Jak przegrać grę w zarządzanie zapasami na 7 sposobów. Część 2

Zapasy to główny składnik majątku każdej firmy detalicznej. Efektywne zarządzanie zapasami i ich ciągły monitoring pozwalają przedsiębiorstwu pomnażać zyski i unikać nadwyżek zapasów oraz strat finansowych. Proszę przeczytać w naszym materiale w dwóch częściach, jakie czynniki wpływają na sukces sieci handlowej i jakich błędów w zarządzaniu zapasami należy unikać.

4. Brak procesu ciągłego doskonalenia z pomocą analityki i brak śledzenia ważnych KPI gospodarki magazynowej

Bez zrozumienia i szybkiego śledzenia bieżących KPI gospodarki magazynowej trudno jest osiągnąć wzrost i ulepszenia systemu. Ale dzięki zaawansowanej analityce mogą Państwo na bieżąco śledzić działalność biznesową, szybko identyfikować wahania, a jeżeli kluczowe wskaźniki zmienią się w złym kierunku, będą Państwo mieli czas na reakcję.

Zarządzanie zapasami w sieci handlowej sprowadza się do znalezienia równowagi pomiędzy rotacją towarów a maksymalnym zaspokojeniem popytu.

Zobaczmy, dlaczego należy oceniać efektywność zarządzania zapasami. Jakie problemy możemy rozwiązać?

1) Dzięki ocenie dynamiki i analizie efektywności zarządzania zapasami można zrozumieć, gdzie w łańcuchu dostaw koncentrują się pieniądze i jak szybko wrócą w postaci zysku. Zapasy są stale zmieniającym się wskaźnikiem, dlatego aby zobaczyć, jak wygląda sytuacja teraz w porównaniu do poprzednich okresów, monitoruje się ich dynamikę.

Oprócz śledzenia zmian w poziomie zapasów, należy również ocenić ich strukturę. Dzięki takiemu podejściu widzą Państwo, gdzie inwestowane są pieniądze i jak uniknąć niespodziewanych wydatków i strat.

Tygodniowy raport dynamiki zapasów w Systemie Optymalizacji Zapasów Leafio

Struktura zapasów w handlu detalicznym dzieli się na trzy podstawowe kategorie:

• Pieniądze zainwestowane w zapasy do sprzedaży;
• Pieniądze zainwestowane w zapasy do ekspozycji na półkach i w zapasy ubezpieczeniowe;
• Nadwyżka zapasów.

W praktyce naszych klientów mieliśmy do czynienia z sytuacją, w której przy braku nadwyżki towarów występowała niezadowalająca rotacja towarów. Punktem, który znacznie zwiększał obroty, była duża ilość zapasów w magazynach ekspozycyjnych i rezerwowych.

Analityka wyraźnie pokazuje stan zapasów w ujęciu pieniężnym i w liczbie towarów, dzięki czemu można szybko reagować na takie nierówności w zapasach i podejmować działania w celu ich wyeliminowania.

2) Porównanie punktów sprzedaży. Bardzo często w praktyce mamy do czynienia z sytuacją, w której dwa absolutnie identyczne sklepy, o tej samej powierzchni i formacie, mają zupełnie inne wskaźniki obrotu, zapasów i sprzedaży. Raport z analizą POS-ów i ich głównych KPI pozwala zidentyfikować najlepsze i najgorsze z nich i na tej podstawie zdecydować, które z nich należy zamknąć lub sformatować.

3) Dzięki regularnej analizie asortymentu można znaleźć problematyczne grupy produktów i dowiedzieć się, co się stało. Znajomość tych grup pozwala na dostosowanie procesów ich zakupu i uniknięcie nadmiernych zapasów i braków.

• Z jednej strony są to grupy towarów, w przypadku których występują wolne obroty i nadwyżki zapasów. W niektórych przypadkach sensowne jest usunięcie tych produktów z matrycy produktowej. Tak więc w jednym z punktów sprzedaży naszego klienta, po przeprowadzeniu analizy ABC(D), systematycznie oczyszczano asortyment z towarów kategorii D. Decyzja ta spowodowała wzrost sprzedaży o 56% bez znaczącego wzrostu zapasów.
• Z drugiej strony są takie, dla których stale istnieją utracone zyski i braki. Inny przykład z życia: u jednego z naszych klientów udało się w ciągu 3 tygodni poprawić obroty o 14% bez zwiększania kosztów logistyki, dzięki, co pokazuje brak równowagi nadwyżek w niektórych sklepach i brak pozostałości w innych, dla tego samego produktu.

Raport ABC(D) w systemie optymalizacji zapasów Leafio

4) Śledzenie celów. Analiza efektywności zarządzania zapasami w pewnym okresie pozwala stwierdzić, czy osiągnęliśmy nasze cele, czy nie. A dopiero gdy zauważą Państwo, że konsekwentnie osiągają lub przekraczają cele, można podnieść poprzeczkę.

Radzimy, aby zawsze budować analitykę metodą drill-down, która pozwala szybko ocenić cały obraz, zidentyfikować odchylenia od normy, a następnie bardziej szczegółowo zbadać przyczyny ich wystąpienia. Wdrożenie wysokiej jakości systemu analitycznego sprawia, że najważniejsze informacje są szybko i łatwo dostępne, co upraszcza pracę menedżerów i pozwala im skupić się na punktach problemowych i rozwiązaniach, wszystko w czasie rzeczywistym.

Nie oferujemy tylko zestawu raportów. Nasz moduł analityczny jest kulminacją naszego wieloletniego doświadczenia w łańcuchu dostaw.

Wiemy na pewno:

• Źle jest, gdy termin przydatności towaru jest krótszy niż liczba dni na sprzedaż jednego opakowania przez dostawcę;
• Źle jest, gdy w nadwyżce zapasów znajdują się towary, zwłaszcza o wysokiej cenie zakupu, które w ogóle nie mają sprzedaży;
• Źle jest, gdy w niektórych sklepach występuje nierównowaga w nadwyżce, a w innych brak zapasów na półkach dla tego samego produktu;
• Źle jest, gdy nie ma możliwości zobaczenia kluczowych wskaźników sukcesu pracy dostawcy bez analizowania ich przez pół dnia lub setki megabajtów;
• Źle jest, gdy dostępność i obrót pogarszają się w tym samym czasie.

Te i wiele innych aspektów specyficznych problemów w zarządzaniu zapasami są dogłębnie i wizualnie analizowane w module analitycznym BI.

5. Brak śledzenia rotacji zapasów w porównaniu z opóźnieniem płatności

Skutecznym modelem biznesowym dla wielu detalistów jest ujemny cykl konwersji gotówki (CCC). CCC mierzy liczbę dni, które upływają między zapłaceniem dostawcy a otrzymaniem zapłaty od klientów - im niższy wskaźnik, tym lepiej. Detaliści dążą do osiągnięcia jego ujemnej wartości. Zasadniczo detaliści mają do dyspozycji darmowy kredyt, finansowany przez dostawców. Dzięki temu modelowi biznesowemu sieć może się rozwijać, można otwierać nowe sklepy, wprowadzać technologie itd.

Wpływanie na poziom CCC, w rzeczywistości, może odbywać się na dwa sposoby:

• Zmniejszenie rotacji towarów;
• Zwiększenie czasu potrzebnego na zapłacenie dostawcom.

Jeżeli chcą Państwo efektywnie wykorzystać ten model biznesowy, zalecamy zawsze porównywać obrót i opóźnienie dla danego dostawcy. Im większa różnica między odroczonymi płatnościami a obrotem, tym lepiej. Ocena obrotu towarowego danego dostawcy umożliwia uzgodnienie różnych terminów płatności w celu uzyskania korzystniejszych warunków.

6. Brak zaangażowania wszystkich działów łańcucha dostaw

Zarządzanie zapasami jest procesem wielofunkcyjnym, w którym uczestniczy wiele działów: zakupy, logistyka, planowanie popytu, handel, operacje, marketing i inne. Działy te mogą wydawać się niezależnymi funkcjami, ale w efektywnym łańcuchu dostaw muszą w dużym stopniu współdziałać i pracować w sposób zsynchronizowany i skoordynowany, aby szybko identyfikować wąskie gardła w zarządzaniu zapasami. W praktyce, niestety, działy te są często w opozycji do siebie.

Problemy we współdziałaniu działów prowadzą do obniżenia wydajności pracowników i całego systemu, utrudniają rozwój innowacji, spowalniają reakcję na zmiany i z reguły taki konflikt we współdziałaniu pozostaje w systemie przez długi czas i eskaluje.

Dlaczego tak się dzieje?

Zwykle problemy leżą w nieprawidłowo zbudowanej strukturze organizacyjnej oraz w sprzecznym, niespójnym systemie KPI. Przyjrzyjmy się bliżej przyczynom problemów z interakcją między działami w łańcuchu dostaw i możliwościom ich rozwiązania:

1) Nieprawidłowa struktura organizacyjna, Kierownik Działu Zakupów jest zainteresowany innymi rzeczami.

Aby zapewnić efektywność i spójność pracy, ważne jest prawidłowe zbudowanie struktury organizacyjnej łańcucha dostaw. Częstym błędem jest wybór niewłaściwego kierownika ds. zarządzania zapasami. Na przykład, często dział zakupów jest w rzeczywistości podporządkowany działowi logistyki, chociaż istnieją konkurencyjne interesy:

• Przecież logistycy są zainteresowani obniżeniem kosztów transportu oraz kosztów przyjmowania i przechowywania towarów, co oznacza zwiększenie wielkości zamówień i zmniejszenie ich częstotliwości;
• Dla zamawiającego takie cele wiążą się z dużymi bolączkami: gromadzeniem nadwyżek lub utratą sprzedaży, które mogą wystąpić z powodu rzadkich zamówień i dużych partii.

Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że najlepiej jest wyznaczyć dyrektora ds. łańcucha dostaw jako szefa zapasów/zamówień. Jaki to powinien być specjalista?

• Skoncentrowany na korzyściach dla całej firmy, a nie na własnych KPI;
• Działa w synergii z Prezesem Zarządu i ułatwia komunikację między różnymi działami tworzącymi łańcuch dostaw;
• Zarządza konfliktami interesów między tymi działami, w tym kształtuje właściwy system KPI;
• Wyznacza kierunek działania, który pomoże kierownictwu stabilnie zmierzać do celów firmy, a nie dezorientować się w wielu różnych zadaniach operacyjnych.

Zdarza się, że dział handlowy odgrywa rolę zamawiającego lub działy te są łączone. To również nie jest dobre, ponieważ zamówienia tracą przejrzystość z powodu osobistych premii od dostawców dla menedżerów kategorii. Motywacja menedżera kategorii koncentruje się na marży i sprzedaży, podczas gdy obrót odgrywa równie ważną rolę w efektywności zakupów. W związku z tym takie dopasowanie powoduje konflikt interesów, ponieważ zadaniem zamawiającego jest zapewnienie optymalnego poziomu zapasów, a zadaniem menedżera kategorii jest zdobycie większej ilości pieniędzy - jest to sprzeczność ze strony zarządzania zakupami. Najlepiej, aby bloki zakupów i zarządzania kategorią pracowały równolegle. Są to zupełnie różne obszary z własnymi zadaniami i KPI.

2) Szare strefy odpowiedzialności

Kolejnym błędem, który nie jest tak oczywisty, ale może spowolnić proces, jest brak podziału odpowiedzialności. Każdy specjalista powinien trzymać się swojego obszaru odpowiedzialności, rozumieć swoje KPI i współpracować z kolegami.

Odpowiedzialność można podzielić według różnych kryteriów:

• Według kategorii produktów lub konkretnych dostawców.

Zaletą jest to, że taka osoba jest dobrze zorientowana w kategorii lub specyfice pracy z dostawcą. Jest jednak pewien minus - szkolenie takiego specjalisty zajmuje dużo czasu i trudno będzie go zastąpić, gdy odejdzie.

• Przez konkretne sklepy.

To podejście jest skuteczne w przypadku sieci handlowych, które mają punkty sprzedaży w różnych regionach. Kierownik regionalny jest dobrze zorientowany w specyfice rynku i zawiłościach współpracy z lokalnymi dostawcami.

• Można również podzielić menedżerów według ich funkcji:

ci, którzy zajmują się analityką, ci, którzy odpowiadają za promocje, oferty specjalne i sezonowość, ci, którzy pracują ze sklepami lub centrami dystrybucji,

kierownicy ds. regularnych zamówień lub pracujący z dystrybucją oraz

ci, którzy pracują z ryzykownymi dostawcami i wielkością zamówień.

3) Sprzeczny system KPI, na który nie można wpływać

Należy spróbować zbudować system wielofunkcyjnych wskaźników wydajności w taki sposób, aby każdy dział widział swój wkład w ogólną wydajność łańcucha dostaw.

W końcu KPI powinny eliminować konflikty interesów między specjalistami i pomagać im we wspólnej pracy nad osiągnięciem ogólnego celu firmy.

KPI dla zamawiającego doskonale sprawdza się w połączeniu z dostępnością i obrotem zapasów. Metryki te wzmacniają się wzajemnie i stanowią miarę stanu zapasów. Taka równowaga pozwoli wyeliminować następujące ryzyka:

• Brak równowagi w szybkim obrocie, co oznacza prowokowanie niedoborów;
• Skupienie się na nierównowadze dostępności, co prowadzi do nadmiernych zapasów.

Błędem byłoby dodawanie sprzedaży do KPI, ponieważ w praktyce zamawiający nie ma bezpośredniego wpływu na sprzedaż.

Jeżeli chodzi o menedżerów kategorii, ich najczęstszymi KPI są obrót i marża. Można dodać do nich wskaźnik obrotu, który zbilansuje i połączy się z KPI zamawiającego.

4) Złożoność przepływu pracy

Niektóre z czynników wpływających na zaangażowanie pracowników nie są tak oczywiste. Jedną z istotnych, ale stosunkowo łatwych do pokonania przeszkód są nieefektywne lub zbyt złożone przepływy pracy. Jeżeli pracownicy mają trudności ze zrozumieniem tego, co powinni robić, lub podczas wykonywania tych czynności napotykają na liczne przeszkody, trudno im będzie utrzymać zaangażowanie. Rozwiązanie tego problemu obejmuje dwa główne kierunki: szkolenia i dostosowanie organizacji pracy.

• Bardziej kompleksowe, partycypacyjne szkolenia pomogą pracownikom lepiej zrozumieć ich zadania, usuwając psychologiczne bariery dla zaangażowania. Istnieje wiele systemów, w których dość łatwo można zorganizować szkolenie dla każdej funkcji, z informacją zwrotną od mentora.
• Eliminacja niepotrzebnej złożoności lub nieefektywności w organizacji pracy zapobiegnie utonięciu pracowników w pracy operacyjnej, dzięki czemu będą mogli skupić się na ważnych, tworzących wartość zadaniach, które utrzymają ich zaangażowanie.

Odpowiednio zbudowana struktura organizacyjna i system KPI, uwzględniający motywację specjalistów, pomoże poprawić wyniki finansowe firmy. Wielu właścicieli firm nie docenia tej perspektywy i nie dostrzega bezpośredniego związku między strukturą zarządzania zapasami a zyskami sieci handlowej.

7. Brak przejrzystych relacji z dostawcami

Rozwijanie współpracy z kluczowymi dostawcami Państwa firmy jest ważne dla zapewnienia niezawodnych dostaw, konkurencyjnych cen oraz zrozumienia nowych trendów, które mogą mieć wpływ na Państwa działalność. Dla detalisty niezawodność dostawcy jest jednym z ważnych czynników, które wpływają na sukces całej firmy. Dlatego, aby skutecznie zarządzać łańcuchem dostaw, muszą istnieć narzędzia i procedury oceny dostawców i ich wiarygodności. Jednocześnie niewielki procent firm prowadzi tego rodzaju analitykę, ponieważ trzeba przetworzyć ponad sto megabajtów i poświęcić na to dużo czasu.

Czy może Pan przytoczyć tę sytuację? Na dzień przed terminem dostawy dostawca informuje Państwa o jakichś nagłych problemach, np. o niewystarczającej ilości odpowiedniego produktu. Jeżeli takie sytuacje z partnerem są częste, kierownictwo często myśli o zmianie dostawcy i ponownie rozważa swoje zaufanie do wiarygodności partnera.

Każdy ma swoją własną interpretację pojęcia "niezawodność", ale przede wszystkim chodzi o to: 

• jak terminowo dostawcy dostarczają towar,
• jak pełna jest dostawa (w porównaniu z tym, co zostało zamówione)?

Poniżej, na przykładzie bloku raportowania dostawców Leafio, przeanalizujmy, jak przydatna jest ta analityka dla sieci handlowej.

1. Niezawodność dostawców i zamówienia to blok dwóch raportów zbudowanych na zasadzie drill-down: po pierwsze, raport zbiorczy dostarcza informacji o niezawodności wszystkich dostawców i ich udziale w firmie. Jeżeli znajdą Państwo w nim problem lub niezadowalające wskaźniki, można przejść do drugiego raportu i zbadać realizację zamówień przez konkretnego partnera bardziej szczegółowo, aż do pozycji.

Tutaj zamawiający znajdzie odpowiedzi na pytania dotyczące dokładności i terminowości realizacji zamówień i będzie mógł zdecydować o potrzebie utworzenia zapasu bezpieczeństwa, jeżeli występuje tendencja ciągłego niedostarczania towarów.

Raport dostawcy w Leafio Inventory Optimization System

2. Statystyki danych zawierają zwizualizowane informacje (wykresy i diagramy) dotyczące głównych wskaźników KPI dostawcy:

• Dzięki udziałom dostawcy w dynamice zakupów i sprzedaży firmy, mogą Państwo zrozumieć, czy dostawca staje się bardziej znaczący w czasie i czy udział sprzedaży towarów dostawcy wzrasta lub maleje.
• Raport pomaga wyciągnąć wnioski na temat znaczenia danego dostawcy dla firmy i jego wiarygodności w ujęciu dynamicznym.
• Główne KPI zarządzania zapasami towarów dostawcy to zapasy, nadwyżki, sprzedaż, sprzedaż utracona, obrót towarów dostawcy; ich dynamika. Dzięki temu widzą Państwo, co się dzieje z towarami dostawcy. Wzrost nadwyżki i okresu obrotu to znak, że współpraca z tym dostawcą powoduje gromadzenie się towarów, co powoduje konieczność zmniejszenia wielkości i/lub częstotliwości zamówień. Odwrotnie jest w przypadku spadku zapasów i wzrostu utraconej sprzedaży.

Dla menedżerów ta analiza może być przydatna w poszukiwaniu pozycji negocjacyjnej w dialogu z dostawcą, ponieważ za pomocą dwóch kliknięć można uzyskać szczegółowe analizy wizualne dotyczące kluczowych wskaźników wydajności dostawcy.

Porównanie udziału dostawcy w zakupach i sprzedaży firmy, terminowości dostaw zamówień oraz wiarygodności dostawcy pomoże Państwu podjąć decyzję o celowości dalszej współpracy z tym partnerem lub można wysłać wiadomość, że warunki pracy muszą zostać zmienione.

Kontynuacja czytania w Części 1.