A medida que una empresa crece, el alcance de las tareas asociadas a la asignación de inventarios se amplía y se vuelve cada vez menos intuitivo. La asignación de inventarios influye en la velocidad de cumplimiento de los pedidos y en el coste de entrega de los mismos. Sin embargo, prestar atención a este componente crítico de cualquier gestión de la cadena de suministro tiene más recompensas. La gestión de inventarios es crucial para el éxito a largo plazo, ya que ayuda a las organizaciones a reducir gastos, mejorar el flujo de caja y aumentar la rentabilidad.
La asignación de inventarios es el proceso de gestión de los niveles de existencias y el flujo de mercancías. Aunque el control de inventarios y la gestión de inventarios puedan parecer sinónimos, no lo son. El control de inventario regula lo que hay actualmente en el almacén. La gestión de inventarios es más amplia y lo regula todo, desde lo que hay en el almacén hasta cómo una empresa lleva la mercancía hasta allí y dónde acaba el artículo.
Este tema es especialmente relevante para el negocio de las compras en línea, que proporciona a los grandes minoristas las herramientas para su expansión. El rápido crecimiento de las ventas suele conllevar dificultades adicionales en la asignación de inventarios. Este artículo le dará una visión general de las técnicas conocidas en este ámbito y le ofrecerá otros consejos para desarrollar e implantar el sistema perfecto de asignación de inventarios.
Esquema del proceso de gestión de existencias
En primer lugar, examine el proceso de gestión de inventarios para comprender mejor sus necesidades. Esto es fundamental para eliminar errores y seleccionar el mejor software de gestión de inventario para su empresa.
- Después de que el producto llegue al almacén, inspeccione, clasifique y almacene los productos. El sistema que prefiera para esta tarea no es esencial.
- Realizar un seguimiento de los niveles de inventario. Esto puede hacerse mediante recuentos físicos de inventario, software de inventario permanente o recuentos cíclicos, y ayuda a reducir la posibilidad de imprecisiones.
- Los clientes hacen pedidos en persona o en línea.
- Autorice los pedidos. Esta es la etapa en la que usted transmite el pedido a su proveedor, que puede automatizarse con la ayuda de su sistema de punto de venta.
- Recoger el producto necesario de las existencias utilizando su número SKU.
- Actualice los niveles de inventario en consecuencia. Puede utilizar un sistema de inventario permanente para actualizar automáticamente los niveles de inventario y comunicarlos a las partes interesadas correspondientes.
- La reducción de los niveles de inventario activará finalmente el punto de reabastecimiento e iniciará la reposición.
Enfoques comunes
Existen varios enfoques generalizados de la gestión de inventarios por los que puede optar. La gestión periódica del inventario es un método de valoración del inventario con fines de información financiera que implica realizar un recuento físico del inventario en períodos estándar. Esta técnica contable comienza con la lista, añade las nuevas compras de inventario durante el período y resta el inventario final para calcular el coste de los bienes vendidos.
Las empresas utilizan sistemas de gestión de inventario por código de barras para asignar un número a cada producto que venden. Pueden correlacionar el número con varios datos, como el proveedor, las dimensiones del producto, el peso e incluso datos modificables, como cuántas existencias hay.
La RFID, también conocida como identificación por radiofrecuencia, es una tecnología que transmite de forma inalámbrica la identidad de un producto en forma de número de serie único para controlar los productos y ofrecer amplia información sobre ellos. Los sistemas de gestión de almacenes con RFID pueden mejorar la productividad, aumentar la visibilidad del inventario y garantizar un rápido autorregistro de la recepción y la entrega.
Consejos para optimizar cada paso del proceso de gestión de inventario
Clasificación
Clasificar todos los productos en tres grupos generales siguiendo un principio fundamental puede influir significativamente en los costes generales de inventario. Agrupe el inventario similar en las mismas secciones en la medida de lo posible; los productos únicos deben almacenarse en un área separada. Para la mayoría de las empresas, la mejor opción es dividir las categorías en función de los ingresos que aporta el producto o del número de ventas. La categoría A abarcaría los productos más valorados; la B, los que se sitúan entre los de mayor y menor valor; las pequeñas transacciones que son importantes para el beneficio global pero no aportan mucho individualmente entran en la categoría C.
Determinar qué producto enviar en función del pedido
Existen dos enfoques para determinar el coste de la mercancía: FIFO y LIFO o primero en entrar, primero en salir, y último en entrar, primero en salir. LIFO implica que las mercancías frescas tienen una ventaja adicional, por lo que tendrían prioridad para el cliente. El enfoque FIFO da prioridad a los intereses más antiguos para mantener alto el nivel general de frescura.
Estrategias de reordenación
La fórmula de la Cantidad Económica de Pedido (EOQ) determina cuánto inventario debe comprar una empresa en función de variables como el coste total de producción, la tasa de demanda y otros factores. El algoritmo calcula el número más significativo de unidades para reducir las compras, las existencias y los gastos adicionales.
La Cantidad Mínima de Pedido (MOQ) es la menor cantidad de inventario que una organización minorista adquirirá para minimizar el coste. Recuerde que los bienes de inventario que cuestan a menudo tienen una MOQ más baja que las cosas baratas que son menos costosas y más fáciles de almacenar.
Determinar el valor de EOQ y MOQ para su negocio puede ayudar significativamente a optimizar todo el proceso de asignación de inventario.
Las empresas más grandes pueden plantearse implantar el modelo Just-in-Time. Se trata de un proceso en el que las empresas reordenan los bienes en función de las necesidades, en lugar de pedir demasiado y arriesgarse a tener existencias muertas (inventario que nunca se vende ni es utilizado por los clientes antes de ser retirado del estado de venta).
La herramienta de optimización de inventario de LEAFIO está diseñada para gestionar el pedido durante todo el ciclo de vida. Como resultado de la operación de LEAFIO, usted obtiene un cálculo automatizado de la cantidad requerida para el pedido, generación automatizada de pedidos, despacho automatizado de pedidos, edición automatizada de pedidos despachados basados en la retroalimentación del proveedor y control de ejecución de pedidos. También se obtiene un flujo de trabajo transparente y estructurado para la gestión de pedidos, con sus ventajas tanto para el responsable de línea como para el jefe. La gestión se vuelve menos intensiva en recursos y más eficiente: los responsables quedan liberados de tareas rutinarias. El cálculo preciso de la demanda aumenta la disponibilidad de los productos, reduce los excedentes de inventario y mejora la facturación.
Otras características esenciales para que elija un sistema automatizado de gestión de inventarios:
- Reaprovisionamiento en varios niveles (todos los niveles de la cadena de suministro están conectados y equilibrados);
- Transferencia de inventario;
- Reordenación automatizada;
- Períodos de pedido en un almacén;
- Posibilidades de integración;
- Procedimientos automáticos de apoyo a la rotación del surtido.
Conclusión
La gestión de existencias conecta todos los aspectos de la cadena de suministro. Los clientes pueden sentirse insatisfechos si no disponen de existencias suficientes cuando y donde las necesitan. Por otra parte, un gran inventario conlleva su propio conjunto de responsabilidades, incluido el coste de almacenarlo y asegurarlo, así como el riesgo de deterioro, robo y daños. El control de inventarios garantiza que se obtenga el máximo beneficio con la menor cantidad de existencias, al tiempo que se mantiene la satisfacción del cliente. Cuando se realiza correctamente, permite a las empresas examinar su situación actual en cuanto a activos, saldos contables e informes financieros.
