Falta de estoque no varejo: Principais motivos e como evitar rupturas de estoque

Você sabe como lidar com a falta de estoque no varejo? Provavelmente, você conhece bem essa situação: entra em uma loja para comprar rapidamente seu produto favorito e, em vez disso, encontra uma prateleira vazia. A decepção é certa, e ela pode levar a perdas comerciais significativas no longo prazo. No varejo, itens fora de estoque significam perda de vendas e riscos adicionais.

Neste artigo, discutiremos as causas e as consequências das rupturas de estoque e apresentaremos dicas práticas sobre como evitá-las.

Principais conclusões

Rupturas custam caro em vendas e fidelidade.

• Monitorar OSA constantemente. 

• Forecast micro regionalizado. 

• Safety stock dinâmico. 

• Auditorias visuais e app. 

• Ajustar pedidos conforme venda real.

Quando um item está fora de estoque, isso significa que ele não está disponível quando um cliente deseja comprá-lo. Isso acontece se o volume disponível de mercadorias ficar abaixo do nível de demanda ou se o estoque estiver completamente esgotado. A situação pode ser localizada (uma loja) ou afetar toda a rede. De qualquer forma, não ter nada em estoque para vender é claramente um problema sério. De acordo com o IHL Group, os varejistas perderam US$ 349 bilhões em 2022 com isso, e isso é apenas para os varejistas dos EUA e do Canadá!

É preciso distinguir uma diferença sutil, mas essencial, entre falta de estoque e indisponibilidade geral de produtos. Por exemplo, quando a Apple lançou o tão aguardado iPhone X em 2017, a demanda dos clientes foi tão grande que a maioria dos varejistas rapidamente ficou sem aparelhos para colocar nas prateleiras. A empresa teve que reconhecer o problema oficialmente, e os compradores esperaram pelas entregas até o final do ano. Esse é um exemplo de indisponibilidade geral de um produto.

No entanto, vamos imaginar que esse smartphone esteja disponível em três redes de varejo e a quarta esteja sem estoque. Não se trata de quantas pessoas correm para a loja, mas de quantidades insuficientes porque o fornecedor não entregou a mercadoria no prazo. Isso se refere à falta de estoque de um item específico.

A falta de estoque ocorre por vários motivos. Pode ser um problema isolado relacionado a itens populares, mas, na maioria das vezes, é uma combinação de vários fatores.

Esses são os culpados mais comuns, e algumas coisas estão fora de estoque. Digamos que você tenha uma quantidade documentada de mercadorias e uma quantidade real de mercadorias, e esses números sejam diferentes. Por quê? Há três fatores principais:

1. Erro humano durante a contabilidade manual.
2. Falha técnica do sistema durante a sincronização.
3. Perda de bens devido a roubo ou dano.

Há também um quarto fator, “tudo”. Isso também acontece.

Os erros (tanto humanos quanto de computador) ocorrem com frequência significativa durante os períodos de vendas ativas, quando o dinheiro muda de mãos rapidamente e os suprimentos ficam baixos porque não há tempo para reabastecer as prateleiras.

Muitas vezes, os produtos ficam fora de estoque devido a um aumento rápido e imprevisto na demanda. Entretanto, na maioria das vezes, é o contrário: o aumento poderia ter sido previsto, mas não foi (ou pelo menos não foi corretamente). Isso acontece em redes de varejo e lojas individuais que ainda usam o método clássico de previsão baseado apenas em dados de vendas anteriores.

Isso é extremamente insuficiente: para prever o comportamento do consumidor e otimizar os estoques, muitos fatores devem ser considerados no ambiente atual, incluindo tendências de mercado, comportamento da concorrência e muito mais.

O motivo aparente da falta de estoque é a falta de capital de giro suficiente para comprar mercadorias em grandes quantidades, possivelmente devido a políticas financeiras incorretas.

Os provedores de logística são difíceis de controlar. Esses são os casos de produtos fora de estoque causados por atrasos na entrega. O fornecedor pode ter vários motivos para isso: escolher outras redes primeiro, perder mercadorias durante o transporte ou simplesmente não conseguir lidar com a carga a ser enviada. O resultado é o mesmo: decepção do cliente.

Para garantir que o senhor sempre tenha o produto certo, no momento certo e nas quantidades certas, é necessário gerenciar seu estoque corretamente. Se você não se preparar para a temporada de férias e não reabastecer seu estoque, a escassez e todas as outras consequências negativas de prateleiras vazias são apenas desastres esperando para acontecer.

No curto prazo, a falta de estoque leva à redução das vendas e à frustração do cliente, mas se a ausência de produtos se tornar uma doença crônica, as consequências esmagarão os lucros:

• Os custos aumentarão não apenas devido à perda de vendas, mas também devido ao reabastecimento ineficiente;
• A reputação da empresa será prejudicada e o número de clientes cairá;
• Alguns clientes desapontados mudarão para os concorrentes: aqueles que não têm problemas com a disponibilidade de produtos.

Outros problemas incluem o risco de críticas negativas on-line devido à falta crônica dos produtos certos, aumento dos custos e carga de trabalho extra para a equipe devido à necessidade urgente de resolver o problema da escassez.

Essa é a dura realidade para muitos varejistas, pois os problemas de falta de estoque custam ao varejista médio US$ 1,1 milhão por ano, de acordo com a Worldmetrics.org.

As perdas de lucro são a consequência mais aparente da falta de estoque. Mesmo que o cliente não procure um concorrente (o que é evidente no curto prazo porque ele confia na sua marca), é mais provável que ele compre um análogo mais barato. A perda potencial de lucro pode ser calculada. A fórmula é a seguinte:

Digamos que uma loja de varejo venda uma média de 20 notebooks com o logotipo de NY por dia, com um lucro de R$75 por notebook. Devido a um problema na cadeia de suprimentos, os notebooks ficaram fora de estoque por 4 dias.

Cálculo:

SC = (4 dias x 20 notebooks/dia x R$75/notebook) = R$6.000

Isso é o quanto a empresa ganhou a menos por causa de um problema de falta de estoque que levou apenas quatro dias para ser resolvido. Imagine aplicar esse cálculo a vários grupos de produtos problemáticos e seu preço real. As perdas potenciais podem começar a chegar a milhões vertiginosos.

A melhor maneira de lidar com a falta de produtos em estoque é evitar essas situações. É como nos incêndios: é melhor seguir as regras do que correr para apagar os incêndios e lidar com os danos. Nossas dicas têm como objetivo fazer exatamente isso: evitar que o problema aconteça.

Quanto maior a precisão da previsão, menor a chance de falta de estoque. Isso é óbvio, mas na vida real, muitos eventos dificultam a previsão precisa:

• A demanda muda (às vezes de forma imprevisível);
• Os fabricantes mudam sua linha de produtos;
• Novos produtos são introduzidos;
• Um novo produto “consome” a participação nas vendas do produto antigo;
• A gama de produtos se expande significativamente.

Para lidar com os desafios, o senhor precisa fazer uma previsão fundamental para cada produto da linha e depois ajustá-la, considerando fatores planejados (campanhas de marketing, itens sazonais) e não planejados.

A base para isso deve ser dados precisos e de alta qualidade. Seria útil se o senhor começasse analisando dados históricos de vendas: isso o ajudará a identificar tendências e padrões, além de estabelecer dados dos departamentos de marketing e vendas para antecipar todas as flutuações possíveis ou preparar prontamente campanhas de vendas e publicidade. Não deixe de considerar as informações gerais do mercado e compartilhar as previsões com os fornecedores para tornar seus dados mais completos.

Além disso, procure usar um software especializado de previsão de demanda baseado em IA para criar vários modelos e fazer previsões precisas com base em uma grande quantidade de dados. Isso é algo que vai além da capacidade de qualquer ser humano.

Nenhuma previsão é 100% precisa. Nesses casos, é necessário algo para ajudar o varejista a lidar com os desafios. O estoque de segurança é uma espécie de reserva de mercadorias necessária para responder prontamente a problemas inesperados: aumento da demanda, interrupções no fornecimento, etc. Você deve criar um estoque de segurança depois de classificar seu inventário e estabelecer relações com os fornecedores.

Para isso, o senhor precisa calcular o perfil de risco de cada SKU e definir o estoque de segurança  adequado. Isso depende da previsão, do prazo de entrega e de outros fatores. Para apoiar o lançamento, o senhor precisa acompanhar a demanda e a oferta e considerar as metas comerciais atuais da empresa.

O gerenciamento manual de estoques é uma estratégia perdedora, mesmo para pequenas lojas. Mas poderia ser mais fácil para as grandes redes? Vale a pena integrar o software adequado, que permitirá que o varejista faça previsões, indique os níveis ideais de estoque e faça o pedido automático do próximo lote assim que o número de mercadorias diminuir até o nível especificado. Além disso, o Software de Reabastecimento Automatizado fornece dados precisos de estoque em tempo real (e elimina o risco de erro humano).

Como resultado, você aumenta significativamente a eficiência dos processos de negócios e economiza tempo. A IA e o software de aprendizado de máquina não podem apenas analisar dados, mas estão constantemente melhorando e se adaptando a processos e situações exclusivas. Isso significa que a precisão e a eficiência só aumentam com o tempo.

A cadeia de suprimentos é o ponto fraco porque você tem pouca ou nenhuma influência sobre seus fornecedores e seus centros de distribuição. Portanto, você precisa medir o desempenho deles para controlar melhor o lead time de seus pedidos, de modo que possa alterar os termos e condições ou os parceiros, se necessário.

Para medir a confiabilidade dos seus fornecedores, você precisa de dados sobre compras anteriores, o status de cada pedido, o custo e os pedidos planejados. Os dados de desempenho o ajudarão a entender onde o senhor precisa diversificar o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Dessa forma, se o elo principal da cadeia de suprimentos falhar, o senhor terá maneiras alternativas de pedir os produtos de que precisa.

Importante: o fornecedor não é um inimigo. Eles têm seus próprios problemas e fatores de risco. Os varejistas precisam entender isso e estabelecer parcerias sólidas.

Se você tem uma rede e um link está fora de estoque, mas outro não, é essencial estabelecer um processo de distribuição. Isso não é fácil. Em primeiro lugar, vocêprecisa saber quantas unidades estão em cada ponto de venda em um determinado momento e também precisa considerar dezenas de outros fatores: as ações dos concorrentes, a sazonalidade, as promoções, o canibalismo etc.

Somente um software pode ajudar com isso. Ele considera milhares de variáveis, contabiliza automaticamente os planos e os fatores externos e internos e fornece dados sobre os níveis de estoque recomendados em cada ponto da rede. Usando um software de gerenciamento de estoque com tecnologia de IA, você pode evitar uma situação em que uma loja de varejo tenha uma quantidade excessiva de um produto específico e outra esteja completamente esgotada.

O LEAFIO Gestão de Estoque é uma ferramenta poderosa que pode melhorar o processo de gerenciamento de estoque no varejo. Graças a seus algoritmos inovadores e recursos analíticos, ele fornece uma previsão precisa da demanda, automatiza os pedidos e otimiza a distribuição de estoques entre diferentes pontos de venda.

As principais vantagens de usar o LEAFIO AI:

Os algoritmos de inteligência artificial da LEAFIO AI analisam grandes quantidades de dados sobre vendas, sazonalidade, tendências de mercado e outros fatores que afetam a demanda. Isso nos permite prever com precisão a quantidade de estoque que será necessária em cada loja em um determinado período.

O sistema gera pedidos automaticamente com base nos dados previstos e no estoque disponível. Isso reduz significativamente o tempo que os varejistas gastam no processamento manual de pedidos e reduz o número de erros.

Os algoritmos inteligentes da LEAFIO AI distribuem o estoque entre diferentes lojas com base na demanda de cada uma delas. O sistema também leva em conta aspectos como velocidade de entrega, sazonalidade e condições locais.

O módulo de análise do LEAFIO AI permite que o você identifique rapidamente problemas no gerenciamento da cadeia de suprimentos, como atrasos na entrega, falta ou excesso de estoque. O sistema também ajuda a identificar as causas dos problemas e a propor soluções para eliminá-los.

Por exemplo, o AgroHub, um dos principais supermercados orgânicos da Geórgia, melhorou significativamente seu gerenciamento de estoque com a implementação do LEAFIO AI. Ele reduziu os níveis médios de estoque em 12%, aumentou as vendas em 18% e reduziu o excesso de estoque em 39%. Isso não apenas reduziu as perdas devido à deterioração, mas também aumentou o giro do estoque e garantiu que os produtos populares estivessem sempre disponíveis para venda.