Seria Jak to zrobić
Jak wybrać system zarządzania zapasami?
Seria Jak to zrobić

Jak wybrać system zarządzania zapasami?

9 min czytania
Mary Makarchuk
Mary MakarchukRetail Optimization Expert
inventory management system software

Krajobraz zarządzania zapasami przechodzi znaczące transformacje. W ciągu ostatnich kilku lat automatyzacja zmieniła perspektywę handlu detalicznego. Ponieważ firmy i operacje stają się coraz bardziej złożone i rozwinięte, wymagają lepszych i bardziej efektywnych rozwiązań w zakresie zarządzania zapasami, lepszego planowania i kontroli zapasów.

Detaliści stają się coraz bardziej wymagający, aby dotrzymać kroku rynkowi, konkurencji i klientom. Nie potrzebują już tylko narzędzia do zarządzania zapasami, potrzebują wielofunkcyjnego, inteligentnego rozwiązania, które doda wartości ich działalności.

Jednak sposób, w jaki firmy radzą sobie z zapasami, zmienił się nie tak dawno temu. W latach 2010-tych firmy używały arkuszy kalkulacyjnych. Każdy sklep tworzył swoje zamówienia dość chaotycznie, bez strategii lub metodologii zarządzania zapasami.

Dzisiaj rynek przeszedł zmianę o 180 stopni: automatyzacja przekształca modele biznesowe, ludzkie miejsca pracy są zastępowane technologią. Technologie zautomatyzowanego zarządzania zapasami mogą pracować lepiej i wydajniej niż ludzie, a oto dlaczego:

Na przykład, zespół operacyjny pracuje nad zmniejszeniem odpisów. Aby osiągnąć ten cel, zamawiają mniej produktów "ryzykownych, o niskim popycie" i utrzymują ich niskie ilości. I odwrotnie, gdy ludzie mają swoje KPI związane ze sprzedażą, mogą zniekształcić matrycę asortymentową i cały łańcuch dystrybucji, ręcznie zamawiając najlepiej sprzedające się towary, a nie te, na które jest niski popyt.

Te i inne zagrożenia przyczyniły się do aktywnego rozwoju systemów zarządzania zapasami online, które wykorzystują technologię zamiast siły ludzkiej. Zamówienia są tworzone i wysyłane bez potrzeby jakiejkolwiek interakcji z człowiekiem.

Systemy zarządzania zapasami online stały się następcami arkuszy kalkulacyjnych Excel i wbudowanych modułów systemu ERP, które działały na podstawie bardzo podstawowych algorytmów min/max i nie miały zastosowania dla różnych kategorii SKU. Oprogramowanie ERP nie było w pełni zautomatyzowane, a ludzie często korzystali ze "starych, ale dobrych" arkuszy kalkulacyjnych Excel i ręcznie wpływali na proces składania zamówień. Oprogramowanie było używane tylko do generowania statystyk zamówień, aby pomóc ludziom w ręcznym obliczaniu wielkości zamówień dla każdego SKU. Było to czasochłonne i nieefektywne. 

Nowoczesne systemy zarządzania zapasami zrewolucjonizowały sposób dokonywania zamówień. Element ludzki został całkowicie wyeliminowany. Zautomatyzowane rozwiązania programowe analizują dane sprzedażowe dla tysięcy SKU, śledzą zmienny popyt i automatycznie dobierają potrzebną ilość zapasów.

Brzmi jak marzenie sprzedawców, prawda?

Jednak bez odpowiedniego zaplanowania procesów biznesowych, żadne oprogramowanie nie zwiększy Państwa zysków.

System zarządzania zapasami a handel detaliczny

W handlu detalicznym wyniki finansowe są określane przez wielkość cyklu operacyjnego, opóźnienie, na które wpływa wskaźnik rotacji zapasów i kredyt biznesowy (innymi słowy, wydłużony termin płatności dla dostawców). Im większa jest ta luka, tym więcej środków jest dostępnych na działalność operacyjną i rozwój.

Kredyt biznesowy (czyli przedłużona, odroczona płatność) udzielany jest renomowanym graczom rynkowym, więc zależy od wartości rynkowej Państwa firmy i zdolności Państwa pracowników do komunikowania się z dostawcami.

Wskaźnik rotacji zapasów jest podstawowym wskaźnikiem efektywności zarządzania zapasami. Obrót zapasów oblicza się na podstawie danych o zapasach i sprzedaży w określonym czasie, pokazując liczbę dni/miesięcy do następnego uzupełnienia zapasów. Na rotację zapasów wpływa również macierz produktów, wydajność asortymentu i oczywiście stosowane instrumenty zarządzania zapasami.

Tak więc oprogramowanie systemu zarządzania zapasami jest zbiorem procesów biznesowych w handlu detalicznym, które mają na celu utrzymanie określonego poziomu dostępności matrycy asortymentowej, aby zaspokoić popyt klientów. Te procesy biznesowe to:

Wyobraźmy sobie detalistę prowadzącego 30 sklepów ze średnią liczbą 5.000 SKU. Oznacza to, że musimy zarządzać i kontrolować 150 000 artykułów, z których każdy ma swój własny popyt, podaż i wydajność kategorii. Aby obliczyć wielkość uzupełnienia zapasów, należy przeanalizować każdą pozycję, jej popyt i sprzedaż.

To wyjaśnia potrzebę zautomatyzowanego systemu zarządzania zapasami, który wykonuje wszystkie obliczenia i analizy i przedstawia końcowy "produkt" kierownikowi, który teraz ma czas, aby poświęcić się działalności analitycznej i strategicznej, pracy z KPI i rozwojowi.

Funkcje, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze nowego lub modernizacji obecnego systemu zarządzania zapasami:

Niezbędne cechy systemu zarządzania zapasami:

Invenotory management system functions

1. Wysoki poziom automatyzacji i jakość UI/UX.

Wysokiej jakości oprogramowanie systemu zarządzania inwentaryzacją może tworzyć indywidualne listy zadań priorytetowych dla każdego użytkownika. Użytkownik może śledzić aktualne poziomy zapasów docelowych, mieć pod ręką harmonogramy zamówień i dostaw, a także dostęp do praktycznych, spersonalizowanych raportów dotyczących nadwyżek zapasów, niedoborów, opóźnionych dostaw itp. Co więcej, system może szybko reagować na prawdopodobne błędy i niezwłocznie wysyłać powiadomienia do użytkownika. 

Użyteczność i intuicyjny interfejs decydują o skuteczności całego systemu. Pracownicy wszystkich szczebli powinni być w stanie odczytać i zrozumieć dane, a także szybko nauczyć się pracy z systemem. 

2. Dodanie wartości do wyników finansowych firmy. 

W jaki sposób system zarządzania zapasami online może przyczynić się do osiągania zysków?

Każda kategoria produktów jest unikalna. Przy obliczaniu metryk uzupełniania i śledzenia zapasów, system zarządzania zapasami powinien analizować cechy produktu. Na przykład, jeżeli sprzedają Państwo towary suche, Państwa system inwentaryzacji musi zarządzać:

Jeśli sprzedają Państwo towary świeże, muszą Państwo dodać te 3 elementy: 

System zarządzania zapasami online powinien dostosowywać swoje metryki do wszystkich czynników i mieć w pełni konfigurowalny algorytm budowy, aby dopasować się do potrzeb każdej firmy i dostosować się do jej celów.

Na przykład, gdy system tworzy zamówienie, które ma być wysłane do magazynu głównego, algorytm powinien zawierać następujące metryki:

3. Dodatkowa funkcjonalność dla formowania zamówień i uzupełniania zapasów:

4. Promocje i sezonowe zarządzanie zapasami:

5. Rozwiązywanie problemów i kontrola metryk wydajności:

6. Kontrola i przejrzystość danych:

7. Analityka w czasie rzeczywistym:

Elastyczne narzędzie raportowania do szybkiego i efektywnego analizowania utraconej sprzedaży, nadwyżek magazynowych, dostępności zapasów i rotacji, z filtrami danych dla każdego magazynu, odpowiedzialnego pracownika, rodzaju produktu.

8. Integracja i elastyczność międzyplatformowa:

9. Stałe wsparcie techniczne 24/7 ze strony dostawcy.

Podsumujmy! Wybierając system zarządzania zapasami, powinni Państwo zwrócić uwagę na:

Leafio inventory management

Funkcje te szybko stają się nowymi standardami branżowymi w handlu detalicznym i zarządzaniu zapasami. Systemy zarządzania zapasami działające w oparciu o te standardy są sercem każdej dobrze prosperującej firmy detalicznej. Automatyzacja inwentaryzacji jest kluczem do osiągnięcia celów finansowych. 

Jak osiągnąć cele biznesowe? 

Po pierwsze, należy ustalić, czy Państwa system zarządzania zapasami jest zgodny ze standardami branżowymi. Czy są obszary, które należy rozwinąć? Mogą one stać się punktem wzrostu dla Państwa firmy.

Nowoczesne rozwiązania programowe opierają się na różnych metodologiach, jednak najlepszy wynik można osiągnąć, łącząc mechanizmy pull i forecast. Takie podejście z powodzeniem wykorzystuje system automatycznego uzupełniania zapasów leafio, aby zwiększyć obroty, zwiększyć sprzedaż i osiągnąć 100% przejrzystości w zakresie analityki i raportowania.


Mary Makarchuk
Mary MakarchukRetail Optimization Expert
POWIĄZANE ARTYKUŁY
ZAPISZ SIĘ DO NASZEGO NEWSLETTERA

Nie przegap naszego cotygodniowego biuletynu

3.237.31.191