Sistema de gestión de pedidos (OMS). Cómo elegir el mejor y minimizar el trabajo manual

La base de datos de proveedores en Excel, el trabajo en varias ventanas a la vez y el procesamiento manual de las facturas generan confusión, errores y pérdida de beneficios. Según el estudio The Future of Fulfillment Vision, el 55% de los minoristas siguen utilizando procesos manuales para gestionar la logística. El sistema de gestión de pedidos elimina las tareas de flujo de trabajo y reduce los riesgos de error.

Sistema de gestión de pedidos (OMS)

OMS es una plataforma que permite realizar un seguimiento de las ventas, los pedidos, el inventario y el cumplimiento de los pedidos. Automatiza todo el ciclo de los procesos empresariales y permite procesar cualquier flujo de pedidos en una sola ventana.

Las empresas -los minoristas en particular- utilizan OMS para agilizar y automatizar el proceso de ventas y el cumplimiento de pedidos desde el punto de venta hasta la entrega al cliente.

El sistema de gestión de pedidos acumula la siguiente información

• realización del pedido;
• formas de pago;
• métodos de envío;
• devoluciones;
• historial de pedidos del usuario.

El OMS moderno es un ecosistema interconectado que permite a los minoristas automatizar los procesos internos desde la realización de un pedido hasta su cumplimiento.

Sistema OMS: cómo funciona y qué tareas completa

La gestión de pedidos comienza cuando un cliente realiza un pedido y termina cuando recibe una entrega. El sistema OMS permite a una empresa coordinar todo el proceso de cumplimiento del pedido, desde la preparación del pedido, el inventario y el control de la entrega hasta la disponibilidad del servicio. El flujo de trabajo varía y depende de las necesidades de la empresa, pero un proceso típico de gestión de pedidos implica tres pasos:

1. Realización del pedido. El cliente realiza un pedido a través de un formulario automatizado. Un comercial comprueba los detalles y confirma el pedido.
2. Cumplimentación del pedido. El empleado del almacén confirma los detalles de la entrega, genera una factura y cumple el pedido: recoge, embala y envía.
3. Gestión del inventario. Los niveles de inventario se controlan para satisfacer las fluctuaciones de las necesidades del negocio.

OMS le permite gestionar un pedido a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su colocación hasta su cumplimiento y devolución. Proporciona una amplia gama de funciones que le ayudan a gestionar a las personas, los procesos y las integraciones de cumplimiento de pedidos de cualquier canal de ventas. Los expertos, como el grupo IHL, consideran que los sistemas de gestión de pedidos son fundamentales para todos los comerciantes que intentan lograr un comercio unificado.

El sistema ayuda a los minoristas a gestionar el inventario a través de múltiples canales de venta. La gestión del inventario a través de múltiples canales es el tercer mayor reto para los responsables de la cadena de suministro. El seguimiento del volumen, la velocidad y el cumplimiento omnicanal abruman a su empresa si no se proporcionan las bases adecuadas para un crecimiento escalable. Esta solución está diseñada para ayudar al 43% de las marcas de comercio electrónico que planean mejorar su proceso de gestión de inventario en los próximos dos años.

El sistema OMS reduce el factor humano.

Por ejemplo, si un empleado rellenó incorrectamente un determinado campo o no introdujo los datos necesarios y el pedido entró en procesamiento, la configuración de la validación puede ser de utilidad en este caso. Comprueba automáticamente los cambios que realiza el usuario. Si hay algo incorrecto, se informa al empleado.

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El sistema OMS resuelve lo siguiente

• automatización del flujo de trabajo. Por ejemplo, el sistema genera facturas sin necesidad de rellenarlas manualmente, lo que reduce los riesgos de error;
• mejora del trabajo en el almacén. Los gestores ven los saldos actuales del almacén en una sola ventana. Esto, por ejemplo, les permite no perder tiempo llamando a los empleados del almacén para aclarar la disponibilidad de la mercancía;
• el sistema de gestión de pedidos combina los datos de cada cliente en un único perfil y le ayuda a ver el historial de compras del cliente y a realizar las ofertas personalizadas pertinentes. Esto aumenta la eficacia comercial y conduce a un incremento de los beneficios.

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Elegir el mejor sistema de gestión de pedidos

Al considerar un sistema de gestión de pedidos, puede resultar difícil hacer la elección correcta. Muchas empresas ofrecen diversas características del sistema y de lo que se trata es de determinar las características necesarias, no las menores.

Hemos identificado las principales áreas a tener en cuenta a la hora de elegir una solución:

1. Posibilidades de integración. El sistema OMS no sólo debe integrarse en la mayoría de las tiendas en línea con una gestión de pedidos adecuada, sino que también debe admitir el intercambio de información con otros elementos del sitio: módulos de pago y entrega, entre otros.
2. Multicanal. El sistema OMS debe concentrarse preferentemente en varios canales de venta: sitios web, mercados, redes sociales, etc. Esta característica permite consolidar todos los datos y crear una única interfaz de análisis comercial.
3. Escalabilidad. El tamaño del negocio comercial rara vez es estable, especialmente si se trata de un negocio en línea. El sistema OMS debe permitir procesar un flujo de pedidos mucho mayor que el actual.
4. Previsión e informes. Un buen sistema OMS ayuda a analizar las ventas y notifica los problemas que puedan surgir. Por ejemplo, mediante el seguimiento de la dinámica del estado de los pedidos, el sistema prevé la falta de mercancías en un plazo determinado.
5. Automatización. El sistema de gestión de pedidos OMS debe ahorrar tiempo y permitir la reducción de personal. La automatización simplifica los complejos procedimientos de compra, analiza el balance de existencias y genera informes periódicos.
6. Personalización. Las API del sistema OMS deben estar disponibles para la integración de otros módulos del sitio. Algunas aplicaciones útiles deben instalarse en el plazo de un mes o un año en la tienda en línea.

La optimización del inventario de Leafio está diseñada para la gestión de pedidos a lo largo de todo el ciclo de vida. La implementación de Leafio da como resultado el cálculo automático de la cantidad de pedidos, la generación y el envío automáticos de pedidos, la edición automática de pedidos basada en los comentarios del proveedor y el control del cumplimiento de los pedidos, así como un flujo de trabajo del proceso empresarial claro y estructurado con pedidos que benefician tanto al jefe de línea como al responsable. El proceso de gestión consume menos recursos y es más eficaz: los jefes se liberan de las tareas rutinarias. Aumenta la disponibilidad de mercancías, se reducen los excesos de existencias y mejora la facturación gracias al cálculo preciso de la demanda.

Resumiendo

1. El sistema de gestión de pedidos es una forma digital de gestionar el ciclo de vida de los pedidos. Realiza un seguimiento de toda la información y los procesos, incluida la adición de pedidos, la gestión de inventarios, el cumplimiento y el servicio posventa. El OMS proporciona transparencia tanto para la empresa como para el cliente.
2. OMS es una solución imprescindible para toda empresa con una contabilidad de mercancías no automatizada o manual. Las empresas se benefician de OMS al agilizar el proceso de cumplimiento de pedidos. Lo gestiona todo, desde el punto de venta hasta la entrega. Los comerciantes de comercio electrónico se benefician especialmente de OMS, ya que automatiza la logística, los envíos, las devoluciones y la interacción con el mercado, incluidas plataformas populares como Amazon, eBay o AliExpress.
3. OMS ayuda a controlar los costes y a generar beneficios automatizando los procesos manuales y reduciendo los errores manuales.