Compreensão dos KPIs de estoque: importância, métodos e práticas recomendadas

O que é controle de estoque? 

Muitas vezes, controle de estoque pode ser sinônimo de gerenciamento de estoque, já que tanto o gerenciamento de estoque quanto o controle de estoque ajudam a manter os negócios financeiramente sustentáveis e atender à demanda dos clientes.

É uma cadeia complexa de operações que supervisiona o armazenamento, reposição, classificação, giro e rastreamento de produtos. O controle de stock é um processo multifuncional e multidimensional.

Elementos e funções de controle

Os principais aspectos funcionais do sistema de controle incluem:

• especificação, números de identificação e tipos das mercadorias;
• armazenar informações sobre os números de série das mercadorias;
• implementação e controle de códigos de barras;
• priorização de itens ABC;
• processo de reposição;
• gerenciamento de listas de inventário;
• relatórios de armazenamento em tempo real;
• rastreamento de localização de mercadorias em tempo real;
• supervisão de armazenamento de inventário;
• operações contábeis e fiscais associadas ao gerenciamento de armazenamento;
• sincronização do estoque armazenado com as vendas.

A importância de usar KPIs 

Usando o sistema para monitorar os KPIs, as empresas também podem otimizar os processos da supply chain, reduzindo os custos com logística, armazenamento e transporte.

A falta de controle de estoque pode resultar em atrasos nos pedidos ou excesso de estoque, o que pode colocar o desempenho financeiro da empresa e a fidelidade do cliente em risco. Excesso de estoque causa um excesso de bens não vendidos que congela o capital operacional e, eventualmente, torna-se um estoque morto que deve ser baixado ou liquidado. Atrasos nos pedidos, por sua vez, levam à insatisfação do cliente, pois você, como vendedor, não é capaz de fornecer os itens vendidos no prazo devido. Se o controle de estoque for devidamente implementado, a empresa estará capacitada a supervisionar seu estoque por completo e a se beneficiar de seu uso racional.

Quais KPIs usar para avaliar o desempenho do estoque? 

As funções primárias dos sistemas de controle de estoque são claras. Elas ajudam os varejistas a gastar efetivamente seu dinheiro na reposição de estoque e a aumentar o fluxo de caixa controlando racionalmente o depósito internamente. Vejamos adiante os principais métodos usados por esses sistemas:

1) EOQ ou Quantidade de Pedido Econômico (Economic Order Quantity)

Esta fórmula calcula a quantidade de estoque necessária usando os seguintes indicadores:

• Q - quantidade de pedido econômico (unidades);
• S - custo de pedido por compra;
• D - demanda em unidades;
• H - custo de manutenção por unidade.

Leia mais sobre esta fórmula .

2) Fórmula de tempo de reordenamento

Enquanto a fórmula de Quantidade de Pedido Econômico aponta para o custo-benefício da quantidade de estoque necessária, a fórmula de tempo de reordenamento calcula o momento certo para fazer o pedido das mercadorias. Aqui está a fórmula:

Lead time da demanda + estoque de segurança = tempo de reordenamento

Você precisa de dois indicadores: lead time da demanda e estoque de segurança.

Lead time é o número de dias necessários para que o pedido de estoque seja entregue em seu depósito após você ter feito um pedido ao fornecedor. Para empresas que lidam com os mercados chineses e despacham seu estoque da China, este indicador é crucial. Estamos falando de pedidos regulares de rotina. Imagine como isso se torna importante durante qualquer quebra de logística, greves, picos de demanda ou entregas sazonais.

Para calcular o lead time da demanda, multiplique dois números: lead time para um determinado item e consumo médio diário deste item.

Estoque de segurança é uma proteção contra imprevistos que consiste em mercadorias extras disponíveis em seu depósito. Para calculá-lo, multiplique o maior consumo diário (máximo) de um item e o maior lead time para esse item (em dias). Em seguida, multiplique o consumo médio diário de um item e o lead time médio (em dias). Por fim, subtraia o último do primeiro número. E pronto! Essa diferença é o número do seu estoque de segurança, em itens/unidades.

Exemplo:

Você vende capinhas e acessórios para celulares. Seu fornecedor está localizado na China. Normalmente, leva 30 dias para enviar suas mercadorias da China para os Brasil (este é o seu lead time médio). Às vezes, durante as férias de Natal, ou picos de demanda e greves, leva 50 dias para enviar suas mercadorias (então, este é o seu lead time mais alto).

Você vende 5 capinhas de celular por dia em média (este é o seu consumo médio diário) e o maior nível de vendas que ocorre durante a Black Friday ou feriados é de 10 capinhas de celular por dia (este é o seu maior consumo diário). Portanto, a sua fórmula de estoque de segurança é:

10x50 - 5x30 = 500-150 = 350 (unidades)

É importante ressaltar que um controle de inventário eficiente necessita de uma combinação desses dois métodos, tanto de EOQ quanto de tempo de reordenamento.

Um dos benefícios dos sistemas de controle de estoque é que eles executam esses cálculos automaticamente e tudo o que você precisa fazer é ativar as notificações automatizadas - o sistema irá te atualizar automaticamente sobre quando fazer novos pedidos e a quantidade! 

PROGRAMA DE CONTROLE E KPIs

KPIs adequados são fundamentais para uma gestão eficiente do estoque, uma vez que estes indicadores impulsionam o desempenho e o lucro futuros. A maioria dos KPIs está acoplada aos Inventários como um ativo primário do negócio de varejo e com as Vendas como o resultado final no varejo. 

Também vale a pena entender que muitos KPIs "diluem" a contribuição de todos, e muito poucos não dão o quadro completo. Portanto, vale a pena determinar tanto a qualidade quanto a quantidade de KPIs em cada área de negócios que você administra.

Os indicadores típicos são:

1. CUSTOS DE ESTOQUE. Dá uma idéia geral sobre o investimento da empresa no estoque no momento e ao longo do tempo. Além de rastrear este indicador no momento e na dinâmica, a avaliação da estrutura do inventário demonstra quanto vale a empresa em termos de estoque de seguros, estoque, excedente e o estoque real para vendas. 

Abaixo estão exemplos da estrutura de estoque de duas mercearias (uma área cinza - estoque de seguros e de prateleira, uma área verde - estoque de vendas, e uma área roxa - estoque excedente):

A estrutura dos estoques de itens MTS de acordo com a área tampão no relatório de início da semana no sistema Leafio Inventory Optimization

2. VENDAS. Vendas em preços de compra (custo de vendas) e preços de venda. Em essência, todos na empresa varejista trabalham para as vendas. Em relação à gestão por categoria, as vendas são analisadas por categoria em termos de pontos de venda, fornecedores e outras análises.

Relatório de análise ABC(D) no sistema Leafio Inventory Optimization

3. OVERSTOCKS. Mostra a % e o valor dos estoques que foram formados como resultado do aumento dos pedidos ou de uma queda significativa na demanda dos consumidores. Além do excedente em si, também vale a pena avaliar há quanto tempo esse excedente está na loja ou no armazém.

O excedente médio para o relatório do período definido no sistema Leafio Inventory Optimization

4. VENDAS PERDIDAS. Mostrar a % e o valor das vendas estatisticamente potenciais que não ocorreram devido à falta de estoque. Não é fácil obter uma % exata das vendas perdidas devido às especificidades do próprio indicador. Mas isto não significa que, ao analisar a eficácia da gestão de estoques, devemos abandonar de forma alguma a consideração deste indicador.

O sistema LEAFIO Inventory Optimization tem um relatório especial sobre as estatísticas e causas de vendas perdidas, que mostra as mudanças na dinâmica do indicador como uma categoria separada de produtos e grupos.

Relatório de vendas perdidas para o período definido

5. NÍVEL DE SERVIÇO. É uma % da disponibilidade de mercadorias da matriz de sortimento nas prateleiras da loja. É semelhante às vendas perdidas, mas medido em unidades e não em dinheiro.

6. ROTAÇÃO DE ESTOQUE. A relação entre inventários e vendas mostra quantos dias de vendas o saldo atual será suficiente. 

Para resumir, os KPIs acima têm o potencial de aumentar os lucros do varejo e dar clareza sobre o desempenho operacional em um momento em que as circunstâncias mudam constantemente.

Implementando um programa para controle de KPI

Cada negócio é único, com suas necessidades individuais, KPIs, metas e estratégias. As técnicas e métodos de controle de estoque variam, embora todos sejam aceitáveis. O uso de cada método depende do tamanho, modelo, políticas e objetivos financeiros do seu negócio. Você pode combinar diferentes métodos em sua estratégia, no entanto, tenha em mente que alternar entre os métodos de controle de estoque com muita frequência pode ter um impacto prejudicial nos relatórios financeiros, contabilidade e análises, já que métodos diferentes usam abordagens e princípios diferentes.

Solução alimentada por IA para a construção de um programa eficiente de gerenciamento de estoque

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Aqui está o guia com as noções básicas de implementação de um programa de controle de estoque para sua empresa. Vamos começar:

1. Defina suas metas e objetivos

Em termos de estoque, a métrica de giro é um dos indicadores mais comuns, críticos e úteis que mostra o número de vezes que o estoque está sendo vendido por ano/trimestre/etc. Para definir metas ideais de giro de estoque, você deve levar em consideração os benchmarks em sua indústria ou setor, calcular as margens de lucro para todo o estoque e cada SKU em particular.

Existem várias outras métricas a serem consideradas e monitoradas, como custo de manutenção de estoque, vendas de estoque por dia, proporção de estoque para conversão de vendas etc.

2. Organize o seu depósito

O gerenciamento eficiente de depósitos, incluindo movimentação, transferência e armazenamento de mercadorias, é um dos elementos mais importantes do controle de estoque. É tudo uma questão de bom senso - se o seu depósito estiver desorganizado ou os produtos forem colocados de forma caótica, dificilmente você será capaz de garantir um fluxo constante de vendas, entregas e movimentação de estoque. Considere a uma forma de realizar contagem de estoque e ficar de olho na quantidade de mercadoria.

3. Invista tempo e esforços na etiquetagem e categorização dos produtos

Se for difícil encontrar e identificar os produtos, você precisará de mais mão de obra e tempo para lidar com a separação de pedidos e a logística. Se os produtos estão sendo procurados e o movimento de "entrada e saída" é controlado manualmente, a possibilidade de erro humano aumenta. Para manter uma boa relação custo-benefício e reduzir os efeitos causados por erros humanos, crie um sistema amigável e facilmente categorizado para todos os seus bens e produtos. O método ABC de classificação e análise de estoque com base na lucratividade das mercadorias e no valor das vendas é uma das opções disponíveis mais eficientes.

4. MANTENHA-SE ATUALIZADO COM A NOVA SOFTWARE

Alguns proprietários de micro ou pequenas empresas executam seus processos de controle usando uma planilha do Excel que possui 2 ou 3 funções e preenchem manualmente todos os dados do estoque. O controle de estoque manual requer investimento em capital humano, pois a pessoa responsável deve consertar até mesmo os menores movimentos de mercadorias, monitorando nomes, tipos, localizações, números de mercadorias etc.

Diferentemente, os sistemas de controle de estoque automatizados podem realizar as seguintes funções em segundos, economizando tempo e dinheiro: impedir automaticamente o excesso de estoque e atraso nos pedidos, monitorar a demanda do consumidor e alinhar os níveis de estoque de forma adequada, prever o próximo reordenamento analisando vendas e movimentação de mercadorias, gerenciar sistemas de depósito e código de barras e até mesmo analisar tendências de vendas futuras.

Leia também os efeitos que nosso cliente Agrohub conseguiu ao implementar a sistema Leafio Inventory Optimization.

LEAFIO - um software de otimização de estoque desenvolvido especialmente para aumentar o giro de estoque e para realizar automaticamente o planejamento da demanda dos consumidores, a geração dos pedidos, o reabastecimento pontual dos produtos e a previsão de vendas, mantendo todos os níveis da cadeia de suprimentos em ordem até mesmo em um ambiente de baixa previsibilidade e em constante alteração. 

Conclusão 

Agora que você já conhece melhor os benefícios de um sistema para monitorar os KPIs, não deixe de ter um integrado às suas operações. Previsão de demanda, registros de dados e reabastecimento de estoque no prazo é um trabalho que consome muitos recursos e requer um planejamento preciso. O sistema de gerenciamento de estoque integrado pode te ajudar com tudo isso. O controle de estoque não apenas manterá seu fluxo de caixa estável, seu estoque organizado, seu sistema de leitura de código de barras eficiente e os clientes satisfeitos, mas também ajudará a melhorar a relação com fornecedores e a sincronização com todos os processos relacionados ao estoque.