Najlepsze metody zarządzania zapasami w handlu detalicznym

Efektywny handel nie może istnieć bez skutecznego zarządzania zapasami. System zarządzania zapasami stanowi fundament rentowności przedsiębiorstwa, umożliwiając optymalizację procesów logistycznych oraz kontrolę nad wszystkimi aspektami składowania towarów - od momentu dostawy do magazynu, aż po ich finalne miejsce przeznaczenia w koszyku klienta.

Zarządzanie zapasami to nie tylko kwestia oszczędności czasu, pieniędzy i zasobów ludzkich poprzez precyzyjne określenie potrzebnych zapasów oraz eliminację nadmiarów i braków. To także kluczowy czynnik determinujący płynność finansową przedsiębiorstwa. Prawidłowa Ekspozycja towaru na półkach magazynowych nie przynoszą korzyści, dopóki nie zostaną sprzedane - wtedy stają się realną gotówką, stanowiącą podstawę działalności gospodarczej. Dlatego też integralnym elementem zarządzania zapasami jest ich harmonizacja z przepływem pieniężnym w firmie.

W tym poradniki detalisty znalazły się informacje na temat zarządzania zapasami, w tym definicja, cele, metody i techniki zarządzania (m.in. fifo lifo), oraz narzędzia wykorzystywane w tym procesie. Omówione zostały również różne rodzaje zapasów oraz systemy sterowania nimi. 

Główne wnioski

Rozpoznanie tych sygnałów pozwala uniknąć kryzysu w handlu.

• Częste braki lub nadwyżki zapasów. 

• Duża ilość ręcznych korekt. 

• Brak widoczności w danych o zapasach. 

• Spadający obrót zapasami. 

• Problemy z dostosowaniem do sezonowości.

Zarządzanie zapasami to kompleksowy proces kontrolowania i regulowania ilości materiałów lub produktów przechowywanych w przedsiębiorstwie, mający na celu zapewnienie ciągłości produkcji lub sprzedaży przy minimalizacji kosztów związanych z zamawianiem i przechowywaniem zapasów. Obejmuje on szereg kluczowych działań:

Gospodarka zapasami jest kluczowym elementem w wielu branżach, zarówno produkcyjnych, jak i handlowych. Efektywne zarządzanie zapasami umożliwia firmom elastyczne reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe, minimalizację kosztów oraz zwiększenie efektywności operacyjnej. metody i techniki zarządzania mogą być różnorodne, dostosowane do specyfiki branży, rodzaju zapasów oraz celów organizacji.

Zarządzanie zapasami i dostawami (ang. Supply Chain Management, SCM) to strategia i proces, który obejmuje koordynację oraz kontrolę wszystkich etapów zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji produktów lub usług w ramach łańcucha dostaw. Celem zarządzania zapasami i dostawami jest optymalizacja przepływu materiałów, informacji i finansów między różnymi uczestnikami łańcucha dostaw, aby zapewnić skuteczną reakcję na potrzeby klientów, minimalizację kosztów oraz maksymalizację wydajności operacyjnej.

Efektywne zarządzanie zapasami ma na celu zapewnienie, że niezbędne materiały lub produkty są zawsze dostępne w odpowiednich ilościach i w odpowiednim czasie, co przekłada się na płynność operacyjną przedsiębiorstwa. Dzięki temu firma może skutecznie reagować na zapotrzebowanie rynku, unikając opóźnień w produkcji lub niedostępności produktów dla klientów.

Zarządzanie zapasami ma na celu zmniejszenie kosztów związanych zarówno z przechowywaniem, jak i zakupem produktów, jednocześnie minimalizując ryzyko związane z niedostępnością niezbędnych produktów. Poprzez optymalizację poziomu zapasów i efektywne planowanie zamówień, firma może zmniejszyć nadmiarowe wydatki i koszty związane z magazynowaniem, jednocześnie zminimalizować ryzyko przestoju w produkcji lub utraty sprzedaży z powodu braków w zapasach.

Strategie zarządzania zapasami, z których przedsiębiorstwa mogą korzystać w zależności od ich specyfiki, branży oraz celów operacyjnych, zostaną wymienone w tej części poradniku. Oto kilka najczęściej stosowanych metod zarządzania zapasami:

Unikatowość metody zarządzania zapasami ABC polega na sortowaniu i ustalaniu priorytetów. Istnieją 3 kluczowe kategorie:

 Wymagają najwięcej uwagi i powinny być dokładniej monitorowane. Mają większy wpływ na przepływy pieniężne i sprzedaż, ale nie mają stałego, wysokiego popytu. Są dość nieprzewidywalne.

Te towary znajdują się pośrodku. Ważne jest, aby je monitorować, aby zapobiec ryzyku ich przekształcenia w kategorię A lub C.

Produkty te generują sprzedaż, są łatwe do przewidzenia, szybko i łatwo opuszczają półki magazynowe. Są samowystarczalnymi maszynami do zarabiania pieniędzy.

Technika ABC pomaga w prognozowaniu popytu i optymalizacji zapasów poprzez analizę trendów danego produktu wśród klientów. Z drugiej strony, jest dość czasochłonna i jeżeli jest stosowana samodzielnie, bez inteligentnego systemu zarządzania zapasami, wymaga zaangażowania zasobów ludzkich. 

Powiązane:  Tworzenie efektywnej struktury organizacyjnej dla zarządzania zapasami 2023

Opracowana w 1913 roku, a następnie udoskonalona, formuła ta służy sprzedawcom przez lata, określając optymalną liczbę towarów do zamówienia, minimalizując koszty zakupu, magazynowania i dostawy. Zakłada, że popyt, koszty zamówienia i magazynowania są stałe i niezmienne.

EOQ Formula:

• Q - ekonomiczna ilość zamówienia (jednostki);
• S - koszt zamówienia na jeden zakup;
• D - popyt w jednostkach;
• H - koszt przenoszenia na jednostkę.

Ten model, jeżeli jest stosowany samodzielnie, wymaga bardzo dobrego zrozumienia matematyki i bardzo szczegółowych danych, a zatrudnienie konsultanta lub pracownika do tych obliczeń jest kosztowne i czasochłonne. Specjalistyczne oprogramowanie do obliczania EOQ może być rozwiązaniem i efektywną inwestycją dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Nie uwzględnia ono wahań sezonowych lub ekonomicznych i nie pozwala na łączenie kilku produktów w jedno zamówienie, co ogranicza jego skuteczność w przypadku dużych firm detalicznych.

Minimalna ilość zamówienia (MOQ) to minimalna ilość towarów, którą sprzedawcy detaliczni muszą zamówić u swoich dostawców, aby utrzymać aktywną współpracę. Brak osiągnięcia progu MOQ oznacza, że dostawca nie przyjmie i nie zrealizuje zamówienia.

MOQ jest pomocny w zarządzaniu zapasami, gdyż umożliwia dostawcom promowanie zakupów hurtowych, co przyspiesza obrót zapasami i generuje zyski. Dla detalistów, chociaż są zmuszeni do większych zakupów, wyższe MOQ zazwyczaj oznacza niższą cenę jednostkową. Przestrzeganie wymogów MOQ przyczynia się również do utrzymania stabilnych relacji partnerskich, co często przekłada się na konkurencyjne ceny i wartościowe transakcje dla obu stron.

Metoda FIFO polega na sprzedaży najstarszych zapasów jako pierwszych, co jest szczególnie przydatne przy produktach łatwo psujących się. Metoda FIFO prosta w użyciu i efektywna w stabilnych cenach, choć istnieje ryzyko niezbyt szybkiej sprzedaży oraz psucia się produktów

Metody zarządzania LIFO jest odwrotnością metody FIFO i polega na sprzedaży najnowszych zapasów jako pierwszych, co może być preferowane przez przedsiębiorstwa z uwagi na możliwość obniżenia dochodu do opodatkowania, zwłaszcza w przypadku towarów o długim okresie przydatności do spożycia.

Chociaż większość detalistów stosuje technikę FIFO, niektórzy wybierają LIFO, aby uzyskać korzyści podatkowe poprzez sprzedaż najnowszych zapasów po wyższych kosztach, co prowadzi do zmniejszenia zysków i kwoty do opodatkowania.

Metoda JIT, zapoczątkowana przez Toyotę w latach 40. XX wieku, to strategia zarządzania zapasami oparta na minimalizacji lub eliminacji zapasów poprzez dostarczanie towarów tylko wtedy, gdy są one potrzebne. Just-in-time pozwała uniknąć nadmiernych zapasów i zmniejszyć ryzyko przeterminowania lub zepsucia produktów, szczególnie w przypadku sezonowych zmian w popycie.

Chociaż metoda JIT może przynieść znaczne oszczędności i efektywność operacyjną, jej zastosowanie wiąże się z pewnymi ryzykami, takimi jak duża zależność od dostawców oraz możliwość zakłóceń w łańcuchu dostaw. Niemniej jednak, budowanie solidnej i niezawodnej sieci dostawców oraz wykorzystanie zaawansowanych systemów zarządzania może pozwolić na skuteczne wdrożenie metody JIT, co przyczyni się do optymalizacji procesów i ograniczenia opóźnień.

Ta technika polega na zawarciu umowy z kontrahentem, aby zapłacić mu dopiero wtedy, gdy jego produkt się sprzeda. Na przykład, hurtownik umieszcza towar na półkach sklepu detalicznego, ale zachowuje prawa i własność towaru do momentu jego sprzedaży. A w tym momencie detalista kupuje zużyte zapasy. Oczywiście, ta metoda wiąże się z niepewnością ryzyka i popytu oraz bardzo dużym zaufaniem ze strony hurtownika.

W ramach techniki konsygnacji detaliści mogą czerpać korzyści z oferowania klientom szerszej gamy produktów bez zamrażania kapitału, a jednocześnie detalista ma możliwość zwrotu niesprzedanych towarów bez ponoszenia kosztów. Hurtownik, czyli kontrahent, ponosi większe ryzyko, ale może czerpać z tego przyjemne korzyści, jak np. przerzucenie kosztów marketingu produktu na barki detalistów lub testowanie nowych produktów.

Back ordering to model zarządzania zapasami, który polega na przyjmowaniu zamówień i otrzymywaniu płatności za towary, których nie ma w magazynie. Mówiąc prościej, jest to przyjęcie zamówienia od klienta na produkt, którego nie ma w magazynie, ale nie pokazanie go klientom. Po złożeniu zamówienia, zamawiają Państwo zapasy i uzupełniają je. A Państwo realizują zamówienie tak szybko, jak to możliwe. 

Wydaje się, że to model marzeń, ale trzeba nim dokładnie i perfekcyjnie zarządzać pod względem logistycznym. Proszę sobie wyobrazić, że duża sieć handlowa ma do czynienia z setkami różnych sprzedaży dziennie. Tutaj mogą zacząć się problemy, jeżeli będzie się nimi niewłaściwie zarządzać. Ale jednocześnie back ordering to "gra" o wysoką stawkę, która może zwiększyć sprzedaż i przepływy pieniężne, zmniejszyć ryzyko nadmiernych zapasów i obniżyć koszty magazynowania. Wiele firm jest skłonnych podjąć takie ryzyko. I znowu, zaawansowane systemy zarządzania zapasami mogą pomóc w zmniejszeniu tego ryzyka.

Prognozowanie popytu to nieustanny proces mający na celu oszacowanie przyszłych ilości towarów, jakie klienci zakupią w danym okresie, opierając się na analizie rynkowej i zachowaniach klientów. Niezbędne jest aktywne doskonalenie technik prognozowania poprzez badania rynku, monitorowanie trendów zakupowych i inwestowanie w odpowiednie narzędzia, takie jak oprogramowanie do planowania popytu.

Błędy w prognozowaniu mogą przynieść poważne konsekwencje finansowe, jak miało to miejsce w przypadku firmy Nike, która zanotowała straty z powodu błędnych prognoz dotyczących popytu na swoje produkty. Proces prognozowania popytu opiera się na różnorodnych danych, w tym analizie sprzedaży, intuicji ekspertów oraz obserwacji trendów rynkowych i działań konkurencji.

Oprogramowanie do optymalizacji zapasów jest kluczowym narzędziem dla menedżerów i właścicieli firm, którzy dążą do efektywnego zarządzania zapasami. Inteligentne rozwiązania, takie jak LEAFIO Inventory Optimization, umożliwiają autonomiczne prognozowanie, planowanie popytu oraz automatyzację generowania zamówień, co pozwala na utrzymanie płynnego działania łańcucha dostaw w zmiennym środowisku rynkowym. Dzięki technologii opartej na sztucznej inteligencji, oprogramowanie gwarantuje precyzyjne zamówienia, wzrost sprzedaży oraz redukcję odpadów, co przekłada się na zwiększenie rentowności działalności handlowej.

Zaletą LEAFIO AI jest nie tylko optymalizacja kosztów pracy i zamówień, ale także możliwość precyzyjnego śledzenia zapasów, konsolidacja zarządzania zapasami w handlu detalicznym oraz analiza wydajności zarządzania zapasami. Dzięki tym funkcjom, handlowcy mogą efektywnie zarządzać zapasami na autopilocie, zwiększając rentowność i konkurencyjność swojej działalności.

Koszty zapasów to wydatki związane z utrzymaniem i kontrolą towarów w firmie. Wyróżniamy koszty zakupu, przechowywania, braków, przeterminowania oraz zamrożenia kapitału. Minimalizacja tych kosztów odbywa się poprzez optymalizację poziomu zapasów i zoptymalizowane procesy logistyczne.

Systemy sterowania zapasami to zautomatyzowane narzędzia i procedury używane do monitorowania, zarządzania i kontrolowania zapasami w firmie. Obejmują one metody planowania zapasów, takie jak MRP (Planowanie zasobów przedsiębiorstwa) czy ERP (Planowanie zasobów przedsiębiorstwa), a także techniki zarządzania zapasami, takie jak JIT (Właśnie na czas) i EOQ (Ekonomiczna ilość zamówienia). Te systemy pomagają zminimalizować koszty, zwiększyć efektywność operacyjną i zaspokoić potrzeby klientów.

Zapas składa się z produktów, surowców lub komponentów przechowywanych w magazynach firmy. W jego skład wchodzi fizyczna ilość towarów, informacje na temat ich lokalizacji, daty ważności, oraz dane logistyczne związane z ich dostawą i przechowywaniem.

Rodzaje zapasów obejmują surowce, półfabrykaty, produkty w toku, produkty gotowe do sprzedaży oraz materiały eksploatacyjne. Surowce to materiały używane do produkcji, półfabrykaty to części często wstępnie przetworzone, a produkty w toku to te, które są w trakcie produkcji. Produkty gotowe są gotowe do sprzedaży, a materiały eksploatacyjne to np. opakowania.

Struktura zapasów odnosi się do organizacji i klasyfikacji zapasów w magazynie lub firmie według różnych kryteriów, takich jak wartość, rodzaj produktu, rotacja, czy priorytet. Pomaga to w efektywnym zarządzaniu zapasami, minimalizując koszty i zapewniając płynność działania operacyjnego.