Zapasy to podstawowe aktywa każdej firmy detalicznej. Wydajne zarządzanie zapasami i kontrola nad nimi utrzymują biznes na zyskownej ścieżce, pomagają maksymalizować zyski, maksymalnie wykorzystywać zapasy, unikać nadmiernych zapasów i ograniczać wydatki.
Czym jest kontrola zapasów?
Kontrola zapasów może czasami być równoznaczna zarządzaniu zapasami, ponieważ zarówno zarządzanie zapasami, jak i kontrola zapasów pomagają utrzymać stabilność finansową firmy i zaspokoić zapotrzebowanie klientów
Jest to złożony łańcuch operacji, który nadzoruje przechowywanie produktów, uzupełnianie, klasyfikację, magazynowanie, obrót i śledzenie. Kontrola zapasów jest procesem wielofunkcyjnym i wielowymiarowym.
Elementy i funkcje kontroli zapasów
Główne aspekty funkcjonalne systemu kontroli zapasów obejmują:
- specyfikację towarów, ich numery identyfikacyjne i ich rodzaje;
- prowadzenie informacji o numerach seryjnych towarów;
- wdrażanie i kontrola kodów kreskowych;
- priorytetyzacja towarów ABC;
- proces uzupełniania;
- zarządzanie listami inwentarzowymi;
- raporty magazynowe w czasie rzeczywistym w czasie rzeczywistym;
- śledzenie lokalizacji towarów w czasie rzeczywistym;
- nadzór nad przechowywaniem zapasów;
- operacje księgowo-podatkowe związane z gospodarką magazynową;
- synchronizacja stanów magazynowych ze sprzedażą.
Znaczenie systemu kontroli zapasów
Jeśli firma nie kontroluje swoich zapasów, może to skutkować zaległości lub nadmierne zapasyi, co jest ryzykowne dla wyników finansowych i lojalności klientów. Nadmierne zapasy powodują nadwyżkę niesprzedanych towarów, które zamrażają kapitał operacyjny i ostatecznie stają się martwymi zapasami, które należy wycofać lub zlikwidować. Z kolei zaległe zamówienie prowadzi do niezadowolenia klientów, ponieważ jako sprzedawca nie możesz dostarczyć im potrzebnych przedmiotów w odpowiednim czasie. Jeśli kontrola stanu zapasów jest właściwie wdrożona, firma przejmuje pełny nadzór nad zapasami i korzysta z ich racjonalnego wykorzystania.
Optymalizując procesy kontroli zapasów, firmy mogą również usprawnić procesy łańcucha dostaw, zmniejszając koszty logistyki, przechowywania i transportu.
Metody kontroli zapasów
Tak więc podstawowe funkcje systemów kontroli zapasów są jasne, pomagają one sprzedawcom w efektywnym wydawaniu pieniędzy na przemieszczenie i uzupełnianie zapasów oraz zwiększanie przepływu środków pieniężnych poprzez racjonalną kontrolę wewnętrzną magazynu. Porozmawiajmy o głównych metodach używanych przez te systemy:
1) EOQ lub ekonomiczna wielkość zamówienia
EOQ (ang. Economic Order Quantity) w ekonomii i inżynierii zarządzania jest to metoda zarządzania zapasami, która definiuje optymalną ilość zakupu w celu minimalizacji całkowitego kosztu zakupu materiału i kosztów utrzymania w magazynie za pomocą następnych współczynników:
- Q – ekonomicna wielkość zamówienia;
- S – koszt złożenia zamówienia;
- D – popyt na product w okresie czasowym;
- H – koszt jednostkowy magazynowania materiału.
Więcej o tym wzorze tu.
2) Wzór punktu zamawiania
Podczas gdy formuła Ekonomiczna ilość zamówienia wskazuje na opłacalną ilość potrzebnych zapasów, formuła Czas ponownego zamówienia oblicza właściwy czas na zamówienie towarów. Oto formuła:
Potrzebujesz dwoch wskaźników – czas realizacji oraz zapas bezpieczeństwa.
Czas realizacji zamóienia przez dostawców to liczba dni potrzebnych na dostarczenie zamówienia magazynowego do Twojego magazynu po złożeniu zamówienia u dostawcy. Dla firm zajmujących się rynkami chińskimi i wysyłających swoje towary z Chin wskaźnik ten ma kluczowe znaczenie. Mówimy o rutynowych, regularnych zamówieniach, wyobraź sobie, jak ważne staje się to podczas wszelkich awarii logistycznych, strajków, skoków popytu czy dostaw sezonowych.
Aby obliczyć zapotrzebowanie na czas realizacji, pomnóż dwie liczby: czas realizacji dla danej pozycji i średnie dzienne zużycie tej pozycji
Zapas zabezpieczający to poduszka, bufor towaru dostępnego na Twoim magazynie. Aby to obliczyć, należy pomnożyć najwyższe (maksymalne) dzienne zużycie towaru i najwyższy czas realizacji tego towaru (w dniach). Następnie pomnożyć średnie dzienne zużycie towaru i średni czas realizacji (w dniach). Na koniec odjąć tę ostatnią od pierwszej liczby. Czyli tą różnicą jest ilość zapasu bezpieczeństwa - w sztukach/jednostkach.
Przykład:
Sprzedajesz etui i akcesoria do telefonów komórkowych w Stanach Zjednoczonych. Twój dostawca pracuje w Chinach. Zazwyczaj wysyłka towarów z Chin do USA zajmuje 30 dni (jest to średni czas realizacji). Czasami, w czasie świąt Bożego Narodzenia, wzrostu popytu, strajków lub czegokolwiek innego, wysyłka towarów zajmuje 50 dni (jest to więc najdłuższy czas realizacji).
Sprzedajesz średnio 5 etui na telefony komórkowe dziennie (jest to Twoje średnie dzienne spożycie), a najwyższy poziom sprzedaży, jaki obserwujesz w okresie Czarnego Piątku lub w okresie świątecznym, to 10 etui na telefony komórkowe dziennie (jest to Twoje najwyższe dzienne spożycie). Tak więc formuła twojego zapasu bezpieczeństwa wygląda tak:
10x50 - 5x30 = 500-150 = 350 (jednostek)
Co ważne, wydajna kontrola zapasów wymaga połączenia tych dwóch metod, zarówno czasu EOQ, jak i czasu ponownego zamawiania.
Jedną z zalet systemów kontroli zapasów jest to, że wykonują te obliczenia automatycznie, a wszystko, co musisz zrobić, to włączyć automatyczne zawiadomienia - system automatycznie poinformuje Cię o czasie i ilości ponownego zamówienia!
Implementuj oprogramowanie do kontroli zapasów w Twojej firmie
Każda firma jest wyjątkowa, ze swoimi indywidualnymi potrzebami, KPI, celami i strategiami. Techniki i metody kontroli zapasów są różne, ale wszystkie są akceptowalne. Użycie każdej metody zależy od wielkości, modelu, polityki i celów finansowych Twojej firmy. Można łączyć różne metody w swojej strategii, pamiętając jednak, że zbyt częste przełączanie się między metodami kontroli zapasów może mieć szkodliwy wpływ na sprawozdawczość finansową, księgowość i analitykę, ponieważ różne metody wykorzystują różne podejścia i zasady.
Oto poradnik, który zaprowadzi Cię do podstaw implementacji systemu kontroli zapasów w Twojej firmie. Zaczynamy:
1. Zdefiniuj swoje cele i zadania
Jeśli chodzi o zapasy, miara obrotu jest jednym z najczęstszych, krytycznych i użytecznych wskaźników, które pokazują, ile razy zapasy są sprzedawane w ciągu roku/kwartału/itd. Aby ustawić idealne cele w zakresie rotacji zapasów, musisz wziąć pod uwagę punkty odniesienia w swojej branży lub sektorze, obliczyć marżę zysku dla całego asortymentu, a w szczególności dla każdego SKU.
Istnieje wiele innych wskaźników do analizy i monitorowania, takich jak koszt utrzymania zapasów, codzienna sprzedaż zapasów, odniesienie zapasów do konwersji sprzedaży itp.
2. Zorganizuj swój magazyn
Sprawne zarządzanie magazynem, w tym ruchem, przenoszeniem i magazynowaniem towarów, to jeden z najważniejszych elementów kontroli stanów magazynowych. Chodzi o zdrowy rozsądek - jeśli w Twoim magazynie jest bałagan lub produkty są rozmieszczone chaotycznie, trudno jest zapewnić stały przepływ sprzedaży, dostaw i ruchu zapasów. Spróbuj wyliczyć cykli jako sposób na wykonywanie inwentaryzacji i kontrolowanie ilości towarów.
3. Zainwestuj czas i wysiłki w znakowanie i kategoryzację produktów
Jeśli produkty są trudne do znalezienia i zidentyfikowania, będziesz potrzebować więcej siły roboczej i więcej czasu na realizację zamówień i logistykę. Jeśli produkty są przeszukiwane, a ruch „do i z” jest kontrolowany ręcznie, zwiększa się prawdopodobieństwo błędu ludzkiego. Aby zachować opłacalność i zmniejszyć skutki błędów spowodowanych przez człowieka, należy stworzyć przyjazny dla użytkownika i łatwy do kategoryzacji system dla wszystkich swoich towarów i produktów. Metoda ABC klasyfikacji i analizy zapasów w oparciu o rentowność towarów i wartość sprzedaży jest jedną z najbardziej efektywnych opcji.
4. Monitoruj nowe technologie zarządzania zapasami
Niektórzy właściciele mikro- lub małych firm prowadzą swoje procesy kontrolne za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel, który ma 2-3 funkcje i ręcznie wypełniają wszystkie dane magazynowe. Ręczna kontrola stanów magazynowych wymaga inwestycji w kapitał ludzki, ponieważ osoba odpowiedzialna ustala nawet najmniejsze ruchy towarów, śledząc nazwy towarów, typy, lokalizacje, numery itp.
Wręcz przeciwnie, zautomatyzowane systemy kontroli zapasów mogą wykonać następujące funkcje w ciągu kilku sekund, oszczędzając czas i koszty. Nowe technologie mogą automatycznie zapobiegać nadmiernym zapasom i zaległym zamówieniom, śledzić popyt konsumentów i odpowiednio dopasowywać poziomy zapasów, przewidywać kolejne zamówienia magazynowe poprzez analizę sprzedaży i ruchu towarów, zarządzać magazynami i systemami kodów kreskowych, a nawet analizować przyszłe trendy sprzedaży.
PODSUMOWANIE
Zawsze pamiętaj o stosowaniu w swoich działaniach odpowiednio zintegrowanego systemu kontroli zapasów. Prognozowanie popytu, prowadzenie ewidencji danych magazynowych i uzupełnianie ich na czas to żmudna praca, która wymaga precyzyjnego planowania. Zintegrowany system zarządzania zapasami to pomocna dłoń. Nie tylko zapewni stały przepływ gotówki, zarządzanie zapasami, wydajność systemu skanera kodów kreskowych i zadowolenie klientów, ale także utrzyma relacje z dostawcami i zsynchronizuje wszystkie procesy magazynowe.
