalicznej (specjalistyczny system, ERP, czy nawet Excel), prędzej czy później może pojawić się konieczność wprowadzenia zmian. Wady istniejącego systemu niezmiennie prowadzą do "martwych" zapasów, zakłóceń w dostawach, niezadowalających wyników kampanii promocyjnych i innych problemów. Ważne jest, aby rejestrować te problemy, gdy tylko się pojawią, identyfikować przyczyny i znajdować skuteczne rozwiązania, które będą stymulować rozwój firmy i wzrost zysków.

Przyjrzyjmy się ośmiu krytycznym oznakom, że firma musi przekształcić swój system zarządzania zapasami. Rozważymy również krytyczne zmiany w procesach biznesowych, które pomogą rozwiązać te problemy.

Główne wnioski

Rozpoznanie tych sygnałów pozwala uniknąć kryzysu w handlu.

• Częste braki lub nadwyżki zapasów. 

• Duża ilość ręcznych korekt. 

• Brak widoczności w danych o zapasach. 

• Spadający obrót zapasami. 

• Problemy z dostosowaniem do sezonowości.

Czy towary zalegają w magazynie zbyt długo? Niski wskaźnik rotacji jest zwykle spowodowany kombinacją czynników: niskim popytem na określone SKU, nieefektywnym planowaniem zaopatrzenia, nieuwzględnianiem sezonowych wahań popytu itp. Oprócz spowolnienia przepływów pieniężnych, niski obrót prowadzi również do dodatkowych kosztów przechowywania zapasów i strat z powodu uszkodzeń produktów, przecen i odpisów.

Jeśli zauważą Państwo ten problem w swoich sklepach, może to oznaczać, że istniejący system zarządzania zapasami nie zapewnia skutecznej koordynacji między planowaniem, zaopatrzeniem i realizacją zamówień. W takim przypadku należy poprawić dokładność zamówień poprzez ulepszenie procesów prognozowania popytu i gromadzenie wiarygodnych analiz, ponieważ gromadzenie nadmiernych zapasów zwykle ma miejsce, gdy poziom popytu nie jest prawidłowo oszacowany. Przyczyną mogą być zarówno przyczyny lokalne, jak i makroekonomiczne.

Według analityków DA Davidson, większość sprzedawców detalicznych stanęła w obliczu bezprecedensowego nadmiaru zapasów w 2022 r. z powodu gwałtownego wzrostu popytu podczas pandemii, co odbiło się na ich działalności. Duże sieci, które sprzedają artykuły gospodarstwa domowego, odzież i elektronikę, obecnie aktywnie zmniejszają poziom zapasów. Na przykład Walmart zmniejszył już zapasy w swoich amerykańskich sklepach o 9%, uwalniając setki milionów dolarów ze swojego bilansu i zwiększając dostępną przestrzeń w swoim łańcuchu dostaw.

Specjalistyczne oprogramowanie może pomóc Państwu zrównoważyć wskaźnik rotacji zapasów. Na przykład LEAFIO Inventory Optimization, rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, posiada wszystkie narzędzia potrzebne do tego celu:

• Dogłębna analiza wydajności zapasów, rozważania dotyczące dostawców, specyfika każdego SKU i wahania popytu.
• Moduł prognozowania, który pozwala dokładnie ocenić obecny i przyszły popyt na towary, biorąc pod uwagę zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne czynniki zmian popytu.
• Planowanie łańcucha dostaw w oparciu o sezonowość i warunki rynkowe.

Czy klienci narzekają, że ich ulubione produkty są stale niedostępne? Brak popularnych jednostek SKU nieuchronnie prowadzi do utraty potencjalnej sprzedaży. Klienci mogą być zmuszeni do wyboru alternatywnych produktów lub odmowy zakupu czegokolwiek. Może to spowodować negatywne wrażenie o sklepie i doprowadzić do utraty lojalności klientów.

Nieefektywna kontrola zapasów, niezrównoważone planowanie dostaw oraz niskiej jakości analiza i prognozowanie popytu są często winne niskim poziomom dostępności. Może się tak zdarzyć na przykład w przypadku towarów wolno rotujących, gdy kierownictwo planuje uzupełnianie zapasów w oparciu o średnią sprzedaż w danym okresie. Wówczas, w przypadku niewielkiego wzrostu popytu, prawdopodobieństwo wystąpienia braków magazynowych jest wysokie. Szczególnie w kategorii świeżych produktów, które muszą być stale aktualizowane, specjalista ds. zakupów kupuje mniej, aby uniknąć nadmiernych zapasów i gromadzenia przeterminowanych towarów. Niska dostępność może również wynikać z błędów popełnionych przez specjalistów, którzy zapomnieli zaplanować zwiększone zapasy w związku z promocją lub nowym trendem.

Jeśli borykają się Państwo z tym problemem, być może nadszedł czas, aby przejść na inteligentne oprogramowanie z niezbędną funkcjonalnością do kontrolowania dostępności towarów niezależnie od konkretnych powodów i kategorii produktów w Państwa sklepach. Na przykład LEAFIO Inventory Optimization zapewnia:

• Automatyczna identyfikacja czynników wpływających na sprzedaż i produktów, które należy usunąć z asortymentu.
• System zarządzania zapasami, który uwzględnia daty ważności, umowy z dostawcami, typy opakowań, terminy dostaw itp.
• Automatyczny system zamówień, który tworzy i wysyła zapytania do dostawców lub magazynów bez ręcznej interwencji.

W wyniku wdrożenia systemu zarządzania zapasami LEAFIO, sieć Divocin odnotowała 10,8% wzrost dostępności produktów podłączonych do systemu w pierwszych miesiącach, przy 23,08% wzroście obrotów.

Jeśli zaobserwują Państwo dużą liczbę martwych zapasów, prawdopodobnie nadszedł czas na zmianę istniejącego systemu zarządzania. "Martwe" zapasy stwarzają poważne problemy dla firm, ponieważ nie tylko zajmują miejsce w magazynie, ale także wiążą fundusze. Co więcej, takie towary często muszą być sprzedawane po obniżonych cenach w ramach wymuszonych wyprzedaży lub nawet wyrzucane.

Jeśli korzystają Państwo z wyspecjalizowanego systemu, powinien on zapobiegać występowaniu martwych zapasów. Na przykład rozwiązanie LEAFIO Inventory Optimization pomoże Państwu znaleźć niesprzedane produkty, wstrzymać zamówienia, usunąć je z asortymentu i poszukać lepszych alternatyw. Oprogramowanie może również pomóc rozwiązać problem z istniejącymi "martwymi" zapasami i zorganizować proces sprzedaży.

Powiązane:  Sztuczna inteligencja w branży detalicznej: korzyści i rzeczywiste zastosowania

Kilka czynników, takich jak niewystarczające planowanie, nieprawidłowe prognozowanie popytu, nakładające się promocje lub braki w dostawach, może powodować niepowodzenia kampanii promocyjnych. Przyjrzyjmy się bliżej tym czynnikom:

• Insufficient preparation for the promotional campaign: This can lead to unsatisfactory availability of promotional products or the inability to implement all the necessary measures during the campaign period. It is essential to accurately calculate the time for planning and deploying a campaign, as well as to handle routine tasks automatically and thus reduce the workload of managers. For example, the functional block LEAFIO Promotion Intelligence automatycznie obliczy wymagany poziom zapasów dla promocji i ostrzeże Państwa o błędach, które mogłyby negatywnie wpłynąć na wynik.
• Nakładające się i konkurujące ze sobą promocje: Menedżerom trudno jest zarządzać kilkoma akcjami jednocześnie, więc często mogą popełniać błędy, powodując, że niektóre promocje kolidują z innymi kampaniami. Aby temu zapobiec, należy korzystać z wygodnego kalendarza promocji. W systemie LEAFIO wszystkie promocje są zebrane w jednym miejscu. Mogą Państwo łatwo przeglądać wyniki poprzednich, bieżących i planowanych kampanii oraz śledzić ich postępy.
  
• Niedokładna prognoza popytu: Jeśli oczekiwana sprzedaż podczas kampanii promocyjnej zostanie nieprawidłowo oszacowana, prowadzi to do nadmiaru zapasów lub odwrotnie, niewystarczającej ilości towarów na półkach. Istotne jest, aby dokonywać obliczeń zapasów w oparciu o analizę popytu, historię sprzedaży produktów oraz dane dotyczące sprzedaży analogów lub podobnych produktów - wszystko to można zrobić za pomocą specjalistycznego oprogramowania.
  

Jeśli Państwa promocje nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, być może nadszedł czas, aby ponownie rozważyć podejście do zarządzania zapasami. Odpowiedni system powinien pozwolić Państwu na dokładne planowanie działań, analizowanie czynników wpływających i opracowywanie strategii, które pomogą uniknąć niepowodzeń w przyszłości.

Zautomatyzowane przetwarzanie rutynowych zamówień jest odpowiedzią na ten problem. Pozwala to menedżerom skupić się na bardziej krytycznych zadaniach i zapobiega ręcznym błędom, które prowadzą do nadmiernych zapasów i niedoborów.

Korzystając z systemu zamówień LEAFIO Inventory Optimization, mogą Państwo automatycznie tworzyć i wysyłać zamówienia do zewnętrznych dostawców lub magazynów bez interwencji pracowników. Taka automatyzacja, jak pokazują doświadczenia klientów LEAFIO, pozwala zreorganizować dział, zmniejszyć liczbę pracowników i uwolnić znaczną część zasobów na marketing lub inwestycje.

Brak wiarygodnych i dogłębnych analiz prowadzi do niepotrzebnego marnowania zasobów. Stawia to Państwa w sytuacji, w której nie mają Państwo jasnego obrazu efektywności zarządzania zapasami. Jeśli Państwa system nie dostarcza informacji potrzebnych do usprawnienia procesów biznesowych sieci, nadszedł czas, aby rozważyć jego aktualizację.

Nowy system powinien zapewniać szczegółowe raportowanie umożliwiające podejmowanie świadomych decyzji. Na przykład moduł analityczny LEAFIO Inventory Optimization oferuje narzędzia analityczne do śledzenia dynamiki sprzedaży, planowania zapasów i wydajności. Nie jest to tylko zestaw wygodnych raportów, ale kompletna diagnoza Państwa procesów biznesowych i potężny czynnik zwiększający wydajność biznesową.

Doświadczeni sprzedawcy detaliczni wiedzą, że współpraca z dostawcami to pole minowe pełne wyzwań. Dlatego też istniejący system zarządzania zapasami nie wystarczy, jeśli nie będą Państwo w stanie zapewnić terminowych i prawidłowych dostaw od dostawców. Mogą Państwo napotkać następujące problemy:

• opóźnione dostawy;
• towary często są dostarczane w niewłaściwej ilości;
• błędy w zamówieniach, otrzymują Państwo wadliwe produkty;
• towary dotrą uszkodzone, niewłaściwie zapakowane itp.

Wszystkie te sytuacje powinny być rejestrowane i analizowane. Jeśli nie mogą Państwo wpłynąć na działania dostawcy, analiza poprzednich dostaw może pomóc w podjęciu bardziej świadomej decyzji. Na przykład, mogą Państwo odrzucić dostawców lub negocjować z nimi lepsze warunki w oparciu o przejrzyste statystyki poprzednich dostaw.

Powiązane:  Kompleksowe planowanie łańcucha dostaw: dlaczego jest ono niezbędne?

Do zarządzania współpracą z dostawcami mogą Państwo wykorzystać system LEAFIO, który w przejrzysty sposób pozwala ocenić wiarygodność każdego partnera. Wykresy modułu analitycznego wyświetlają informacje o zamówieniach w ujęciu ilościowym i wartościowym, udziale dostawcy w zakupach oraz sprzedaży sklepu lub całej sieci. Narzędzia programowe obejmują również:

• Obliczanie wskaźnika niezawodności dostawcy (SRI) i uwzględnianie go przy składaniu zamówień.
• Optymalizacja zamówienia z uwzględnieniem warunków dostawcy.
• Sprawdzenie poprawności zamówienia w celu uniknięcia niepożądanych błędów.
• Automatyczna wysyłka zamówień w zależności od ustawień wybranych dla danego dostawcy.

Należy zauważyć, że nie dotyczy to segmentu premium, w którym wysokie marże sprawiają, że obroty są kwestią drugorzędną. Niemniej jednak, w standardowym modelu biznesowym, jeśli nie sprzedadzą Państwo towarów dostarczonych przez dostawcę do końca okresu odroczenia, zazwyczaj muszą Państwo zapłacić pieniądze przed zebraniem zysków ze sprzedaży. Takie sytuacje są wysoce niepożądane dla sprzedawców detalicznych, którzy chcą poprawić swoje obroty kapitałowe, zmniejszyć ryzyko i zapewnić bardziej wiarygodne zyski.

Specjalistyczne oprogramowanie pomoże Państwu określić optymalną ilość zapasów w magazynie, a także opracować strategię promocji towarów w celu skrócenia okresu sprzedaży. W ten sposób mogą Państwo ograniczyć ryzyko niewystarczającej płynności finansowej oraz zapewnić lepsze obroty i szybki zwrot ze sprzedaży.

Zgodnie z wynikami projektów LEAFIO, wdrożenie systemu optymalizacji zapasów poprawia rotację zapasów średnio o 30%.

Różne czynniki mogą utrudniać zarządzanie zapasami w celu wprowadzenia zmian w kampanii. Niewystarczające poziomy zapasów stanowią główną przeszkodę, ponieważ kampanie nie mogą być kontynuowane bez odpowiednich zapasów. Kwestie techniczne, takie jak usterki systemu, mogą również utrudniać wprowadzanie zmian. Ograniczone zasoby, w tym siła robocza i finanse, mogą spowolnić proces. Opóźnienia w otrzymywaniu zapasów od dostawców i zgodność z przepisami dodatkowo ograniczają elastyczność. Względy strategiczne, wahania sezonowe i wyzwania komunikacyjne w organizacji mogą również utrudniać modyfikowanie kampanii.

Pokonanie tych wyzwań wymaga solidnych systemów zarządzania zapasami, skutecznej komunikacji, dywersyfikacji dostawców i elastycznych strategii dostosowywania się do zmieniających się wymagań i czynników zewnętrznych.

Jeśli regularnie napotykają Państwo problemy z powyższej listy, być może należy pomyśleć o reorganizacji systemu zarządzania zapasami. Możliwe jest również, że obecny system nie działa optymalnie, jeśli już go Państwo używają. System, który wprowadzają Państwo w życie, powinien zawsze zapewniać elastyczność i zdolność do rozwoju i dostosowywania się do zmian na rynku lub w sieci - od tego zależy sukces każdej firmy.