Metodos de valuacion de inventarios: El secreto de los grandes minoristas

Inventario se le llama legítimamente al activo principal y más importante de cualquier negocio. La gestión equilibrada del inventario asegura los procesos de ventas, utilidades, almacén y logística, el cumplimiento de pedidos de los clientes y productividad del personal. El rendimiento general del negocio minorista depende en gran medida de su capacidad para contar, clasificar y administrar el inventario. é

Principales conclusiones

Valuar inventario correctamente impacta finanzas, impuestos y decisiones estratégicas.

• Usar métodos como FIFO o costo promedio. 

• Reflejar obsolescencia o slow movers. 

• Ajustar balances para planeación financiera. 

• Mejorar negociaciones bancarias. 

• Cumplir normativas contables locales.

La valuación del inventario es un proceso de estimación del valor monetario de los artículos que se encuentran en el balance de la empresa al final de cada período financiero. La precisión de la valoración de inventario tiene un impacto directo en los estados financieros y los indicadores de rendimiento de una empresa. 

Ante este escenario, en este artículo enseñaremos los principales métodos de evaluación de inventario y cómo calcularlos. Además, mostraremos otras técnicas de gestión y un software que utiliza inteligencia artificial y facilita todo este trabajo y hace que la gestión de inventario sea más eficaz.

Existen diferentes formas y métodos que ayudan a las empresas a administrar sus balances de inventario a nivel contable. Básicamente, existen tres métodos de valuación de inventario más populares y ampliamente utilizados:

• Método PEPS (Primeras Entradas – Primeras Salidas); 
• Método UEPS (Últimas entradas – Primeras Salidas);
• Método CPP (Costo Promedio Ponderado).

Todos estos métodos tienen características específicas, sus pros y sus contras. 

La elección del método generalmente depende de la naturaleza de los productos y la región en la que opera. 

Los estándares y principios contables varían – por ejemplo, las empresas en EUA trabajan bajo PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) o GAAP por su siglas en inglés, mientras que la mayoría de los países operan bajo NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) IFRS por sus siglas en inglés. Este es un factor importante a considerar, ya que la valoración de inventarios PEPS no es aceptada por las normas de las NIIF. 

Otra cosa muy importante que recordar – los reportes financieros permiten utilizar un solo método de valuación, por lo que no es posible cambiarlos o combinarlos.

En primer lugar, considere las normas y reglamentos contables aceptados en su región. En segundo lugar, tome en cuenta la naturaleza y el tipo de sus productos. Y recuerde una vez que haya elegido el método, no podrá elegir otro o combinarlos. 

Primeras Entradas - Primeras Salidas (PEPS) es un método de valoración de inventario fácil, preciso y bastante lógico: se basa en la suposición de que los productos comprados al proveedor (o se producen) se venden primero. Por lo tanto, el método PEPS toma el costo del inventario más antiguo como base de la fórmula COGS (Costo de los Bienes Vendidos).

En el comercio minorista, COGS es un indicador principal de rendimiento, que calcula todos los costos directos asociados con la venta de sus productos (almacenamiento, envío, despacho de aduanas, alquiler de tiendas, etc.) COGS no incluye gastos indirectos, tales como la mercadotecnia o publicidad, salarios de personal, etc. La fórmula de cálculo de COGS es muy simple: Costo de los Bienes Vendidos = Inventario inicial + Gastos directos – Inventario final. Como minorista, siempre debe recordar que cuanto mayor sea su COGS, menos dinero gastará.

Si una empresa utiliza PEPS como método principal de valuación de inventario, debe comprenderse que los productos que llegaron antes del proveedor (o fabricante) pueden ser a veces más baratos que los más nuevos. Depende de la estrategia de fijación de precios del proveedor, pero por lo general, los precios tienden a subir en lugar de bajar. Entonces, en este caso, el COGS será más bajo y las cifras de ganancias serán más altas. Eso dará como resultado una base impositiva más alta. 

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Excepto por ser fácil de manejar y comprensible, el método PEPS ayuda a los minoristas a reducir el desperdicio y cantidades de productos dañados, ya que siempre vende primero el inventario más antiguo. Es por eso que el método PEPS es tan popular entre las empresas que se ocupan de productos que se echan a perder rápidamente, como la leche fresca, verdura, carne, huevos, frutas, etc. 

Una de las mayores y más considerables desventajas del método de valuación de inventario PEPS es el alto nivel de dependencia de los precios. En caso de inflación, la base gravable puede aumentar drásticamente y distorsionar el desempeño financiero.

El método Ultimas Entradas – Primeras Salidas (UEPS) es lo opuesto a PEPS. Supone que los productos más recientes se venden primero. Bajo el método UEPS, el inventario que se adquirió permanece en el balance de la empresa, mientras que los artículos más nuevos se vendan. El método UEPS es usado en EUA, ya que es aceptable según las regulaciones GAAP. 

Si una empresa usa UEPS como método de valuación de inventario de referencia, eventualmente tendrá COGS más alto, pero menor indice de ganancias e ingresos gravables. Cuando una empresa utiliza UEPS como método de valuación de inventario, las ganancias y los estados financieros que se muestran son más bajos y la base gravable es menor. Esto puede ser bueno cuando llegue el momento de pagar impuestos, pero, por otro lado, puede presentar a la empresa como un contratista menos confiable y reducir las posibilidades de obtener financiamiento de inversionistas o de crédito.

El método de valuación de inventario CPP significa Costo Promedio Ponderado. Bajo el método CPP, un minorista estima un promedio ponderado dividiendo el COGS por el número de artículos disponibles. Entonces, el minorista puede tener a la mano la imagen del inventario disponible, un promedio entre los productos más nuevos y los más antiguos.

El método de valoración de inventario CPP es básico y simple y, a veces, denominado como punto de partida para el negocio minorista. CPP se ocupa de artículos similares simples, que son fáciles de rastrear. Los cálculos son fáciles y no tiene que invertir tiempo ni dinero sistemas sofisticados de contabilidad seguimiento de registros, ni contratar a muchas personas. 

Por el contrario, si usa la valoración CPP y sus productos pertenecen a diferentes categorías de precios, puede perder dinero tomando el precio promedio como punto de referencia y borrando la diferencia entre productos caros y baratos. 

Independientemente del método de valuación de inventario elegido, el registro de datos en tiempo real y los cálculos precisos son una necesidad. Mantener hojas de cálculo detalladas por cada SKU puede ser ineficaz, especialmente para los grandes minoristas, que poseen docenas, cientos y miles de SKU en varias ubicaciones y puntos de venta. Recomendamos usar más un software de gestión de inventario  más sofisticado que pueda adaptarse a cualquier método de valuación elegido y mantener sus cálculos actualizados y atender todas sus necesidades comerciales. 

Ahora explicaremos otras técnicas gestión de stock para aumentar el margen de su tienda minorista y daremos ejemplos de cómo aplicarlas.

Algunos productos en su almacén necesitan más atención que otros, algunos son los productos más vendidos y algunos tienen un impacto financiero reducido. La técnica ABC se trata de seleccionar y priorizar.

Hay 3 categorías clave: 

A (Productos dealto valor, pequeños en cantidad, con baja frecuencia de ventas): Requieren mayor atención y deben ser monitoreados más de cerca, Tienen un mayor impacto en el flujo de efectivo y las ventas, pero no son muy solicitados. Son bastante impredecibles. 

B (Moderado en valor, moderado en cantidad, con frecuencia de ventas promedio): Estos productos están en medio. Es importante vigilarlos para prevenir el riesgo de su transformación en la categoría A o C

C (Productos de bajo valor, grandes en cantidad, con alta frecuencia de ventas): Estos productos generan ventas, son fáciles de predecir, y salen del almacén rápida y fácilmente. Son generadores de dinero autosostenibles.

La técnica ABC ayuda a prever la demanda y optimiza el inventario mediante el análisis de productos de tendencia o moda entre los clientes, pero este método es muy lento (consume tiempo), y si se aplica solo, sin un sistema de gestión de stocks inteligente, se requiere de la participación del recurso humano. Y los expertos mencionan que este método tiene un riesgo de simplemente perderse los productos que recién empiezan a estar de moda. 

Desarrollada en 1913, y perfeccionada más tarde, esta fórmula sirve a los vendedores por años, identificando la cantidad de productos óptima del pedido, disminuyendo al mínimo los costos de compra, almacenamiento y entrega. Asume que la demanda, el pedido y los costos de almacenamiento son constantes y regulares.

• Q – cantidad económica de pedido (unidades);
• S - costo de pedido por compra; 
• D – pedido en unidades;
• H – costo de transporte por unidad.

Este modelo, si aplica sólo, requiere de una muy buena comprensión de matemáticas y datos muy detallados, mientras que contratar a un consultor o a un empleado para estos cálculos es costoso y lleva mucho tiempo. El software especializado en cálculo de EOQ puede ser una solución y una inversión eficiente para las micro, pequeñas y medianas empresas. 

No tiene en cuenta las fluctuaciones estacionales o económicas y no permite combinar varios productos en un solo pedido, lo cual limita su eficiencia para grandes empresas minoristas. 

La definición de Cantidad Mínima de Pedido (MOQ) es bastante simple: se refiere a la cantidad mínima de productos que los minoristas tienen que pedir a sus proveedores para mantener activa la relación. En otras palabras, si el pedido no alcanza el mínimo de MOQ establecida por el proveedor, no aceptarán ni cumplirán con su pedido.

Entonces ¿cómo puede este indicador ser útil para el proceso de gestión de inventario? Para los proveedores, los beneficios son claros: al promover las compras al por mayor, ellos pueden asegurar una rotación de inventario más rápida y obtener ganancias. Para los minoristas, las ganancias no son tan claras, ya que simplemente se ven obligados a comprar más para cumplir con el requisito establecido por los proveedores. 

Sin embargo, generalmente, entre más alto sea la MOQ establecida por el proveedor, menos tiene que pagar el minorista por unidad. Por ejemplo, si compra productos al mayoreo, puede obtener un precio más bajo por unidad. Además, si usted como minorista cumple con los requisitos establecidos por un proveedor, esto contribuye a mantener alianzas estables las cuales son muy importantes. Relaciones estables y saludables entre proveedores y minoristas generalmente significan precios competitivos y tratos valiosos para ambos. 

Inventado por Toyota en 1940, el método JIT es una técnica de planeación de inventario, lo que significa que usted lo mantiene un inventario muy bajo o en cero y lleva los productos a su almacén solo cuando son necesarios. Los niveles de inventario y necesidades están con base a las tendencias de ventas actuales. Por ejemplo, cuando un pedido llega, activa toda la cadena de suministro desde el principio, mientras que durante una temporada sin pedidos el método JIT promueve un modelo de “inventario cero.”

Como la técnica JIT minimiza los niveles de existencias, reduce la posibilidad de que los productos se echen a perder o caduquen, lo más importante, reduce el riesgo de tener artículos en exceso que tendrán que ser liquidados.

Popularizada por Toyota, la técnica JIT se ha vuelto casi icónica, y muchos empresarios la han estado usando como estrategia principal. Si, su potencial para ahorrar y ganar costos es grande, pero incluye ciertos riesgos también.

Uno de los principales inconvenientes de esta técnica es una gran dependencia de los proveedores y contratistas que pueden dejar al minorista con casi nada si no cumple con el pedido. Y un repentino aumento en la demanda también puede afectar gravemente la estabilidad de la cadena de suministro .

Pero si puede crear una red de proveedores y contratistas confiables, este sistema puede trabajar perfectamente bien, especialmente si un sistema automatizadole ayuda a implementar JIT de manera eficaz, administrar vendedores, las órdenes de compra y reducir demoras de manera inteligente. 

Esta técnica consiste en un acuerdo con el contratista para pagarles solo cuando se venda su producto. Por ejemplo, un mayorista coloca stock en los estantes de un minorista, pero mantiene los derechos y la propiedad del stock hasta que se venda. Y en ese punto el minorista compra el stock consumido. Claro, este método implica un riesgo y demanda incierta así como, un muy alto grado de confianza por parte del mayorista. 

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Dentro de la técnica de consignación, los minoristas pueden disfrutar de los beneficios de ofrecer una gama más amplia de productos a sus consumidores sin congelar su capital, y al mismo tiempo el minorista puede devolver los artículos no vendidos sin ningún costo.

Un mayorista, o contratista, es quien toma mayores riesgos, pero disfruta de gratos beneficios, como poner los costos de comercialización del producto sobre los hombros de los minoristas o probar nuevos productos.

Los pedidos por surtir, conocidos como BO (Back Order) por sus siglas en inglés, son un modelo de gestión de stocks o inventarios, el cual consiste en tomar pedidos y recibir pagos por productos que están agotados. En pocas palabras, esto es aceptar un pedido de un cliente por un producto que está agotado, peo no mostrárselo a los clientes. Una vez que el pedido se realiza, solicita existencias y lo repone. Y te llega el pedido lo antes posible. 

Parece ser un modelo de ensueño, pero debe administrarse con precisión y perfección en términos de logística. Imagine, a un minorista importante encargándose de cientos de diferentes ventas al día. Aquí pueden empezar los problemas si no se maneja adecuadamente. Pero al mismo tiempo, los pedidos atrasados es un “juego” de alto riesgo, lo cual puede aumentar las ventas y el flujo de efectivo, bajar los riesgos de exceso de existencias y disminuir costos de almacenamiento. Muchas empresas están dispuestas a tomar ese riesgo. Y otra vez, los  sistemas sofisticados de gestión de inventarios puede ayudar a reducir estos riesgos. 

El pronóstico de la demanda es un conjunto de procesos continuos orientados a estimar y predecir la cantidad de mercancía (productos o servicios) que los clientes comprarán en el futuro (durante un período específico de tiempo, semana, mes, trimestre, año, etc.) usamos la palabra “continuo”, ya que la previsión de la demanda es un proceso constante, no de una sola vez. Debe trabajar activamente para mejorar sus previsiones, realizar estudios de mercado, explore el comportamiento de sus clientes y tendencias de compras, o invierta en software de planeación de demanda. 

Los errores en el pronóstico de demanda pueden costarle miles de dólares en costosas existencias muertas o provocar la pérdida de ventas, eso le sucedió a Nike de que cometieron un error en el pronóstico de la demanda de Air Jordans y perdió grandes sumas de dinero por no cumplir con los pedidos de los clientes. 

La previsión de demanda es un proceso muy complicado. Utiliza una mezcla de datos estadísticos cuantitativos (cifras de ventas), intuición experta y evaluaciones en base a experiencia, tendencias del mercado, y desempeño de los competidores. 

Generalmente, el pronóstico de la demanda utiliza datos de venta históricos como base y otras tendencias (estacionalidad, promociones) como factores adicionales. Sin embargo, incluso los cálculos más sofisticados no pueden garantizar el 100% de precisión en el pronóstico. 

Estas técnicas son sólo los métodos básicos, fundamentales y confiables de gestión de inventario. Hay aún más prácticas para aprender y seguir, por ejemplo, el envío directo. Lo mejor de esto es que los sistemas de inventario inteligente pueden ayudarle a combinar y adaptar estas mejores técnicas para sus necesidades exclusivas, haciéndolas altamente personalizadas, efectivas y económicas.

Proponemos la solución de Optimización de Inventario LEAFIO AI basada en los años de experiencia de nuestros clientes en diferentes verticales minoristas. Hemos analizado todas las debilidades del negocio y hemos creado el sistema de gestión de inventario más eficaz. 

Esta solución basada en la nube lo ayudará a identificar áreas que requieren especial atención de manera rápida y precisa. Esto ayudará a agilizar los pedidos y las entregas en el menor tiempo posible, lo que conducirá a la implementación exitosa de la estrategia de desarrollo posterior de la empresa.

Los módulos de inteligencia comercial agradables a la vista crean transparencia para todos los aspectos del proceso de reabastecimiento: desde el pronóstico de la demanda y la gestión de proveedores hasta el rendimiento del inventario en toda la cadena. Tomar decisiones estratégicas basadas en datos ahora es más fácil que nunca.

El sistema tiene un poderoso módulo de BI con docenas de informes: costos de inventario, ventas, excedentes, ventas perdidas, rotación de inventario y nivel de servicio. Estos y muchos otros problemas específicos de gestión de inventario se analizan profunda y visualmente en la optimización de inventario de Leafio. Ofrecemos no sólo un conjunto de informes. Nuestro módulo de análisis es el punto clave de nuestra experiencia de muchos años en la cadena de suministro. 

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