Técnicas de Administração de Estoques

Um comércio saudável é impossível sem uma gestão de estoques.

Um sistema de gestão de inventário é um conjunto de metodologias comprovadas que mantêm seus negócios organizados. Ele supervisiona todos os itens de estoque e inventário - da entrega a um armazém e ao carrinho de compras de um cliente.

Ele economiza tempo, dinheiro e recursos humanos ao descobrir exatamente quanto inventário é necessário em mãos, e ao evitar faltas e excessos de estoque.

Quanto mais rápido seu negócio crescer, mais sofisticado e preciso será seu sistema de gestão de estoques.

Se funcionar corretamente, a administração do inventário pode não apenas economizar dinheiro para o senhor, mas também gerar um fluxo de caixa constante. Lembre-se, bens e produtos nos armazéns não trazem nada se estiverem nas prateleiras - neste caso, não são dinheiro. Eles têm que ser integrados à administração do fluxo de caixa da empresa.

"A administração de estoques é uma coisa que afeta diretamente o dinheiro, as vendas, os custos e as despesas. Quanto melhor sistema de inventário o senhor tiver, melhor fluxo de caixa obtém".

Como ganhar dinheiro controlando as ações: 7 técnicas para aprender, escolher e misturar:

1) Administração de estoques do ABC

Alguns produtos em seu armazém precisam de mais atenção do que outros, alguns são os mais vendidos e alguns têm um impacto financeiro modesto. A técnica do ABC tem tudo a ver com classificação e priorização.

Há três categorias chave:

A (produtos de alto valor, pequeno em número, com baixa freqüência de vendas): Eles exigem a maior atenção e devem ser monitorados mais de perto. Eles têm um impacto maior no fluxo de caixa e nas vendas, mas não estão em constante alta demanda. Eles são bastante imprevisíveis.

B (em valor moderado, em número moderado, com freqüência média de vendas): Essas mercadorias estão no meio. É importante controlá-los para evitar o risco de sua transformação na categoria A ou C.

C (produtos de baixo valor, grande em número, com alta freqüência de vendas): Esses produtos geram vendas, são fáceis de prever, e saem rápida e facilmente das prateleiras dos depósitos. Eles são auto-sustentáveis e fazem dinheiro.

A técnica ABC ajuda a prever a demanda e otimiza o estoque, analisando a tendência de um produto entre os clientes, mas esse método é bastante demorado, e se aplicado sozinho, sem um sistema inteligente de gestão de estoque, é necessário o envolvimento de recursos humanos. E os especialistas mencionam que esse método tem o risco de simplesmente perder os produtos que estão apenas começando a estar na moda.

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2) EOQ: Quantidade de ordem econômica

Desenvolvida em 1913, e refinada posteriormente, essa fórmula serve aos fornecedores durante anos, identificando o número ótimo de mercadorias a serem encomendadas, minimizando os custos de compra, armazenagem e entrega. Ela assume que a demanda, a ordem e os custos de armazenagem são constantes e estáveis.

• P - Quantidade econômica do pedido (unidades);
• S - custo do pedido por compra;
• D - demanda em unidades;
• H - custo de transporte por unidade.

Esse modelo, se aplicado sozinho, requer um entendimento muito bom da matemática e dados muito detalhados, enquanto que contratar um consultor ou um funcionário para esses cálculos é caro e consome muito tempo. EOQ calculando software especializado pode ser uma solução e um investimento eficiente para micro, pequenas e médias empresas.

Ele não contabiliza flutuações sazonais ou econômicas e não permite combinar vários produtos em um único pedido, o que limita sua eficácia para grandes empresas de varejo.

3) Quantidade mínima de pedidos

A definição de Quantidade Mínima de Pedidos (MOQ) é bastante simples: refere-se a uma quantidade mínima de mercadorias que os varejistas têm que pedir a seus fornecedores para manter seu relacionamento ativo. Em outras palavras, se seu pedido não atingir o limite de MOQ estabelecido pelo fornecedor, eles não aceitarão e cumprirão seu pedido.

Então, como esse indicador pode ser útil para o processo de administração do estoque? Para os fornecedores, os benefícios são claros: ao promover compras a granel, eles podem assegurar uma rotação mais rápida do estoque e obter lucros. Para os varejistas, os benefícios não são tão claros, pois eles são simplesmente forçados a comprar mais, cumprindo a exigência estabelecida pelo fornecedor.

Entretanto, geralmente, quanto mais alto o MOQ é estabelecido pelo fornecedor, menos o varejista tem que pagar por unidade. Por exemplo, se o senhor comprar produtos a granel, pode obter um preço mais baixo por unidade. Além disso, se o senhor, como varejista, cumprir as exigências do MOQ estabelecidas por um fornecedor, isso contribui para manter parcerias estáveis que são muito importantes. Relações estáveis e saudáveis entre fornecedores e varejistas geralmente significam preços competitivos e negócios valiosos para ambos.

4) FIFO: First-In, First-Out

A técnica FIFO é uma abordagem simples e direta da administração de estoques que diz que o estoque mais antigo vende primeiro, ou seja, os primeiros itens que chegam ao armazém são os primeiros itens vendidos.

Um exemplo fácil e real do FIFO é o leite em um supermercado. O leite comprado mais tarde está sendo escondido na parte de trás das prateleiras, e o leite que o supermercado compra primeiro está na parte da frente da prateleira. O FIFO pode ser usado para produtos perecíveis com uma data de vencimento.

O FIFO é fácil de usar e simples de entender, e prova sua eficiência quando os preços estão mais ou menos estáveis. E, é claro, não há garantia de que os itens mais antigos serão inevitavelmente vendidos primeiro, e o risco do produto atingir sua data de expiração e estrago é bastante alto.

5) LIFO: Último In, Primeiro-Out

Pelo contrário, temos uma técnica de inventário LIFO, que pressupõe que os itens mais novos comprados são vendidos primeiro, e o preço mais recente é usado para determinar o preço para os clientes.

O LIFO pode ser usado potencialmente para empresas que vendem mercadorias não perecíveis, que têm um longo prazo de validade.

A maioria dos varejistas segue a técnica FIFO, mas algumas empresas escolhem LIFO para baixar sua renda tributável e obter vantagens fiscais. O truque é simples - com a suposição de que os preços estão aumentando, o estoque mais novo será vendido a um custo maior, e isso diminuirá os lucros diminuindo a soma tributável.

6) JIT: Método Just-In-Time

Inventado pela Toyota nos anos 40, o método JIT é uma técnica de planejamento de inventário, o que significa que o senhor mantém um inventário muito baixo ou zero e só leva as mercadorias ao seu armazém quando elas são necessárias. Os níveis de inventário e as necessidades são baseados nas tendências atuais de vendas. Por exemplo, quando um pedido chega, ele aciona toda a cadeia de abastecimento do zero, enquanto que durante uma estação sem pedidos o método JIT promove um modelo de "estoque zero".

Como a técnica JIT minimiza os níveis de estoque, ela reduz a probabilidade de as mercadorias serem estragadas ou expiradas, e, o que é importante, ela reduz o risco de ter itens em excesso que precisarão ser liquidados.

Popularizada pela Toyota, a técnica JIT se tornou quase icônica, e muitos empresários têm usado isso como uma estratégia primária. Sim, seu potencial de economia e custos de ganho é grande, mas inclui também certos riscos.

Um dos principais inconvenientes dessa técnica é uma grande dependência dos fornecedores e empreiteiros que podem deixar o varejista com quase nada se eles não cumprirem a ordem. E um súbito aumento da demanda também pode afetar seriamente a estabilidade da cadeia de abastecimento.

Mas se o senhor for capaz de construir uma rede confiável de fornecedores e empreiteiros de confiança, esse sistema pode funcionar perfeitamente bem, especialmente se um sistema automatizado ajudar o senhor a implementar o JIT mais efetivamente, administrar inteligentemente fornecedores e ordens de compra, e reduzir atrasos. 

7) Consignação

Essa técnica envolve um acordo com o empreiteiro para pagá-los somente quando seu produto for vendido. Por exemplo, um atacadista coloca estoque nas prateleiras de um varejista, mas mantém os direitos e a propriedade do estoque até que ele seja vendido. E nesse ponto o varejista compra o estoque consumido. Claro, esse método envolve um risco e demanda incerteza e um grau muito alto de confiança por parte do atacadista.

Dentro da técnica de consignação, os varejistas podem usufruir dos benefícios de oferecer uma gama mais ampla de produtos a seus clientes sem congelar seu capital, e ao mesmo tempo o varejista pode devolver os itens não vendidos sem nenhum custo.

Um atacadista, ou empreiteiro, é aquele que assume maiores riscos, mas eles podem desfrutar de alguns benefícios agradáveis, como colocar os custos de marketing do produto nos ombros dos varejistas ou testar novos produtos.

8) Encomenda em atraso

Pedidos em atraso é um modelo de gestão de estoque, que envolve a tomada de ordens e o recebimento de pagamentos por mercadorias que estão fora de estoque. Em termos simples, isso é aceitar um pedido de um cliente para um produto que está fora de estoque, mas não mostrá-lo aos clientes. Uma vez que o pedido é feito, o senhor faz um pedido de estoque e o reabastece. E o senhor recebe o pedido o mais rápido possível. 

Parece ser um modelo de sonho, mas deve ser administrado de maneira precisa e perfeita em termos de logística. Imagine, um grande varejista que lida com centenas de vendas diferentes por dia. Aqui os problemas podem começar se mal administrados. Mas, ao mesmo tempo, o pedido de devolução é um "jogo" de alto risco, que pode aumentar as vendas e o fluxo de caixa, diminuir os riscos de excesso de estoque, e diminuir os custos de armazenagem. Muitas empresas estão dispostas a assumir esse risco. E mais uma vez, sistemas sofisticados de administração de estoques podem ajudar a mitigar esses riscos.

9) Previsão da demanda

A previsão da demanda é um conjunto de processos contínuos destinados a estimar e prever a quantidade de mercadorias (produtos ou serviços) que os clientes comprarão no futuro (durante um período particular de tempo - semana, mês, trimestre, ano, etc.). Usamos a palavra "em andamento", pois a previsão da demanda é um processo contínuo, não uma ação única. O senhor tem que trabalhar ativamente para melhorar suas previsões - conduzir estudos de mercado, explorar o comportamento de seus clientes e tendências de compra, ou investir em software de planejamento da demanda.

Erros na previsão da demanda podem custar ao senhor milhares de dólares gastos em estoques mortos caros ou levar à perda de vendas - o que aconteceu com a Nike depois que ela cometeu um erro na previsão da demanda para a Air Jordans e perdeu enormes somas de dinheiro não conseguindo atender às ordens dos clientes.

A previsão da demanda é um processo muito complicado. Ela usa uma mistura de dados estatísticos quantitativos (números de vendas), intuição de especialistas e avaliações baseadas em experiência, tendências de mercado, e desempenho dos concorrentes.

Mais comumente, a previsão da demanda usa dados históricos de vendas como base e outras tendências (sazonalidade, promoções) como fatores adicionais. Entretanto, mesmo os cálculos mais sofisticados não podem garantir 100% de precisão nas previsões.

Essas técnicas são apenas os métodos básicos, fundamentais e confiáveis de administração de estoques. Há ainda mais práticas a aprender e seguir - por exemplo, o dropshipshipping. O melhor disso é que os sistemas inteligentes de inventário de hoje podem ajudar o senhor a combinar e adaptar essas melhores técnicas às suas necessidades únicas, tornando-as altamente personalizáveis, eficazes e econômicas.