8 señales reveladoras de que su negocio minorista necesita una transformación de la gestión de inventarios

Independientemente de las herramientas que utilice para gestionar el inventario en su cadena minorista (un sistema especializado, ERP o incluso Excel), tarde o temprano, es posible que tenga que hacer cambios. Las deficiencias del sistema existente provocan invariablemente existencias "muertas", interrupciones del suministro, resultados insatisfactorios de las campañas promocionales y otros problemas. Es crucial registrar estos problemas tan pronto como surjan, identificar las causas y encontrar soluciones eficaces que estimulen el progreso de la empresa y el crecimiento de los beneficios.

Echemos un vistazo a ocho señales críticas de que una empresa necesita transformar su sistema de gestión de inventarios. También consideraremos los cambios críticos en los procesos empresariales que ayudan a resolver estos problemas.

Principales conclusiones

Reconocer señales de alerta permite actuar antes de sufrir pérdidas mayores.

• Frecuentes sobrestocks o roturas. 

• Mucho tiempo en Excel manual. 

• Falta de visibilidad en tiendas. 

• Exceso de descuentos por stock lento. 

• Proyecciones inexactas que afectan cash flow.

¿Las mercancías permanecen demasiado tiempo en stock? Un bajo índice de rotación suele deberse a una combinación de factores: una baja demanda de determinadas referencias, una planificación ineficiente de las compras, no tener en cuenta las fluctuaciones estacionales de la demanda, etc. Además de ralentizar el flujo de caja, la baja rotación también conlleva costes adicionales de almacenamiento de existencias y pérdidas por daños en los productos, rebajas y amortizaciones.

Si observa este problema en sus almacenes, puede significar que el sistema de gestión de inventario existente no garantiza una coordinación eficaz entre la planificación, el aprovisionamiento y el cumplimiento. En ese caso, es necesario mejorar la precisión de los pedidos actualizando los procesos de previsión de la demanda y recopilando análisis fiables, porque la acumulación de exceso de existencias suele producirse cuando no se evalúa correctamente el nivel de demanda. Tanto las razones locales como las macroeconómicas pueden ser la causa de ello.

Según los analistas de DA Davidson, la mayoría de los minoristas se enfrentaron a un exceso de existencias sin precedentes en 2022 debido al fuerte repunte de la demanda durante la pandemia, lo que lastró sus operaciones. Las grandes cadenas que venden artículos para el hogar, ropa y electrónica están reduciendo ahora activamente sus niveles de inventario. Walmart, por ejemplo, ya ha reducido el inventario en sus tiendas de EE.UU. en un 9%, liberando cientos de millones de dólares de su balance y ampliando el espacio disponible en su cadena de suministro.

Un software especializado puede ayudarle a equilibrar su tasa de rotación de inventario. Por ejemplo, LEAFIO Inventory Optimization, una solución impulsada por IA, tiene todas las herramientas que necesita para hacerlo:

• Análisis en profundidad del rendimiento del inventario, consideraciones sobre los proveedores, especificidades de cada SKU y variaciones de la demanda.
• Un módulo de previsión que le permite evaluar con precisión la demanda actual y futura de mercancías teniendo en cuenta los factores internos y externos de los cambios en la demanda.
• Planificación de la cadena de suministro basada en la estacionalidad y las condiciones del mercado.

¿Se quejan los clientes de que sus productos favoritos están constantemente agotados? La falta de SKU populares conduce inevitablemente a una pérdida de ventas potenciales. Los clientes pueden verse obligados a elegir productos alternativos o negarse a comprar nada. Esto puede dar lugar a una impresión negativa de la tienda y provocar una pérdida de fidelidad de los clientes.

Un control ineficaz de las existencias, una planificación desequilibrada de los suministros y un análisis y una previsión de la demanda de mala calidad suelen ser los culpables de los bajos niveles de disponibilidad. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en el caso de mercancías de baja rotación cuando los ejecutivos planifican el reaprovisionamiento basándose en las ventas medias del periodo en cuestión. Entonces, cuando se produce un ligero aumento de la demanda, la probabilidad de acabar en ruptura de existencias es alta. Especialmente en la categoría de productos frescos, que debe actualizarse constantemente, el especialista en compras compra menos para evitar el exceso de existencias y la acumulación de mercancías caducadas. La baja disponibilidad también puede ser el resultado de errores cometidos por especialistas que olvidaron planificar el aumento de existencias para una promoción o para hacer frente a una nueva tendencia.

Si se enfrenta a este problema, puede que sea el momento de cambiar a un software inteligente con la funcionalidad necesaria para controlar la disponibilidad de mercancías independientemente de los motivos específicos y la categoría de los productos de sus tiendas. Por ejemplo, LEAFIO Inventory Optimization proporciona:

• Identificación automática de los impulsores de ventas y de los productos que deben eliminarse del surtido.
• Un sistema de gestión de inventarios que tiene en cuenta las fechas de caducidad, los acuerdos con los proveedores, los tipos de envase, las franjas horarias de entrega, etc.
• Sistema automático de pedidos que crea y envía solicitudes a proveedores o almacenes sin intervención manual.

Como resultado de la implantación del sistema de gestión de inventarios LEAFIO, la cadena Divocin experimentó un aumento del 10,8% en la disponibilidad de los productos conectados al sistema en los primeros meses, con un incremento del 23,08% en la facturación.

Si observa un gran número de existencias muertas, probablemente ha llegado el momento de cambiar su sistema de gestión actual. Las existencias "muertas" crean importantes problemas a las empresas porque no sólo ocupan espacio en el almacén sino que también inmovilizan fondos. Además, estas mercancías a menudo tienen que venderse con descuentos en ventas forzosas o incluso tirarse.

Si utiliza un sistema especializado, debe evitar la aparición de existencias muertas. Por ejemplo, la solución de optimización de inventarios LEAFIO le ayuda a encontrar los artículos no vendidos, detener los pedidos, eliminarlos del surtido y buscar alternativas mejores. El software también puede ayudar a resolver el problema del stock "muerto" existente y a organizar el proceso de venta.

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Varios factores, como una planificación insuficiente, una previsión incorrecta de la demanda, el solapamiento de promociones o las deficiencias en las entregas, pueden provocar el fracaso de las campañas promocionales. Echemos un vistazo más de cerca a estos factores:

• Preparación insuficiente de la campaña promocional: Esto puede dar lugar a una disponibilidad insatisfactoria de los productos promocionales o a la incapacidad de aplicar todas las medidas necesarias durante el periodo de la campaña. Es esencial calcular con precisión el tiempo de planificación y despliegue de una campaña, así como gestionar las tareas rutinarias de forma automática y reducir así la carga de trabajo de los gestores. Por ejemplo, el bloque funcional LEAFIO Promotion Intelligence calculará automáticamente el nivel de inventario necesario para la promoción y le alertará de los errores que puedan afectar negativamente al resultado.
• Promociones que se solapan y compiten entre sí: Es difícil para los gestores gestionar varias acciones simultáneamente, por lo que a menudo pueden cometer errores, haciendo que algunas promociones interfieran con otras campañas. Para evitar que esto ocurra, debe utilizar un calendario de promociones adecuado. En el sistema LEAFIO, todas las promociones están reunidas en un solo lugar. Puede ver fácilmente los resultados de las campañas pasadas, actuales y planificadas y seguir su progreso.
  
• Previsión inexacta de la demanda: Si se evalúan incorrectamente las ventas previstas durante la campaña de promoción, se produce un exceso de existencias o, por el contrario, una cantidad insuficiente de productos en las estanterías. Es vital hacer cálculos de inventario basados en el análisis de la demanda, el historial de ventas del producto y los datos de ventas de productos análogos o similares, todo lo cual puede hacerse utilizando software especializado.
  

Si sus promociones no están dando los resultados esperados, podría ser el momento de reconsiderar su enfoque de la gestión del inventario. Un sistema adecuado debería permitirle planificar cuidadosamente las actividades, analizar los factores que influyen y desarrollar estrategias que le ayuden a evitar futuros fracasos.

El procesamiento automatizado de los pedidos rutinarios es la respuesta a este problema. Permite a los gestores centrarse en tareas más críticas y evitar errores manuales que provocan excesos de existencias y escasez.

Utilizando el sistema de pedidos de optimización de inventario de LEAFIO, usted puede crear y enviar automáticamente pedidos a proveedores o almacenes externos sin la intervención de los empleados. Esta automatización, como demuestra la experiencia de los clientes de LEAFIO, le permite reorganizar el departamento, reducir el número de empleados y liberar una parte importante de recursos para marketing o inversiones.

La falta de análisis fiables y en profundidad conduce a un derroche innecesario de recursos. Le pone en una situación en la que no tiene una visión clara de la eficacia de la gestión del inventario. Si su sistema no le está proporcionando la información que necesita para mejorar los procesos empresariales de su cadena, es el momento de plantearse una actualización.

El nuevo sistema debe proporcionar informes detallados para tomar decisiones con conocimiento de causa. Por ejemplo, el módulo analítico de optimización del inventario de LEAFIO ofrece herramientas analíticas para el seguimiento de la dinámica de las ventas, la planificación del inventario y el rendimiento. No se trata sólo de un conjunto de cómodos informes, sino de un diagnóstico completo de sus procesos empresariales y un potente impulsor de la productividad empresarial.

Los minoristas experimentados saben que tratar con los proveedores es un campo minado de desafíos. Por lo tanto, un sistema de gestión de inventario existente no será suficiente si no puede asegurarse de que los proveedores entregan a tiempo y correctamente. Puede enfrentarse a los siguientes problemas:

• entregas tardías;
• Las mercancías suelen llegar en la cantidad equivocada;
• errores en los pedidos, recibe productos defectuosos;
• la mercancía llega dañada, mal embalada, etc.

Todas estas situaciones deben registrarse y analizarse. Si no puede influir en las acciones del proveedor, analizar las entregas anteriores puede ayudarle a tomar una decisión más informada. Por ejemplo, puede rechazar proveedores o negociar mejores condiciones con ellos basándose en estadísticas claras de entregas anteriores.

Para gestionar la cooperación con los proveedores, puede utilizar el sistema LEAFIO, que le permite evaluar la fiabilidad de cada socio de forma transparente. Los gráficos del módulo analítico muestran información sobre los pedidos por cantidad y valor, la participación del proveedor en las compras y las ventas de la tienda o de toda la red. Las herramientas de software también incluyen:

• Cálculo del índice de fiabilidad del proveedor (IRP) y su consideración a la hora de realizar pedidos.
• Optimización del pedido teniendo en cuenta las condiciones del proveedor.
• Comprobación de la corrección del pedido para evitar errores no deseados.
• Envío automático de pedidos en función de los ajustes seleccionados para un proveedor concreto.

Cabe señalar que esto no se aplica al segmento premium, donde los altos márgenes hacen que la facturación sea una preocupación secundaria. Sin embargo, en un modelo de negocio estándar, si no vende la mercancía suministrada por un proveedor al final del periodo de aplazamiento, normalmente tendrá que pagar dinero antes de cobrar sus ganancias por la venta. Estas situaciones son muy poco deseables para los minoristas que desean mejorar su rotación de capital, reducir los riesgos y asegurarse unos beneficios más fiables.

Un software especializado le ayudará a determinar la cantidad óptima de existencias en el almacén, así como a desarrollar una estrategia de promoción de mercancías para reducir el periodo de ventas. De este modo, podrá reducir el riesgo de liquidez insuficiente y garantizar una mejor rotación y una rápida rentabilidad de las ventas.

Según los resultados de los proyectos LEAFIO, la implantación del sistema de Optimización de Inventarios mejora la rotación de inventarios en una media del 30%.

Diversos factores podrían impedir que la gestión del inventario introdujera cambios en una campaña. Los niveles insuficientes de existencias suponen un obstáculo importante, ya que las campañas no pueden seguir adelante sin un inventario adecuado. Los problemas técnicos, como los fallos del sistema, también pueden impedir los ajustes. Los recursos limitados, incluidos los humanos y financieros, pueden ralentizar el proceso. Los retrasos en la recepción de existencias de los proveedores y el cumplimiento de la normativa limitan aún más la flexibilidad. Las consideraciones estratégicas, las variaciones estacionales y los problemas de comunicación dentro de la organización también pueden obstaculizar la capacidad de modificar las campañas.

Superar estos retos requiere sistemas sólidos de gestión de inventarios, una comunicación eficaz, la diversificación de los proveedores y estrategias flexibles para adaptarse a las demandas cambiantes y a los factores externos.

Si se encuentra regularmente con alguno de los problemas de la lista anterior, es posible que tenga que pensar en reorganizar su sistema de gestión de inventarios. También es posible que su sistema actual no funcione de forma óptima si ya está utilizando uno. El sistema que ponga en práctica debe ofrecer siempre flexibilidad y capacidad para desarrollarse y adaptarse a los cambios del mercado o de la red: el éxito de cualquier empresa depende de ello.