Wyobraź sobie taką sytuację: magazyn jest w pełni zaopatrzony, poziomy zapasów dla każdego SKU są idealnie zgodne z zapotrzebowaniem i wszystko jest pod kontrolą. Brzmi to jak marzenie i niestety nim jest.
W rzeczywistości większość sprzedawców detalicznych boryka się z niespójnościami, od drobnych po takie, które wprowadzają chaos w procesach. Według Retail Insight, 78% kupujących doświadczyło sytuacji braku towaru w magazynie w 2023 roku, co stanowi wzrost o 6% w porównaniu do 2022 roku. Rozważmy jednak scenariusz, w którym system księgowy pokazuje, że produkt jest w magazynie, ale klienci zgłaszają jego brak. Albo popularny produkt nagle przestaje się sprzedawać, mimo że jest oznaczony jako stale dostępny.
Problem ten ma swoją nazwę: zapasy fantomowe i jest coraz powszechniejszy. Przyjrzyjmy się sposobom na utrzymanie wszystkiego pod kontrolą i uniknięcie większości problemów.
Główne wnioski
Zapasy fantomowe to pozycje w systemie, których fizycznie brak, co prowadzi do chaosu w zamówieniach.
Regularne inwentaryzacje cykliczne.
Systemy skanowania i EDI.
Alarmy dla rozbieżności magazyn vs ERP.
Szkolenie personelu na błędy w przyjęciach.
BI do wykrywania anomalii.
Czym jest inwentaryzacja fantomowa?
Sprzedawcy detaliczni często borykają się z problemem zapasów fantomowych, gdy ewidencja zapasów nie zgadza się z rzeczywistą ilością towarów w punkcie sprzedaży lub w magazynie. Im więcej jednostek SKU w asortymencie, tym bardziej globalny może być ten problem, co utrudnia jego wykrycie i zapobieganie mu.
Inwentaryzacja fantomowa to zasadniczo rozbieżność między fizycznym stanem magazynowym a ewidencją zapasów. Mówiąc prościej, zapasy fantomowe mają miejsce, gdy systemy magazynowe pokazują dostępność produktu w sklepie, ale w rzeczywistości nie jest on dostępny.
Prowadzi to do jednego z dwóch problemów związanych z zarządzaniem zapasami:
- Opierając się wyłącznie na zapisach, będziesz zamawiać nowe produkty zbyt wcześnie - a to doprowadzi do nadmiernych zapasów i zepsucia.
- Opierając się na niedokładnej ewidencji zapasów, możesz składać zamówienia zbyt późno, co grozi utratą sprzedaży z powodu faktycznych braków w zapasach.
Zapobieganie fantomowym zapasom to także zapobieganie tworzeniu złych doświadczeń dla klientów. Typowy współczesny klient jest przyzwyczajony do widoku produktu, którego szuka, w zwykłym miejscu i we właściwej ilości. Jeśli go tam nie ma, mogą poszukać zamiennika, a nawet zacząć robić zakupy w innym miejscu, pozostawiając cię zdziwionym, dlaczego sprzedaż spadła, mimo że produkt jest w magazynie.
Jakie są przyczyny inwentaryzacji fantomowej?
Istnieje kilka typowych czynników, które mogą powodować różnice między danymi w systemie magazynowym a rzeczywistą dostępnością towarów. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Nadwyżka zapasów
Paradoksalnie, nieprawidłowe poziomy zapasów mogą generować zapasy fantomowe. Jeśli masz więcej zapasów niż potrzebujesz, oczywiste jest, że znaczna ich ilość pozostanie niesprzedana. Może to powodować kilka dodatkowych problemów: psucie się z powodu upływu terminu ważności, przestarzałość i uszkodzenia. Nadmierne zapasy są często kradzione przez pracowników kierujących się zasadą: „Jeśli jest tego dużo, a ja ukradnę trochę, nikt tego nie zauważy”. W miarę upływu czasu zapasy stopniowo znikają, ale system pozostaje przekonany, że towary nadal znajdują się w magazynie.
Słabe zarządzanie zapasami
Następnie powinniśmy rozważyć problemy z poziomami zapasów, które prowadzą do powstawania zapasów pozornych. Tym razem mówimy o nieodpowiednich audytach zapasów. Mniejsza liczba audytów oznacza więcej problemów z zagubionymi, przestarzałymi, uszkodzonymi i skradzionymi towarami, ponieważ wzrasta prawdopodobieństwo, że ilość zapasów zarejestrowanych w systemie nie odpowiada rzeczywistym zapasom.
Z drugiej strony, każdy audyt (zwłaszcza w sklepach z dziesiątkami tysięcy SKU) jest ogromnym dodatkowym obciążeniem dla zasobów ludzkich. Jaka jest odpowiednia częstotliwość audytów, aby uniknąć fałszywych stanów magazynowych? Ciągłe monitorowanie i zarządzanie ryzykiem zapewniane przez nowoczesne systemy jest właściwą alternatywą dla ciągłego fizycznego liczenia zapasów.
Niedokładne dane
Problem zapasów fantomowych często wynika z nieścisłości w systemach inwentaryzacji. Te z kolei są zwykle spowodowane błędami we wprowadzaniu danych. Na przykład, gdy zespół odbierający przypadkowo skanuje mniej produktów niż zostało faktycznie dostarczonych lub nie uwzględnia uszkodzonych towarów.
Przepływ towarów nie jest śledzony w czasie rzeczywistym.
Inwentaryzacja fantomowa występuje, gdy oprogramowanie do zarządzania zapasami nie jest zsynchronizowane z terminalami POS, ERP i CRM i nie rejestruje sprzedaży, ani nie jest w stanie zapewnić statystyk w czasie rzeczywistym. Bez tego Twój zespół nie będzie wiedział, ile produktów faktycznie znajduje się w magazynie i jaka jest rozbieżność między ilością deklarowaną a rzeczywistą. Jest to szczególnie ważne, jeśli korzystasz z wielu kanałów sprzedaży w tym samym czasie, ale korzystasz z jednego magazynu. Synchronizacja danych tu i teraz to konieczność, w przeciwnym razie utoniesz w chaosie.
Jak zapasy pozorne wpływają na sprzedawców detalicznych
Wszelkie problemy z danymi inwentaryzacyjnymi stanowią poważne wyzwanie i ryzyko dla biznesu. Poniższe przypadki są najbardziej oczywistymi konsekwencjami fałszywych stanów magazynowych (zwłaszcza jeśli rozwiązanie problemu zajmuje dużo czasu).
Utrata dochodów
Brakujące towary nie zwiększą sprzedaży ani nie wygenerują przychodów. Podczas gdy ty monitorujesz poziom zapasów i upewniasz się, że wszystko jest w porządku, klienci widzą przed sobą tylko puste półki.
Nieuzupełnianie zapasów na czas
Jeśli patrzysz tylko na rejestry zapasów, ale nie przeprowadzasz żadnych kontroli, problem może trwać przez kilka tygodni, aż odkryjesz, że produkt jest rzeczywiście niedostępny i należy go zamówić.
A czasami zidentyfikowanie problemu zajmuje nawet więcej czasu. Na przykład, jeśli polegasz na nowoczesnym systemie inwentaryzacji, który niezależnie monitoruje poziomy zapasów i automatycznie zamawia nową partię, gdy zapasy osiągną określony poziom. Ufając ustalonemu procesowi, możesz nie zauważyć wyczerpania zapasów. Dlaczego system popełnia błędy? Odpowiedź jest prosta: złe dane.
Problemy z danymi inwentaryzacyjnymi
Problem zapasów fantomowych komplikuje procesy księgowania i planowania. Trzeba przeznaczać coraz więcej zasobów na dodatkowe kontrole, analizę przyczyn źródłowych, liczenie zapasów i zarządzanie błędami.
Słaba obsługa klienta
Przeanalizujmy sytuację: zorganizowałeś promocję. Zapisy inwentaryzacyjne pokazują, że masz wystarczającą ilość towarów promocyjnych w magazynie. Jednak w rzeczywistości po trzech dniach towary się skończyły i półki są puste. Postaw się teraz w sytuacji klienta. Reklama obiecuje zniżkę na upragniony produkt, z radością podchodzą do półki i nie znajdują pożądanego produktu. Rozczarowanie może być tak silne, że klient przejdzie do konkurencji. Może też po prostu stracić zaufanie do marki, co również stanowi poważne ryzyko (zwłaszcza jeśli zjawisko jest powszechne lub trwałe).
Jak zidentyfikować zapasy pozorne
Kiedy zaczyna się zapobieganie zjawisku phantom inventory? Najpierw trzeba zdać sobie sprawę z istnienia problemu. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje kilka czerwonych flag, które wskazują, że istnieją rozbieżności między danymi w systemie a rzeczywistą dostępnością towarów:
- Twoi pracownicy coraz częściej zauważają, że klienci skarżą się, że nie mogą znaleźć poszukiwanego produktu, który powinien znajdować się w magazynie. Może to być oznaką istnienia zapasów fantomowych.
- Często można zauważyć, że produkt jest dostępny według systemu, ale w rzeczywistości nie ma go na półkach i w magazynie (lub ilość się nie zgadza).
- Sprzedaż produktu spada znacznie poniżej prognozowanego poziomu popytu. Jednocześnie w ewidencji księgowej figuruje on jako zapas.
- Rutynowa kontrola wykazała różnicę między danymi inwentaryzacyjnymi a rzeczywistymi liczbami.
- Zautomatyzowany system inwentaryzacji nie wysyła nowego żądania uzupełnienia zapasów przez wyjątkowo długi czas, ponieważ dane pokazują, że zapas jest wystarczający.
- System księgowy wykazuje nadwyżki towarów, które nie są w ruchu.
- Rotacja zapasów stała się nierównomierna i nie ma oczywistych powodów, aby wyjaśnić ten problem.
Każdy z tych czynników może potencjalnie wskazywać na fałszywe zapasy i wskazywać na potrzebę rozpoczęcia dodatkowej kontroli i podjęcia działań. Nawet jeśli wszystko jest w porządku, nigdy nie zaszkodzi być proaktywnym. Porozmawiamy o tym w następnej sekcji.
Jak zapobiegać fałszywym stanom magazynowym
Dobrze zorganizowane, systematyczne podejście pomaga zredukować zapasy pozorne. Oto niektóre z możliwych kroków, które można podjąć w celu ustanowienia porządku w zarządzaniu zapasami.
Regularnie przeprowadzaj kontrole zapasów
Regularne sprawdzanie stanu zapasów pozwala poprawić jakość danych, zwiększyć dokładność prognoz popytu i zaprowadzić porządek w magazynie. Ponadto, można wykryć fałszywe stany magazynowe, zanim staną się one problemem systemowym zagrażającym reputacji sklepu i jego wynikom biznesowym. Czy lepiej jest znaleźć problem w ciągu kilku tygodni czy sześciu miesięcy? Odpowiedź jest oczywista.
Jak przeprowadzać audyty zapasów, jeśli masz tysiące jednostek SKU? Pełne audyty są zbyt żmudnym procesem. Cykliczna inwentaryzacja pomaga - należy podzielić proces na etapy (cykle) i stworzyć kalendarz dla każdego z nich. Na przykład w tym tygodniu sprawdzane są produkty spożywcze, w następnym chemia gospodarcza itd.
Analiza danych systemowych
System POS zapewnia pełny obraz przypadków fałszywych stanów magazynowych: jakich produktów dotyczą, w jakim dniu lub tygodniu miały miejsce, gdzie problematyczne towary miały być przechowywane itp. Informacja jest najskuteczniejszym narzędziem, jakie można wykorzystać do śledzenia zapasów i proaktywnego rozwiązywania problemów związanych z fałszywymi zapasami.
System śledzi poziomy zapasów, które zostały przyjęte do magazynu, sprzedane, zwrócone i wymienione. Wskazuje również, ile jednostek każdego produktu jest dostępnych i gdzie powinny się one znajdować: w magazynie, na hali sprzedaży lub w innym miejscu. Analiza tych danych pomoże znaleźć rozbieżności. Na przykład, cofnij się do określonego dnia i:
- Sprawdź, co zostało dostarczone
- przejrzeć nagrania z monitoringu, aby sprawdzić, czy w tym okresie miały miejsce jakiekolwiek kradzieże
- analizować dokumenty, jeśli towary były przemieszczane między magazynami lub sklepami sieci
Jak zredukować zapasy pozorne
Jak widać, większość wskazówek koncentruje się na organizowaniu regularnych kontroli ręcznych. Proces ten można zoptymalizować, ale nadal wymaga czasu i personelu do wykonywania tej rutynowej pracy. A co najważniejsze, nie gwarantuje 100% ochrony przed fałszywymi zapasami.
Istnieje jednak inny sposób. Porozmawiajmy o predykcyjnym zarządzaniu zapasami. Jest to technologia oparta na algorytmach uczenia maszynowego. Służy do przewidywania ruchów zapasów i znajdowania nieścisłości w poziomach zapasów. Doskonale współpracuje z systemami automatycznego uzupełniania zapasów: technologia tworzy model zapasów, ocenia czynniki wpływające i podnosi alarm w odpowiednim czasie, jeśli występują oznaki pozornych zapasów. Obejmują one niezarejestrowane uszkodzone towary, błędy skanowania, kradzieże, zagubione zapasy, zepsucie i wiele innych.
Jak działa predykcyjne zarządzanie zapasami? 4 spostrzeżenia
Wgląd #1
System oparty na uczeniu maszynowym analizuje dane dotyczące zapasów i historyczne wahania. Pomaga to przewidzieć możliwe różnice w poziomach zapasów i natychmiast powiadomić użytkownika. Czynniki brane pod uwagę obejmują kategorię produktu, typ produktu, lokalizację itp.
Wgląd #2
Model jest również w stanie porównać ostatnie dane dotyczące sprzedaży z prawdopodobnymi liczbami. Jeśli sklep sprzedaje jeden blender dziennie i nagle nie ma sprzedaży przez kilka dni, system ostrzega o możliwym problemie z zapasami. Pomaga to zidentyfikować odchylenia zanim problem stanie się krytyczny i zapobiega powstawaniu zapasów pozornych.
Wgląd #3
Oczywiście system nie może chronić przed 100% zagrożeń. Żaden algorytm nie może na przykład uwzględnić sytuacji, w których pracownik sklepu upuści produkt i uszkodzi go podczas przenoszenia. Uczenie maszynowe może jednak uwzględniać trendy: na przykład, jeśli sklep zatrudnia głównie niewykwalifikowanych pracowników tymczasowych, wskaźnik uszkodzeń produktów będzie wyższy.
Wgląd #4
Predykcyjne zarządzanie zapasami to model, który może nie tylko przewidzieć optymalny poziom zapasów, ale także doradzić, kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację. Dosłownie, system może obliczyć optymalną liczbę wymaganych kontroli: wystarczającą do uniknięcia niepotrzebnych wydatków na zasoby, ale także wystarczającą do utrzymania kontroli.
Jak LEAFIO AI pomaga radzić sobie z fantomowymi zapasami w handlu detalicznym
Realistycznie rzecz biorąc, kierownicy sklepów nie są w stanie codziennie sprawdzać każdego SKU na każdej półce pod kątem nieścisłości, co prowadzi do tego, że większość sklepów polega na rzadkich fizycznych liczeniach zapasów (zwykle raz lub dwa razy w roku), które są zbyt rzadkie, aby szybko wykryć fałszywe zapasy.
LEAFIO AI Retail Platform to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zapasami, od łańcucha dostaw po rzeczywiste operacje na hali sprzedaży. Zintegrowana zasada predykcyjnego zarządzania zapasami oparta na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym pomaga zredukować zapasy fantomowe.
Raport z inwentaryzacji fantomów LEAFIO AI
Ten ukierunkowany raport pomaga sprzedawcom detalicznym identyfikować pozycje z potencjalnymi zapasami fantomowymi poprzez śledzenie jednostek SKU, które nie wykazują aktywności sprzedażowej lub zmian salda w określonym okresie. Oto jak to działa:
- Regularne aktualizacje i kategoryzacja: Raport jest odświeżany co tydzień i organizuje pozycje w pięciu kategoriach w oparciu o liczbę dni bez aktywności sprzedażowej. Dla każdego SKU wyświetlane jest średnie dzienne użycie (ADU) od ostatniej zarejestrowanej daty sprzedaży.
- Śledzenie odbiorów od dostawców: Ostatnia data odbioru dla każdej pozycji jest odnotowywana jako ostatnia data w ciągu ostatniego roku, kiedy pozycja otrzymała zapasy od dostawcy (gdzie odbiór > 0). Zapewnia to wyraźne odniesienie do tego, kiedy pozycja została ostatnio uzupełniona.
- Wizualna reprezentacja: Raport zawiera zarówno wykres liniowy, jak i kołowy ułatwiający analizę. Wykres liniowy pokazuje kategorie produktów według liczby dni bez sprzedaży, podczas gdy wykres kołowy wyświetla procent niesprzedanych produktów, uporządkowanych według odpowiedzialnych menedżerów w firmie.
- Szybki dostęp do produktów: Raport oferuje szybki dostęp do szczegółów produktu dla każdej jednostki SKU bezpośrednio z raportu, umożliwiając menedżerom podjęcie szybkich działań w przypadku potencjalnych fałszywych stanów magazynowych.
LEAFIO AI identyfikuje fałszywe stany magazynowe na poziomie SKU sklepu bez potrzeby skomplikowanej integracji oprogramowania lub kosztownego sprzętu do skanowania. Nasze narzędzia AI płynnie integrują się z istniejącą infrastrukturą IT, analizując dane dotyczące sprzedaży i zapasów w celu wykrycia rozbieżności.
Baltic Petroleum skutecznie wykorzystuje raport LEAFIO Phantom Inventory do szybkiej identyfikacji pozycji bez ruchu, umożliwiając szybkie rozwiązywanie problemów. W połączeniu z innymi usprawnieniami procesów opartymi na systemie, zaowocowało to 8% wzrostem dostępności produktów, zadowolenia klientów i ogólnej wydajności operacyjnej.
W jaki sposób LEAFIO AI pomaga dokładnie śledzić akcje?
Aplikacja LEAFIO AI Super App umożliwia szybką analizę dostępności produktów w sklepach i pomaga zidentyfikować przyczyny utraty sprzedaży i nadmiernych zapasów dzięki wbudowanemu skanerowi kodów kreskowych produktów. Terminowe i dokładne kontrole zapobiegają fałszywym zapasom, zapewniają dokładną ewidencję zapasów, zwiększają precyzję automatycznych zamówień i wspierają optymalne poziomy zapasów. Aplikacja umożliwia również kierownikom centrali przypisywanie zadań kierownikom sklepów w kwestiach operacyjnych i otrzymywanie szybkich informacji zwrotnych. Dodatkowo, Super App zapewnia szybki wgląd w trendy kluczowych wskaźników wydajności i ostrzeżenia o potencjalnych problemach.
Conclusions
Masz pytanie?
Masz pytania dotyczące automatyzacji lub optymalizacji sprzedaży detalicznej? Porozmawiaj z naszym ekspertem o rozwiązaniach!
Kristi Miller
Retail optimization expert
