8 sinais reveladores de que sua empresa de varejo precisa de uma transformação na gestão de estoques

Independentemente das ferramentas que o senhor utiliza para gerenciar o estoque em sua cadeia de varejo (um sistema especializado, ERP ou até mesmo o Excel), mais cedo ou mais tarde, talvez seja necessário fazer alterações. As deficiências do sistema existente invariavelmente levam a estoques "mortos", interrupções no fornecimento, resultados insatisfatórios de campanhas promocionais e outros problemas. É fundamental registrar esses problemas assim que surgirem, identificar as causas e encontrar soluções eficazes que estimulem o progresso e o crescimento dos lucros da empresa.

Vamos dar uma olhada em oito sinais críticos de que uma empresa precisa transformar seu sistema de gerenciamento de estoque. Também consideraremos as mudanças críticas nos processos de negócios que ajudam a resolver esses problemas.

Principais conclusões

Há sinais claros de quando é hora de modernizar a gestão de estoques.

• Muitos itens encalhados ou vencendo. 

• Frequentes rupturas em SKUs críticos. 

• Estoque alto sem capital de giro. 

• Falta relatórios claros por loja. 

• Compras feitas por "feeling".

As mercadorias ficam muito tempo em estoque? Uma baixa taxa de rotatividade geralmente é causada por uma combinação de fatores: baixa demanda por determinadas SKUs, planejamento ineficiente de suprimentos, não levar em conta as flutuações sazonais da demanda etc. Além de diminuir o fluxo de caixa, a baixa rotatividade também gera custos adicionais de armazenamento de estoque e perdas devido a danos, remarcações e baixas de produtos.

Se o senhor perceber esse problema em suas lojas, isso pode significar que o sistema de gerenciamento de estoque existente não garante uma coordenação eficaz entre planejamento, suprimento e atendimento. Nesse caso, a precisão dos pedidos precisa ser melhorada por meio da atualização dos processos de previsão de demanda e da coleta de análises confiáveis, pois o acúmulo de excesso de estoque geralmente ocorre quando o nível de demanda não é avaliado corretamente. Razões locais e macroeconômicas podem ser a causa disso.

De acordo com analistas da DA Davidson, a maioria dos varejistas enfrentou um excesso de estoque sem precedentes em 2022 devido ao forte aumento na demanda durante a pandemia, o que pesou em suas operações. Grandes redes que vendem produtos domésticos, roupas e eletrônicos estão agora reduzindo ativamente os níveis de estoque. O Walmart, por exemplo, já reduziu o estoque em suas lojas nos EUA em 9%, liberando centenas de milhões de dólares de seu balanço patrimonial e expandindo o espaço disponível em sua cadeia de suprimentos.

Um software especializado pode ajudar o senhor a equilibrar a taxa de rotatividade do estoque. Por exemplo, LEAFIO Inventory Optimization, uma solução alimentada por IA, tem todas as ferramentas de que o senhor precisa para fazer isso:

• Análise aprofundada do desempenho do estoque, considerações do fornecedor, especificidades de cada SKU e variações de demanda.
• Um módulo de previsão que permite que o senhor avalie com precisão a demanda atual e futura de produtos, considerando os fatores internos e externos das mudanças na demanda.
• Planejamento da cadeia de suprimentos com base na sazonalidade e nas condições de mercado.

Os clientes estão reclamando que seus produtos favoritos estão constantemente fora de estoque? A falta de SKUs populares inevitavelmente leva a uma perda de vendas potenciais. Os clientes podem ser forçados a escolher produtos alternativos ou se recusar a comprar qualquer coisa. Isso pode resultar em uma impressão negativa da loja e levar à perda da fidelidade do cliente.

O controle ineficaz de estoque, o planejamento desequilibrado de suprimentos e a análise e previsão de demanda de baixa qualidade geralmente são os culpados pelos baixos níveis de disponibilidade. Isso pode acontecer, por exemplo, no caso de mercadorias de baixa rotatividade, quando os executivos planejam o reabastecimento com base na média de vendas de um determinado período. Então, quando ocorre um pequeno aumento na demanda, a probabilidade de acabar em falta de estoque é alta. Especialmente na categoria de produtos frescos, que deve ser constantemente atualizada, o especialista em compras compra menos para evitar o excesso de estoque e o acúmulo de produtos vencidos. A baixa disponibilidade também pode ser resultado de erros cometidos por especialistas que se esqueceram de planejar o aumento dos estoques para uma promoção ou para atender a uma nova tendência.

Se o senhor estiver enfrentando esse problema, talvez seja hora de mudar para um software inteligente com a funcionalidade necessária para controlar a disponibilidade de mercadorias, independentemente dos motivos específicos e da categoria dos produtos em suas lojas. Por exemplo, o LEAFIO Inventory Optimization oferece:

• Identificação automática de impulsionadores de vendas e produtos que devem ser removidos do sortimento.
• Um sistema de gerenciamento de estoque que leva em consideração datas de vencimento, contratos com fornecedores, tipos de embalagem, intervalos de entrega etc.
• Sistema de pedidos automático que cria e envia solicitações a fornecedores ou depósitos sem intervenção manual.

Como resultado da implementação do sistema de gerenciamento de estoque LEAFIO, a rede Divocin teve um aumento de 10,8% na disponibilidade de produtos conectados ao sistema nos primeiros meses, com um aumento de 23,08% no faturamento.

Se o senhor observar um grande número de estoques mortos, provavelmente está na hora de mudar o sistema de gerenciamento existente. Os estoques "mortos" criam problemas significativos para as empresas, pois não apenas ocupam espaço no depósito, mas também imobilizam fundos. Além disso, essas mercadorias geralmente precisam ser vendidas com descontos em vendas forçadas ou até mesmo jogadas fora.

Se o senhor usar um sistema especializado, ele deverá evitar a ocorrência de estoque morto. Por exemplo, a solução LEAFIO Inventory Optimization ajuda o senhor a encontrar itens não vendidos, interromper pedidos, removê-los do sortimento e procurar alternativas melhores. O software também pode ajudar a resolver o problema do estoque "morto" existente e a organizar o processo de venda.

Relacionado:  Inteligência artificial no setor de varejo: benefícios e aplicações na vida real

Vários fatores, como planejamento insuficiente, previsão de demanda incorreta, sobreposição de promoções ou deficiências de entrega, podem causar falhas nas campanhas promocionais. Vamos dar uma olhada mais de perto nesses fatores:

• Preparação insuficiente para a campanha promocional: Isso pode levar a uma disponibilidade insatisfatória de produtos promocionais ou à incapacidade de implementar todas as medidas necessárias durante o período da campanha. É essencial calcular com precisão o tempo de planejamento e implementação de uma campanha, bem como lidar com tarefas de rotina automaticamente e, assim, reduzir a carga de trabalho dos gerentes. Por exemplo, o bloco funcional LEAFIO Promotion Intelligence calculará automaticamente o nível de estoque necessário para a promoção e alertará o senhor sobre erros que possam afetar negativamente o resultado.
• Sobreposição e concorrência de promoções: É difícil para os gerentes administrarem vários estoques simultaneamente e, por isso, muitas vezes eles podem cometer erros, fazendo com que algumas promoções interfiram em outras campanhas. Para evitar que isso aconteça, o senhor deve usar um calendário de promoções conveniente. No sistema LEAFIO, todas as promoções são reunidas em um só lugar. O senhor pode visualizar facilmente os resultados de campanhas passadas, atuais e planejadas e acompanhar seu progresso.
  
• Previsão de demanda imprecisa: Se as vendas esperadas durante a campanha de promoção forem avaliadas incorretamente, isso levará a um excesso de estoque ou, ao contrário, a uma quantidade insuficiente de produtos nas prateleiras. É fundamental fazer cálculos de estoque com base na análise da demanda, no histórico de vendas do produto e nos dados de vendas de produtos análogos ou similares - tudo isso pode ser feito usando um software especializado.
  

Se suas promoções não estão produzindo os resultados esperados, talvez seja hora de reconsiderar sua abordagem de gerenciamento de estoque. Um sistema adequado deve permitir que o senhor planeje cuidadosamente as atividades, analise os fatores de influência e desenvolva estratégias para ajudar a evitar futuros fracassos.

O processamento automatizado de pedidos de rotina é a resposta para esse problema. Ele permite que os gerentes se concentrem em tarefas mais importantes e evita erros manuais que levam a estoques excessivos e escassez.

Usando o sistema de pedidos LEAFIO Inventory Optimization, o senhor pode criar e enviar pedidos automaticamente para fornecedores externos ou depósitos sem a intervenção de funcionários. Essa automação, conforme demonstrado pela experiência dos clientes da LEAFIO, permite que o senhor reorganize o departamento, reduza o número de funcionários e libere uma parte significativa dos recursos para marketing ou investimento.

A falta de uma análise confiável e aprofundada leva ao desperdício desnecessário de recursos. Isso o coloca em uma situação em que o senhor não tem uma visão clara da eficácia do gerenciamento de estoque. Se o seu sistema não estiver fornecendo as informações de que o senhor precisa para aprimorar os processos comerciais da sua cadeia, é hora de considerar uma atualização.

O novo sistema deve fornecer relatórios detalhados para a tomada de decisões informadas. Por exemplo, o módulo analítico LEAFIO Inventory Optimization oferece ferramentas analíticas para acompanhar a dinâmica de vendas, o planejamento de estoque e o desempenho. Não se trata apenas de um conjunto de relatórios convenientes, mas de um diagnóstico completo de seus processos de negócios e de um poderoso impulsionador da produtividade dos negócios.

Os varejistas experientes sabem que lidar com fornecedores é um campo minado de desafios. Portanto, um sistema de gerenciamento de estoque existente não será suficiente se o senhor não puder garantir que os fornecedores entreguem no prazo e corretamente. O senhor pode enfrentar os seguintes problemas:

• entregas atrasadas;
• As mercadorias geralmente chegam na quantidade errada;
• erros nos pedidos, o senhor recebe produtos com defeito;
• as mercadorias chegarem danificadas, embaladas incorretamente, etc.

Todas essas situações devem ser registradas e analisadas. Se o senhor não puder influenciar as ações do fornecedor, a análise de entregas anteriores pode ajudá-lo a tomar uma decisão mais informada. Por exemplo, o senhor pode rejeitar fornecedores ou negociar melhores condições com eles com base em estatísticas claras de entregas anteriores.

Para gerenciar a cooperação com os fornecedores, o senhor pode usar o sistema LEAFIO, que permite avaliar a confiabilidade de cada parceiro de forma transparente. Os gráficos do módulo analítico exibem informações sobre pedidos por quantidade e valor, a participação do fornecedor nas compras e as vendas da loja ou de toda a rede. As ferramentas de software também incluem:

• Cálculo do índice de confiabilidade do fornecedor (SRI) e sua consideração ao fazer pedidos.
• Otimização do pedido levando em conta as condições do fornecedor.
• Verificar a exatidão do pedido para evitar erros indesejados.
• Envio automático de pedidos, dependendo das configurações selecionadas para um determinado fornecedor.

Deve-se observar que isso não se aplica ao segmento premium, em que as altas margens tornam o faturamento uma preocupação secundária. Entretanto, em um modelo de negócios padrão, se o senhor não vender a mercadoria fornecida por um fornecedor até o final do período de diferimento, normalmente terá de pagar antes de receber os ganhos da venda. Essas situações são altamente indesejáveis para os varejistas que desejam melhorar o giro de capital, reduzir riscos e garantir lucros mais confiáveis.

Um software especializado ajudará o senhor a determinar a quantidade ideal de estoque no depósito, bem como a desenvolver uma estratégia de promoção de mercadorias para reduzir o período de vendas. Dessa forma, o senhor pode reduzir o risco de liquidez insuficiente e garantir melhor rotatividade e um rápido retorno das vendas.

De acordo com os resultados dos projetos LEAFIO, a implementação do sistema de otimização de estoque melhora o giro do estoque em uma média de 30%.

Vários fatores podem impedir que o gerenciamento de estoque faça alterações em uma campanha. Níveis de estoque insuficientes representam um grande obstáculo, pois as campanhas não podem prosseguir sem o estoque adequado. Problemas técnicos, como falhas no sistema, também podem impedir os ajustes. Recursos limitados, incluindo mão de obra e finanças, podem retardar o processo. Atrasos no recebimento do estoque dos fornecedores e a conformidade com as normas limitam ainda mais a flexibilidade. Considerações estratégicas, variações sazonais e desafios de comunicação dentro da organização também podem prejudicar a capacidade de modificar as campanhas.

Para superar esses desafios, são necessários sistemas robustos de gerenciamento de estoque, comunicação eficiente, diversificação de fornecedores e estratégias flexíveis para se adaptar às mudanças nas demandas e aos fatores externos.

Se o senhor encontra regularmente algum dos problemas da lista acima, talvez precise pensar em reorganizar seu sistema de gerenciamento de estoque. Também é possível que seu sistema atual não esteja funcionando da melhor forma, caso o senhor já esteja usando um. O sistema que o senhor coloca em prática deve sempre oferecer flexibilidade e a capacidade de se desenvolver e se adaptar às mudanças no mercado ou na rede - o sucesso de qualquer negócio depende disso.