El comercio saludable es imposible sin la gestión de inventarios.
Un sistema de gestión de stocks o inventarios es un conjunto de metodologías probadas que mantienen a su negocio organizado. Controla todo el inventario y los artículos en stock, desde la entrega a un almacén hasta el carrito de compras del cliente.
Ahorra tiempo, dinero y recursos humanos al calcular exactamente cuánto inventario se necesita disponible y evitar la escasez y el exceso de existencias.
Cuanto más rápido crezca su negocio, más sofisticado y preciso necesita ser su gestión de inventarios o stocks.
Si se ejecuta correctamente, la gestión de stocks no solo puede ahorrarle dinero, sino también generar un constante flujo de efectivo. Recuerde, las mercancías y productos en los almacenes no traen nada si permanecen en los estantes, NO son efectivo en este caso. Deben ser integrados en la gestión de flujo de efectivo de la empresa.
La gestión de inventarios es algo que afecta directamente el efectivo, las ventas, los costos y los gastos. Cuanto mejor sistema de inventarios tenga, obtiene mejor flujo de efectivo.
CÓMO GANAR DINERO CONTROLANDO LAS EXISTENCIAS: 7 TÉCNICAS PARA APRENDER, ELEGIR Y MEZCLAR:
1) Gestión de inventarios ABC
Algunos productos en su almacén necesitan más atención que otros, algunos son los productos más vendidos y algunos tienen un impacto financiero reducido. La técnica ABC se trata de seleccionar y priorizar.
Hay 3 categorías clave:
A (Productos dealto valor, pequeños en cantidad, con baja frecuencia de ventas): Requieren mayor atención y deben ser monitoreados más de cerca, Tienen un mayor impacto en el flujo de efectivo y las ventas, pero no son muy solicitados. Son bastante impredecibles.
B (Moderado en valor, moderado en cantidad, con frecuencia de ventas promedio): Estos productos están en medio. Es importante vigilarlos para prevenir el riesgo de su transformación en la categoría A o C
C (Productos de bajo valor, grandes en cantidad, con alta frecuencia de ventas): Estos productos generan ventas, son fáciles de predecir, y salen del almacén rápida y fácilmente. Son generadores de dinero autosostenibles.
La técnica ABC ayuda a prever la demanda y optimiza el inventario mediante el análisis de productos de tendencia o moda entre los clientes, pero este método es muy lento (consume tiempo), y si se aplica solo, sin un sistema de gestión de stocks inteligente, se requiere de la participación del recurso humano. Y los expertos mencionan que este método tiene un riesgo de simplemente perderse los productos que recién empiezan a estar de moda.
2) EOQ: Cantidad de pedido económica
Desarrollada en 1913, y perfeccionada más tarde, esta fórmula sirve a los vendedores por años, identificando la cantidad de productos óptima del pedido, disminuyendo al mínimo los costos de compra, almacenamiento y entrega. Asume que la demanda, el pedido y los costos de almacenamiento son constantes y regulares.
- Q – cantidad económica de pedido (unidades);
- S - costo de pedido por compra;
- D – pedido en unidades;
- H – costo de transporte por unidad.
Este modelo, si aplica sólo, requiere de una muy buena comprensión de matemáticas y datos muy detallados, mientras que contratar a un consultor o a un empleado para estos cálculos es costoso y lleva mucho tiempo. El software especializado en cálculo de EOQ puede ser una solución y una inversión eficiente para las micro, pequeñas y medianas empresas.
No tiene en cuenta las fluctuaciones estacionales o económicas y no permite combinar varios productos en un solo pedido, lo cual limita su eficiencia para grandes empresas minoristas.
3) Cantidad mínima de pedido
La definición de Cantidad Mínima de Pedido (MOQ) es bastante simple: se refiere a la cantidad mínima de productos que los minoristas tienen que pedir a sus proveedores para mantener activa la relación. En otras palabras, si el pedido no alcanza el mínimo de MOQ establecida por el proveedor, no aceptarán ni cumplirán con su pedido.
Entonces ¿cómo puede este indicador ser útil para el proceso de gestión de inventario? Para los proveedores, los beneficios son claros: al promover las compras al por mayor, ellos pueden asegurar una rotación de inventario más rápida y obtener ganancias. Para los minoristas, las ganancias no son tan claras, ya que simplemente se ven obligados a comprar más para cumplir con el requisito establecido por los proveedores.
Sin embargo, generalmente, entre más alto sea la MOQ establecida por el proveedor, menos tiene que pagar el minorista por unidad. Por ejemplo, si compra productos al mayoreo, puede obtener un precio más bajo por unidad. Además, si usted como minorista cumple con los requisitos establecidos por un proveedor, esto contribuye a mantener alianzas estables las cuales son muy importantes. Relaciones estables y saludables entre proveedores y minoristas generalmente significan precios competitivos y tratos valiosos para ambos.
4) PEPS: Primeras entradas, primeras salidas
La técnica PEPS es un enfoque simple, directo para la gestión de stocks que dice que las existencias más antiguas se venden primero, o, en otras palabras, los primeros artículos en llegar al almacén son los primeros artículos que se venden.
Un ejemplo fácil y real de PEPS es la leche en el supermercado. La leche comprada posteriormente se oculta detrás de los estantes, y la leche que compra el supermercado primero está en frente del estante. PEPS se puede utilizar para productos perecederos con fecha de caducidad.
PEPS es fácil de usar y simple de entender, y demuestra su eficacia cuando los precios son más o menos estables. Y, por supuesto, no hay garantía de que los artículos más antiguos inevitablemente se vendan primero, y el riesgo de que el producto alcance su fecha de caducidad y se eche a perder es muy alto.
5) UEPS: Ultimas entradas, primeras salidas
Por el contrario, tenemos una técnica de inventario UEPS, la cual asume que los productos más nuevos comprados se venden primero, y el precio más reciente se usa para determinar el precio para los clientes.
UEPS puede ser utilizado potencialmente por empresas que no venden productos perecederos, los cuales tienen una larga vida útil.
La mayoría de los minoristas se adhieren a la técnica UEPS, pero algunas empresas eligen PEPS para reducir sus ingresos gravables y obtener ventajas fiscales. El truco es simple, con la suposición de que los precios están subiendo, el inventario más nuevo se venderá a un costo más alto, y esto disminuirá las ganancias y reducirá la suma gravable.
6) JIT: Método justo a tiempo
Inventado por Toyota en 1940, el método JIT es una técnica de planeación de inventario, lo que significa que usted lo mantiene un inventario muy bajo o en cero y lleva los productos a su almacén solo cuando son necesarios. Los niveles de inventario y necesidades están con base a las tendencias de ventas actuales. Por ejemplo, cuando un pedido llega, activa toda la cadena de suministro desde el principio, mientras que durante una temporada sin pedidos el método JIT promueve un modelo de “inventario cero.”
Como la técnica JIT minimiza los niveles de existencias, reduce la posibilidad de que los productos se echen a perder o caduquen, lo más importante, reduce el riesgo de tener artículos en exceso que tendrán que ser liquidados.
Popularizada por Toyota, la técnica JIT se ha vuelto casi icónica, y muchos empresarios la han estado usando como estrategia principal. Si, su potencial para ahorrar y ganar costos es grande, pero incluye ciertos riesgos también.
Uno de los principales inconvenientes de esta técnica es una gran dependencia de los proveedores y contratistas que pueden dejar al minorista con casi nada si no cumple con el pedido. Y un repentino aumento en la demanda también puede afectar gravemente la estabilidad de la cadena de suministro .
Pero si puede crear una red de proveedores y contratistas confiables, este sistema puede trabajar perfectamente bien, especialmente si un sistema automatizadole ayuda a implementar JIT de manera eficaz, administrar vendedores, las órdenes de compra y reducir demoras de manera inteligente.
7) Consignación en gestión de stock
Esta técnica consiste en un acuerdo con el contratista para pagarles solo cuando se venda su producto. Por ejemplo, un mayorista coloca stock en los estantes de un minorista, pero mantiene los derechos y la propiedad del stock hasta que se venda. Y en ese punto el minorista compra el stock consumido. Claro, este método implica un riesgo y demanda incierta así como, un muy alto grado de confianza por parte del mayorista.
Dentro de la técnica de consignación, los minoristas pueden disfrutar de los beneficios de ofrecer una gama más amplia de productos a sus consumidores sin congelar su capital, y al mismo tiempo el minorista puede devolver los artículos no vendidos sin ningún costo.
Un mayorista, o contratista, es quien toma mayores riesgos, pero disfruta de gratos beneficios, como poner los costos de comercialización del producto sobre los hombros de los minoristas o probar nuevos productos.
8) Pedidos por surtir (back order)
Los pedidos por surtir, conocidos como BO (Back Order) por sus siglas en inglés, son un modelo de gestión de stocks o inventarios, el cual consiste en tomar pedidos y recibir pagos por productos que están agotados. En pocas palabras, esto es aceptar un pedido de un cliente por un producto que está agotado, peo no mostrárselo a los clientes. Una vez que el pedido se realiza, solicita existencias y lo repone. Y te llega el pedido lo antes posible.
Parece ser un modelo de ensueño, pero debe administrarse con precisión y perfección en términos de logística. Imagine, a un minorista importante encargándose de cientos de diferentes ventas al día. Aquí pueden empezar los problemas si no se maneja adecuadamente. Pero al mismo tiempo, los pedidos atrasados es un “juego” de alto riesgo, lo cual puede aumentar las ventas y el flujo de efectivo, bajar los riesgos de exceso de existencias y disminuir costos de almacenamiento. Muchas empresas están dispuestas a tomar ese riesgo. Y otra vez, los sistemas sofisticados de gestión de inventarios puede ayudar a reducir estos riesgos.
9) Previsión de la demanda
El pronóstico de la demanda es un conjunto de procesos continuos orientados a estimar y predecir la cantidad de mercancía (productos o servicios) que los clientes comprarán en el futuro (durante un período específico de tiempo, semana, mes, trimestre, año, etc.) usamos la palabra “continuo”, ya que la previsión de la demanda es un proceso constante, no de una sola vez. Debe trabajar activamente para mejorar sus previsiones, realizar estudios de mercado, explore el comportamiento de sus clientes y tendencias de compras, o invierta en software de planeación de demanda.
Los errores en el pronóstico de demanda pueden costarle miles de dólares en costosas existencias muertas o provocar la pérdida de ventas, eso le sucedió a Nike de que cometieron un error en el pronóstico de la demanda de Air Jordans y perdió grandes sumas de dinero por no cumplir con los pedidos de los clientes.
La previsión de demanda es un proceso muy complicado. Utiliza una mezcla de datos estadísticos cuantitativos (cifras de ventas), intuición experta y evaluaciones en base a experiencia, tendencias del mercado, y desempeño de los competidores.
Generalmente, el pronóstico de la demanda utiliza datos de venta históricos como base y otras tendencias (estacionalidad, promociones) como factores adicionales. Sin embargo, incluso los cálculos más sofisticados no pueden garantizar el 100% de precisión en el pronóstico.
Estas técnicas son sólo los métodos básicos, fundamentales y confiables de gestión de inventario. Hay aún más prácticas para aprender y seguir, por ejemplo, el envío directo. Lo mejor de esto es que los sistemas de inventario inteligente pueden ayudarle a combinar y adaptar estas mejores técnicas para sus necesidades exclusivas, haciéndolas altamente personalizadas, efectivas y económicas
