OTIF w Państwa łańcuchu dostaw: Jak obliczać i poprawiać?

Niewiele rzeczy jest gorszych dla sprzedawcy detalicznego niż sytuacja, w której produkty nie docierają na czas i w odpowiednich ilościach. Stabilność dostaw jest zatem kluczowym wskaźnikiem wydajności łańcuchów dostaw i jest monitorowana za pomocą metryki On-Time In-Full (OTIF) w celu śledzenia precyzji i punktualności dostaw.

Proszę wyobrazić sobie On-Time In-Full (OTIF) jako puls Państwa łańcucha dostaw. Solidny i stały puls oznacza, że każda część Państwa operacji jest zsynchronizowana, zapewniając, że produkty docierają do Państwa sklepów płynnie i na czas. Ale gdy OTIF słabnie, jest to jak słaby puls - powodujący zakłócenia, które mogą skutkować brakami magazynowymi, utratą sprzedaży i niezadowolonymi klientami.

McKinsey wskazuje, że firmy z doskonałymi wynikami OTIF spełniają oczekiwania klientów i potrafią zarządzać zakłóceniami w łańcuchu dostaw. Jest to szczególnie ważne w świecie po pandemii, w którym łańcuchy dostaw stoją w obliczu ciągłej presji, aby działać niezawodnie.

W tym artykule wyjaśniamy, co oznacza OTIF, dlaczego jest on niezbędny dla dostaw od dostawcy do detalisty oraz jak obliczyć i poprawić ten wskaźnik w ramach strategii poprawy łańcucha dostaw OTIF.

Główne wnioski

OTIF to główny wskaźnik skuteczności dostaw – na czas i w pełnej ilości.

• OTIF < 90% = problemy w retailu. 

• Współpraca z dostawcami i SLA. 

• Alerty ERP przy spóźnieniach. 

• Analiza trendów OTIF na SKU.

• Bonusy lub kary dla dostawców.

Po pierwsze, OTIF to szczegółowy wskaźnik, który mierzy, jak dobrze łańcuch dostaw może dostarczać produkty do sklepów i magazynów zgodnie z ich potrzebami. Obejmuje on dwa kluczowe elementy: Dostawa na czas ocenia, czy zamówienia docierają w ustalonym terminie, a dostawa w całości sprawdza, czy otrzymana ilość jest zgodna z zamówioną.

Mówiąc najprościej, OTIF w łańcuchu dostaw odzwierciedla procent zamówień dostarczonych na czas i w odpowiedniej ilości bez żadnych rozbieżności. OTIF jest ważny dla zrozumienia, jak skutecznie firma spełnia swoje obietnice wobec klientów i podkreśla obszary wymagające poprawy.

Proszę rozważyć scenariusz, w którym sprzedawca detaliczny zamawia 100 jednostek produktu i oczekuje dostawy w ciągu pięciu dni. Jeśli dostawca dostarczy wszystkie 100 jednostek piątego dnia, zamówienie zostanie uznane za zrealizowane w terminie i w całości. Jeśli jednak tylko 90 jednostek zostanie dostarczonych piątego dnia lub dostawa zostanie opóźniona, wynik OTIF dla tego zamówienia będzie niższy, wskazując, że dostawca nie spełnił oczekiwań sprzedawcy.

Wskaźnik wydajności On-Time In-Full (OTIF) bezpośrednio koreluje ze zdolnością firmy do dokładnej i terminowej realizacji zamówień. Solidny wynik OTIF sygnalizuje, że łańcuch dostaw działa płynnie, minimalizując zakłócenia, ograniczając wydatki i osiągając maksymalną satysfakcję. Oto dlaczego:

1. Koncentracja na kliencie zwiększa wyniki OTIF (On-time In-Full). Upewnienie się, że produkty są na półkach wtedy, gdy są potrzebne, buduje zaufanie i lojalność, zapobiega brakom magazynowym i zwiększa zadowolenie klientów. Efektywna współpraca między dostawcami i detalistami oraz staranne zarządzanie wskaźnikami OTIF prowadzą do zadowolenia klientów, którzy napędzają ten proces.
   
2. Wydajność operacyjna. Śledzenie OTIF może pomóc zidentyfikować problemy i możliwości poprawy, prowadząc do bardziej wydajnych operacji i mniejszej ilości odpadów. Może również określić, gdzie łańcuch dostaw jest powolny i jak usprawnić procesy.
   
3. Silny OTIF poprawia wyniki finansowe. Obniża koszty poprzez redukcję braków magazynowych, nadmiaru zapasów i potrzeby pośpiesznych wysyłek. Prawidłowa realizacja zamówień przy pierwszej próbie pozwala również uniknąć kosztownych błędów i zwrotów, zwiększając rentowność.

Obliczanie OTIF obejmuje ocenę zarówno terminowości, jak i kompletności dostaw. Oto zestawienie jego aspektów:

Dostawa na czas mierzy, czy zamówienie dotrze do magazynu sprzedawcy detalicznego w uzgodnionym terminie. Aspekt ten uwzględnia takie czynniki jak czas realizacji zamówienia, czas transportu i potencjalne opóźnienia w łańcuchu dostaw. Zapewnienie terminowej dostawy wymaga skutecznej koordynacji między dostawcami, producentami i dostawcami usług logistycznych w celu zminimalizowania zakłóceń i dotrzymania harmonogramów dostaw.

Jeśli dostawca obieca dostawę w ciągu trzech dni, a zamówienie dotrze drugiego dnia, zostanie ono uznane za terminowe. Jeśli jednak dostawa nastąpi czwartego dnia, będzie to opóźnienie, co negatywnie wpłynie na wyniki OTIF.

Dostawa w całości ocenia, czy dostarczona ilość jest zgodna z ilością zamówioną. Ten aspekt gwarantuje, że sprzedawcy detaliczni otrzymają kompletne zamówienie bez braków lub rozbieżności. Pełna dostawa wymaga dokładnego zarządzania zapasami i procesami realizacji zamówień, aby zapewnić, że wszystkie produkty są dostępne i prawidłowo zapakowane do wysyłki.

Jeśli sieć detaliczna zamówi 50 sztuk produktu i wszystkie 50 sztuk zostanie dostarczonych zgodnie z oczekiwaniami, zamówienie zostanie zrealizowane w całości. Jeśli dostarczono tylko 45 sztuk, zamówienie jest niekompletne, co wpływa na wyniki OTIF.

Obliczenie OTIF polega na podzieleniu liczby zamówień dostarczonych zarówno na czas, jak i w całości, przez całkowitą liczbę złożonych zamówień.

Mówiąc prościej, On-Time Delivery (OT) mierzy, czy Państwa zamówienia wychodzące docierają na czas.

Komponent In-Full Delivery (IF) sprawdza, czy dostarczono prawidłową ilość.

Ocena obu aspektów razem daje znaczący wgląd, zakładając, że zamówienia są w dobrym stanie w momencie ich otrzymania.

Formuła OTIF jest prosta:

OTIF KPI, wskaźnik łańcucha dostaw, pozwala firmom mierzyć wydajność, ustanawiać punkty odniesienia i wspierać lepszą współpracę, ostatecznie sprawiając, że cały łańcuch dostaw działa płynniej.

Na przykład Walmart i Procter & Gamble to dobrze znane łańcuchy dostaw, które z powodzeniem wykorzystały kluczowe wskaźniki efektywności OTIF do identyfikacji obszarów wymagających poprawy. Walmart poprawił zarządzanie zapasami i logistykę przy użyciu danych OTIF, co doprowadziło do udanego łańcucha dostaw OTIF z niezawodnymi dostawami i zwiększoną satysfakcją klientów. Co z kolei prowadzi do zysków zarówno dla dostawcy, jak i sprzedawcy detalicznego.

W związku z tym formuła OTIF może ocenić wiarygodność dostawcy i znacząco przyczynić się do realizacji szerszych celów biznesowych.

W idealnym świecie dostawcy dążyliby do uzyskania 100% wyniku OTIF w całej bazie swoich sprzedawców detalicznych. Jednak w rzeczywistości solidnym punktem odniesienia OTIF, do którego należy dążyć, jest wysoki poziom 80% lub może 90%. Standardy OTIF mogą być ruchomym celem, ponieważ wymagania różnią się w zależności od branży i poszczególnych sprzedawców detalicznych.

Biorąc pod uwagę te wysokie oczekiwania, firmy powinny skupić się na osiągnięciu jak najwyższego wyniku OTIF i dążyć do spójnych wyników u wszystkich dostawców.

Oto kilka sytuacji, w których dobry wynik OTIF może zmienić zasady gry:

Przypadki: Państwa przesyłka dotarła dwa tygodnie wcześniej i teraz Państwa magazyn jest przepełniony, a nieoczekiwane koszty magazynowania rosną. A może otrzymują Państwo podwójną ilość towaru, co wymaga dodatkowych dostosowań w zakresie obsługi i logistyki. Wskaźnik On-time In-full pomaga zapobiegać tym kosztownym scenariuszom, zapewniając dokładne dostawy, optymalizując zarządzanie zapasami i minimalizując potrzebę kosztownej wysyłki przyspieszonej. Utrzymanie wysokiego wyniku OTIF pozwala ograniczyć niepotrzebne wydatki na logistykę.

Co jeśli zabraknie połowy zamówienia lub dostawa się spóźni? Czy będą Państwo w stanie uzupełnić zapasy na półkach, zanim klienci pójdą gdzie indziej? OTIF w łańcuchu dostaw pomaga utrzymać zadowolenie kupujących, zapewniając, że znajdą to, czego potrzebują dokładnie wtedy, gdy jest to potrzebne.

Monitorując wynik OTIF, mogą Państwo upewnić się, że Państwa dostawcy pozostają czujni, a półki są zawsze zaopatrzone, dzięki czemu Państwa klienci będą wracać.

Wysoki wynik OTIF to nie tylko gwarancja dotrzymania terminów dostaw. Pomaga on również Państwa wynikom finansowym, zapobiegając zarówno brakom zapasów, jak i ich nadmiarowi. Skuteczne zarządzanie OTIF oznacza lepszą kontrolę nad zapasami, co pozwala ograniczyć dodatkowe koszty i zwiększyć zyski.

Wysoki wynik OTIF zapewnia firmom przewagę nad konkurencją, umożliwiając szybsze reagowanie na zmieniające się rynki. Co więcej, OTIF jest zgodny z celami zrównoważonego rozwoju dzięki zoptymalizowanym trasom dostaw i redukcji odpadów.

Poniższe strategie mogą pomóc Państwu poprawić wydajność OTIF w całym łańcuchu dostaw:

• Wykorzystanie danych historycznych: Proszę przeanalizować dane dotyczące sprzedaży w przeszłości, sezonowość i trendy, aby stworzyć dokładniejsze prognozy.
  
• Proszę uwzględnić czynniki zewnętrzne: Proszę wziąć pod uwagę wskaźniki ekonomiczne, dane demograficzne i analizę konkurencji, aby udoskonalić swoje prognozy.
  
• Wykorzystanie zaawansowanej analityki: Wykorzystanie modelowania statystycznego i uczenia maszynowego do generowania bardziej precyzyjnych prognoz.
  
• Ciągłe monitorowanie i dostosowywanie: Regularny przegląd i aktualizacja prognoz w oparciu o dane w czasie rzeczywistym w celu zapewnienia dokładności.
  

Jednym ze sposobów na usprawnienie prognozowania popytu, a tym samym poprawę OTIF, jest zastosowanie zaawansowanej technologii. Na przykład oprogramowanie LEAFIO AI's AI-powered Demand Planning software wykorzystuje zaawansowane algorytmy i uczenie maszynowe do analizy ogromnych ilości danych i generowania bardzo dokładnych prognoz. Mogą Państwo filtrować dane według określonych kryteriów, w tym zakresu dat, aby skupić się na najbardziej istotnych informacjach. Ta elastyczność pozwala wskazać konkretne okresy, w których raport OTIF wskazuje, że efektywność może wymagać poprawy.

• Optymalizacja procesów: Identyfikacja i eliminacja nieefektywności w procesach łańcucha dostaw.
  
• Automatyzacja zadań: Proszę wykorzystać technologię do automatyzacji powtarzalnych zadań i zmniejszenia ryzyka błędu ludzkiego.
  
• Lepsze planowanie: Opracowanie szczegółowych planów sprzedaży i harmonogramów dostaw w celu zapewnienia stałych dostaw i zminimalizowania braków magazynowych.
  
• Optymalizacja tras: Wykorzystanie systemów zarządzania transportem, optymalizacja tras dostaw i skrócenie czasu przejazdu.
  

Ścisłe relacje z dostawcami i sprzedawcami naprawdę robią różnicę, gdy potrzebne są dobrze wykonane dostawy. Otwarta komunikacja i współpraca pomagają dostosować oczekiwania, terminy realizacji i standardy jakości, które mają kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiego wyniku OTIF.

• Wybór wiarygodnych dostawców: Proszę oceniać dostawców na podstawie jakości, wydajności dostaw i elastyczności.
  
• Proszę zawrzeć jasne umowy: Proszę opracować szczegółowe umowy określające oczekiwania i obowiązki.
  
• Przeprowadzanie regularnych ocen osiągnięć: Proszę monitorować wyniki dostawców i przekazywać im informacje zwrotne.
  
• Współpraca nad ulepszeniami: Współpraca z dostawcami w celu zidentyfikowania możliwości ulepszeń
  

Na przykład rozwiązanie LEAFIO Inventory Optimization solution zawiera szczegółowy raport, który może wyświetlać informacje według dostawców, dostawców, magazynów lub poszczególnych zamówień. Poziom szczegółowości LEAFIO AI pozwala zagłębić się w dane, aby zrozumieć, którzy dostawcy lub magazyny mogą przyczyniać się do niższych wyników OTIF, dzięki czemu można podjąć ukierunkowane działania w celu poprawy wydajności.  

Jak wspomniano powyżej, korzystanie ze zautomatyzowanych systemów pomaga zminimalizować błędy ludzkie i pozwala na szybsze dostosowanie się do zmian popytu.

• Konfiguracja systemów zarządzania zapasami: Wykorzystanie oprogramowania do automatyzacji procesów magazynowych i utrzymania optymalnego poziomu zapasów.
  
• Integracja systemów ERP: Połączenie planowania i realizacji w ramach jednej platformy w celu zwiększenia widoczności łańcucha dostaw.
  
• Zastosowanie narzędzi analitycznych: Proszę analizować swoje dane, aby podejmować świadome decyzje i zwiększać wydajność OTIF.
  

Rozwiązanie do zarządzania zapasami LEAFIO AI oferuje różne funkcje zaprojektowane w celu automatyzacji i optymalizacji procesów magazynowych. Obejmują one prognozowanie popytu, automatyczne generowanie i optymalizację zamówień oraz zaawansowaną analitykę, z których wszystkie pomagają zwiększyć wydajność OTIF w całym łańcuchu dostaw.

• Przeprowadzenie analizy ABC(D) i XYZ: Kategoryzacja pozycji w oparciu o wartość i obrót w celu określenia optymalnych poziomów zapasów i poprawy wyników OTIF.
  
• Ustawianie poziomów minimalnych i maksymalnych: Ustalenie punktów ponownego zamawiania i bezpiecznych poziomów zapasów w celu utrzymania stałej dostępności produktów.
• Wdrożenie zapasów buforowych: Utrzymywanie zapasów buforowych w celu uwzględnienia nieoczekiwanych wahań popytu i zapewnienia wysokich wyników OTIF.
  

Zautomatyzowany system uzupełniania LEAFIO AI optymalizuje ilości i terminy zamówień, zapewniając dostępność produktów w razie potrzeby.

• Wybór odpowiednich środków transportu: Proszę wybrać najbardziej odpowiedni rodzaj transportu dla każdej przesyłki, aby zoptymalizować koszty i czas dostawy.
  
• Optymalizacja tras: Proszę korzystać z oprogramowania do optymalizacji tras, aby zminimalizować czas i koszty dostaw oraz zapewnić terminowość dostaw.
  
• Monitorowanie przesyłek w czasie rzeczywistym: Śledzenie przesyłek w celu zapewnienia terminowych dostaw i zapobiegania zakłóceniom, które mogłyby wpłynąć na wynik OTIF.
  

Oprogramowanie TMS LEAFIO AI zapewnia kompleksową analitykę, umożliwiając firmom śledzenie wydatków logistycznych, monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności i dostosowywanie pulpitów nawigacyjnych do konkretnych potrzeb. Ten aktywny nadzór poprawia wydajność OTIF poprzez usprawnienie zarządzania dostawami i operacjami.

• Zdefiniowanie kluczowych wskaźników efektywności: Proszę zidentyfikować wskaźniki, które mierzą wydajność OTIF, takie jak wskaźnik dostaw na czas, wskaźnik realizacji zamówień i obrót zapasami.
• Regularne monitorowanie wydajności: Śledzenie wskaźników KPI w celu identyfikacji trendów i obszarów poprawy dostosowanych do celów biznesowych.
• Powiązanie KPI z celami biznesowymi: Proszę upewnić się, że KPI są zgodne z ogólnymi celami biznesowymi.

Oprogramowanie analityczne BI LEAFIO AI zapewnia niezbędną widoczność łańcucha dostaw, oferując cenny wgląd w raporty OTIF i ogólną wydajność łańcucha dostaw. Wskaźniki OTIF KPI mogą mierzyć wydajność, taką jak terminowość dostaw i dokładność zamówień. Moduł pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy.