O varejo é um setor dinâmico e competitivo. Para se destacar e obter resultados, o senhor deve ter soluções avançadas e comprovadas ao seu alcance. E muitas vezes é necessário afirmar que não há meios universais, e as tecnologias devem ser escolhidas especificamente para o setor ou o desafio.
A propósito, sobre desafios. Ultimamente, tem havido muitos deles em tudo relacionado a cadeias de suprimentos e inventário. E isso foi mais uma vez confirmado pela 29ª Conferência Anual de Varejo Global da Goldman Sachs, na qual foi observado que os grandes varejistas são forçados a manter estoques maiores do que o esperado para evitar interrupções nas cadeias de suprimentos. Portanto, a conversa sobre quais soluções tecnológicas melhor ajudam a superar as dificuldades na logística e no gerenciamento de estoque é ainda mais relevante.
Quais são as ferramentas de gerenciamento de estoque mais populares?
À medida que o mercado de varejo, em geral, e empresas específicas, em particular, evoluem, os varejistas podem usar várias ferramentas para acompanhar o status do estoque e apoiar os procedimentos de reabastecimento.
- Planilhas eletrônicas. Por algum tempo, até mesmo o conhecido Microsoft Excel pode satisfazer as necessidades comerciais. Essa ferramenta, no entanto, exige muito trabalho não automatizado dos funcionários e gerentes. Muito depende da precisão e do nível de treinamento das pessoas. Os erros causados pelo fator humano podem afetar significativamente os resultados.
- Sistemas de gerenciamento de inventário de contabilidade ou ERP. À medida que os volumes de vendas, as SKUs e o estoque aumentam, o uso de planilhas torna-se extremamente ineficiente. Nesse momento, o varejista decide implementar um sistema de contabilidade ou um sistema ERP. Esses sistemas podem ser de fornecedores globais, como SAP, Oracle etc., fornecedores locais ou software personalizado desenvolvido na empresa.
Esses sistemas podem abranger vários processos comerciais da empresa e não se destinam apenas a estoques e logística. A opção de gerenciamento de estoque nesse tipo de software geralmente é fornecida como parte de um dos módulos e pode oferecer funcionalidade básica e análise de estoque.
- Sistemas especializados de gerenciamento de estoque. À medida que a cadeia de varejo cresce, a gerência se depara com o fato de que, se os recursos de sistemas complexos continuam sendo suficientes para algumas áreas de negócios, os processos de negócios cruciais começam a exigir mais experiência, funcionalidade estendida e análise de nível superior. Isso é especialmente verdadeiro para o gerenciamento de estoque, pois é um dos maiores ativos de custo em uma empresa de varejo, juntamente com o fundo de salários e o aluguel do espaço. Quando os volumes de estoque se tornam tão significativos que qualquer erro acarreta perdas dramáticas, as empresas consideram uma solução avançada adicional - um sistema automatizado especializado para o gerenciamento de estoque.
"O LEAFIO Inventory Optimization é uma solução baseada em nuvem projetada para o gerenciamento de estoque em todos os níveis da cadeia de suprimentos: dos centros de distribuição aos pontos de venda. Para o desenvolvimento desse produto de TI, foram usados volumes significativos de dados sobre o varejo, o que tornou possível levar em conta as especificidades e sutilezas do setor." - Helen Kom, diretora de produtos da LEAFIO Inc.
Como um varejista sabe que um sistema de gerenciamento de estoque ERP não é mais suficiente?
As empresas podem usar os vários tipos de ferramentas que descrevemos, separadamente ou em combinação, de modo que suas funcionalidades se complementem. Os fatores decisivos na escolha das ferramentas são os recursos e as prioridades do estágio atual de desenvolvimento dos negócios.
Se o senhor estiver em dúvida se deve mudar seu gerenciamento de estoque para um software especializado, faça a si mesmo algumas perguntas:
- O quanto o senhor está satisfeito com os níveis de disponibilidade de estoque e rotatividade de estoque?
- O senhor tem algum problema devido à indisponibilidade de determinados produtos?
- O senhor está preocupado com o estoque morto?
- O senhor está satisfeito com os resultados de suas campanhas promocionais?
- O senhor acha que seus funcionários estão gastando muito tempo fazendo pedidos?
- As ferramentas que o senhor tem atualmente fornecem análise das métricas de gerenciamento de estoque em um nível que permita a melhoria do processo?
- O senhor se depara com uma situação em que o período de pagamento diferido das mercadorias é menor do que o período médio de venda do estoque?
- O software de gerenciamento de estoque existente é suficiente para ajudá-lo a monitorar os fornecedores quanto à pontualidade e à integridade das entregas?
Se a resposta a pelo menos algumas perguntas da lista foi afirmativa, então os processos de gerenciamento de estoque de sua cadeia de varejo precisam de melhorias adicionais.
A maioria dos varejistas em crescimento passa por marcos de melhoria gradual da automação do gerenciamento de estoque. As ferramentas nessa área devem corresponder à escala de operações e à complexidade dos processos comerciais. À medida que o número de SKUs, fornecedores e pontos de venda aumenta, a funcionalidade das planilhas se torna insuficiente. Da mesma forma, com o passar do tempo, as cadeias de varejo que se desenvolvem dinamicamente podem descobrir que os recursos dos sistemas ERP relativos ao estoque são limitados e precisam ser aprimorados com ferramentas especializadas.
Benefícios das soluções especializadas de gerenciamento de estoque
Vamos examinar por que um sistema ERP sozinho não pode gerenciar com eficácia o estoque de sua empresa de varejo. As vantagens adicionais trazidas pelo uso de sistemas especializados de gerenciamento de estoque, em particular, se manifestam nos seguintes aspectos:
1. Previsão avançada e maior nível de automação
As previsões de demanda do software ERP, na maioria dos casos, são baseadas em dados de períodos passados. Mas a conjuntura e as circunstâncias do período atual podem diferir significativamente das anteriores. Dessa forma, é arriscado fazer pedidos de mercadorias com base apenas em dados históricos, sem levar em conta a variedade de fatores de demanda.
Os algoritmos de previsão de demanda usados no software desempenham um papel importante. Se esse elemento da funcionalidade do sistema for irrelevante, os gerentes de compras ou de loja começarão a ajustar os pedidos calculados pelo software com base em sua experiência e compreensão da demanda atual. Dessa forma, surgem riscos adicionais. Quando se trata de categorias como produtos alimentícios frescos e medicamentos com prazo de validade limitado, o custo de um erro no planejamento de estoque torna-se mais dramático.
Os modernos sistemas de reabastecimento automático são capazes de gerar milhares de pedidos todos os dias. Eles levam em conta fatores como sazonalidade, campanhas promocionais, programações de fornecedores, prazos de entrega, saldos atuais, mercadorias em trânsito etc. O sistema calculará e aplicará os fatores necessários; os funcionários só precisam seguir as dicas e fazer ajustes mínimos, se necessário.
A alta automação do gerenciamento de estoques permite que o senhor redistribua significativamente recursos valiosos, como o tempo de trabalho dos especialistas envolvidos em compras. Quanto menor for a necessidade de criar ou ajustar manualmente os pedidos para os fornecedores, maiores serão as oportunidades de mudar o foco dos funcionários para o aprimoramento e a inovação dos serviços.
2. Prevenção de problemas em vez de sua detecção tardia
Estoques excessivos, perda de vendas e prejuízos financeiros decorrentes de baixas e descarte de produtos vencidos são o pior pesadelo de qualquer gerente de varejo. Um sistema de contabilidade mostrará ao senhor, por exemplo, uma baixa rotatividade de capital, mas não explicará o que a causou.
Como os programas especializados são desenvolvidos para tarefas específicas de gerenciamento de estoque, eles podem fornecer não apenas um nível máximo de imersão no processo comercial, mas também ajudar a evitar problemas por meio do monitoramento contínuo de KPIs e avisos oportunos.
Por exemplo, o LEAFIO tem o painel de controle perspicaz como a principal página de trabalho do gerente de compras por padrão. Ele fornece informações sobre como o excedente e as vendas perdidas mudaram. Se houver uma tendência negativa, é necessário prestar atenção aos relatórios adicionais que ajudam a entender a causa da tendência. Usando abordagens metodologicamente sólidas, a solução dá ao gerente a oportunidade de ver, com apenas um clique, o que está errado no gerenciamento de estoque da empresa. Ela não fornece apenas informações, mas um problema que já foi analisado, o que pode ter um impacto grave nos negócios.
3. Análise aprofundada e visão geral
Os usuários das seções de gerenciamento de estoque dos sistemas ERP podem ser comparados a torcedores de futebol que só veem os números do placar final da partida no placar. Em vez disso, os especialistas em futebol examinam cada detalhe do jogo, como, por exemplo, quantos quilômetros cada jogador percorreu ou quantas ações bem e mal-sucedidas foram realizadas. Se o senhor não analisar todos os indicadores de uma partida de futebol e não tirar conclusões com base neles, os números no placar no final da próxima partida não serão completamente diferentes.
O conjunto de ferramentas analíticas do software especializado permite que o senhor observe e avalie cada detalhe das questões de estoque e excede significativamente o que um sistema ERP padrão pode oferecer.
Um poderoso módulo de BI da plataforma LEAFIO Inventory Optimization permite que o senhor gere mais de 40 relatórios analíticos visuais que abrangem todos os principais KPIs adotados na prática do varejo. Assim, os gerentes podem ter uma visão geral do status do estoque e do reabastecimento em tempo real.
A usabilidade e a velocidade são importantes para qualquer software, portanto, um painel de informações inteligente, no qual são exibidas análises relevantes, ajuda os especialistas a intervir a tempo nos momentos críticos dos processos em elos vulneráveis. E, a propósito, a análise detalhada mostrará quem é quem entre seus fornecedores, e a comunicação com eles, com relatórios visuais à mão, será muito mais fácil.
4. Consideração das especificidades do varejo
Em todos os setores, e o varejo não é exceção, há detalhes e sutilezas que só podem ser compreendidos por alguém que tenha trabalhado nele ou lidado frequentemente com suas especificidades. Ao criar plataformas especializadas de gerenciamento de estoque, profissionais experientes são trazidos e muitas informações reais e casos de negócios de varejo são usados.
O varejo é um setor muito dinâmico e de ritmo acelerado, e os sistemas ERP são muito mais lentos para responder às mudanças no ambiente. Sua implementação pode ser muito demorada e multifatorial. Como os sistemas ERP complexos levam vários anos para serem implementados, a metodologia de gerenciamento de estoque pode se tornar obsoleta antes de ser totalmente integrada.
As plataformas especializadas de gerenciamento de estoque são muito mais adequadas para ajudar os gerentes de varejo com operações específicas. Vamos fornecer alguns detalhes:
- Novidades e rotações de sortimento. As soluções especializadas fornecem a rotação, sugerindo os candidatos à exclusão do sortimento. E o que fazer com as novidades que acabaram de surgir? Não há histórico de vendas, o que significa que não há base para a formação de pedidos. Então, vamos nos limitar aos lotes de teste para a consideração do gerente, pouco a pouco "sentindo" o mercado. No entanto, muitos varejistas podem se dar ao luxo de fazer as coisas de forma diferente, capitalizando a curiosidade dos clientes sobre novos produtos. Como a mesma questão é resolvida nas soluções de perfil para gerenciamento de estoque? Para pedidos de novas SKUs, a demanda é automaticamente prevista usando o histórico de vendas de produtos semelhantes, ou seja, análogos.
- Flutuações na demanda, inclusive sazonais. Esse é um dos principais desafios do varejo. Portanto, a previsão de demanda baseada em IA ajuda o software especializado a lidar com isso. Por exemplo, o LEAFIO tem uma função de planejamento de sazonalidade de vários cenários, que permite levar em conta as flutuações na demanda de categorias de produtos com vários cenários. Até mesmo as flutuações intra-semana podem ser levadas em conta usando um coeficiente especial.
- Campanhas promocionais e outras atividades de marketing. É difícil confiar apenas na intuição de seus funcionários ao fazer pedidos de mercadorias para a campanha. Algumas soluções especializadas em gerenciamento de estoque oferecem um módulo promocional, que inclui o cálculo da previsão, a adaptação dos estoques às vendas promocionais e a análise da eficácia das atividades em andamento.
Há muitos exemplos semelhantes em relação aos recursos de gerenciamento de estoque no varejo, até mesmo no exemplo do LEAFIO Inventory Optimization sozinho. Estamos falando daquelas sutilezas que não podem ser levadas em conta no desenvolvimento de sistemas ERP, que não têm como objetivo reproduzir a diversidade de todos os processos de negócios que atendem e, muitas vezes, simplificá-los. Em outras palavras, às vezes é oferecida ao senhor uma imagem plana em vez de um modelo 3D volumétrico, que está disponível em soluções de TI especializadas.
5. Flexibilidade e personalização
Os processos de reabastecimento de estoque e logística podem ser diferentes entre as empresas. Portanto, sempre pode haver a necessidade de modificações e configurações personalizadas do sistema automatizado. Em que casos as chances de obter a personalização desejada são maiores?
Em primeiro lugar, é preciso mencionar que os sistemas ERP são projetados não apenas para o gerenciamento de estoque e não apenas para o varejo, mas para todos os principais processos de negócios de qualquer setor econômico. Isso significa que seu estoque é apenas um pequeno fragmento do quadro geral. Dessa forma, qualquer modificação costuma ser lenta e cara. A reconfiguração também será cara. Isso é natural: quanto maior o software, mais complexa é sua arquitetura. Isso significa que mais recursos e, em primeiro lugar, tempo precisam ser gastos para conectar partes do programa entre si. A mesma regularidade se aplica à introdução de quaisquer alterações e ajustes.
As plataformas especializadas se concentram na personalização do desenvolvimento e das configurações, que são feitas de forma muito mais rápida e econômica. Afinal, se já ilustramos os pontos deste artigo, com a ajuda dos recursos do LEAFIO Inventory Optimization, é apropriado mencionar que essa solução em nuvem funciona de acordo com o modelo SaaS. Não é preciso dizer que esse modelo de serviço é muito mais centrado no cliente e flexível do que um produto pronto para uso.
Cada vez mais holdings de varejo estão optando por integrar seus sistemas de contabilidade com soluções especializadas. Esse modelo de automação do gerenciamento de estoque oferece às empresas mais oportunidades de melhorar a eficiência do estoque e reduzir as perdas.
6. Implementação e economia de custos aqui e agora
Como já mencionamos, a implementação de sistemas ERP pode levar vários anos. O efeito da implementação pode ser esperado pelo mesmo período de tempo e, às vezes, por mais tempo. Também não há certeza de que o senhor verá qualquer desenvolvimento positivo no gerenciamento de estoque e na logística da sua cadeia de varejo, que era o que mais o preocupava. Em vez disso, os sistemas especializados se concentram em alcançar um resultado visível em um curto período, que pode ser medido por meio de KPIs geralmente aceitos. Estoque otimizado, liberação de capital que antes estava parado em estoques excessivos, porcentagem de atendimento de pedidos no prazo, promoções lucrativas, redução de vendas perdidas, economia de custos de mão de obra etc. são resultados simples e claros que demonstram os benefícios do software de otimização de estoque.
Portanto, se o senhor acha que o gerenciamento do estoque e da cadeia de suprimentos são os pontos fracos de sua empresa que precisam ser transformados imediatamente, então reforçar seu conjunto de ferramentas com um módulo especializado de otimização de estoque automatizado é uma etapa justificada.
Por último, mas não menos importante. Há um princípio que aumenta o envolvimento do fornecedor especializado no sucesso de sua empresa: o senhor continua a usar o software porque obtém um efeito econômico dele. A duração do uso dependerá do grau de satisfação do senhor com os resultados.
Considerações finais
Conforme relatado pela McKinsey & Company, "aplicar a previsão orientada por IA ao gerenciamento da cadeia de suprimentos pode reduzir os erros entre 20% e 50%, diminuindo a perda de vendas e a indisponibilidade de produtos em até 65%". Por sua vez, de acordo com a mesma fonte, devido a essa tecnologia, "os custos de armazenamento podem cair de 5 a 10% e os custos administrativos de 25 a 40%".
O exposto acima confirma que o gerenciamento eficaz de estoques em condições de mudanças permanentes não é possível com meios inflexíveis padrão. As empresas líderes implementam software especializado para otimizar o estoque e a logística, que se baseia em algoritmos modernos e leva em conta toda a diversidade das operações de varejo.
Se o senhor tiver problemas de saúde, pode procurar um clínico geral, mas um diagnóstico mais claro e um tratamento eficaz é mais provável que obtenha de um especialista. Achamos que a metáfora é bastante clara. Capacite sua equipe de varejo com ferramentas de ponta, como o software LEAFIO Inventory Optimization, e os resultados não o farão esperar.
