Handel detaliczny to dynamiczny i konkurencyjny sektor. Aby się wyróżniać i osiągać wyniki, trzeba mieć pod ręką zaawansowane, sprawdzone rozwiązania. I często konieczne jest stwierdzenie, że nie ma uniwersalnych środków, a technologie muszą być wybierane specjalnie dla danej branży lub wyzwania.
A propos wyzwań. Jest ich ostatnio wystarczająco dużo we wszystkim, co związane z łańcuchami dostaw i zapasami. Po raz kolejny potwierdziła to konferencja Goldman Sachs 29th Annual Global Retailing Conference, podczas której zauważono, że duzi detaliści są zmuszeni do utrzymywania większych niż oczekiwane zapasów, aby uniknąć zakłóceń w łańcuchach dostaw. Wynika z tego, że rozmowa o tym, które rozwiązania technologiczne najlepiej pomagają przezwyciężyć trudności w logistyce i zarządzaniu zapasami, jest jeszcze bardziej istotna.
Jakie są najpopularniejsze narzędzia do zarządzania zapasami?
Wraz z ogólną ewolucją rynku detalicznego, a w szczególności konkretnych firm, sprzedawcy detaliczni mogą korzystać z różnych narzędzi do śledzenia stanu zapasów i wspierania procedur uzupełniania zapasów.
- Arkusze kalkulacyjne. Od pewnego czasu nawet dobrze znany Microsoft Excel może zaspokoić potrzeby biznesowe. Narzędzie to wymaga jednak wiele niezautomatyzowanej pracy ze strony pracowników i menedżerów. Zbyt wiele zależy od dokładności i poziomu wyszkolenia ludzi. Błędy wynikające z czynnika ludzkiego mogą znacząco wpłynąć na wyniki.
- Księgowość lub systemy zarządzania zapasami ERP. Wraz ze wzrostem wielkości sprzedaży, SKU i zapasów, korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych staje się niezwykle nieefektywne. W tym momencie sprzedawca decyduje się na wdrożenie systemu księgowego lub systemu ERP. Mogą to być systemy globalnych dostawców, takich jak SAP, Oracle itp., lokalnych dostawców lub niestandardowe oprogramowanie opracowane w firmie.
Takie systemy mogą obejmować wiele procesów biznesowych przedsiębiorstwa i nie są ukierunkowane wyłącznie na zapasy i logistykę. Opcja zarządzania zapasami w takim oprogramowaniu jest zwykle dostarczana jako część jednego z modułów i może zapewniać podstawową funkcjonalność i analizę zapasów.
- Specjalistyczne systemy zarządzania zapasami. Wraz z rozwojem sieci detalicznej kierownictwo staje przed faktem, że o ile możliwości złożonych systemów pozostają wystarczające dla niektórych obszarów biznesowych, to kluczowe procesy biznesowe zaczynają wymagać większej wiedzy specjalistycznej, rozszerzonej funkcjonalności i analizy na wyższym poziomie. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku zarządzania zapasami, ponieważ jest to jeden z największych aktywów kosztowych w handlu detalicznym, obok funduszu wynagrodzeń i wynajmu powierzchni. Kiedy ilość zapasów staje się tak znacząca, że każdy błąd kosztuje dramatyczne straty, firmy rozważają dodatkowe zaawansowane rozwiązanie - specjalistyczny zautomatyzowany system do zarządzania zapasami.
"LEAFIO Inventory Optimization to oparte na chmurze rozwiązanie przeznaczone do zarządzania zapasami na wszystkich poziomach łańcucha dostaw: od centrów dystrybucyjnych po punkty sprzedaży. Do opracowania tego produktu informatycznego wykorzystano znaczne ilości danych dotyczących handlu detalicznego, co umożliwiło uwzględnienie specyfiki i subtelności branży". - Helen Kom, Dyrektor Produktu w LEAFIO Inc.
Skąd sprzedawca detaliczny wie, że system zarządzania zapasami ERP już nie wystarcza?
Firmy mogą korzystać z różnych rodzajów narzędzi, które opisaliśmy, osobno lub w połączeniu, tak aby ich funkcjonalność wzajemnie się uzupełniała. Decydującymi czynnikami przy wyborze narzędzi są cechy i priorytety obecnego etapu rozwoju biznesu.
Jeśli mają Państwo wątpliwości, czy powinni Państwo przenieść zarządzanie zapasami do specjalistycznego oprogramowania, proszę zadać sobie kilka pytań:
- Jak bardzo są Państwo zadowoleni z poziomu dostępności zapasów i rotacji zapasów?
- Czy występują jakieś problemy związane z niedostępnością niektórych produktów?
- Czy martwią Państwa martwe zapasy?
- Czy są Państwo zadowoleni z wyników kampanii promocyjnych?
- Czy uważają Państwo, że pracownicy poświęcają zbyt dużo czasu na składanie zamówień?
- Czy narzędzia, którymi obecnie Państwo dysponują, zapewniają analizę wskaźników zarządzania zapasami na poziomie umożliwiającym usprawnienie procesu?
- Czy mają Państwo do czynienia z sytuacją, w której okres odroczenia płatności za towary jest krótszy niż średni okres sprzedaży zapasów?
- Czy posiadane oprogramowanie do zarządzania zapasami jest wystarczające, aby pomóc Państwu monitorować dostawców pod kątem terminowości i kompletności dostaw?
Jeśli odpowiedź na co najmniej kilka pytań z tej listy była twierdząca, oznacza to, że procesy zarządzania zapasami w Państwa sieci detalicznej wymagają dodatkowych usprawnień.
Większość rozwijających się detalistów przechodzi przez kolejne etapy stopniowej poprawy automatyzacji zarządzania zapasami. Narzędzia w tym obszarze powinny być dopasowane do skali działalności i złożoności procesów biznesowych. Wraz ze wzrostem liczby SKU, dostawców i punktów sprzedaży, funkcjonalność arkuszy kalkulacyjnych staje się niewystarczająca. Podobnie, z czasem dynamicznie rozwijające się sieci detaliczne mogą uznać, że możliwości systemów ERP w zakresie zapasów są ograniczone i wymagają rozszerzenia o specjalistyczne narzędzia.
Korzyści z wyspecjalizowanych rozwiązań do zarządzania zapasami
Przeanalizujmy, dlaczego sam system ERP nie może skutecznie zarządzać zapasami w Państwa firmie detalicznej. Dodatkowe korzyści wynikające z zastosowania specjalistycznych systemów zarządzania zapasami przejawiają się w szczególności w następujących aspektach:
1. Zaawansowane prognozowanie i wyższy poziom automatyzacji
Prognozy popytu w oprogramowaniu ERP w większości przypadków opierają się na danych z poprzednich okresów. Jednak koniunktura i okoliczności bieżącego okresu mogą znacznie różnić się od poprzednich. W związku z tym ryzykowne jest zamawianie towarów wyłącznie na podstawie danych historycznych bez uwzględnienia różnorodnych czynników popytu.
Algorytmy prognozowania popytu wykorzystywane w oprogramowaniu odgrywają niemałą rolę. Jeśli ten element funkcjonalności systemu jest nieistotny, kierownicy ds. zakupów lub kierownicy sklepów zaczynają dostosowywać zamówienia obliczone przez oprogramowanie w oparciu o swoje doświadczenie i zrozumienie bieżącego popytu. W związku z tym pojawia się dodatkowe ryzyko. Jeśli chodzi o kategorie takie jak świeże produkty spożywcze i leki o ograniczonym okresie przydatności do spożycia, koszt błędu w planowaniu zapasów staje się bardziej dramatyczny.
Nowoczesne systemy automatycznego uzupełniania zapasów są w stanie generować tysiące zamówień każdego dnia. Uwzględniają one takie czynniki jak sezonowość, kampanie promocyjne, harmonogramy dostawców, czasy realizacji, bieżące salda, towary w tranzycie itp. System obliczy i zastosuje niezbędne czynniki; pracownicy muszą jedynie postępować zgodnie ze wskazówkami i w razie potrzeby dokonywać minimalnych korekt.
Wysoki stopień automatyzacji zarządzania zapasami pozwala na znaczącą redystrybucję tak cennych zasobów, jak czas pracy specjalistów zajmujących się zaopatrzeniem. Im mniejsza potrzeba ręcznego tworzenia lub dostosowywania zamówień dla dostawców, tym więcej możliwości przeniesienia uwagi pracowników na doskonalenie usług i innowacje.
2. Zapobieganie problemom zamiast ich późnego wykrywania
Nadmierne zapasy, utracona sprzedaż i straty finansowe wynikające z odpisów i utylizacji przeterminowanych towarów to najgorszy koszmar każdego kierownika sprzedaży detalicznej. System księgowy pokaże Państwu na przykład słabą rotację kapitału, ale nie wyjaśni, co ją spowodowało.
Ponieważ wyspecjalizowane programy są tworzone z myślą o konkretnych zadaniach związanych z zarządzaniem zapasami, mogą one nie tylko zapewnić maksymalny poziom zanurzenia w procesie biznesowym, ale także pomóc w zapobieganiu problemom poprzez ciągłe monitorowanie KPI i podpowiedzi w odpowiednim czasie.
Przykładowo, LEAFIO domyślnie udostępnia pulpit nawigacyjny jako główną stronę roboczą kierownika ds. zakupów. Zapewnia on wgląd w to, jak zmieniała się nadwyżka i utracona sprzedaż. Jeśli występuje negatywny trend, należy zwrócić uwagę na dodatkowe raporty, które pomogą zrozumieć przyczynę tego trendu. Wykorzystując metodologicznie uzasadnione podejście, rozwiązanie daje menedżerowi możliwość sprawdzenia za pomocą jednego kliknięcia, co jest nie tak w zarządzaniu zapasami firmy. Dostarcza nie tylko informacji, ale już przeanalizowany problem, który może mieć poważny wpływ na biznes.
3. Dogłębna analityka i szerszy obraz sytuacji
Użytkowników sekcji zarządzania zapasami w systemach ERP można porównać do fanów piłki nożnej, którzy widzą tylko liczby końcowego wyniku meczu na tablicy wyników. Zamiast tego, eksperci piłkarscy analizują każdy szczegół gry, np. ile kilometrów przebiegł każdy zawodnik lub ile udanych i nieudanych akcji wykonał. Jeśli nie przeanalizują Państwo wszystkich wskaźników meczu piłki nożnej i nie wyciągną na ich podstawie wniosków, to liczby na tablicy wyników na koniec następnego meczu nie będą zupełnie inne.
Zestaw narzędzi analitycznych specjalistycznego oprogramowania pozwala obserwować i oceniać każdy szczegół kwestii związanych z zapasami i znacznie wykracza poza to, co może zaoferować standardowy system ERP.
Potężny moduł BI platformy LEAFIO Inventory Optimization umożliwia generowanie ponad 40 wizualnych raportów analitycznych, które obejmują wszystkie główne wskaźniki KPI przyjęte w praktyce handlu detalicznego. W ten sposób menedżerowie mogą zobaczyć duży obraz stanu zapasów i uzupełniania zapasów w czasie rzeczywistym.
Użyteczność i szybkość są ważne dla każdego oprogramowania, więc inteligentny panel informacyjny, na którym wyświetlane są odpowiednie analizy, pomaga specjalistom interweniować na czas w krytycznych momentach procesów w wrażliwych ogniwach. A przy okazji, szczegółowe analizy pokażą, kto jest kim wśród Państwa dostawców, a komunikacja z nimi, mając pod ręką wizualne raporty, będzie znacznie łatwiejsza.
4. Uwzględnienie specyfiki handlu detalicznego
W każdej branży, a handel detaliczny nie jest wyjątkiem, istnieją szczegóły i subtelności, które może zrozumieć tylko ktoś, kto w niej pracował lub często miał do czynienia z jej specyfiką. Podczas tworzenia wyspecjalizowanych platform do zarządzania zapasami angażuje się doświadczonych praktyków i wykorzystuje wiele rzeczywistych informacji i przypadków biznesowych związanych z handlem detalicznym.
Handel detaliczny jest bardzo dynamiczną i szybko zmieniającą się branżą, a systemy ERP znacznie wolniej reagują na zmiany w środowisku. Ich wdrożenie może być zbyt czasochłonne i wieloczynnikowe. Biorąc pod uwagę, że wdrożenie złożonych systemów ERP zajmuje kilka lat, metodologia zarządzania zapasami może stać się przestarzała, zanim zostaną one w pełni zintegrowane.
Wyspecjalizowane platformy do zarządzania zapasami są znacznie bardziej odpowiednie, aby pomóc menedżerom handlu detalicznego w konkretnych operacjach. Przedstawimy Państwu kilka szczegółów:
- Nowości i rotacja asortymentu. Specjalistyczne rozwiązania zapewniają rotację, sugerując kandydatów do wykluczenia z asortymentu. A co zrobić z nowościami, które dopiero się pojawiły? Nie ma historii sprzedaży, czyli nie ma podstaw do formowania zamówień. Ograniczmy się więc do partii próbnych pod rozwagę menedżera, stopniowo "czując" rynek. Jednak wielu sprzedawców detalicznych może sobie pozwolić na inne podejście, wykorzystując ciekawość klientów co do nowych produktów. Jak ta sama kwestia jest rozwiązana w rozwiązaniach profilowych do zarządzania zapasami? W przypadku zamówień na nowe SKU, popyt jest automatycznie prognozowany na podstawie historii sprzedaży podobnych produktów, tj. analogów.
- Wahania popytu, w tym sezonowe. Jest to jedno z głównych wyzwań w handlu detalicznym. W związku z tym prognozowanie popytu oparte na sztucznej inteligencji pomaga specjalistycznemu oprogramowaniu radzić sobie z nim. Na przykład, LEAFIO posiada funkcję planowania sezonowości w wielu scenariuszach, która pozwala uwzględnić wahania popytu dla kategorii produktów z kilkoma scenariuszami. Za pomocą specjalnego współczynnika można uwzględnić nawet wahania wewnątrz tygodnia.
- Kampanie promocyjne i inne działania marketingowe. Przy zamawianiu towarów na potrzeby kampanii trudno jest polegać wyłącznie na intuicji pracowników. Niektóre specjalistyczne rozwiązania do zarządzania zapasami zapewniają moduł promocyjny, który obejmuje obliczanie prognoz, dostosowanie zapasów do sprzedaży promocyjnej oraz analizę skuteczności prowadzonych działań.
Istnieje wiele podobnych przykładów dotyczących funkcji zarządzania zapasami w handlu detalicznym, nawet w samym przykładzie LEAFIO Inventory Optimization. Mówimy o tych subtelnościach, których nie da się uwzględnić przy tworzeniu systemów ERP, które nie mają na celu odwzorowania różnorodności wszystkich procesów biznesowych, które obsługują, a często je upraszczają. Innymi słowy, czasami oferuje się Państwu płaski obraz zamiast wolumetrycznego modelu 3D, który jest dostępny w specjalistycznych rozwiązaniach IT.
5. Elastyczność i personalizacja
Procesy uzupełniania zapasów i logistyki mogą różnić się w zależności od firmy. Dlatego zawsze może istnieć potrzeba niestandardowych modyfikacji i ustawień zautomatyzowanego systemu. W którym przypadku szanse na uzyskanie pożądanej personalizacji są większe?
Przede wszystkim należy wspomnieć, że systemy ERP są przeznaczone nie tylko do zarządzania zapasami i nie tylko dla handlu detalicznego, ale dla wszystkich głównych procesów biznesowych w każdym sektorze gospodarki. Oznacza to, że Państwa stany magazynowe są tylko niewielkim fragmentem ich dużego obrazu. W związku z tym wszelkie modyfikacje są często powolne i kosztowne. Rekonfiguracja również będzie kosztowna. To naturalne: im większe oprogramowanie, tym bardziej złożona jego architektura. Wynika z tego, że więcej zasobów, a przede wszystkim czasu, trzeba poświęcić na połączenie ze sobą części programu. Ta sama prawidłowość dotyczy wprowadzania wszelkich zmian i poprawek.
Wyspecjalizowane platformy koncentrują się na dostosowaniu w rozwoju i ustawieniach, które są wykonywane znacznie szybciej i taniej. W końcu, jeśli już zilustrujemy punkty tego artykułu za pomocą funkcji LEAFIO Inventory Optimization, należy wspomnieć, że to rozwiązanie w chmurze działa zgodnie z modelem SaaS. Jest rzeczą oczywistą, że ten model usługowy jest znacznie bardziej zorientowany na klienta i elastyczny niż gotowy produkt.
Coraz więcej holdingów detalicznych decyduje się na integrację swoich systemów księgowych z wyspecjalizowanymi rozwiązaniami. Ten model automatyzacji zarządzania zapasami daje firmom więcej możliwości poprawy wydajności zapasów i zmniejszenia strat.
6. Wdrożenie i oszczędność kosztów tu i teraz
Jak już wspomnieliśmy, wdrożenie systemów ERP może trwać kilka lat. Efektów wdrożenia można oczekiwać przez tyle samo czasu, a czasem dłużej. Nie ma też pewności, że zaobserwują Państwo pozytywne zmiany w zarządzaniu zapasami i logistyce sieci handlowej, na czym najbardziej Państwu zależało. Zamiast tego wyspecjalizowane systemy koncentrują się na osiągnięciu widocznych wyników w krótkim czasie, które można zmierzyć za pomocą ogólnie przyjętych wskaźników KPI. Zoptymalizowane zapasy, uwolnienie kapitału, który wcześniej był zamrożony w nadmiernych zapasach, procent realizacji zamówień na czas, opłacalne promocje, zmniejszenie utraconej sprzedaży, oszczędność kosztów pracy itp. to proste i jasne wyniki, które pokazują korzyści płynące z oprogramowania do optymalizacji zapasów.
Dlatego też, jeśli uważają Państwo, że zarządzanie zapasami i łańcuchem dostaw to słabe punkty Państwa firmy, które wymagają natychmiastowej transformacji, to wzmocnienie Państwa zestawu narzędzi o specjalistyczny moduł do automatycznej optymalizacji zapasów jest uzasadnionym krokiem.
Ostatni, ale nie mniej ważny. Istnieje zasada, która zwiększa zaangażowanie wyspecjalizowanego sprzedawcy w sukces Państwa firmy: nadal korzystają Państwo z oprogramowania, ponieważ uzyskują Państwo z niego efekt ekonomiczny. Czas użytkowania będzie zależał od tego, jak bardzo są Państwo zadowoleni z wyników.
Przemyślenia końcowe
Jak donosi McKinsey & Company, "zastosowanie prognozowania opartego na sztucznej inteligencji w zarządzaniu łańcuchem dostaw może zmniejszyć liczbę błędów o 20-50%, zmniejszając utratę sprzedaży i niedostępność produktów nawet o 65%". Z kolei według tego samego źródła, dzięki tej technologii "koszty magazynowania mogą spaść o 5 do 10 procent, a koszty administracyjne o 25 do 40 procent".
Powyższe potwierdza, że skuteczne zarządzanie zapasami w warunkach ciągłych zmian nie jest możliwe przy użyciu standardowych, nieelastycznych środków. Wiodące firmy wdrażają specjalistyczne oprogramowanie do optymalizacji zapasów i logistyki, które opiera się na nowoczesnych algorytmach i uwzględnia całą różnorodność operacji detalicznych.
Jeśli ma Pan/Pani problemy zdrowotne, może Pan/Pani udać się do lekarza pierwszego kontaktu, ale bardziej precyzyjną diagnozę i skuteczne leczenie z większym prawdopodobieństwem uzyska Pan/Pani od specjalisty. Uważamy, że metafora jest całkiem jasna. Proszę wyposażyć swój zespół ds. sprzedaży detalicznej w najnowocześniejsze narzędzia, takie jak oprogramowanie do optymalizacji zapasów LEAFIO, a wyniki nie pozwolą Państwu czekać.
