Sete erros comuns na gestão de estoque das redes do varejo. Parte 2

O estoque é o principal recurso de todos os varejistas. A gestão eficiente de estoque e a monitoração contínua possibilita que a loja aumente suas margens de lucro e evite prejuízos e a sobra de estoque. Em nosso material você encontrará quais fatores afetam o sucesso da rede e quais erros da gestão de estoque devem ser evitados.

4. Não ter um processo de melhorias contínuas com a ajuda de análises e não rastrear KPIs importantes de gerenciamento de estoque

Sem entender e rastrear prontamente os KPIs atuais de gerenciamento de estoque, é difícil alcançar o crescimento e as melhorias do sistema. Mas com análises avançadas, você pode acompanhar suas atividades de negócios, identificar rapidamente as flutuações e, se os principais indicadores mudarem na direção errada, você terá tempo para reagir.

A gestão de estoques numa cadeia de varejo resume-se a encontrar um equilíbrio entre a rotação das mercadorias e a satisfação máxima da procura.

Vamos ver por que você deve avaliar a eficiência do gerenciamento de estoque. Que problemas podemos resolver?

1) Por meio da avaliação da dinâmica e análise da eficiência da gestão de estoques, é possível entender onde o dinheiro está concentrado na cadeia de suprimentos e em quanto tempo ele retornará em forma de lucro. O estoque é um indicador em constante mudança, portanto, para ver como as coisas estão agora em relação aos períodos anteriores, ele é monitorado de forma dinâmica.

Além de acompanhar as mudanças nos níveis de estoque, você também deve avaliar sua estrutura. Essa abordagem faz com que você veja onde o dinheiro está investido e como evitar gastos e prejuízos inesperados.

Relatório semanal de dinâmica de estoques no Sistema de Otimização de Estoque da LEAFIO

A estrutura de estoque de varejo é dividida em três categorias básicas:

• Dinheiro investido em estoque para vendas;
• Dinheiro investido em ações para exposição em prateleiras e em estoques de segurança;
• Estoque em excesso.

Na prática de nossos clientes, nos deparamos com uma situação em que havia um giro insatisfatório de mercadorias na ausência de excedentes. Um grande número de estoques na exibição e estoques de reserva foram o ponto, o que aumentou significativamente o volume de negócios.

As análises mostram claramente o estoque em termos de dinheiro e número de mercadorias, para que você possa responder prontamente a esses desequilíbrios no estoque e tomar medidas para eliminá-los.

2) Comparação de PDVs. Muitas vezes, na prática, deparamo-nos com uma situação em que duas lojas absolutamente idênticas, com a mesma área e formatos, apresentam indicadores de volume de negócios, estoques e vendas completamente diferentes. Um relatório com a análise dos PDVs e seus principais KPIs permite identificar os melhores e os piores deles e, com base nisso, decidir quais devem ser fechados ou formatados.

3) Com a análise regular da linha de produtos, você pode encontrar grupos de produtos problemáticos e descobrir o que aconteceu. O conhecimento desses grupos permite ajustar os processos de suas compras e evitar excessos e desabastecimentos.

• Por um lado, estes são os grupos de bens para os quais existem movimentos lentos e estoques excedentes. Em alguns casos, faz sentido remover esses produtos da matriz de produtos. Assim, no PDV de um de nossos clientes, após a realização de uma análise ABC(D), a linha de produtos foi sistematicamente limpa de mercadorias da categoria D. Essa decisão resultou em um aumento nas vendas de 56% sem um aumento significativo no estoque.
• Por outro lado, existem aqueles para os quais há perdas constantes de lucros e escassez. Outro exemplo da vida real: com um de nossos clientes, conseguimos reduzir o turnover em 14% em 3 semanas sem aumentar os custos logísticos, graças ao trabalho proposital com o relatório, que mostra o desequilíbrio do excedente em algumas lojas e a ausência de residuais em outros, para o mesmo produto.

Relatório ABC(D) no Sistema de Otimização de Estoque da LEAFIO

4) Rastreando os objetivos. A análise da eficiência da gestão de estoques em um determinado período permite saber se atingimos ou não nossos objetivos. E é somente quando você percebe que está cumprindo ou superando as metas de forma consistente que pode elevar o nível.

Aconselhamos que você sempre construa análises usando o método de detalhamento, que permite avaliar rapidamente todo o quadro, identificar aberrações e, a seguir, aprofundar os motivos de sua ocorrência. A implementação de um sistema de análise de qualidade torna as informações mais importantes disponíveis de forma rápida e fácil, o que simplifica o trabalho dos gestores e permite que eles foquem em pontos problemáticos e soluções, tudo em tempo real.

Não oferecemos apenas um conjunto de relatórios. Nosso módulo de análise é o ápice de nossos muitos anos de experiência na cadeia de suprimentos.
Nós sabemos com certeza que:

• É ruim quando o prazo de validade da mercadoria é inferior ao número de dias para a venda de uma embalagem pelo fornecedor;
• É ruim quando há mercadorias em excesso de estoque, principalmente com alto preço de compra, que não têm vendas;
• É ruim quando há desequilíbrio no excedente em algumas lojas e falta de estoque em prateleira em outras lojas para o mesmo produto;
• É ruim quando não há como ver os indicadores-chave do sucesso do trabalho do fornecedor sem análise por meio dia ou centenas de megabytes;
• É ruim quando a disponibilidade e a rotatividade se deterioram ao mesmo tempo.

Essas e muitas outras facetas de problemas específicos no gerenciamento de estoque são analisadas profunda e visualmente no módulo de análise de BI.

5. Não rastrear o giro do estoque em comparação com o atraso no pagamento

Um modelo de negócios eficaz para muitos varejistas é um ciclo de conversão de caixa negativo (CCC). O CCC mede o número de dias decorridos entre o pagamento de um fornecedor e o recebimento do pagamento de um cliente – quanto menor o indicador, melhor. Os varejistas lutam por seu valor negativo. Essencialmente, os varejistas têm dinheiro de crédito gratuito para usar, financiado pelos fornecedores. Com esse modelo de negócio, a rede pode se desenvolver, novas lojas podem ser abertas, tecnologia introduzida e assim por diante.

Influenciar o nível CCC, de fato, pode ser feito de duas maneiras:

• Redução do giro de mercadorias;
• Aumentar o tempo de pagamento dos fornecedores.

Se você deseja usar esse modelo de negócios com eficiência, recomendamos sempre comparar o faturamento e o atraso de um determinado fornecedor. Quanto maior a diferença entre pagamentos diferidos e volume de negócios, melhor. Avaliar o giro de mercadorias de um determinado fornecedor permite acordar diferentes condições de pagamento para obter condições mais favoráveis.

6. Não ter todos os departamentos da cadeia de suprimentos envolvidos

A gestão de estoque é um processo multifuncional que envolve diversos departamentos: compras, logística, planejamento de demanda, comercial, operações, marketing, entre outros. Esses departamentos podem parecer funções independentes, mas em uma cadeia de suprimentos eficiente, eles devem interagir em grande medida e trabalhar juntos de forma sincronizada e coordenada para identificar rapidamente os gargalos na gestão de estoque. Na prática, infelizmente, esses departamentos muitas vezes se opõem.

Os problemas de interação dos departamentos levam a uma diminuição da eficiência dos colaboradores e de todo o sistema, dificultam o desenvolvimento de inovações, retardam a resposta às mudanças e, via de regra, esse conflito de interação permanece no sistema por muito tempo e se agrava.

Por que isso costuma acontecer?

Normalmente, os problemas residem em uma estrutura organizacional construída incorretamente e em um sistema KPI conflitante e inconsistente. Vamos examinar mais de perto os motivos dos problemas de interação entre os departamentos da cadeia de suprimentos e as opções para resolvê-los:

1) Estrutura organizacional incorreta, o Gerente de Compras está interessado em outras coisas.

Para garantir a eficiência e a consistência do trabalho, é importante construir corretamente a estrutura organizacional da cadeia de suprimentos. Um erro comum é escolher o chefe errado de gerenciamento de estoque. Por exemplo, muitas vezes o departamento de compras é realmente subordinado ao departamento de logística, embora haja interesses conflitantes:

• Afinal, os especialistas em logística estão interessados em reduzir os custos de transporte e o custo de recebimento e armazenamento de mercadorias, o que implica aumento no tamanho dos pedidos e diminuição na frequência dos pedidos;
• Para o comprador, tais metas geram grandes dores: o acúmulo de excedentes ou perdas de vendas que podem ocorrer devido a pedidos pouco frequentes e grandes lotes.

Com base em nossos muitos anos de experiência, é melhor nomear um diretor de cadeia de suprimentos como chefe de estoque/aquisições. Que tipo de especialista deveria ser?

• Focado em benefícios para toda a empresa, ao invés de seus próprios KPIs;
• Atua em sinergia com o CEO e facilita a comunicação entre os diversos departamentos que compõem a cadeia de suprimentos;
• Gerencia conflitos de interesse entre esses departamentos, incluindo a formação do correto sistema de KPI;
• Define um curso de ação que ajudará os gerentes a se moverem de forma constante em direção aos objetivos da empresa, em vez de se confundirem com muitas tarefas operacionais diferentes.

Há ocasiões em que o departamento comercial desempenha o papel de compradores ou esses departamentos são combinados. Isso também não é bom porque os pedidos perdem a transparência devido aos bônus pessoais dos fornecedores para os gerentes de categoria. A motivação de um gerente de categoria está focada na margem e nas vendas, enquanto o faturamento desempenha um papel igualmente importante na eficiência das compras. Consequentemente, esse alinhamento vai gerar um conflito de interesses, já que a função do comprador é garantir o nível ótimo de estoque, e a tarefa do gerente de categoria é conseguir mais dinheiro – isso é uma contradição por parte da gestão de compras. É melhor que os blocos de compras e gerenciamento de categorias funcionem em paralelo. Estas são áreas completamente diferentes com suas próprias tarefas e KPIs.

2) Áreas cinzentas de responsabilidade

Outro erro não tão óbvio, mas capaz de desacelerar o processo, é a falta de alocação de responsabilidades. Todo especialista deve se ater à sua área de responsabilidade, entender seus KPIs e colaborar com os colegas.

A responsabilidade pode ser dividida de acordo com diferentes critérios:

• Por categoria de produto ou fornecedores específicos.

A vantagem é que essa pessoa é bem versada na categoria ou nas especificidades de trabalhar com um fornecedor. Embora haja uma desvantagem - leva muito tempo para treinar esse especialista e será difícil substituí-lo se ele sair.

• Por lojas específicas.

Essa abordagem é eficiente para redes de varejo com PDVs em diferentes regiões. O gerente regional conhece bem as especificidades do mercado e as complexidades do trabalho com fornecedores locais.

• Você também pode dividir os gerentes por suas funções:

Quem faz análises, quem é responsável por promoções, ofertas especiais e sazonalidade, quem trabalha com lojas ou centros de distribuição, gerentes de pedidos regulares ou que trabalham com distribuição, e aqueles que trabalham com fornecedores de risco e volumes de pedidos.

3) Sistema de KPI contraditório que não pode ser influenciado

Tente construir um sistema de indicadores de desempenho multifuncionais de forma que cada departamento veja sua contribuição para o desempenho geral da cadeia de suprimentos.

Afinal, os KPIs devem eliminar conflitos de interesse entre especialistas e ajudá-los a trabalhar juntos para atingir o objetivo geral da empresa.

O KPI do comprador funciona perfeitamente em uma combinação de disponibilidade de estoque e rotatividade. Essas métricas reforçam umas às outras e fornecem uma medida da integridade do inventário. Tal equilíbrio eliminará os seguintes riscos:

• Desequilíbrio no giro rápido, o que significa provocar desabastecimento;
• Foco no desequilíbrio de disponibilidade, levando ao excesso de estoque.

Seria um erro adicionar vendas aos KPIs, porque na prática o comprador não tem influência direta nas vendas.

No que diz respeito aos gerentes de categoria, seus KPIs mais comuns são o faturamento e a margem. Você pode adicionar um indicador de rotatividade a eles, que irá equilibrar e se conectar com o KPI do comprador.

4) Complexidade do fluxo de trabalho

Alguns dos fatores que afetam o envolvimento da equipe não são tão óbvios. Um obstáculo significativo, mas relativamente fácil de superar, são os fluxos de trabalho ineficientes ou excessivamente complexos. Se os colaboradores tiverem dificuldade em entender o que devem fazer ou, ao fazê-lo, enfrentarem inúmeros obstáculos, será difícil para eles permanecerem envolvidos. A solução para este problema inclui duas direções principais: treinamento e ajuste do fluxo de trabalho.

• Um treinamento participativo mais abrangente ajudará os colaboradores a entender melhor suas atribuições, removendo as barreiras psicológicas ao seu envolvimento nas tarefas. Existem muitos sistemas em que é bastante fácil configurar o treinamento para qualquer função, com feedback de um mentor.
• A eliminação de complexidade desnecessária ou ineficiência no fluxo de trabalho evitará que os colaboradores se afoguem no trabalho operacional, para que possam se concentrar em tarefas importantes e de valor agregado que os mantêm envolvidos.

Uma estrutura organizacional e um sistema de KPI devidamente construídos, levando em consideração a motivação dos especialistas, ajudarão a melhorar o desempenho financeiro da empresa. Muitos empresários subestimam essa perspectiva e não conseguem ver a relação direta entre a estrutura de gerenciamento de estoque e os lucros da cadeia de varejo.

7. Não ter relações transparentes com os fornecedores

Desenvolver relacionamentos colaborativos com os principais fornecedores de sua empresa é importante para garantir suprimentos confiáveis, preços competitivos e uma compreensão das novas tendências que podem afetar seus negócios. Para o varejista, a confiabilidade do fornecedor é um dos fatores importantes que influenciam o sucesso de todo o negócio. Portanto, para uma gestão eficaz da cadeia de suprimentos, deve haver ferramentas e procedimentos para avaliar os fornecedores e sua confiabilidade. Ao mesmo tempo, uma pequena porcentagem de empresas realiza esse tipo de análise, porque você precisa processar mais de cem megabytes e gastar muito tempo com isso.

Você se identifica com esta situação?: Um dia antes da data de entrega, o fornecedor informa sobre alguns problemas repentinos, como uma quantidade insuficiente do produto certo. Se essas situações com um parceiro forem frequentes, a administração geralmente pensa em mudar de fornecedor e reconsidera sua confiança na confiabilidade do parceiro.

Todo mundo tem sua própria interpretação do conceito de "confiabilidade", mas é basicamente isso:

• como os fornecedores entregam as mercadorias em tempo hábil,
• quão cheia está a entrega (em comparação com o que foi pedido).

Abaixo, usando o bloco de relatório do fornecedor da LEAFIO como exemplo, vamos analisar a utilidade dessa análise para um varejista.

1. Confiabilidade e pedidos do fornecedor é um bloco de dois relatórios construídos com base no princípio de detalhamento: primeiro, o relatório agregado fornece informações sobre a confiabilidade de todos os fornecedores e sua participação na empresa. Se você encontrou um problema ou indicadores insatisfatórios nele, pode ir para o segundo relatório e estudar com mais profundidade a execução de ordens por um parceiro específico, até as posições.
   
   Aqui o adquirente encontrará respostas para dúvidas sobre a precisão e pontualidade na execução dos pedidos e poderá decidir sobre a necessidade de estoque de segurança caso haja uma tendência de sub entregas constantes.

Relatório do fornecedor no Sistema de Otimização de Estoque da LEAFIO

2. O painel de dados estatísticos permite a visualização, em gráficos e tabelas, dos principais KPIs dos fornecedores:

• Ao monitorar a presença de um fornecedor nas dinâmicas de vendas e compras da empresa, você poderá observar se o volume de vendas dos produtos deste fornecedor cresce ou diminui ao longo do tempo, podendo assim saber o quão importante para a rede é cada um dos fornecedores.
• O relatório ajudará você a chegar a uma conclusão sobre o grau de confiança e a importância de um fornecedor específico para a empresa.
• Os principais KPIs da gestão de estoque dos produtos dos fornecedores são: o estoque, a sobra de estoque, as vendas, as vendas perdidas, o giro de estoque dos produtos dos fornecedores e suas dinâmicas. Isso faz com que você veja o que está acontecendo com as mercadorias de um fornecedor específico. Um aumento na sobra de estoque e uma desaceleração do giro dos produtos é um sinal de que a colaboração com um certo fornecedor está causando o acúmulo de produtos, tornando necessário a redução do volume e/ou da frequência de pedidos. O contrário também é verdade caso o estoque esteja em declínio e o número de vendas perdidas esteja aumentando.

Para os gerentes, essa análise pode ser de bastante ajuda durante as negociações com um fornecedor, pois você terá acesso, com apenas dois cliques, aos dados analíticos dos principais indicadores de desempenho dos fornecedores.

Ao comparar não só a presença dos fornecedores nas dinâmicas de vendas e compras da empresa, mas também a rapidez da entrega dos produtos e a credibilidade dos fornecedores, você poderá tomar melhores decisões sobre o trabalho em conjunto com cada fornecedor, sabendo exatamente se as condições atuais dos contratos com os fornecedores devem ser revisadas ou não.

Continuar lendo na Parte 1.