Zdrowy handel nie jest możliwy bez zarządzania zapasami.
System zarządzania zapasami jest zbiorem sprawdzonych metod, które pozwalają na zorganizowanie Państwa firmy. Nadzoruje on wszystkie zapasy i pozycje magazynowe - od dostawy do magazynu i do koszyka klienta.
Oszczędza czas, pieniądze i zasoby ludzkie, ponieważ dokładnie określa, ile zapasów trzeba mieć na stanie, a także zapobiega ich niedoborom i nadwyżkom.
Im szybciej rozwija się Państwa firma, tym bardziej zaawansowany i dokładny musi być system zarządzania zapasami.
Prawidłowo prowadzona gospodarka magazynowa może nie tylko oszczędzać Państwa pieniądze, ale również generować stały przepływ gotówki. Proszę pamiętać, że towary i produkty w magazynach nic nie wnoszą, jeżeli siedzą na półkach - w tym przypadku NIE są gotówką. Muszą być zintegrowane z zarządzaniem przepływem gotówki w firmie.
Zarządzanie zapasami to rzecz, która bezpośrednio wpływa na gotówkę, sprzedaż, koszty i wydatki. Im lepszy system zapasów Państwo posiadają, tym lepszy przepływ gotówki Państwo uzyskują.
Jak zarabiać na kontrolowaniu akcji: 7 technik, które warto poznać, wybrać i mieszać:
1) ABC zarządzania zapasami
Niektóre produkty w Państwa magazynie wymagają więcej uwagi niż inne, niektóre są najlepiej sprzedającymi się towarami pierwszej potrzeby, a niektóre mają skromny wpływ finansowy. Technika ABC polega na sortowaniu i ustalaniu priorytetów.
Istnieją 3 kluczowe kategorie:
A (produkty o wysokiej wartości, w niewielkiej ilości, o niskiej częstotliwości sprzedaży): Wymagają najwięcej uwagi i powinny być dokładniej monitorowane. Mają większy wpływ na przepływy pieniężne i sprzedaż, ale nie mają stałego, wysokiego popytu. Są dość nieprzewidywalne.
B (umiarkowana wartość, umiarkowana ilość, o średniej częstotliwości sprzedaży): Te towary znajdują się pośrodku. Ważne jest, aby je monitorować, aby zapobiec ryzyku ich przekształcenia w kategorię A lub C.
C (produkty o niskiej wartości, w dużej liczbie, o wysokiej częstotliwości sprzedaży): Produkty te generują sprzedaż, są łatwe do przewidzenia, szybko i łatwo opuszczają półki magazynowe. Są samowystarczalnymi maszynami do zarabiania pieniędzy.
Technika ABC pomaga w prognozowaniu popytu i optymalizacji zapasów poprzez analizę trendów danego produktu wśród klientów, ale metoda ta jest dość czasochłonna i jeżeli jest stosowana samodzielnie, bez inteligentnego systemu zarządzania zapasami, wymaga zaangażowania zasobów ludzkich. A eksperci wspominają, że ta metoda niesie ze sobą ryzyko, że po prostu przegapi się produkty, które dopiero zaczynają być modne.
2) EOQ: Economic Order Quantity
Opracowana w 1913 roku, a następnie udoskonalona, formuła ta służy sprzedawcom przez lata, określając optymalną liczbę towarów do zamówienia, minimalizując koszty zakupu, magazynowania i dostawy. Zakłada, że popyt, koszty zamówienia i magazynowania są stałe i niezmienne.
- Q - ekonomiczna ilość zamówienia (jednostki);
- S - koszt zamówienia na jeden zakup;
- D - popyt w jednostkach;
- H - koszt przenoszenia na jednostkę.
Ten model, jeżeli jest stosowany samodzielnie, wymaga bardzo dobrego zrozumienia matematyki i bardzo szczegółowych danych, a zatrudnienie konsultanta lub pracownika do tych obliczeń jest kosztowne i czasochłonne. Specjalistyczne oprogramowanie do obliczania EOQ może być rozwiązaniem i efektywną inwestycją dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
Nie uwzględnia ono wahań sezonowych lub ekonomicznych i nie pozwala na łączenie kilku produktów w jedno zamówienie, co ogranicza jego skuteczność w przypadku dużych firm detalicznych.
3) Minimalna ilość zamówienia
Definicja minimalnej wielkości zamówienia (MOQ) jest dość prosta: chodzi o minimalną ilość towarów, którą sprzedawcy detaliczni muszą zamówić u swoich dostawców, aby ich współpraca była aktywna. Innymi słowy, jeżeli Państwa zamówienie nie osiągnie progu MOQ określonego przez dostawcę, nie przyjmie on i nie zrealizuje Państwa zamówienia.
Jak więc ten wskaźnik może być pomocny w procesie zarządzania zapasami? Dla dostawców korzyści są oczywiste: promując zakupy hurtowe, mogą zapewnić sobie szybszy obrót zapasów i uzyskać zyski. Dla detalistów korzyści nie są tak oczywiste, ponieważ są po prostu zmuszani do większych zakupów poprzez spełnianie wymagań stawianych przez dostawcę.
Jednak zazwyczaj im wyższe MOQ jest ustalone przez dostawcę, tym mniej detalista musi zapłacić za jednostkę. Na przykład, jeżeli kupują Państwo produkty hurtowo, mogą Państwo uzyskać niższą cenę za jednostkę. Ponadto, jeżeli jako sprzedawca detaliczny przestrzegają Państwo wymogów MOQ ustalonych przez dostawcę, przyczynia się to do utrzymania stałych relacji partnerskich, które są bardzo ważne. Stabilne i zdrowe relacje między dostawcami i detalistami oznaczają zazwyczaj konkurencyjne ceny i wartościowe transakcje dla obu stron.
4) FIFO: First-In, First-Out
Technika FIFO jest prostym, nieskomplikowanym podejściem do zarządzania zapasami, które mówi, że najstarsze zapasy sprzedają się jako pierwsze, lub innymi słowy, pierwsze artykuły przychodzące do magazynu są pierwszymi sprzedawanymi.
Łatwym, realnym przykładem FIFO jest mleko w supermarkecie. Mleko zakupione później jest chowane z tyłu półki, a mleko, które supermarket kupuje jako pierwsze, znajduje się z przodu półki. FIFO można stosować do towarów łatwo psujących się, z datą ważności.
FIFO jest łatwe w użyciu i proste do zrozumienia, a swoją skuteczność udowadnia, gdy ceny są mniej więcej stałe. I oczywiście nie ma gwarancji, że najstarsze artykuły zostaną nieuchronnie sprzedane jako pierwsze, a ryzyko, że produkt osiągnie datę ważności i zepsuje się, jest raczej wysokie.
5) LIFO: Last-In, First-Out
Przeciwnie, mamy technikę inwentaryzacji LIFO, która zakłada, że najnowsze zakupione artykuły są sprzedawane w pierwszej kolejności, a do ustalenia ceny dla klientów wykorzystuje się najnowszą wycenę.
Technika LIFO może być potencjalnie stosowana w przedsiębiorstwach sprzedających towary nietrwałe, które mają długi okres przydatności do spożycia.
Większość detalistów stosuje technikę FIFO, ale niektórzy wybierają LIFO, aby obniżyć dochód do opodatkowania i uzyskać korzyści podatkowe. Sztuczka jest prosta - przy założeniu, że ceny rosną, najnowsze zapasy będą sprzedawane po wyższych kosztach, a to zmniejszy zyski i obniży kwotę do opodatkowania.
6) JIT: Metoda Just-In-Time
Metoda JIT, wynaleziona przez Toyotę w latach 40. ubiegłego wieku, jest techniką planowania zapasów, która oznacza, że utrzymują Państwo bardzo niskie lub zerowe zapasy i dostarczają towary do magazynu tylko wtedy, gdy są potrzebne. Poziomy zapasów i zapotrzebowanie opierają się na aktualnych trendach sprzedaży. Na przykład, gdy pojawia się zamówienie, uruchamia ono cały łańcuch dostaw od nowa, natomiast w sezonie bez zamówień metoda JIT promuje model "zerowych zapasów".
Ponieważ technika JIT minimalizuje poziom zapasów, zmniejsza prawdopodobieństwo zepsucia lub przeterminowania towarów, a co ważniejsze, zmniejsza ryzyko posiadania nadwyżek, które trzeba będzie upłynnić.
Spopularyzowana przez Toyotę, technika JIT stała się niemal ikoną i wielu przedsiębiorców stosuje ją jako podstawową strategię. Tak, jej potencjał oszczędzania i zarabiania na kosztach jest ogromny, ale wiąże się ona również z pewnym ryzykiem.
Jedną z głównych wad tej techniki jest duża zależność od dostawców i wykonawców, którzy mogą pozostawić detalistę prawie z niczym, jeżeli nie zrealizują zamówienia. A nagły wzrost popytu może również źle wpłynąć na stabilność łańcucha dostaw.
Jeżeli jednak uda się Państwu zbudować niezawodną sieć zaufanych dostawców i kontrahentów, system ten może działać doskonale, zwłaszcza jeżeli zautomatyzowany system pomoże Państwu skuteczniej realizować JIT, inteligentnie zarządzać dostawcami i zamówieniami oraz zmniejszyć opóźnienia.
7) Przesyłka
Ta technika polega na zawarciu umowy z kontrahentem, aby zapłacić mu dopiero wtedy, gdy jego produkt się sprzeda. Na przykład, hurtownik umieszcza towar na półkach sklepu detalicznego, ale zachowuje prawa i własność towaru do momentu jego sprzedaży. A w tym momencie detalista kupuje zużyte zapasy. Oczywiście, ta metoda wiąże się z niepewnością ryzyka i popytu oraz bardzo dużym zaufaniem ze strony hurtownika.
W ramach techniki konsygnacji detaliści mogą czerpać korzyści z oferowania klientom szerszej gamy produktów bez zamrażania kapitału, a jednocześnie detalista ma możliwość zwrotu niesprzedanych towarów bez ponoszenia kosztów.
Hurtownik, czyli kontrahent, ponosi większe ryzyko, ale może czerpać z tego przyjemne korzyści, jak np. przerzucenie kosztów marketingu produktu na barki detalistów lub testowanie nowych produktów.
8) Backordering
Back ordering to model zarządzania zapasami, który polega na przyjmowaniu zamówień i otrzymywaniu płatności za towary, których nie ma w magazynie. Mówiąc prościej, jest to przyjęcie zamówienia od klienta na produkt, którego nie ma w magazynie, ale nie pokazanie go klientom. Po złożeniu zamówienia, zamawiają Państwo zapasy i uzupełniają je. A Państwo realizują zamówienie tak szybko, jak to możliwe.
Wydaje się, że to model marzeń, ale trzeba nim dokładnie i perfekcyjnie zarządzać pod względem logistycznym. Proszę sobie wyobrazić, że duża sieć handlowa ma do czynienia z setkami różnych sprzedaży dziennie. Tutaj mogą zacząć się problemy, jeżeli będzie się nimi niewłaściwie zarządzać. Ale jednocześnie back ordering to "gra" o wysoką stawkę, która może zwiększyć sprzedaż i przepływy pieniężne, zmniejszyć ryzyko nadmiernych zapasów i obniżyć koszty magazynowania. Wiele firm jest skłonnych podjąć takie ryzyko. I znowu, zaawansowane systemy zarządzania zapasami mogą pomóc w zmniejszeniu tego ryzyka.
9) Prognozowanie popytu
Prognozowanie popytu to zbiór ciągłych procesów mających na celu oszacowanie i przewidzenie ilości towarów (produktów lub usług), które klienci kupią w przyszłości (w określonym czasie - tygodniu, miesiącu, kwartale, roku itd.) Używamy słowa "ciągły", ponieważ prognozowanie popytu jest procesem ciągłym, a nie jednorazowym działaniem. Muszą Państwo aktywnie pracować nad poprawą swoich przewidywań - przeprowadzać badania rynku, poznawać zachowania i trendy zakupowe Państwa klientów lub zainwestować w oprogramowanie do planowania popytu.
Błędy w prognozowaniu popytu mogą kosztować Państwa tysiące dolarów wydanych na kosztowne martwe zapasy lub doprowadzić do utraty sprzedaży - tak stało się w przypadku firmy Nike, która popełniła błąd w prognozowaniu popytu na Air Jordans i straciła ogromne sumy pieniędzy, nie mogąc zrealizować zamówień klientów.
Prognozowanie popytu to bardzo skomplikowany proces. Wykorzystuje połączenie ilościowych danych statystycznych (dane dotyczące sprzedaży), intuicji ekspertów i ocen opartych na doświadczeniu, trendów rynkowych oraz wyników konkurencji.
Najczęściej w prognozowaniu popytu jako podstawę wykorzystuje się historyczne dane dotyczące sprzedaży, a jako dodatkowe czynniki inne trendy (sezonowość, promocje). Jednak nawet najbardziej wyrafinowane obliczenia nie mogą zagwarantować 100% dokładności prognozowania.
Powyższe techniki to tylko podstawy, fundamentalne i zaufane metody zarządzania zapasami. Jest jeszcze więcej praktyk, które warto poznać i stosować - na przykład dropshipping. Najlepsze jest to, że dzisiejsze inteligentne systemy inwentaryzacyjne mogą pomóc Państwu połączyć i dostosować te najlepsze techniki do Państwa indywidualnych potrzeb, czyniąc je wysoce konfigurowalnymi, efektywnymi i oszczędnymi.
