Wiarygodność dostawcy: zaufaj, ale sprawdź!

"Długoterminowe relacje między kupującym a dostawcą są najbardziej opłacalne z ekonomicznego punktu widzenia. Jak dostawca może być elastyczny i wprowadzać innowacje, rozwijając cały sektor gospodarki, jeśli myśli tylko o zawieraniu jednorazowych transakcji?"

Edwards Deming "Przezwyciężanie kryzysu".

Niezawodność dostawcy dla detalisty jest jednym z ważnych czynników wpływających na sukces całego biznesu. Czy znają Państwo sytuację: dzień przed terminem dostawy dostawca zgłasza jakieś nagłe problemy lub niewystarczającą ilość właściwego produktu? Jeżeli takie sytuacje z partnerem powtarzają się często, menedżerowie powinni pomyśleć o zmianie dostawcy i ponownej ocenie wiarygodności partnerów.

Każdy definiuje pojęcie "niezawodności" na swój sposób. Dla nas jest to dokładność w realizacji zamówień, jakość towarów i terminowość dostaw. Aby ocenić wiarygodność sprzedawców, trzeba odwołać się do danych analitycznych. Można to zrobić jako samodzielną analizę (ręcznie) lub za pomocą oprogramowania.

Pierwsza opcja jest czasochłonna i wymaga dużego wysiłku. Ponadto zawsze jest miejsce na czynnik ludzki, dlatego mogą mieć miejsce błędne obliczenia i błędy. Natomiast druga opcja jest zoptymalizowana, szybka i techniczna.

Ocena niezawodności dostawcy w LEAFIO

Ocena niezawodności dostawcy w programie LEAFIO odbywa się w osobnym szczegółowym raporcie. Raport zawiera trzy zakładki:

1. Rzetelność dostawcy - odzwierciedla informacje o wszystkich zamówieniach wszystkich dostawców i poziomach ich wykonania. Dostępne jest również filtrowanie.

Rys. 1 Zakładka Niezawodność dostawcy

Po zastosowaniu filtrów raport będzie wyglądał w następujący sposób:

Rys. 2 Dane filtrowane według dostawców

Tabela jest domyślnie posortowana według ilości zamówień do dostawców i pokazuje znaczenie dostawców dla firmy.

Można również posortować tabelę według innych parametrów (na przykład według % dokładnie zrealizowanych zamówień, według terminowości dostaw lub ogólnej wiarygodności dostawcy). Aby posortować, wystarczy kliknąć na nazwę kolumny.

2. Rzetelność dostawcy - Zamówienia - zawiera informacje o zamówieniach danego dostawcy.

Pierwsza tabela arkusza "Zamówienia dostawcy" zawiera informacje według wybranego dostawcy (grupy dostawców) dla wszystkich zamówień. 

Druga część tabeli "Wybrane zamówienia" zawiera informacje o zamówieniu z uwzględnieniem szczegółów dotyczących każdej pozycji. Szczególnie interesujące są następujące wskaźniki: początkowo umieszczona ilość towarów w zamówieniu, jego koszt oraz towary rzeczywiście dostarczone.

Rys. 3 Zakładka Rzetelność dostawcy - Zamówienia

3. Statystyka danych - zawiera zwizualizowane informacje (wykresy i diagramy) dotyczące głównych wskaźników wiarygodności dostawcy. Możemy wnioskować o znaczeniu i wiarygodności dostawcy dla firmy w czasie. Do przeglądania analiz można wybrać różne okresy: tydzień, miesiąc, kwartał, pół roku. W ustawieniach można przejść do trzeciej strony raportu - "Statystyki danych dostawców". Tutaj wyświetlane są kluczowe wskaźniki wydajności i wiarygodności dostawców.

Rys. 4 Raport statystyk danych dostawcy

Jeżeli zaznaczą Państwo wszystkich dostawców, otrzymają Państwo krótką analizę pracy firmy ze wszystkimi kontrahentami oraz dynamikę zmian kluczowych wskaźników firmy:

• Udziały dostawców w zakupach i sprzedaży firmy w czasie. Pozwala to zrozumieć, czy dostawca staje się z czasem coraz ważniejszy; czy udział w sprzedaży towarów dostawcy wzrasta, czy maleje.
• Zapasy, nadwyżki, sprzedaż, brak sprzedaży, obroty na towarach dostawcy; ich dynamika. Pozwala zrozumieć, co się dzieje z towarami dostawcy. Wzrost nadwyżki i okresu obrotu to znak, że współpraca z tym dostawcą prowadzi do zalegania towarów i konieczne jest zmniejszenie wielkości i/lub częstotliwości zamówień.

Odwrotnie dzieje się, gdy zapasy są zmniejszane, a sprzedaż utracona rośnie

Rys. 5 Zapasy i obrót

• Poziom wydajności, dokładności i terminowości zamówień na dostawy

Raport jest wielofunkcyjny i będzie interesujący zarówno dla specjalistów z działu zakupów i menedżerów kategorii, jak i dla dyrektorów firmy. Raport może być wykorzystywany do wewnętrznej analizy, jak również podczas negocjacji z dostawcą, ponieważ partnerowi również zależy na długotrwałej i efektywnej współpracy z klientem. W ten sposób pomaga odpowiedzieć na pytanie: "Czy dostawca jest uzasadniony, biorąc określony udział w zaopatrzeniu firmy?" w sposób jasny i rozsądny.

Nabywca znajdzie odpowiedzi na pytania o dokładność i terminowość realizacji zamówień, będzie mógł zdecydować o konieczności utrzymywania zapasów bezpieczeństwa, jeżeli istnieje tendencja do ciągłych braków. 

"Strategią przegraną w pracy z dostawcami jest próba pracy z każdym po równo".

Kierownik kategorii otrzymuje szczegółowy profil dostawcy z kluczowymi wskaźnikami wydajności. Elastyczny wybór zakresów czasowych pozwala na analizę bieżącej współpracy z dostawcą i pełną dynamikę wskaźników w perspektywie czasu.

Najważniejsze jest to, że raport można budować z uwzględnieniem różnych kategorii towarów i otrzymywać informacje o całkowitej sprzedaży dostawcy w całej sieci i z uwzględnieniem konkretnej kategorii. W ten sposób można śledzić efektywność pracy z asortymentem dostawcy oraz rentowność pracy z konkretną kategorią towarów dla sieci.

Dynamika wskaźników daje szybkie i przejrzyste odpowiedzi na pytania: "Czy dostawca stał się bardziej wiarygodny?", "Czy dostarcza towary dokładniej w takiej samej ilości, w jakiej zostały zamówione?", "Czy poprawiła się terminowość dostaw?".

Dla menedżerów ta analiza pomoże zbudować pozycję negocjacyjną w dialogu z dostawcą, ponieważ za pomocą dwóch kliknięć myszką można uzyskać szczegółową analizę wizualną z kluczowymi wskaźnikami wydajności dostawcy.

Porównanie udziału dostawcy w zakupach i sprzedaży firmy, terminowości dostaw, wiarygodności dostawcy pomoże podjąć decyzję, czy kontynuować współpracę z tym partnerem, czy też zasygnalizować potrzebę zmiany warunków pracy.