Budowanie mostów: Jak pokonać wyzwania związane ze współpracą w ramach łańcucha dostaw?

Biznes wykroczył poza tradycyjne operacje łańcucha dostaw. Czasy, w których sprzedawcy detaliczni po prostu składali zamówienia, a dostawcy je realizowali, już dawno minęły. W obliczu wyzwań rynkowych i konkurencji ważne jest, aby być na bieżąco z możliwościami i ograniczeniami partnera. Dlatego też efektywna współpraca w ramach łańcucha dostaw jest coraz częściej w centrum uwagi.

Główne wnioski

Weryfikacja dostawców chroni przed opóźnieniami i stratami jakości.

• Audyty dostawców minimum raz w roku. 

• Certyfikaty jakości i bezpieczeństwa. 

• Monitoring lead time w dashboardzie. 

• Ograniczenie ryzyka przez kilku dostawców tej samej grupy. 

• Kary umowne za niedotrzymanie SLA.

Skuteczna współpraca w ramach łańcucha dostaw to strategia zarządzania oparta na otwartej komunikacji, wzajemnym zaufaniu i współpracy między dostawcami i detalistami w celu optymalizacji i osiągnięcia wspólnego celu. Wykracza ona poza umowne relacje z dostawcami. Jest to bardziej partnerstwo, w którym dzielisz się informacjami, dostosowujesz cele i pracujesz razem, aby znaleźć rozwiązania dla bieżących wyzwań.

Dlaczego jest to konieczne?

Dlaczego partnerzy w łańcuchu dostaw nie mogą już pracować według tradycyjnego schematu „kup i sprzedaj”? Po prostu dlatego, że świat biznesu obejmuje obecnie zbyt wiele wyzwań, od natychmiastowych zmian trendów i krótkich cykli produktowych (ze względu na wpływ mediów społecznościowych) po globalne zmiany spowodowane międzynarodowymi konfrontacjami politycznymi.

Potwierdzają to najnowsze dane McKinsey. Niemal każdy uczestnik badania stwierdził, że w minionym roku stanął w obliczu wyzwań związanych z łańcuchem dostaw. 44% przyznało, że problemy te były poważne i doprowadziły do istotnych zmian. 49% przedstawicieli biznesu miało poważne problemy z planowaniem z powodu zakłóceń w łańcuchu dostaw.

W takich warunkach rozsądniej jest próbować zapobiegać katastrofalnym konsekwencjom problemów, które z pewnością się pojawią, niż po prostu czekać na ich nadejście. Jednym ze sposobów na to jest efektywna współpraca w ramach łańcucha dostaw. Może ona obejmować:

• Wspólne planowanie. Rezultat jest oczywisty: optymalne poziomy zapasów, bez niedoborów i nadwyżek magazynowych.
• Optymalizacja logistyki. Skoordynowane harmonogramy obniżają koszty transportu i zmniejszają opóźnienia.
• Wymiana danych w celu prognozowania. Jeśli dostawca wie więcej o Twoich potrzebach, a Ty wiesz więcej o jego możliwościach, zwiększy to efektywność współpracy.

Naszym zdaniem najważniejszym punktem jest współpraca w ramach łańcucha dostaw w handlu detalicznym. Liderzy już to robią. Na przykład Walmart przekazał zarządzanie zapasami niektórym swoim dostawcom i opracował programy zachęcające dostawców do obniżania kosztów i zwiększania wydajności. Jednocześnie detalista zautomatyzował większość swoich rutynowych procesów, co zwiększyło jego produktywność i pozwoliło mu szybko reagować na zmiany rynkowe.

Jak widać, współpraca w ramach łańcucha dostaw to złożony proces. Wymaga inwestycji oraz ustanowienia zewnętrznych i wewnętrznych operacji. Jednocześnie pomaga tworzyć dodatkową wartość dla klientów. Lepsze produkty w magazynie bez opóźnień, lepsza obsługa i korzystniejsze ceny.

Udana współpraca w ramach łańcucha dostaw zapewnia kilka ważnych korzyści - i to nie tylko ekonomicznych.

Sprzedawca detaliczny, który zapewnia dostęp do takich danych, pomaga dostawcy śledzić popyt tu i teraz i wiedzieć, jak lepiej zaspokoić bieżące potrzeby.

Wspólne planowanie popytu zapewnia większą dokładność i pomaga zoptymalizować harmonogramy produkcji i logistyki.

Wdrożenie oprogramowania do współpracy w łańcuchu dostaw zapewnia większą dokładność danych, szybsze operacje i lepsze wyniki. Oszczędzasz zasoby i ograniczasz błędy ludzkie.

Przejrzyste operacje w łańcuchu dostaw umożliwiają podejmowanie bardziej świadomych decyzji zarówno po stronie dostawcy, jak i sprzedawcy detalicznego.

Terminowa dostawa oznacza posiadanie odpowiednich produktów na półkach. Bycie przygotowanym na wyzwania związane ze współpracą w ramach łańcucha dostaw i proaktywne wspólne rozwiązywanie problemów jest kluczem do utrzymania zadowolenia klientów.

Jeśli dostawcy rozumieją cele biznesowe detalisty, mogą zaoferować rozwiązania, które usprawnią procesy, ale działa to również w drugą stronę.

Dobrze ugruntowana współpraca w ramach łańcucha dostaw pomaga szybko reagować na nieprzewidziane sytuacje, które powodują nagłe zmiany popytu.

Optymalizacja logistyki zmniejsza marnotrawstwo zasobów, zarówno surowców do produkcji, jak i wyrobów gotowych, a także liczbę operacji transportowych. To z kolei obniża zużycie energii i emisję zanieczyszczeń do atmosfery.

Gotowość do efektywnej i przejrzystej współpracy pokazuje firmę w jak najlepszym świetle. Pozytywny wizerunek ułatwia znalezienie wiarygodnych partnerów.

Ostatecznie współpraca w ramach łańcucha dostaw prowadzi do skrócenia cyklu zapasów i wielu innych pozytywnych zmian. W rezultacie można wydawać mniej i zarabiać więcej.

Chcesz więc poprawić niezawodność dostawców, chętnie udostępniasz dane i wdrażasz nowe technologie w celu optymalizacji procesów. Czy to wystarczy, aby odnieść sukces? Teoretycznie tak. W praktyce partnerzy stają przed wieloma wyzwaniami.

W rzeczywistości wydajność łańcucha dostaw zależy nie tylko od chęci detalisty i możliwości dostawcy. Istnieje wiele innych czynników, które wpływają na procesy. I nie mówimy tu o takich globalnych zagrożeniach jak pandemia czy sankcje polityczne. Istnieją inne wyzwania w zarządzaniu relacjami z dostawcami, których nie można ignorować.

Jest to największe wyzwanie według Supply Chain Resilience Hubs w 2023 roku. Gdy producent nie jest w stanie tworzyć wartości z powodu braku materiałów, efektywna współpraca z dostawcą nie rozwiąże tego problemu w 100%. Harmonogramy produkcji ulegają zmianie, a niedobory mają oczywiste konsekwencje: zwiększone koszty dostaw i wyższe ceny końcowe.

Aby temu przeciwdziałać, sprzedawcy detaliczni poszukują dodatkowych partnerów w łańcuchu dostaw, aby zdywersyfikować swoje źródła zaopatrzenia, stworzyć strategiczne zapasy i przestawić się na alternatywne towary od lokalnych producentów.

Często zdarza się, że komunikacja pomiędzy dostawcą a detalistą nie wykracza poza rutynowe procesy produkcyjne. Oczywiście trudno jest utrzymać bardziej efektywną komunikację, zwłaszcza jeśli w łańcuch dostaw zaangażowanych jest kilkadziesiąt lub nawet kilkaset firm. Jednak to właśnie przejrzysta interakcja pozwala w porę dostrzec potencjalne problemy i znaleźć ich rozwiązanie.

Nie chcę zabrzmieć jak zdarta płyta, ale firmy naprawdę powinny zacząć rozwiązywać problemy związane z łańcuchem dostaw, zanim przerodzą się one w katastrofę.

Wyobraźmy sobie dwie hipotetyczne sytuacje. W pierwszej z nich dostawca i detalista współpracują ze sobą w staromodny sposób, tj. detalista wysyła zamówienie pocztą elektroniczną i nie ma pojęcia, ile produktów dostawca ma w magazynie, kiedy zamówienie zostanie wygenerowane i jak długo trzeba czekać na dostawę. Dostawca nie jest w stanie przewidzieć popytu, więc często nie ma wystarczającej ilości produktów w magazynie. W rezultacie obie strony ponoszą straty.

W drugiej sytuacji firmy nawiązały wymianę danych: sprzedawca detaliczny dostarcza informacje o popycie na określone grupy i rodzaje towarów, a dostawca pokazuje etap realizacji zamówienia. Rezultatem jest efektywność łańcucha dostaw, która przynosi korzyści obu stronom.

Detaliści mogą również dzielić się badaniami rynku i danymi historycznymi, a dostawcy mogą udostępniać informacje o terminach dostaw i możliwościach produkcyjnych. Jest to szczególnie ważne dla dokładnego przewidywania popytu w sytuacjach, w których firmy działają w modelu just-in-time: przy minimalnej pojemności magazynu.

Dzieje się tak z wielu powodów: od rosnących cen paliwa po niedobór kontenerów. Jest to obszar, na który trudno wpłynąć, więc trzeba szukać innych sposobów optymalizacji. Po raz kolejny pomocna może być współpraca w ramach łańcucha dostaw: na przykład wspólne poszukiwanie nowych tras.

Nawyki zakupowe zmieniają się bardzo szybko. Gwałtowny wzrost popytu w kanałach online zwiększył oczekiwania klientów. Dzisiejsi klienci nie tylko chcą wygody składania zamówień z telefonu, ale także wymagają szybkiej realizacji zamówień i dostawy. Szybkość ta często staje się kluczowym czynnikiem decydującym. Aby sprostać tym oczekiwaniom, konieczne jest utrzymywanie odpowiedniego poziomu zapasów i wdrożenie wydajnych procesów realizacji zamówień.

Na przykład sieć supermarketów może oferować zamawianie produktów online z dostawą, ale im więcej jest kanałów sprzedaży, tym większe wsparcie jest potrzebne. Ponadto konieczne staje się uzyskanie wyższej jakości danych na temat dostępności produktów, terminów i opcji dostawy. Zmuszanie klientów do długiego oczekiwania tylko skłoni ich do przeniesienia swojej działalności gdzie indziej.

Kolejnym czynnikiem wpływającym na niestabilne zachowania klientów są trendy w mediach społecznościowych. Oczywiście czynnik ten nie jest obecny we wszystkich obszarach, ale w szczególności dotyczy odzieży, gadżetów, hobby i towarów kreatywnych. Jednak współpraca z dostawcą pomoże ci zidentyfikować trend na czas i zareagować na niego zwiększonymi szybkimi dostawami. Trzeba uderzać, póki żelazo jest gorące, ponieważ nowoczesne trendy są krótkotrwałe.

Ustanowienie skutecznej komunikacji i współpracy między sprzedawcami detalicznymi a dostawcami jest utrudnione przez brak współpracy między działami w firmach. To normalna praktyka, że różne zespoły mają różne KPI. Ale jednocześnie powinny one mieć wspólne cele strategiczne.

Następnie nadszedł czas na opracowanie wspólnych wskaźników współpracy w ramach łańcucha dostaw. Ich brak znacznie utrudnia współpracę, ponieważ na przykład detalista może koncentrować się na szybkim obrocie zapasów i zwiększeniu sprzedaży, podczas gdy dostawca może koncentrować się na redukcji kosztów. Detalista może zażądać zwiększenia dostaw produktu promocyjnego, a dostawca na to nie liczy ze względu na ograniczony budżet. Dlatego też, aby współpraca w ramach łańcucha dostaw była efektywna, konieczne jest wyeliminowanie różnic w priorytetach.

Oczywiście niemożliwe jest znalezienie partnerów, którzy są na tej samej stronie we wszystkich sprawach, ale idealnie jest, jeśli wskaźniki KPI w zakresie wielkości sprzedaży i czasu dostawy są wspólne.

Źródłem nieefektywności jest fragmentacja łańcucha dostaw. Dzieje się tak, gdy w proces zaangażowanych jest wielu producentów, dystrybutorów, firm transportowych itp. Bardzo trudno jest skoordynować i ustanowić wzajemną wymianę danych, ale problem ten można rozwiązać poprzez negocjacje i integrację oprogramowania do współpracy w łańcuchu dostaw.

Są to globalne trendy gospodarcze, z którymi zmagają się wszyscy uczestnicy rynku. Na przykład niedobór kierowców ciężarówek prowadzi do opóźnień w dostawach i powoduje wzrost cen towarów. Ceny rosną również z powodu inflacji spowodowanej globalnymi procesami politycznymi i gospodarczymi. Problem ten wymaga strategicznych rozwiązań: od znalezienia lokalnych dostawców z jak najmniejszą dźwignią logistyczną, po wdrożenie systemu rekrutacji, który zmotywuje osoby poszukujące pracy.

Jak więc pokonać wyzwania i wdrożyć udaną współpracę w ramach łańcucha dostaw? Oto kilka pomysłów.

Korzystaj ze wspólnych platform, aby automatycznie przesyłać i aktualizować dane: prognozy, wyniki handlowe, promocje, plany zamówień, harmonogramy wysyłek itp. Nawet jeśli informacje te pochodzą z różnych źródeł i w różnych formatach, nowoczesne systemy są w stanie je dostosować i udostępnić do wykorzystania w planowaniu. Automatyzacja dodatkowo uwalnia pracowników od rutynowych zadań. W rezultacie można zarządzać większą liczbą sklepów lub większymi powierzchniami przy tej samej wielkości zespołu lub przenieść zasoby do bardziej strategicznych zadań.

Jedną rzeczą jest skonfigurowanie wymiany danych, ale inną jest ich właściwe wykorzystanie do identyfikacji trendów i dokładniejszego przewidywania popytu. Na przykład, jeśli przewidujesz zwiększony popyt i planujesz zakup większej ilości towaru, podziel się tą informacją z producentem lub dostawcą z wyprzedzeniem. Pozwala to wszystkim poziomom łańcucha dostaw przygotować się na wzrost popytu, zapewniając terminowe reakcje i maksymalizując efektywność współpracy.

Spraw, aby zawody były skuteczne zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Na przykład, dział marketingu powinien być odpowiedzialny za zadowolenie klientów i to w tym kontekście należy martwić się o zwiększenie udziału w rynku i zysków. Dział finansowy powinien zwiększać wartość i rentowność, i tak dalej. Gdy wszystkie procesy w firmie są do siebie dopasowane, każdy zna swoją rolę i pracuje z myślą o tych samych wartościach, będziesz w stanie efektywniej skonfigurować sieć łańcucha dostaw.

Skoncentruj swoje wysiłki tam, gdzie naprawdę przyczyniają się do realizacji celów biznesowych. Jeśli masz tysiące jednostek SKU, nie jest możliwe, aby efektywnie pracować z całym asortymentem w tym samym czasie. Musisz dołożyć wszelkich starań, aby dostarczać produkty, które przynoszą największe zyski. Dlatego należy podzielić asortyment na segmenty według kosztów i ilości, zmienności i przewidywalności, produktów promocyjnych i sezonowych. Na podstawie uzyskanych danych należy podejmować oddzielne decyzje dla każdego rodzaju produktu:

• Produkty o wysokiej wartości i niskiej zmienności. Wykorzystanie historii sprzedaży do podejmowania decyzji.
• Produkty o wysokiej wartości i dużej zmienności. Dodatkowo należy korzystać z analiz rynkowych.
• Produkty o niskiej wartości i niskiej zmienności. Zaufaj rozwiązaniom oferowanym przez system prognozowania oparty na sztucznej inteligencji.
• Produkty o niskiej wartości i dużej zmienności. Przeanalizuj rynek i ustal limity wolumenu zakupów.

Oczywiście należy nawiązać współpracę z zaufanymi dostawcami. Musisz mieć pewność, że wydajesz zasoby i przekazujesz część danych wiarygodnemu partnerowi. Jak ocenić wiarygodność dostawcy? Pomoże w tym szczegółowy raport dostarczany przez oprogramowanie LEAFIO Inventory Optimization. Wyświetla on informacje w trzech zakładkach:

1. Niezawodność dostawców. Zawiera informacje o wszystkich zamówieniach od wszystkich dostawców i stopniu ich realizacji. Dane mogą być filtrowane.
2. Niezawodność dostawców - zamówienia. Zawiera dane dotyczące zamówień konkretnych dostawców ze szczegółami dla każdej pozycji. Szczególnie interesujące wskaźniki to początkowa ilość towarów w zamówieniu, jego koszt i faktycznie dostarczone towary.
3. Statystyki danych. W tym miejscu można znaleźć wykresy i diagramy z informacjami o głównych wskaźnikach niezawodności dostawcy. Można wyciągnąć wnioski na temat znaczenia i niezawodności dostawcy dla firmy na przestrzeni czasu. Aby wyświetlić analizy, można wybrać różne okresy: tydzień, miesiąc, kwartał, pół roku. W ustawieniach można przejść do trzeciej strony raportu - Statystyki danych dostawców. Wyświetla ona kluczowe wskaźniki wydajności i niezawodności dostawcy.

Jeśli wybierzesz wszystkich dostawców, otrzymasz krótką analizę współpracy firmy ze wszystkimi partnerami oraz dynamikę zmian kluczowych wskaźników firmy. Są to udziały dostawców w zakupach i sprzedaży firmy w czasie, a także zapasy, nadwyżki, sprzedaż, nieodebrana sprzedaż, obrót towarami dostawcy i ich dynamika.

Raport jest wielofunkcyjny i zainteresuje zarówno specjalistów ds. zakupów i category managerów, jak i dyrektorów firm. Raport może być wykorzystywany do wewnętrznych analiz, a także podczas negocjacji z dostawcą, ponieważ partner jest również zainteresowany długoterminową i efektywną współpracą.

Porównanie udziału dostawcy w zakupach i sprzedaży firmy, terminowości realizacji zamówień oraz wiarygodności dostawcy pomoże w podjęciu decyzji, czy kontynuować współpracę z tym partnerem, czy też zasygnalizować potrzebę zmiany warunków pracy.

Zwiększona widoczność łańcucha dostaw jest główną odpowiedzią na dzisiejsze wyzwania. Należy znaleźć wiarygodnych dostawców i nawiązać z nimi wymianę danych oraz ustalić wspólne cele. W ten sposób można wspólnie znaleźć sposoby na przezwyciężenie problemów i zwiększenie wydajności operacji biznesowych. W tym celu warto skorzystać z nowoczesnego oprogramowania, które umożliwia gromadzenie, analizę, wymianę i prognozowanie danych, a także śledzenie realizacji zamówień i zarządzanie łańcuchem dostaw.