Los minoristas de Estados Unidos y Canadá pueden perder 349 000 millones de dólares en ventas al año debido a la distorsión de inventario (el coste combinado de exceso y falta de existencias), según un estudio del IHL Group. No es de extrañar que la optimización de la gestión de inventario se haya convertido en la prioridad de todos los minoristas en la actualidad.
El análisis de costes de inventario es uno de los elementos más importantes en el proceso de corrección de la distorsión de inventario.
Sirve como brújula de navegación empresarial que guía a los minoristas a través de las complejidades de la gestión de inventario y devuelve a la empresa a la máxima rentabilidad.
En este artículo, ofrecemos una guía completa que explora las principales categorías de costes de inventario, las formas de medirlos, los factores que influyen en el coste del inventario y las recomendaciones de expertos sobre posibles reducciones de costes.
¿Qué es el coste de inventario y por qué es importante?
Los costes de inventario incluyen no solo el coste de los propios productos, sino también los costes relacionados con el almacenamiento y los pedidos.
¿Por qué es necesario calcular y analizar los costes totales de inventario y tener en cuenta todos los factores? Cuanto más altos sean los costes de inventario, menos dinero se gana y todo minorista debe saber qué beneficios está obteniendo.
El análisis de costes de inventario le permite tomar decisiones informadas basadas en datos sobre cómo gestionar su inventario. Por ejemplo, ayuda a determinar cuánto inventario mantener en stock en un período de tiempo determinado, o si es necesario cambiar de proveedor.
Las tres categorías principales de costes de inventario
Los costes de inventario se dividen a su vez en varias categorías, pero las tres principales son los costes de pedido, los costes de mantenimiento y los costes asociados a las roturas de stock.
Comprender todos los tipos de costes de inventario le ayudará a entender mejor los matices de esta cuestión y a calcular los costes totales con mayor precisión.
1. Costes de pedido
Incluso los pedidos pequeños generan costes. Esto incluye la solicitud de compra, las órdenes de compra y la facturación, los costes de mano de obra y las tarifas de transporte y procesamiento. Cualquier cálculo preciso requiere hacer un seguimiento de todos estos costes, aunque a primera vista parezcan marginales.
¿Qué costes de pedido pueden incluirse?
- Costes de procesamiento de pedidos (tiempo de los gestores y pago de los sistemas de introducción de pedidos).
- Gastos de transporte (gastos de flete y envío).
- Trabajo y equipo utilizados en la recepción del pedido.
- Control de calidad del pedido recibido.
2. Costes de mantenimiento de inventario (costes de tenencia)
Los pedidos no solo deben ser cumplidos, sino también almacenados en el almacén. Los costes de mantenimiento de inventario (o costes de mantenimiento de existencias) afectan gravemente a los beneficios de la empresa. Cuanto más dinero gasta un minorista en almacenar mercancías, menos beneficios obtiene.
Es muy difícil reducir los costes de mantenimiento de inventario utilizando únicamente métodos manuales, por lo que los minoristas inteligentes utilizan software innovador que tiene en cuenta con precisión todos los factores que afectan al almacenamiento de inventario.
Al calcular el coste de mantenimiento de inventario, tenga en cuenta lo siguiente:
- Gastos de capital relacionados con el inventario.
- Deterioro y obsolescencia.
- Costos de almacenamiento, incluyendo alquiler de espacio de almacén, servicios públicos, etc.
- Primas de seguros.
- Costos de pago de un sistema especializado de gestión de inventario.
A menudo, los costes de mantenimiento representan entre el 20 % y el 30 % del coste total del inventario. Esta cifra depende de muchos factores, que analizaremos a continuación. Cuanto más tiempo mantenga los productos antes de venderlos, mayores serán los costes.
3. Costes de desabastecimiento
Los costes de falta de existencias son las ventas potenciales perdidas debido a la falta de existencias. Por ejemplo, un cliente vio que el producto que necesitaba estaba agotado y lo compró en otro lugar. Otro caso común es cuando un cliente pide el último artículo que queda en stock, pero resulta estar defectuoso. En ambos casos, el minorista pierde la oportunidad de vender el producto y obtener beneficios.
Los desabastecimientos pueden generar una serie de costes directos, como:
- Gastos de envío urgente
- Costes de producción adicionales
- Descuentos forzados por pedidos retrasados
Y costes indirectos:
- Costes administrativos por gestión de desabastecimientos
- Pérdida de clientes potenciales como resultado de una menor fidelidad
¿Cuál es la fórmula del coste total de inventario?
El valor del inventario depende de los factores que una empresa incluya en su inventario. Aquí tiene cuatro pasos que le ayudarán a hacer sus propios cálculos:
Paso 1. Calcule el valor total del inventario
Existen tres métodos básicos para calcular el valor de inventario para su fórmula de coste de inventario:
1. Método de primero en entrar, primero en salir (FIFO)
El método FIFO asume que el inventario más antiguo se vende primero, por lo que el COGS (costo de los bienes vendidos) refleja los costos más antiguos, y el inventario final refleja los costos recientes.
Esto alinea el COGS con los precios actuales y aumenta las ganancias durante la inflación debido a un menor COGS, pero un minorista debe entender que los bienes que llegaron antes del proveedor a veces pueden ser más baratos que los más nuevos.
2. Método de último en entrar, primero en salir (LIFO)
El método LIFO funciona de manera opuesta: el minorista asume que el último inventario comprado se vende primero. En este caso, el costo de los bienes vendidos refleja el valor de las compras de inventario más recientes, mientras que el inventario final consiste en bienes más antiguos y baratos.
El LIFO tiende a generar menores ganancias en períodos de aumento de precios, ya que el costo de los bienes vendidos se basa en costos más altos y más recientes.
3. Método del coste medio ponderado (WAC)
Con el método WAC, el minorista calcula el coste medio ponderado dividiendo el precio de coste por el número de productos disponibles. De esta manera, el minorista puede obtener una imagen real del inventario disponible: el valor medio entre los productos más nuevos y los más antiguos.
Paso 2. Calcule cada tipo de costes de inventario
La fórmula del coste de pedido de inventario es:
Costes de pedido = (Número de pedidos por período) × (Coste por pedido)
Por ejemplo, su empresa realiza 30 pedidos al mes. Si sus costes administrativos son de 40 $ por pedido, los gastos de envío son de 90 $ y los costes de inspección son de 35 $, el coste total por pedido sería de 165 $. Por lo tanto, el coste mensual de los pedidos es de 165 × 30 = 4950 $.
Para determinar los costes de mantenimiento de inventario, primero sume todos los gastos (almacenamiento, transporte, seguros, impuestos, mermas, etc.) durante un año o un mes.
Luego divídalos por el valor total del inventario y multiplique el número por 100 para obtener un porcentaje. Esta es la fórmula simple de los costes de mantenimiento de inventario (fórmula de costes de mantenimiento de inventario).
Para medir los costes de desabastecimiento:
Costes de falta de existencias = Total de faltas de existencias / Total de ventas × 100
Por ejemplo, si un minorista experimenta 8 desabastecimientos durante un período con 400 ventas totales, los costes de desabastecimiento serán del 2 %. Esto significa que el 2 % de las ventas totales se vieron afectadas por desabastecimientos, lo que provocó una posible pérdida de ingresos o insatisfacción del cliente.
Paso 3. Resuma
Para calcular los costes de inventario de un año o un mes, debe sumar los costes de cada categoría y el valor real del inventario. Por ejemplo, nuestro valor de inventario es de 100 000 $. Si los costes de pedido son de 12 000 $, los costes de mantenimiento son de 20 000 $ y los costes de desabastecimiento equivalen a 10 000 $, el coste total de inventario asciende a la impresionante cifra de 142 000 $:
| Valor de inventario | $100,000 |
|---|---|
| Costes de pedido | $12,000 |
| Costes de transporte | $20,000 |
| Costes de desabastecimiento | $10,000 |
| Costos totales de inventario | $142,000 |
Deve sempre lembrar-se de que quanto maior for esta soma, menos dinheiro ganha.
Factores clave que influyen en los costes de inventario
Echemos un vistazo más de cerca a los factores que pueden aumentar los costes de inventario y afectar directamente a los beneficios de una empresa.
1. Rotación de inventario
La tasa de venta y reposición de inventario afecta a los costes de inventario. Las tasas de rotación altas suelen significar menores costes de mantenimiento y existencias más frescas, mientras que las tasas de rotación bajas pueden conducir a mayores costes de mantenimiento y mayores riesgos de obsolescencia y deterioro.
El software especializado puede ayudarle a equilibrar la tasa de rotación de su inventario. Por ejemplo, LEAFIO Inventory Optimization tiene todas las herramientas que necesita, como análisis en profundidad, módulo de previsión de la demanda y planificación de adquisiciones basada en factores estacionales y condiciones de mercado.
Según los resultados de los proyectos de LEAFIO AI, la implementación del sistema de optimización de inventario LEAFIO mejora la rotación de inventario en un promedio del 30 %.
2. Complejidad del surtido
La proliferación de SKU aumenta los costes de almacenamiento al requerir más espacio y recursos en el almacén para dar cabida a una mayor variedad de productos. La gestión de una amplia gama de SKU también conlleva mayores gastos de manipulación, organización y mantenimiento de los artículos de baja rotación u obsoletos.
Los estudios demuestran que solo el 18 % del surtido puede generar el 78 % del beneficio total. Para reducir el coste del inventario ineficiente ante la complejidad del surtido, los minoristas pueden utilizar el análisis ABC. Por ejemplo, como parte del módulo LEAFIO BI, el análisis ABC prioriza los SKU en función de criterios conocidos y divide los productos en tres categorías:
- A: los SKU más necesarios que generan los mayores ingresos (hasta un 80 %).
- B: SKU menos importantes que generan hasta un 20 % de los ingresos.
- C: SKU menos importantes que aportan hasta un 5 %.
3. Ciclo de vida del producto
Los productos perecederos aumentan los costes de inventario debido a la necesidad de condiciones especiales de almacenamiento, como el almacenamiento refrigerado.
Los minoristas que trabajan con este tipo de productos deben controlar cuidadosamente la rotación de inventario y hacer un seguimiento de las etapas de vida del producto para minimizar las pérdidas de almacenamiento y evitar el deterioro.
4. Rendimiento y colaboración del proveedor
Los proveedores incoherentes pueden obligar a las empresas a mantener más existencias de seguridad para protegerse de los retrasos, lo que aumenta los costes de mantenimiento. Para regular la cooperación, puede utilizar la solución de optimización de inventario LEAFIO, que le permite evaluar de forma transparente la fiabilidad de cada proveedor.
Los gráficos del módulo analítico muestran información sobre los pedidos por cantidad y valor, la participación del proveedor en las compras y las ventas de la tienda o de toda la red de tiendas.
5. Cambios económicos
Los factores económicos externos, como la inflación, los tipos de interés y la demanda del mercado, no pueden ignorarse, ya que todos ellos afectan al valor del inventario, especialmente a largo plazo. Por ejemplo, el aumento de los costes de la electricidad conlleva un aumento de los costes de almacenamiento en los almacenes.
6. Resiliencia de la cadena de suministro
Imagine una cadena de supermercados que depende de un único almacén regional para los productos frescos. Cuando las inundaciones interrumpen las rutas de transporte, las entregas se retrasan, lo que provoca desabastecimientos de existencias y un mayor deterioro. Para compensar, el supermercado almacena un exceso de productos perecederos, lo que aumenta los residuos y los costes de almacenamiento.
Obviamente, una cadena de suministro inestable es vulnerable a las interrupciones, lo que puede provocar un aumento de los costes de inventario, pérdidas de ventas y daños a la reputación de la marca.
Solo optimizando la cadena de suministro, por ejemplo, con múltiples ubicaciones de almacén y capacidades de redireccionamiento dinámico, como en el caso de un supermercado, un minorista puede garantizar la entrega puntual y minimizar los costes.
El software basado en el aprendizaje automático puede proporcionar a los minoristas información importante sobre cómo gestionar sus procesos para aumentar la resistencia de la cadena de suministro, categorizando y analizando los datos en función de cada paso de la cadena de suministro.
7. Eficiencia de almacenamiento y depósito
La eficiencia del almacenamiento y el depósito repercute en los costes de inventario al aumentar los gastos cuando la utilización del espacio y la organización no son óptimas.
Las distribuciones ineficientes, los sistemas de seguimiento deficientes o las capacidades de almacenamiento infrautilizadas dan lugar a mayores costes operativos y retrasos en la gestión eficaz del inventario.
Los minoristas pueden mejorar la eficiencia del almacenamiento y el depósito de mercancías utilizando herramientas automatizadas de gestión de inventario que optimizan los niveles de existencias, reducen el exceso de inventario y mejoran la utilización del espacio.
Consejos de expertos para reducir los costes de inventario
A continuación, compartimos métodos y estrategias eficaces para ayudar a su empresa a reducir los costes de inventario.
1. Implemente una planificación y previsión avanzadas de la demanda.
Un software especializado basado en el aprendizaje automático permite a los minoristas estimar con precisión la demanda y calcular la cantidad de inventario necesaria a la hora de gestionar las entregas a todos los almacenes y tiendas de la cadena.
Por ejemplo, uno de los clientes de LEAFIO, una gran cadena de supermercados, entrega productos desde un almacén central a diario. Los algoritmos avanzados que aplican automáticamente coeficientes relacionados con los días de la semana permiten mantener niveles óptimos de inventario al alinear las existencias con las ventas previstas para días específicos de la semana.
Este enfoque ayuda a evitar los pedidos excesivos durante los períodos de baja demanda, al tiempo que garantiza un suministro adecuado para los días de mayor demanda.
2. Estrategia del «almacén vacío»
La estrategia del «almacén vacío» consiste en pedir los productos con precisión y organizar la logística de tal manera que se mantengan niveles de inventario óptimos sin necesidad de almacenar constantemente existencias. Esto es especialmente relevante para las tiendas que tienen un pequeño almacén central o almacenan el inventario directamente en las instalaciones (por ejemplo, las tiendas de conveniencia).
Para implementar esta estrategia, necesita una solución de software especializada que pueda formar una cadena de suministro flexible, tener en cuenta las previsiones de demanda y garantizar la máxima disponibilidad para cada SKU.
3. Optimizar la cantidad económica de pedido (EOQ)
La cantidad económica de pedido (EOQ) es un concepto esencial que ayuda a determinar el número óptimo de unidades a pedir, logrando un equilibrio entre los costes de pedido y los costes de mantenimiento. Este procedimiento de gestión de inventario permite a los minoristas gestionar eficientemente su inventario actual mientras mantienen bajo control los gastos innecesarios.
4. Concéntrese en el cross-docking
El cross-docking es una estrategia logística en la que las mercancías se reciben en un almacén o centro de distribución y se transfieren inmediatamente a camiones de salida. El cross-docking reduce los costes de inventario al minimizar o eliminar la necesidad de almacenamiento a largo plazo.
Las mercancías se transfieren directamente de los envíos entrantes a los salientes, lo que reduce los gastos de almacenamiento, el coste del inventario y el riesgo de obsolescencia del inventario.
5. Reduzca el stock muerto y el inventario desordenado.
El inventario muerto o SLOB (Slow Moving and Obsolete) crea problemas significativos para los minoristas porque ocupa espacio en el almacén. También puede conducir a pérdidas significativas, ya que tales bienes a menudo tienen que ser desechados o vendidos con descuentos en ventas forzadas.
Los sistemas especializados pueden prevenir el problema antes de que surja. Por ejemplo, la solución de optimización de inventario LEAFIO le ayuda a encontrar productos redundantes, detener pedidos, eliminarlos suavemente del surtido y buscar mejores alternativas.
6. Automatizar los procesos de gestión de inventario
Utilice tecnologías de aprendizaje automático para automatizar el reabastecimiento, el seguimiento y el análisis. Mediante un sistema de pedidos automático, puede generar y enviar pedidos automáticamente a proveedores externos o a su almacén sin ninguna intervención de los planificadores de la demanda.
Gracias al sistema de automatización, también puede minimizar el factor de error humano en el proceso de inventario, lo que también reduce significativamente los costes de inventario.
La solución LEAFIO Inventory Optimization le ayuda a optimizar los pedidos y las entregas en el menor tiempo posible, lo que se traduce en menores costes de inventario. El sistema cuenta con un potente módulo de BI con más de 40 informes que incluyen costes de inventario, ventas, exceso de existencias, ventas perdidas, rotación de inventario y niveles de servicio. Estas herramientas visuales crean transparencia en todos los aspectos del proceso de reabastecimiento.
Key takeaways:
- El análisis de costes de inventario le permite tomar decisiones informadas basadas en datos sobre cómo gestionar su inventario.
- Los costes totales de inventario incluyen los costes de pedido, los costes de mantenimiento y los costes de desabastecimiento.
- Para medir el coste total de su inventario, debe calcular el valor del inventario y cada tipo de coste: almacenamiento, alquiler de almacén, transporte, gestión de inventario, pedidos, etc. La fórmula constará de las categorías de costes que sean relevantes para la empresa.
- Varios factores influyen en los costes de inventario, como la rotación de inventario, la complejidad del surtido, los factores económicos, la fiabilidad de los proveedores, la estabilidad de la cadena de suministro y la eficiencia de la gestión del almacén.
- Para reducir los costes de inventario y aumentar los beneficios, utilice métodos y estrategias eficaces, como el enfoque de «almacén vacío» y la implementación de previsiones de demanda avanzadas.
- El sistema de gestión de inventario LEAFIO, basado en IA, le ayudará a automatizar más procesos y optimizar los costes de almacenamiento.
Inventory cost FAQ:
¿Qué se incluye en los costes de inventario?
Los costes de inventario pueden dividirse en tres componentes principales: costes de pedido, costes de mantenimiento (costes de tenencia) y costes de desabastecimiento. Esto incluye los costes de flete o envío, los costes de almacenamiento (alquiler de espacio de almacén y servicios públicos), los costes de riesgo de inventario, el inventario no vendido, etc.
¿Por qué es importante controlar el coste del inventario?
El control de costes es una parte importante de la gestión de inventario que ayuda a optimizar los recursos de la empresa, reducir riesgos y aumentar los beneficios. El análisis de costes de inventario le permite tomar decisiones informadas y basadas en datos para mejorar la calidad de su gestión de inventario.
¿Qué procedimiento de gestión de inventario ayuda a una empresa a controlar los costes de inventario?
Métodos como la Cantidad Económica de Pedido, que ayuda a encontrar un equilibrio entre los costes de mantenimiento y los costes de pedido, pueden agilizar sus operaciones y minimizar los costes de inventario.
¿Cómo consigue un equilibrio entre los costes de mantener el inventario y el riesgo de agotarlo?
Lograr el equilibrio implica implementar una previsión precisa de la demanda, mantener niveles de existencias dinámicos adaptados a las tendencias de ventas y mejorar la agilidad de reabastecimiento. Mediante el análisis continuo del rendimiento de la cadena de suministro y el ajuste de las políticas de inventario a las condiciones del mercado, los minoristas pueden minimizar eficazmente los costes de transporte sin comprometer la disponibilidad de los productos ni la satisfacción del cliente.
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Kristi Miller
Retail optimization expert
