Przydział zapasów

Wraz z rozwojem firmy zakres zadań związanych z alokacją zapasów rozszerza się i staje się coraz mniej intuicyjny. Alokacja zapasów wpływa na szybkość realizacji zamówień i koszt ich dostarczenia. Jednak zwrócenie uwagi na ten krytyczny element zarządzania łańcuchem dostaw przynosi więcej korzyści. Zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu, pomagając organizacjom w zmniejszeniu wydatków, poprawieniu przepływów pieniężnych i zwiększeniu rentowności.

Alokacja zapasów to proces zarządzania poziomem zapasów i przepływem towarów. Chociaż kontrola zapasów i zarządzanie zapasami mogą wydawać się synonimami, nie są. Kontrola zapasów reguluje to, co aktualnie znajduje się w magazynie. Zarządzanie zapasami jest szersze i reguluje wszystko, od tego, co jest w magazynie, do tego, jak firma dostaje towar tam i gdzie przedmiot kończy.

Temat ten jest szczególnie istotny w branży zakupów online, która zapewnia dużym detalistom narzędzia do ekspansji. Szybki wzrost sprzedaży często wiąże się z dodatkowymi trudnościami w alokacji zapasów. W niniejszym artykule przedstawimy przegląd znanych technik w tej sferze oraz zaoferujemy inne wskazówki dotyczące opracowania i wdrożenia idealnego systemu alokacji zapasów.

Zarys procesu zarządzania zapasami

Po pierwsze, zbadaj proces zarządzania zapasami, aby lepiej zrozumieć swoje potrzeby. Jest to kluczowe dla wyeliminowania błędów i wyboru najlepszego oprogramowania do zarządzania zapasami dla Twojej firmy.

1. Po produkt przybywa do magazynu, kontroli, sortowania i przechowywania produktów. System wolisz dla tego zadania nie jest istotne. 
2. Śledzić poziomy zapasów. Można to zrobić za pomocą fizycznego liczenia zapasów, oprogramowanie wieczystej inwentaryzacji lub liczenia cyklu, a to pomaga zmniejszyć możliwość niedokładności.
3. Klienci składają zamówienia osobiście lub online.
4. Autoryzować zamówienia. Jest to etap, w którym przekazujesz zamówienie do dostawcy, co może być zautomatyzowane za pomocą systemu POS.
5. Wybierz potrzebny produkt z magazynu, używając jego numeru SKU. 
6. Aktualizacja poziomów zapasów odpowiednio. Możesz użyć systemu perpetual inventory, aby automatycznie aktualizować poziomy zapasów i komunikować je z odpowiednimi interesariuszami.
7. Obniżony poziom zapasów ostatecznie uruchomi punkt ponownego zamówienia i zainicjuje uzupełnianie zapasów.

Typowe podejścia 

Istnieje kilka rozpowszechnionych podejść do zarządzania zapasami, które można wybrać. Okresowe zarządzanie zapasami jest metodą wyceny zapasów dla celów sprawozdawczości finansowej, która obejmuje wykonanie fizycznego liczenia zapasów w standardowych okresach. Ta technika rachunkowości zaczyna się od listy, dodaje nowe zakupy zapasów w danym okresie i odejmuje kończące się zapasy, aby obliczyć koszt sprzedanych towarów. 

Systemy zarządzania zapasami z kodami kreskowymi są wykorzystywane przez firmy do przypisania numeru do każdego produktu, który sprzedają. Mogą one skorelować ten numer z różnymi danymi, takimi jak dostawca, wymiary produktu, waga, a nawet dane zmienne, takie jak liczba sztuk w magazynie.

RFID, znana również jako identyfikacja radiowa, to technologia, która bezprzewodowo nadaje tożsamość produktu w postaci unikalnego numeru seryjnego w celu monitorowania produktów i oferowania obszernych informacji o produkcie. Systemy zarządzania magazynem z obsługą RFID mogą zwiększyć produktywność, poprawić widoczność zapasów i zapewnić szybkie samodzielne rejestrowanie odbioru i dostawy.

Powiązane: Top 5 Oprogramowanie do optymalizacji planogramu dla handlu detalicznego

Wskazówki dotyczące optymalizacji każdego etapu procesu zarządzania zapasami

Sortowanie 

Sortowanie wszystkich produktów na trzy ogólne grupy na podstawowej zasadzie może znacząco wpłynąć na ogólne koszty zapasów. Grupuj podobne zapasy w tych samych sekcjach tak bardzo, jak to możliwe; unikalne produkty powinny być przechowywane w oddzielnym obszarze. Dla większości firm najlepszym wyborem jest podział kategorii według przychodów, jakie przynosi dany produkt lub liczby sprzedaży. Kategoria A obejmuje najbardziej wartościowe produkty; kategoria B to te, które znajdują się pomiędzy najwyższą a najniższą wartością; małe transakcje, które są ważne dla ogólnego zysku, ale nie wnoszą wiele indywidualnie, należą do kategorii C.

Określanie, który produkt należy wysłać na zamówienie

Istnieją dwa podejścia do określania kosztu towaru: FIFO i LIFO czyli First-in First-out oraz Last-in First-out. LIFO zakłada, że świeże towary mają dodatkową przewagę, więc miałyby pierwszeństwo dla klienta. W podejściu FIFO priorytetem są starsze interesy, aby utrzymać ogólny poziom świeżości na wysokim poziomie. 

Strategie ponownego zamawiania 

Formuła Economic Order Quantity (EOQ) określa, ile zapasów powinna zakupić firma w zależności od takich zmiennych jak całkowity koszt produkcji, stopa popytu i inne czynniki. Algorytm oblicza najbardziej znaczącą liczbę jednostek w celu zmniejszenia zakupów, przetrzymywania i dodatkowych opłat.

Minimum Order Quantity (MOQ) to najmniejsza ilość zapasów, które organizacja detaliczna nabędzie w celu zminimalizowania kosztów. Pamiętaj, że te towary z zapasów, które kosztują często mają niższe MOQ niż rzeczy niedrogie, które są tańsze i łatwiejsze do przechowywania.

Określenie wartości EOQ i MOQ dla Twojej firmy może znacząco pomóc w optymalizacji całego procesu alokacji zapasów. 

Większe firmy mogą rozważyć wdrożenie modelu Just-in-Time. Jest to proces, w którym firmy zamawiają towary na bieżąco, zamiast zamawiać zbyt dużo i ryzykować martwym magazynem (zapas nigdy nie sprzedany lub nie wykorzystany przez klientów przed usunięciem ze statusu sprzedaży).

Narzędzie optymalizacji zapasów LEAFIO jest zaprojektowane do zarządzania zamówieniem w całym cyklu życia. W wyniku działania LEAFIO otrzymujesz zautomatyzowaną kalkulację ilości potrzebnej do realizacji zamówienia, zautomatyzowane generowanie zamówień, zautomatyzowaną wysyłkę zamówień, zautomatyzowaną edycję wysłanych zamówień na podstawie informacji zwrotnej od dostawcy oraz kontrolę realizacji zamówień. Otrzymujesz również przejrzysty i uporządkowany obieg pracy z zamówieniami, co ma swoje zalety zarówno dla kierownika liniowego, jak i szefa. Zarządzanie staje się mniej zasobochłonne i bardziej efektywne - menedżerowie zostają zwolnieni z rutynowych zadań. Dokładna kalkulacja zapotrzebowania zwiększa dostępność produktów, zmniejsza nadwyżki zapasów i poprawia obroty.

Inne istotne cechy, dla których warto wybrać zautomatyzowany system zarządzania zapasami:

• Multi-echelon replenishment (wszystkie poziomy łańcucha dostaw są połączone i zrównoważone);
• Transfer zapasów;
• Zautomatyzowane ponowne zamówienie;
• Okresy zamówień w sklepie;
• Możliwości integracji;
• Automatyczne procedury wspomagające rotację asortymentu.

Podsumowanie

Zarządzanie zapasami łączy wszystkie aspekty łańcucha dostaw. Klienci mogą być niezadowoleni, jeśli niewystarczające zapasy są dostępne wtedy i tam, gdzie są potrzebne. Z drugiej strony, duże zapasy niosą ze sobą własny zestaw zobowiązań, w tym koszty przechowywania i ubezpieczenia, jak również ryzyko zepsucia, kradzieży i uszkodzenia. Kontrola zapasów zapewnia, że najwięcej pieniędzy zarabia się z najmniejszej ilości zapasów przy jednoczesnym zachowaniu zadowolenia klientów. Pozwala firmom zbadać ich aktualną sytuację w zakresie aktywów, sald kont i raportów finansowych, gdy jest to zrobione prawidłowo.