Prawdopodobnie dobrze znają Państwo tę sytuację: wchodzą Państwo do sklepu, aby szybko kupić swój ulubiony produkt, a zamiast niego zastają pustą półkę. Rozczarowanie z pewnością nastąpi, a to właśnie rozczarowanie może prowadzić do znacznych strat biznesowych w dłuższej perspektywie. W handlu detalicznym brak towaru w magazynie oznacza utratę sprzedaży i dodatkowe ryzyko.
W tym artykule omówimy przyczyny i konsekwencje przestojów magazynowych oraz przedstawimy praktyczne wskazówki, jak ich uniknąć.
Główne wnioski
Braki to jeden z największych problemów retail, który bezpośrednio zmniejsza przychody i zaufanie klientów.
Najczęściej wynikają z błędów w prognozach.
Zbyt niskie safety stock.
Przestoje w łańcuchu dostaw.
Brak monitoringu OSA.
Potrzebna automatyzacja reorder points.
Co to jest stockout?
Brak towaru w magazynie oznacza, że dany towar nie jest dostępny, gdy klient chce go kupić. Dzieje się tak, gdy dostępna ilość towarów spada poniżej poziomu popytu lub gdy zapasy są całkowicie wyczerpane. Sytuacja może być zlokalizowana (jeden sklep) lub dotyczyć całej sieci. Tak czy inaczej, brak czegokolwiek w magazynie do sprzedania jest niewątpliwie poważnym problemem. Według IHL Group, sprzedawcy detaliczni stracili na tym 349 miliardów dolarów w 2022 roku, a to tylko detaliści z USA i Kanady!
Nie każdy niedobór jest problemem sprzedawcy detalicznego
Należy rozróżnić subtelną, ale istotną różnicę między brakiem towaru w magazynie a ogólną niedostępnością towarów. Dla przykładu, gdy Apple wypuściło długo wyczekiwanego iPhone'a X w 2017 roku, popyt ze strony klientów był tak duży, że większości sprzedawców szybko zabrakło gadżetów do umieszczenia na półkach. Firma musiała oficjalnie przyznać się do problemu, a kupujący czekali na dostawy do końca roku. Jest to przykład ogólnej niedostępności produktu.
Wyobraźmy sobie jednak, że ten smartfon jest dostępny w trzech sieciach handlowych, a w czwartej nie ma go na stanie. Nie chodzi o to, ile osób pobiegnie do sklepu, ale o niewystarczające ilości, ponieważ dostawca nie dostarczył towaru na czas. Mówimy tu o konkretnym produkcie, którego nie ma w magazynie.
Najczęstsze przyczyny braków magazynowych
Braki magazynowe występują z różnych powodów. Może to być odosobniony problem związany z popularnymi produktami, ale częściej jest to kombinacja kilku czynników.
Rozbieżności między stanami na papierze i w rzeczywistości
Są to najczęstsi winowajcy, a niektóre rzeczy są niedostępne w magazynie. Załóżmy, że mają Państwo udokumentowaną ilość towarów i rzeczywistą ilość towarów, a liczby te różnią się. Dlaczego? Istnieją trzy główne czynniki:
- Błąd ludzki podczas ręcznego księgowania.
- Awaria techniczna systemu podczas synchronizacji.
- Utrata towarów w wyniku kradzieży lub uszkodzenia.
Jest jeszcze czwarty czynnik, „wszystko”. To też się zdarza.
Błędy (zarówno ludzkie, jak i komputerowe) zdarzają się znacznie częściej w okresach aktywnej sprzedaży, kiedy pieniądze szybko przechodzą z rąk do rąk, a zapasy są na wyczerpaniu, ponieważ nie ma czasu na uzupełnienie zapasów na półkach.
Nieprawidłowe prognozowanie popytu
Często zdarza się, że towary znikają z magazynu z powodu gwałtownego, nieprzewidzianego wzrostu popytu. Częściej jednak dzieje się odwrotnie: wzrost można było przewidzieć, ale tak się nie stało (a przynajmniej nie we właściwy sposób). Dzieje się tak w sieciach detalicznych i pojedynczych sklepach, które nadal stosują klasyczną metodę prognozowania opartą wyłącznie na poprzednich danych sprzedażowych. Jest to krytycznie niewystarczające: aby przewidzieć zachowanie konsumentów i zoptymalizować zapasy, w dzisiejszym środowisku należy wziąć pod uwagę wiele czynników, w tym trendy rynkowe, zachowanie konkurencji i wiele innych.
Brak pieniędzy
Oczywistą przyczyną braków magazynowych jest brak wystarczającego kapitału obrotowego na zakup towarów w ilościach hurtowych, co może wynikać z niewłaściwej polityki finansowej.
Problemy logistyczne
Dostawcy usług logistycznych są trudni do kontrolowania. Są to przypadki braku towarów w magazynie spowodowane opóźnieniami w dostawie. Dostawca może mieć wiele powodów: albo najpierw wybiera inne sieci, gubi towary podczas transportu, albo po prostu nie jest w stanie poradzić sobie z ładunkiem do wysyłki. Rezultat jest ten sam: rozczarowanie klienta.
Nieefektywne zarządzanie zapasami
Aby mieć pewność, że zawsze mają Państwo odpowiedni produkt we właściwym czasie i we właściwych ilościach, należy prawidłowo zarządzać zapasami. Jeśli nie przygotują się Państwo do sezonu świątecznego i nie uzupełnią zapasów, niedobory i wszystkie inne negatywne konsekwencje pustych półek będą tylko czekać na katastrofę.
Ile kosztuje firma przestój magazynowy?
W krótkim okresie brak zapasów prowadzi do niższej sprzedaży i frustracji klientów, ale jeśli brak towarów stanie się chroniczną dolegliwością, konsekwencje zmiażdżą zyski:
- Koszty wzrosną nie tylko z powodu utraconej sprzedaży, ale także z powodu nieefektywnego uzupełniania zapasów;
- Reputacja firmy ucierpi, a liczba klientów spadnie;
- Niektórzy rozczarowani klienci przejdą do konkurencji: ci, którzy nie mają problemów z dostępnością towarów.
Dodatkowe problemy obejmują ryzyko negatywnych recenzji w Internecie z powodu chronicznego braku odpowiednich produktów, zwiększone koszty i dodatkowe obciążenie pracowników z powodu pilnej potrzeby rozwiązania problemu niedoboru.
Jest to trudna rzeczywistość dla wielu sprzedawców detalicznych, ponieważ według Worldmetrics.org brak zapasów kosztuje przeciętnego sprzedawcę 1,1 miliona dolarów rocznie.
Straty zysków są najbardziej widoczną konsekwencją braku towaru w magazynie. Nawet jeśli klient nie pójdzie do konkurencji (co jest oczywiste w krótkim okresie, ponieważ ufa Państwa marce), jest bardziej prawdopodobne, że kupi tańszy analog. Potencjalną utratę zysków można obliczyć. Wzór jest następujący:
Załóżmy, że sklep detaliczny sprzedaje średnio 20 notebooków z logo NY dziennie, z zyskiem 15 USD na każdym notebooku. Z powodu problemów z łańcuchem dostaw, notebooki były niedostępne przez 4 dni.
Obliczenia:
SC = (4 dni x 20 zeszytów/dzień x $15/zeszyt) = $1200
O tyle mniej zarobiła firma z powodu braku towaru w magazynie, którego naprawienie zajęło zaledwie cztery dni. Proszę sobie wyobrazić zastosowanie tych obliczeń do wielu problematycznych grup produktów i ich rzeczywistych cen. Potencjalne straty mogą zacząć wynosić zawrotne miliony.
5 kroków do rozwiązania problemu braku towaru w magazynie
Najlepszym sposobem radzenia sobie z brakiem towaru w magazynie jest zapobieganie takim sytuacjom. To tak jak z pożarami: lepiej przestrzegać zasad niż biegać i gasić pożary i usuwać szkody. Nasze wskazówki mają na celu właśnie to - zapobieganie wystąpieniu problemu.
#1 Zwiększenie dokładności prognozowania popytu
Im wyższa dokładność prognozy, tym mniejsze prawdopodobieństwo wyczerpania zapasów. Jest to oczywiste, ale w prawdziwym życiu wiele zdarzeń utrudnia dokładne prognozowanie:
- popyt zmienia się (czasami nieprzewidywalnie);
- producenci zmieniają swój asortyment produktów;
- wprowadzane są nowe produkty;
- nowy produkt „zjada” udział w sprzedaży starego (kanibalizacja);
- zakres produktów znacznie się rozszerza.
Aby sprostać tym wyzwaniom, należy sporządzić podstawową prognozę dla każdego produktu w asortymencie, a następnie dostosować ją, biorąc pod uwagę czynniki planowane (kampanie marketingowe, produkty sezonowe) i nieplanowane.
Podstawą do tego muszą być wysokiej jakości, dokładne dane. Pomocne będzie rozpoczęcie od analizy historycznych danych sprzedaży: pomoże to zidentyfikować trendy i wzorce, a także ustalić dane z działów marketingu i sprzedaży, aby przewidzieć wszystkie możliwe wahania lub szybko przygotować się do sprzedaży i kampanii reklamowych. Proszę wziąć pod uwagę ogólne informacje rynkowe i podzielić się prognozami z dostawcami, aby Państwa dane były bardziej kompletne.
Proszę również rozważyć skorzystanie ze specjalistycznego oprogramowania do prognozowania popytu opartego na sztucznej inteligencji w celu stworzenia wielu modeli i sporządzenia dokładnych prognoz na podstawie dużej ilości danych. Jest to coś, co wykracza poza możliwości każdego człowieka.
#2 Optymalizacja zapasów bezpieczeństwa
Żadna prognoza nie jest w 100% dokładna. W takich przypadkach potrzebne jest coś, co pomoże sprzedawcy detalicznemu poradzić sobie z wyzwaniami. Zapas bezpieczeństwa to rodzaj bufora towarowego wymaganego do szybkiego reagowania na nieoczekiwane problemy: zwiększony popyt, zakłócenia w dostawach itp. Zapas bezpieczeństwa należy utworzyć po sklasyfikowaniu zapasów i nawiązaniu relacji z dostawcami.
Aby to zrobić, należy obliczyć profil ryzyka każdego SKU i ustawić odpowiedni zapas bezpieczeństwa. Zależy to od prognoz, czasu realizacji i innych czynników. Aby wesprzeć uruchomienie, należy śledzić popyt i podaż oraz wziąć pod uwagę bieżące cele biznesowe firmy.
#3 Automatyzacja uzupełniania zapasów
Ręczne zarządzanie zapasami to strategia, która przynosi straty nawet małym sklepom. Czy dużym sieciom może być łatwiej? Dlatego warto zintegrować odpowiednie oprogramowanie, które pozwoli sprzedawcy detalicznemu sporządzać prognozy, wskazywać optymalne poziomy zapasów i automatycznie zamawiać kolejną partię, gdy tylko liczba towarów spadnie do określonego poziomu. Ponadto oprogramowanie do automatycznego uzupełniania zapasów zapewnia dokładne dane o zapasach w czasie rzeczywistym (i eliminuje ryzyko błędu ludzkiego).
W rezultacie znacznie zwiększają Państwo wydajność procesów biznesowych i oszczędzają czas. Sztuczna inteligencja i oprogramowanie do uczenia maszynowego nie tylko analizują dane, ale także stale ulepszają i dostosowują się do procesów i unikalnych sytuacji. Oznacza to, że dokładność i wydajność rosną wraz z upływem czasu.
#4 Monitorowanie wyników Państwa dostawców
Łańcuch dostaw jest słabym punktem, ponieważ mają Państwo niewielki lub żaden wpływ na swoich dostawców i ich centra dystrybucyjne. W związku z tym należy mierzyć ich wydajność, aby lepiej kontrolować czas realizacji zamówień i w razie potrzeby zmieniać warunki lub partnerów.
Aby zmierzyć wiarygodność swoich dostawców, potrzebują Państwo danych na temat wcześniejszych zakupów, statusu każdego zamówienia, kosztów i planowanych zamówień. Dane dotyczące wydajności pomogą Państwu zrozumieć, gdzie należy zdywersyfikować zarządzanie łańcuchem dostaw. W ten sposób, jeśli główne ogniwo łańcucha dostaw zawiedzie, będą Państwo mieli alternatywne sposoby zamawiania potrzebnych towarów.
Ważne: dostawca nie jest wrogiem. Mają swoje własne problemy i czynniki ryzyka. Detaliści muszą to zrozumieć i nawiązać silną współpracę.
#5 Optymalizacja alokacji zapasów
Jeśli mają Państwo sieć i jedno łącze jest niedostępne, ale inne nie, konieczne jest ustanowienie procesu dystrybucji. Nie jest to łatwe. Przede wszystkim trzeba wiedzieć, ile jednostek znajduje się w każdym punkcie sprzedaży w danym momencie, a także wziąć pod uwagę dziesiątki innych czynników: działania konkurencji, sezonowość, promocje, kanibalizm itp.
Tylko oprogramowanie może w tym pomóc. Bierze ono pod uwagę tysiące zmiennych, automatycznie uwzględnia plany oraz czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, a także dostarcza danych na temat zalecanych poziomów zapasów w każdym punkcie sieci. Korzystając z oprogramowania do zarządzania zapasami opartego na sztucznej inteligencji, można uniknąć sytuacji, w której jeden sklep detaliczny ma zbyt dużo określonego produktu, podczas gdy inny jest całkowicie wyprzedany.
Wykorzystanie LEAFIO AI do optymalizacji zarządzania zapasami
LEAFIO Inventory Optimization to potężne narzędzie, które może usprawnić proces zarządzania zapasami w handlu detalicznym. Dzięki innowacyjnym algorytmom i możliwościom analitycznym zapewnia dokładne prognozowanie popytu, automatyzuje zamawianie i optymalizuje dystrybucję zapasów między różnymi punktami sprzedaży.
Główne zalety korzystania z LEAFIO AI:
Dokładne prognozowanie popytu
Algorytmy sztucznej inteligencji LEAFIO AI analizują duże ilości danych dotyczących sprzedaży, sezonowości, trendów rynkowych i innych czynników wpływających na popyt. Pozwala nam to dokładnie przewidzieć, ile zapasów będzie potrzebnych w każdym sklepie w danym okresie.
Automatyczne generowanie zamówień
System automatycznie generuje zamówienia na podstawie prognozowanych danych i dostępnych zapasów. Znacząco skraca to czas poświęcany przez sprzedawców detalicznych na ręczne przetwarzanie zamówień i zmniejsza liczbę błędów.
Inteligentna dystrybucja zapasów
Inteligentne algorytmy LEAFIO AI rozdzielają zapasy między różne sklepy w oparciu o zapotrzebowanie każdego z nich. System uwzględnia również takie aspekty jak szybkość dostawy, sezonowość i warunki lokalne.
Zaawansowana analityka łańcucha dostaw
Moduł analityczny LEAFIO AI pozwala szybko identyfikować problemy w zarządzaniu łańcuchem dostaw, takie jak opóźnienia w dostawach, brak zapasów lub nadmierne zapasy. System pomaga również zidentyfikować przyczyny problemów i zaproponować rozwiązania w celu ich wyeliminowania.
Na przykład AgroHub, wiodący supermarket ekologiczny w Gruzji, znacznie usprawnił zarządzanie zapasami dzięki wdrożeniu LEAFIO AI. Zmniejszyło to średni poziom zapasów o 12%, zwiększyło sprzedaż o 18% i zmniejszyło nadmierne zapasy o 39%. Nie tylko zmniejszyło to straty spowodowane psuciem się produktów, ale także zwiększyło rotację zapasów i zapewniło, że popularne produkty były zawsze dostępne w sprzedaży.
Key takeaways
- Problemy związane z brakiem zapasów pozostają poważnym wyzwaniem dla sprzedawców detalicznych, prowadząc do niższej rentowności, rezygnacji klientów i utraty lojalności. Właściwe zarządzanie zapasami, dokładne prognozowanie i efektywna współpraca z dostawcami mogą złagodzić te wyzwania.
- Integracja zautomatyzowanych systemów opartych na sztucznej inteligencji znacznie poprawia dokładność prognozowania, zapewnia właściwe uzupełnianie zapasów i umożliwia szybkie reagowanie na wyzwania rynkowe, zapewniając detalistom dodatkową przewagę konkurencyjną.
- Wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania do zarządzania zapasami ma zasadnicze znaczenie dla nieprzerwanego działania. Właściwy dostawca zapewnia, że narzędzia i wsparcie są zgodne z Państwa potrzebami biznesowymi, pomagając usprawnić operacje, zminimalizować ryzyko i zapewnić stabilne funkcjonowanie firmy w konkurencyjnym środowisku.
FAQ:
Co powoduje wyczerpanie zapasów?
Często rolę odgrywa więcej niż jeden czynnik. Na przykład błędy w zarządzaniu zapasami, nieoczekiwany wzrost popytu, brak środków na towary i nieprawidłowe prognozowanie prowadzą do tego, że sprzedawcy detaliczni nie mają zapasów w swoich sklepach.
Jaki problem może napotkać sklep, który nie posiada wystarczających zapasów danego produktu?
W krótkim okresie rozczarowany klient po prostu opuści sklep lub spróbuje kupić analog. W dłuższej perspektywie skutkuje to znacznym odpływem klientów, spadkiem reputacji i utratą przychodów.
Jak zapobiegać brakom magazynowym?
W tym celu należy stworzyć system zarządzania zapasami i nauczyć się dokładnie przewidywać popyt. Ważne jest również znalezienie wiarygodnych dostawców i efektywna współpraca z nimi. Wszystko to jest możliwe w dzisiejszym środowisku tylko dzięki zastosowaniu specjalistycznego oprogramowania.
Jaki jest wskaźnik wyczerpania zapasów?
Jest to odsetek przypadków, w których klient żąda produktu, którego nie ma w magazynie. Pokazuje, jak dobrze zaspokajają Państwo popyt na swoje produkty i jak skuteczny jest Państwa system zarządzania zapasami.
Masz pytanie?
Masz pytania dotyczące automatyzacji lub optymalizacji sprzedaży detalicznej? Porozmawiaj z naszym ekspertem o rozwiązaniach!
Jack Larson
Retail Optimization Expert
