El uso de software de automatización de la planificación de mercancías es cada vez más popular. Según el Informe de investigación sobre el mercado mundial de análisis del comercio minorista, de un valor de mercado actual de más de 3.000 millones de dólares, este sector aumentará a más de 6.000 millones de dólares en 2032. El software especializado permite a los gestores de categorías evaluar diferentes surtidos de productos, estrategias de precios y promociones para determinar el mejor enfoque para las ventas y la rentabilidad de la categoría.
Sin embargo, muchos especialistas siguen utilizando sistemas de Business Intelligence centrados exclusivamente en el análisis de categorías. Mientras que el software moderno (por ejemplo, Assortment Performance de LEAFIO) depende menos de la calidad de los datos, se adapta a las necesidades de la empresa e incluso ofrece consejos. No sólo permite analizar, sino también trabajar con la formación de categorías, la agrupación de tiendas, el cambio de estado de las SKU, etc. Esto explica la relevancia de la transición evolutiva de la Inteligencia Empresarial a los sistemas automatizados.
Las características del sistema BI que gestiona las categorías
Los sistemas de Inteligencia Empresarial (BI) pueden ser útiles para los gestores de categorías que se encargan de analizar las ventas y distribuir los productos de una categoría concreta. Pero junto con sus ventajas, también presentan importantes inconvenientes.
Ventajas:
- El BI permite a los gestores de categorías acceder a una gran cantidad de datos procedentes de diversas fuentes para realizar un análisis más objetivo y exhaustivo;
- el sistema proporciona análisis de ventas, distribución y otros indicadores críticos con actualizaciones una vez al día por término medio. Esto permite tomar decisiones rápidas e informadas sobre el desarrollo de las categorías;
- con la ayuda de BI, los gestores de categorías pueden recibir los datos de forma comprensible y accesible, lo que permite entender y analizar información compleja.
Contras:
- La implantación de BI es bastante compleja y requiere importantes recursos financieros y técnicos. Además, es necesario preparar los datos y comprobar su calidad antes de visualizarlos en el sistema;
- Algunos sistemas son limitados: sólo pueden trabajar con una determinada cantidad de datos o variables para el análisis;
- aunque el sistema tenga acceso a una gran cantidad de datos, el resultado depende de la calidad. De lo contrario, las conclusiones del BI serán erróneas;
- los gestores de categorías pueden necesitar formación adicional para comprender y utilizar eficazmente el sistema;
- Para que el BI sea útil, debe estar integrado con otros sistemas (por ejemplo, de gestión de almacenes o de producción). En algunos casos, esto no es fácil.
Echemos un vistazo más de cerca a los aspectos específicos del uso del BI para los gestores de categorías
1. Trabajar con numerosos informes
Los especialistas tienen acceso a varios informes que les ayudan a seguir las ventas y la distribución de los productos de su categoría. Sin embargo, trabajar con un gran número de informes puede suponer un reto, ya que una gestión eficaz de las categorías no sólo requiere recopilar datos, sino también investigar en profundidad las relaciones causa-efecto.
Los gestores de categorías tienen que dedicar mucho tiempo y esfuerzo a buscar indicadores que apunten a áreas problemáticas en la categoría. Así, si un especialista observa un descenso de las ventas en una tienda concreta, debe analizar de forma independiente qué lo afecta: el precio, la calidad del producto, la competencia, los esfuerzos de marketing u otros factores.
2. Falta de flexibilidad
No todos los productos de BI pueden adaptarse a las necesidades de cada usuario: en la mayoría de los casos, los minoristas sólo disponen de un cierto número de informes predefinidos.
Por ello, los gestores de categorías suelen exportar los informes existentes en formato Excel para ver las métricas de una forma que les resulte cómoda y utilizar sus funciones favoritas (como VLOOKUP). Sin embargo, esta práctica puede convertir el análisis de las métricas en algo rutinario y complejo (sobre todo si los informes deben introducirse manualmente en Excel con regularidad).
Esto convierte el análisis de métricas en un proceso complejo e improductivo. Un riesgo adicional son los errores que puede cometer un especialista al transferir los datos de un informe a Excel.
3. La necesidad de parámetros claros
Los sistemas de BI utilizan parámetros para analizar los datos y ofrecer recomendaciones. Si no son pertinentes o no tienen en cuenta todos los aspectos, los resultados del análisis pueden ser incompletos o incluso incorrectos.
Por ejemplo, si un sistema de BI utiliza sólo el número de ventas como parámetro para determinar el éxito de un producto, los resultados serán inexactos porque no tiene en cuenta cuánto se gastó en marketing ni qué promociones se realizaron. Por lo tanto, es esencial predefinir todos los indicadores de análisis y comprobarlos periódicamente para garantizar su actualidad.
4. Dependencia de la calidad de los datos
La calidad y la precisión de los datos son esenciales para el funcionamiento eficaz de los sistemas de BI en la gestión por categorías. La información irrelevante o errónea conduce a conclusiones y recomendaciones incorrectas sobre la gama de productos. Éstas, a su vez, tienen un impacto negativo en el rendimiento. Por lo tanto, los datos utilizados en el sistema BI deben ser verificados. También conviene actualizar constantemente el sistema para garantizar su pertinencia.
5. Falta de contexto
Los sistemas de BI suelen basarse en datos numéricos y estadísticas, por lo que sus conclusiones son algo limitadas. Por ejemplo, es posible que no tengan en cuenta las presiones de la competencia, el cambio de actitud de los consumidores hacia las marcas, las distintas tendencias de consumo u otros factores que afectan a la gestión por categorías.
Esto conduce a decisiones que no tienen en cuenta el contexto y, como resultado, pueden ser incorrectas o ineficaces. Por ejemplo, si el sistema de BI muestra un aumento de las ventas de un determinado producto, pero no tiene en cuenta que es el resultado de una promoción temporal o de un cambio de precio de un competidor, entonces el directivo puede tomar la decisión equivocada de aumentar el inventario de este producto.
Es esencial recordar que los sistemas de BI sólo pueden proporcionar una imagen limitada, y que un especialista debe determinar de forma independiente un conjunto de acciones adicionales, teniendo en cuenta el contexto completo.
6. Esto es sólo analítica
La gestión del surtido es un proceso complejo que implica muchas etapas: planificación del surtido, análisis de ventas, desarrollo de estrategias y tácticas, control de ventas, etc. Un sistema de BI puede ayudar en la planificación de estas etapas. Sin embargo, es esencial comprender que no sustituye a los conocimientos y la experiencia de los gestores de categorías, sino que sólo sirve como herramienta para apoyar y facilitar su trabajo.
¿Existen en el mercado soluciones que aumenten la eficacia y la precisión de las previsiones de los gestores de categorías? Las analizaremos en la siguiente sección.
Gestión por categorías con software de planificación de mercancías
El software de planificación de mercancías permite a los gestores de categorías realizar diversos experimentos con surtidos y estrategias para determinar el mejor enfoque para aumentar las ventas y la rentabilidad. Por ejemplo, pueden evaluar las opciones de precios y promociones para encontrar el mejor plan para cada categoría de productos.
Además, el software da acceso a datos sobre ventas, inventario y otros factores, lo que permite realizar análisis más precisos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de surtidos.
Existen varias soluciones de software sólidas en el segmento de la planificación de mercancías. Por ejemplo, Assortment Performance de LEAFIO ayuda a la categoría a gestionar su surtido y a aumentar las ventas y la rentabilidad de forma eficaz.
Veamos las características del uso de sistemas de planificación de mercancías en la gestión de categorías con el ejemplo de Assortment Performance de LEAFIO.
1. Trabajar con todos los aspectos de la planificación de mercancías en un solo sistema
Digitalizar los aspectos de la gestión del surtido en un solo sistema puede ser útil para los gestores de categorías, ya que les permite trabajar con todos los niveles de categoría en un solo lugar. Esto significa que un especialista puede
- planificar y hacer un seguimiento del rendimiento de la categoría
- controlar el estado de las existencias, disponer de datos de ventas;
- almacenar información importante sobre el rendimiento de cada SKU en un solo sistema.
Un sistema de este tipo le permite realizar operaciones de forma cómoda y rápida: desde la planificación global de la representación de las categorías hasta información más detallada sobre cada SKU. Por ejemplo, un especialista puede ver los datos sobre las ventas de una categoría concreta en diferentes tiendas y mercados, investigar el comportamiento de los consumidores, analizar las tendencias del mercado y mucho más.
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Un sistema de este tipo le permite mantener un mejor control sobre las categorías y hacer un seguimiento de su dinámica, lo que puede ayudarle a tomar decisiones eficaces. Sin embargo, es esencial recordar que la automatización no puede sustituir a la experiencia y la intuición humanas. Por lo tanto, el gestor debe seguir siendo un usuario activo del sistema para comprender y analizar los datos recibidos.
2. Flexibilidad del sistema
El software de planificación de productos permite a los gestores de categorías probar con eficacia diferentes estrategias y enfoques de la gestión del surtido. Esto les permitirá responder rápidamente a los cambios en las condiciones del mercado y adaptar las estrategias para lograr mejores resultados.
Por ejemplo, Assortment Performance ayuda a los profesionales a evaluar los surtidos de productos, las estrategias de precios y las promociones para determinar el mejor enfoque para aumentar las ventas y la rentabilidad de las categorías.
Esta solución no sólo está al alcance de las grandes empresas. Los modernos productos de planificación de mercancías también se dirigen al segmento de las pequeñas y medianas empresas, que representaron más del 60% del mercado en 2022. Estas empresas pueden ahora utilizar el software de gestión de inventarios para optimizar las operaciones de almacenamiento y distribución y obtener una ventaja competitiva.
3. Consejos del sistema
Una de las ventajas fundamentales del software de planificación de mercancías es la posibilidad de obtener consejos y recomendaciones para optimizar una categoría de productos. El sistema puede analizar datos sobre ventas, costes, precios y otros factores y recomendar cambios que pueden mejorar el rendimiento de la categoría. Esto permite a los especialistas centrarse en los aspectos estratégicos del trabajo con el surtido en lugar de analizar constantemente los datos y elaborar sus recomendaciones.
Los consejos pueden abarcar los siguientes aspectos de la gestión del surtido:
- optimización de la mezcla de productos
- fijación de precios
- promociones;
- formación de grupos de surtido, etc.
Gracias a ello, los gestores de categorías pueden aplicar los cambios de categoría con mayor rapidez y eficacia. Esto crea un entorno potencial para aumentar las ventas y la rentabilidad.
En particular, entre el software especializado para la planificación de mercancías, sólo Assortment Performance puede proporcionar consejos sobre qué cambiar para mejorar el rendimiento financiero, haciendo así más eficiente el trabajo de un gestor de categorías.
4. Mejor adaptabilidad a las necesidades del negocio
Las soluciones de planificación de mercancías se diseñan teniendo en cuenta las necesidades empresariales y pueden ofrecer conclusiones adaptadas a situaciones específicas. Por ejemplo, el sistema puede sugerir la reposición de un artículo popular que se está agotando rápidamente o el aumento del inventario durante una promoción.
Además, las soluciones de automatización de la gestión por categorías pueden ser más flexibles que los sistemas de BI. Los sistemas de BI suelen ser adecuados para el análisis general y la elaboración de informes, pero no siempre pueden tener en cuenta las particularidades del negocio y las categorías de productos individuales. Sin embargo, la automatización del surtido puede personalizarse en función de las necesidades específicas del negocio y de las categorías de productos, lo que garantiza una mejor adaptación a los requisitos de la empresa. Por ejemplo, Assortment Performance está diseñado para responder a las diferentes especificidades del negocio y ofrecer soluciones adaptadas a situaciones concretas.
5. Menos dependencia de la calidad de los datos
Las acciones de los gestores de categorías repercuten significativamente en los resultados financieros de una empresa. Por lo tanto, la precisión y fiabilidad de los datos en los que se basan las decisiones es fundamental. El software de planificación de mercancías se basa en algoritmos que permiten corregir y limpiar los datos antes de utilizarlos, reduciendo así el impacto de los errores y las imprecisiones.
Como ya se ha mencionado, la calidad de los datos es clave en BI. De lo contrario, los resultados serán demasiado generales o incorrectos. Por ello, el uso de sistemas de automatización del surtido reduce la dependencia de la calidad de los datos y permite a los gestores de categorías aplicar decisiones más precisas y fiables. En concreto, Assortment Performance puede corregir y procesar los datos antes de utilizarlos, lo que reduce la probabilidad de análisis erróneos.
6. Alto nivel de eficiencia
La automatización de la gestión de categorías con soluciones dedicadas a la planificación de mercancías ayuda a los gestores de categorías a alcanzar un alto nivel de eficiencia. Esto puede incluir
- automatización de los procesos de seguimiento de ventas e inventarios
- previsión de la demanda, optimización del surtido y apoyo a la toma de decisiones sobre precios.
Esto crea las condiciones para aumentar las ventas y los beneficios al comprender y satisfacer mejor las necesidades de los clientes. Por ejemplo, las empresas que han invertido en tecnología de previsión de la demanda han logrado una precisión del 90% en comparación con la previsión manual, que sólo tiene una precisión del 60%.
Conclusión
Los sistemas de BI pueden ayudar a analizar los datos, pero no proporcionan una automatización completa de la gestión por categorías. Esto significa que los gestores de categorías dependen de un trabajo manual complejo y a menudo impreciso, que puede llevar mucho tiempo y suponer un gran esfuerzo.
La automatización de la gestión por categorías es un nuevo nivel de planificación de mercancías que permite a las empresas utilizar su surtido de forma más eficiente, garantizar datos de alta calidad y responder a las necesidades de los clientes.
El BI ayuda a los gestores de categorías a analizar los datos y a comprender qué soluciones pueden beneficiar al negocio. El software de planificación de mercancías puede proporcionar una automatización completa de la gestión por categorías, lo que repercute directamente en el aumento de las ventas y los beneficios. Además, estos sistemas dependen menos de la calidad de los datos, ya que están capacitados para corregir y procesar la información antes de utilizarla.
Ambos enfoques tienen ventajas y la mejor opción depende de las necesidades específicas de la empresa. En algunos casos, es más beneficioso utilizar los sistemas conjuntamente para obtener una visión más completa y maximizar la eficacia.
