Una planificación eficaz de las mercancías es una palanca para la productividad y el desarrollo sostenible de las tiendas minoristas. La gestión de inventarios de las gasolineras tiene mucho en común con la de las tiendas de conveniencia, y los retos de merchandising son similares. Al mismo tiempo, existen algunas peculiaridades que trataremos en este blog.
Es posible hacer frente a los retos de planificación de la mercancía en las cadenas de gasolineras utilizando métodos tradicionales. Aún así, esta tarea se complica debido al funcionamiento manual y a la falta de análisis en profundidad. Sin embargo, gracias al software avanzado basado en algoritmos de inteligencia artificial, la mayoría de las funciones de gestión de inventarios, surtido y espacio en las estanterías (como los pedidos, la gestión de categorías, la exposición de productos, etc.) pueden realizarse de forma más eficiente o incluso automatizarse por completo.
1. Espacio limitado de almacenamiento y estanterías
Una de las peculiaridades de las tiendas de las gasolineras es que ocupan poco espacio, lo que a menudo conlleva problemas con el almacenamiento del inventario. Para asegurarse de que siempre hay existencias, los responsables de compras suelen aumentar el volumen de pedidos, lo que puede provocar excedentes de existencias, amortizaciones o ventas forzosas. Sin embargo, si las existencias no se reponen a tiempo y la tienda se enfrenta a una gran demanda, la falta de mercancías en las estanterías provocará una pérdida de ventas. En cualquier caso, no será rentable para el minorista.
Solución: Establecer un sistema de gestión de existencias en formato de "almacén vacío" y crear existencias de seguridad suficientes para la exposición.
Este planteamiento implica una organización precisa de los pedidos de productos y de la logística, de forma que se mantengan unos niveles óptimos de existencias sin necesidad de almacenarlas constantemente. Para establecer eficazmente un sistema de "almacén vacío", las cadenas de gasolineras utilizan cada vez más software especializado para garantizar la disponibilidad óptima de cada SKU mediante una previsión precisa y una configuración flexible de la cadena de suministro.
Por ejemplo, el software de vanguardia LEAFIO AI Retail Platform ya ayuda a los minoristas de cadenas de gasolineras como WOG, VIADA, Baltic Petroleum, Avias y otras en la compleja planificación de mercancías y en la resolución de las siguientes tareas:
- formando una cadena de suministro flexible y una distribución eficaz de las existencias entre las ubicaciones de la red, minimizando los saldos y las mercancías "congeladas;
- realizando previsiones precisas y garantizando una disponibilidad óptima para cada SKU;
- creando expositores de productos basados en los saldos actuales, garantizando el nivel adecuado de existencias en los estantes para la próxima entrega;
- creando planogramas que ayuden a utilizar eficazmente cada pie/metro de espacio en los estantes y a maximizar los ingresos.
2. Surtido limitado en los estantes de la tienda
Debido a las limitaciones de espacio, el surtido de productos en las gasolineras es limitado. Si la selección de productos no satisface las necesidades de los clientes, el minorista corre el riesgo de perder ventas o tener un exceso de existencias. Por lo tanto, cada metro cuadrado en los estantes debe utilizarse sabiamente, y cada SKU debe seleccionarse cuidadosamente y ocupar el lugar óptimo en la sala de ventas.
Solución: Análisis ABC del surtido disponible, análisis de la demanda, eliminación de las SKU pasivas y rotación oportuna del surtido.
Por lo tanto, para garantizar el surtido óptimo de productos en los estantes, es crucial realizar las siguientes acciones con regularidad:
- Analizar el rendimiento del surtido teniendo en cuenta la ubicación, el proveedor, la categoría de producto y la SKU;
- Identificar los productos impulsores y los que requieren más esfuerzos promocionales;
- basándose en los datos analíticos, elimine las SKU ineficaces de los estantes y seleccione alternativas mejores;
- prever la demanda de nuevos productos para minimizar los riesgos y, si es necesario, realizar cambios en el surtido.
Por ejemplo, la plataforma LEAFIO ofrece la solución Rendimiento del surtido, que le permite construir su estrategia de gestión del surtido y simplificar este proceso con la ayuda de cálculos precisos y recomendaciones de inteligencia artificial. El sistema analiza constantemente los cambios en el surtido y ofrece mejoras que aumentarán sus ventas.
3. Tiempo mínimo que pasa un cliente en la tienda
La mayoría de los visitantes de una gasolinera pasan sólo unos minutos en la tienda y no piensan quedarse más tiempo. Por lo tanto, el espacio debe estar organizado de forma que el cliente llegue a los productos adecuados lo antes posible y, al mismo tiempo, realice compras adicionales. Es esencial no sólo elegir el surtido adecuado, sino también ofrecer una disposición atractiva, que evite los estantes vacíos.
Solución: Analizar la disposición y el desarrollo del macroespacio, teniendo en cuenta los datos de ventas, los márgenes y el recorrido del cliente.
Para responder eficazmente a este reto, también es esencial:
- Identificar rápidamente las categorías y SKU pasivas para eliminarlas de los estantes o cambiar su colocación;
- seleccionar la colocación óptima para los productos relacionados, asegurando así ventas adicionales y, como resultado, aumentando el cheque medio de la tienda;
- rotar rápidamente el surtido y sustituir los artículos vendidos en el planograma.
Actualmente, existen soluciones basadas en la nube que ayudan a crear planogramas eficaces e "inteligentes", establecer tareas para el personal y supervisar su aplicación en línea. Por ejemplo, la solución LEAFIO Shelf Efficiency cuenta con una aplicación móvil que permite al personal de la tienda recibir tareas rápidamente, actualizar el expositor y enviar fotos para confirmar los cambios realizados.
"La ventaja clave es un sistema basado en la nube que evoluciona constantemente. LEAFIO cumple los requisitos de precio y calidad, así como todas las necesidades de gestión de merchandising. Es mucho más que un simple modelado de planogramas. Es una herramienta integral que ha proporcionado un nuevo enfoque a la gestión del merchandising en la cadena de tiendas WOG", afirma el director del proyecto WOG.
4. La necesidad de ampliar la cadena de gasolineras
La rentabilidad en el sector sólo puede lograrse mediante la apertura permanente de nuevos establecimientos y la expansión selectiva de la red, una característica común de este modelo de negocio.
Según un informe de BCG, una consultora global, el 70% de los minoristas tienen previsto ampliar sus redes.
Sin embargo, todo minorista sabe que la apertura de un nuevo establecimiento es un proceso costoso y complejo plagado de muchas dificultades. Además, hay que contratar a nuevos gestores para que trabajen en la apertura de nuevos puntos, lo que siempre implica costes adicionales.
Solución: Unificar los procesos de apertura de tiendas basándose en los datos de experiencia y ventas de toda la red.
Gracias a un software avanzado, la mayoría de los procesos durante la expansión de la red se automatizan. El sistema copia todos los datos necesarios y apoya la apertura de un nuevo local. La apertura del punto de venta no requiere la participación de nuevos gestores de compras, por lo que los costes se reducen mucho.
Cómo el software amplía las capacidades de los gestores a la hora de abrir nuevos puntos de venta:
- Estandariza los procesos de planificación de promociones, reposición de existencias y control del surtido y los estantes de la tienda;
- pronostica la demanda en las primeras fases de apertura de un punto, teniendo en cuenta los datos recogidos en ubicaciones similares de la red;
- crea planogramas de formatos con la posibilidad de realizar los cambios necesarios en línea al instante.
5. Gestión equilibrada de productos frescos y ultrafrescos
Los productos frescos son una de las categorías más difíciles en la gestión de inventarios. Tienen una vida útil corta, por lo que hay que reponerlos constantemente. La cosa se complica con la categoría de ultra frescos, que requiere entregas diarias. Si el minorista proporciona las estanterías llenas al 100%, se producirá inevitablemente un exceso de existencias y la amortización de los productos caducados. Pero si no pide lo suficiente, los estantes vacíos repelerán a los clientes y provocarán pérdidas de ventas.
Otro problema son las fuertes fluctuaciones de la demanda durante la semana. Hoy tiene las estanterías llenas y los productos caducados, y mañana tiene las estanterías vacías y una demanda insatisfactoria. También debe tener en cuenta el plazo mínimo aceptable de entrega y venta de productos frescos. Esto suele especificarse en el contrato con el proveedor, y los plazos pueden variar en función de la entrega o del tipo de producto.
La solución: Un análisis detallado de los cambios en el comportamiento de los consumidores, así como la creación de una cadena de suministro flexible y su sincronización con la demanda.
A la hora de realizar pedidos, los minoristas deben tener en cuenta los siguientes datos
- las restricciones y acuerdos existentes con los proveedores, el formato de envasado del producto, las existencias de reserva;
- la vida útil del producto y el número de días que puede estar en la estantería antes de caducar;
- los cambios en la demanda durante la semana para modificar los pedidos en función de los volúmenes de venta previstos;
- la gama de plazos de entrega durante el día para crear la previsión más precisa.
El bloque funcional Inventario fresco de LEAFIO tiene en cuenta todos estos parámetros. Le permite equilibrar el suministro de productos frescos, evitando la formación de excedentes o estantes vacíos. El sistema calcula los pedidos con gran precisión gracias al análogo simplificado implementado de la contabilidad por lotes LIFO. Además, el sistema minimiza las bajas de productos estableciendo automáticamente un nivel aceptable de disponibilidad.
6. Rebajas forzosas por necesidad de vender mercancías
Las rebajas son a menudo necesarias para agotar rápidamente las existencias. Pero la puesta en marcha de cada promoción requiere tiempo y mucho trabajo por parte de los gestores. Por lo tanto, es vital ocuparse de las causas de los retrasos en las estanterías más que de las consecuencias. Si minimiza las existencias, podrá reducir el número de promociones forzosas.
La solución: Garantizar la mayor precisión en los pedidos, lo que proporcionará una rotación óptima y minimizará la necesidad de rebajas.
Realizar pedidos precisos es posible gracias a datos analíticos fiables y a previsiones que tienen en cuenta las fluctuaciones de la demanda. Cuanto más precisos sean sus pedidos, menos a menudo necesitará realizar rebajas y ventas adicionales. Por supuesto, los cálculos manuales sin software no pueden garantizar tal precisión. Tenga en cuenta que el software especializado también puede excluir las ventas atípicas de los datos analíticos, ya que afectan a los indicadores.
Si el minorista aún necesita planificar actividades promocionales, puede hacerlo de forma más eficiente y cómoda a través del bloque funcional Inteligencia de promociones de LEAFIO, que incluye todas las herramientas necesarias para preparar e implementar las rebajas:
- calendario promocional
- planificación, avisos sobre acciones relacionadas y posibles errores;
- creación automática de una previsión de resultados gracias a las capacidades de la inteligencia artificial
- adaptación del inventario a las ventas promocionales reales
- cálculo del stock necesario para la promoción;
- análisis de productividad basado en el volumen de ventas, saldos, plan-facto, etc.
7. Fluctuaciones frecuentes y multifactoriales de la demanda
La actividad de los consumidores en las tiendas de las gasolineras es muy volátil y depende de muchos factores. La demanda se ve afectada por la ubicación de la tienda, los días de la semana, la hora del día, los días festivos, etc. Si calcula estas fluctuaciones y crea previsiones manualmente, los errores críticos y la pérdida de ventas son inevitables.
Solución: Analizar la actividad de los consumidores y generar previsiones utilizando herramientas de IA.
En un entorno de demanda multifactorial y volátil, no es fácil formular una estrategia basada en el análisis manual. La inteligencia artificial es más eficaz, ya que elimina la influencia del factor humano y permite procesar una gran cantidad de datos.
Así, gracias a la IA, un minorista puede:
- calcular el índice de fluctuaciones de la demanda y utilizarlo para formar pedidos más precisos durante la semana;
- crear pedidos basados en datos sobre el nivel actual de existencias, el tamaño y el tipo de embalaje, las mercancías en tránsito, etc;
- utilizar datos precisos sin tener en cuenta la actividad atípica de los consumidores;
- crear un nivel de existencias óptimo basado en la fiabilidad de los proveedores.
"Elegimos LEAFIO porque nos gustó la energía y la experiencia del equipo. Ya tienen proyectos de implantación con éxito para cadenas de gasolineras en países con buenos indicadores de rendimiento. Nos dimos cuenta de que podíamos confiar en ellos porque su equipo no sólo implementa soluciones, sino que también ayuda a construir procesos empresariales más correctos y eficientes", Edwin Bakhshiyan, director general de Baltic Petroleum.
Aproveche el poder de la inteligencia artificial para optimizar el inventario y hacer crecer su red
El software impulsado por la IA ayudará a los minoristas a gestionar mejor el inventario y el espacio en los estantes, a prever la demanda y a utilizar de forma eficiente el espacio limitado de las tiendas en las gasolineras. La implantación de un sistema inteligente de planificación de productos reducirá significativamente los costes de la empresa e impulsará el rendimiento del negocio al mejorar la precisión de los pedidos, crear un sistema eficaz de "almacén vacío", profundizar en los datos analíticos y automatizar la mayoría de las tareas rutinarias de los gestores.
