Jak wybrać system zarządzania zapasami?

Krajobraz zarządzania zapasami przechodzi znaczące transformacje. W ciągu ostatnich kilku lat automatyzacja zmieniła perspektywę handlu detalicznego. Ponieważ firmy i operacje stają się coraz bardziej złożone i rozwinięte, wymagają lepszych i bardziej efektywnych rozwiązań w zakresie zarządzania zapasami, lepszego planowania i kontroli zapasów.

Detaliści stają się coraz bardziej wymagający, aby dotrzymać kroku rynkowi, konkurencji i klientom. Nie potrzebują już tylko narzędzia do zarządzania zapasami, potrzebują wielofunkcyjnego, inteligentnego rozwiązania, które doda wartości ich działalności.

Jednak sposób, w jaki firmy radzą sobie z zapasami, zmienił się nie tak dawno temu. W latach 2010-tych firmy używały arkuszy kalkulacyjnych. Każdy sklep tworzył swoje zamówienia dość chaotycznie, bez strategii lub metodologii zarządzania zapasami.

Dzisiaj rynek przeszedł zmianę o 180 stopni: automatyzacja przekształca modele biznesowe, ludzkie miejsca pracy są zastępowane technologią. Technologie zautomatyzowanego zarządzania zapasami mogą pracować lepiej i wydajniej niż ludzie, a oto dlaczego:

• Ludzie mogą otrzymywać zachęty pieniężne i nagrody od dostawców za promowanie określonych produktów;
• Ludzie mogą skupiać się na swoich osobistych KPI, a nie na strategicznych celach organizacji;

Na przykład, zespół operacyjny pracuje nad zmniejszeniem odpisów. Aby osiągnąć ten cel, zamawiają mniej produktów "ryzykownych, o niskim popycie" i utrzymują ich niskie ilości. I odwrotnie, gdy ludzie mają swoje KPI związane ze sprzedażą, mogą zniekształcić matrycę asortymentową i cały łańcuch dystrybucji, ręcznie zamawiając najlepiej sprzedające się towary, a nie te, na które jest niski popyt.

Te i inne zagrożenia przyczyniły się do aktywnego rozwoju systemów zarządzania zapasami online, które wykorzystują technologię zamiast siły ludzkiej. Zamówienia są tworzone i wysyłane bez potrzeby jakiejkolwiek interakcji z człowiekiem.

Systemy zarządzania zapasami online stały się następcami arkuszy kalkulacyjnych Excel i wbudowanych modułów systemu ERP, które działały na podstawie bardzo podstawowych algorytmów min/max i nie miały zastosowania dla różnych kategorii SKU. Oprogramowanie ERP nie było w pełni zautomatyzowane, a ludzie często korzystali ze "starych, ale dobrych" arkuszy kalkulacyjnych Excel i ręcznie wpływali na proces składania zamówień. Oprogramowanie było używane tylko do generowania statystyk zamówień, aby pomóc ludziom w ręcznym obliczaniu wielkości zamówień dla każdego SKU. Było to czasochłonne i nieefektywne. 

Powiązane: Jak sklepy monopolowe mogą efektywnie zarządzać zapasami?

Nowoczesne systemy zarządzania zapasami zrewolucjonizowały sposób dokonywania zamówień. Element ludzki został całkowicie wyeliminowany. Zautomatyzowane rozwiązania programowe analizują dane sprzedażowe dla tysięcy SKU, śledzą zmienny popyt i automatycznie dobierają potrzebną ilość zapasów.

Brzmi jak marzenie sprzedawców, prawda?

Jednak bez odpowiedniego zaplanowania procesów biznesowych, żadne oprogramowanie nie zwiększy Państwa zysków.

System zarządzania zapasami a handel detaliczny

W handlu detalicznym wyniki finansowe są określane przez wielkość cyklu operacyjnego, opóźnienie, na które wpływa wskaźnik rotacji zapasów i kredyt biznesowy (innymi słowy, wydłużony termin płatności dla dostawców). Im większa jest ta luka, tym więcej środków jest dostępnych na działalność operacyjną i rozwój.

Kredyt biznesowy (czyli przedłużona, odroczona płatność) udzielany jest renomowanym graczom rynkowym, więc zależy od wartości rynkowej Państwa firmy i zdolności Państwa pracowników do komunikowania się z dostawcami.

Wskaźnik rotacji zapasów jest podstawowym wskaźnikiem efektywności zarządzania zapasami. Obrót zapasów oblicza się na podstawie danych o zapasach i sprzedaży w określonym czasie, pokazując liczbę dni/miesięcy do następnego uzupełnienia zapasów. Na rotację zapasów wpływa również macierz produktów, wydajność asortymentu i oczywiście stosowane instrumenty zarządzania zapasami.

Tak więc oprogramowanie systemu zarządzania zapasami jest zbiorem procesów biznesowych w handlu detalicznym, które mają na celu utrzymanie określonego poziomu dostępności matrycy asortymentowej, aby zaspokoić popyt klientów. Te procesy biznesowe to:

• uzupełnianie zapasów w sklepie i magazynie centralnym. W tym towary o stałym popycie, produkty promocyjne, sezonowe (z uwzględnieniem wszystkich ograniczeń SC detalistów i dostawców);
• analiza kluczowych wskaźników wydajności zapasów; 
• reagowanie na pojawiające się problemy;
• Analiza "co jeśli", to narzędzie zarządzania ryzykiem, które pozwala na projekcję kluczowych wskaźników wydajności przy zmianie parametrów wejściowych.

Wyobraźmy sobie detalistę prowadzącego 30 sklepów ze średnią liczbą 5.000 SKU. Oznacza to, że musimy zarządzać i kontrolować 150 000 artykułów, z których każdy ma swój własny popyt, podaż i wydajność kategorii. Aby obliczyć wielkość uzupełnienia zapasów, należy przeanalizować każdą pozycję, jej popyt i sprzedaż.

To wyjaśnia potrzebę zautomatyzowanego systemu zarządzania zapasami, który wykonuje wszystkie obliczenia i analizy i przedstawia końcowy "produkt" kierownikowi, który teraz ma czas, aby poświęcić się działalności analitycznej i strategicznej, pracy z KPI i rozwojowi.

Funkcje, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze nowego lub modernizacji obecnego systemu zarządzania zapasami:

• Generowanie prawidłowych ilości zamówień do uzupełnienia zapasów, dla każdego SKU w każdym sklepie.
• Śledzenie i analiza popytu, zgodna z sezonowymi/świątecznymi/sprzedażowymi skokami popytu.
• Praktyczna i przyjazna dla użytkownika analityka kluczowych wskaźników wydajności zapasów.

Niezbędne cechy systemu zarządzania zapasami:

1. Wysoki poziom automatyzacji i jakość UI/UX.

Wysokiej jakości oprogramowanie systemu zarządzania inwentaryzacją może tworzyć indywidualne listy zadań priorytetowych dla każdego użytkownika. Użytkownik może śledzić aktualne poziomy zapasów docelowych, mieć pod ręką harmonogramy zamówień i dostaw, a także dostęp do praktycznych, spersonalizowanych raportów dotyczących nadwyżek zapasów, niedoborów, opóźnionych dostaw itp. Co więcej, system może szybko reagować na prawdopodobne błędy i niezwłocznie wysyłać powiadomienia do użytkownika. 

Użyteczność i intuicyjny interfejs decydują o skuteczności całego systemu. Pracownicy wszystkich szczebli powinni być w stanie odczytać i zrozumieć dane, a także szybko nauczyć się pracy z systemem. 

2. Dodanie wartości do wyników finansowych firmy. 

W jaki sposób system zarządzania zapasami online może przyczynić się do osiągania zysków?

• poprzez automatyczne śledzenie zapasów i obliczanie uzupełnienia zapasów dla każdej jednostki magazynowej w każdym sklepie, poprzez liczenie i odświeżanie zapasów na bieżąco z uwzględnieniem najnowszych zmian popytu, harmonogramu dostaw, zmian w opakowaniach itp;
• dzięki automatycznemu uzupełnianiu zapasów i ponownej wysyłce w ramach łańcucha dostaw firmy, przypisywaniu i wysyłaniu zamówień do dostawców, magazynów, sklepów, cross-dockingu
• poprzez dostosowanie ilości uzupełnienia zapasów dla sklepów i centrów dystrybucyjnych poprzez analizę popytu sezonowego, niskiego poziomu sprzedaży, produktów łatwo psujących się, skoków popytu na artykuły promocyjne.

Każda kategoria produktów jest unikalna. Przy obliczaniu metryk uzupełniania i śledzenia zapasów, system zarządzania zapasami powinien analizować cechy produktu. Na przykład, jeżeli sprzedają Państwo towary suche, Państwa system inwentaryzacji musi zarządzać:

• średnim dziennym zapotrzebowaniem;
• popytem sezonowym;
• planowanymi promocjami i wyprzedażami;
• reputacją i niezawodnością dostawcy.

Jeśli sprzedają Państwo towary świeże, muszą Państwo dodać te 3 elementy: 

• dzienne skoki popytu, w zależności od dnia tygodnia;
• targetowanie i merchandising, dostępność towarów na półkach dla wybranych klientów;
• daty ważności.

System zarządzania zapasami online powinien dostosowywać swoje metryki do wszystkich czynników i mieć w pełni konfigurowalny algorytm budowy, aby dopasować się do potrzeb każdej firmy i dostosować się do jej celów.

Na przykład, gdy system tworzy zamówienie, które ma być wysłane do magazynu głównego, algorytm powinien zawierać następujące metryki:

• zapotrzebowanie na sprzedaż dla każdego sklepu;
• działania promocyjne i sprzedażowe dla każdego sklepu
• popyt sezonowy;
• sprzedaż DC;
• inne czynniki, które mogą wpłynąć na zamówienie w ramach etapu dostawy.

3. Dodatkowa funkcjonalność dla formowania zamówień i uzupełniania zapasów:

• Optymalizacja wielkości zamówienia (koszt zamówienia, waga, palety, ilości produktów). System oblicza i analizuje dane wejściowe oraz dane w czasie rzeczywistym i koryguje wielkości zamówień (zwiększa, jeżeli np. dostawca ma minimalne wymagania dotyczące zamówienia, a zmniejsza, jeżeli istnieją ograniczenia budżetowe dotyczące zamówień wychodzących).
• Podział zamówień w celu dopasowania do wymagań logistycznych (pojemność pojazdu/liczba pojazdów itp.).
• Wykorzystanie produktów zastępczych przy składaniu zamówienia (substytuty to podobne/zamienne produkty, które jednocześnie występują w macierzy asortymentowej).
• Śledzenie produktów zastępczych (jeżeli jeden z produktów jest już obecny w matrycy asortymentowej, a klient nie odczuwa różnicy i nie ma żadnych preferencji).
• Współpraca z alternatywnymi dostawcami dodatkowymi.

4. Promocje i sezonowe zarządzanie zapasami:

• Automatyczne obliczanie zamówień i uzupełnianie zapasów w odpowiedzi na sprzedaż po zakończeniu okresu promocyjnego/sezonowego.
• Analiza metryk popytu sezonowego (ten element różni się w zależności od produktu / sklepu / miesiąca / tygodnia / sezonu).
• Analiza opóźnień logistycznych w sezonie świątecznym (Czasami w okresie wysokiego lub świątecznego zapotrzebowania dostawcy nie są w stanie zrealizować i dostarczyć zamówień. System automatycznie rejestruje takie okresy i wysyła Państwa zamówienia przed ich rozpoczęciem. W ten sposób są Państwo przygotowani i nie muszą składać zamówień w gorącym sezonie).
• Przygotowanie do promocji/sezonu sprzedaży. System automatycznie oblicza zapasy potrzebne do zaspokojenia poziomu zapotrzebowania na promocję.
• Śledzenie zapotrzebowania na promocje w czasie rzeczywistym i korygowanie promocji. Elastyczne podejście do zarządzania promocjami może pomóc wstrzymać/zatrzymać kampanie promocyjne dla niektórych produktów, jeżeli nie są one skutecznie sprzedawane. 
• Dokładne śledzenie popytu w czasie rzeczywistym. System analizuje dane o sprzedaży podczas promocji i odpowiednio koryguje poziomy zapasów.
• Śledzenie promocyjnych dodatkowych miejsc u dostawców dla różnych produktów.
• Opanowanie poziomu zapasów na koniec promocji (tę funkcjonalność można zastosować do każdego wydarzenia sprzedażowego, kampanii promocyjnej i zarządzania towarami in-out).
• Wizualne przedstawienie danych i analiza. Dane są prezentowane w przejrzysty sposób, co umożliwia porównanie i analizę sprzedaży i popytu dla każdej promocji/każdego produktu.

5. Rozwiązywanie problemów i kontrola metryk wydajności:

• Dynamiczna analiza w czasie rzeczywistym dająca "widok z helikoptera" na wszystkie metryki wydajności: out-of-stock, overstock, wskaźnik obrotu, dostępność, koszty utrzymania zapasów, wskaźniki sprzedaży.
• Wskazanie zadań, które wymagają natychmiastowej uwagi (np. zmniejszenie zapasów potrzebnych do promocji).

6. Kontrola i przejrzystość danych:

• Możliwość wygenerowania w ciągu kilku sekund listy nadmiernych zapasów lub niedoborów, przeglądania historii zamówień i ruchu zamówień, dla każdej pozycji w magazynie, aby szybko reagować na wszelkie zmiany.
• Rejestrowanie zmian wprowadzanych przez użytkowników do systemu.

7. Analityka w czasie rzeczywistym:

Elastyczne narzędzie raportowania do szybkiego i efektywnego analizowania utraconej sprzedaży, nadwyżek magazynowych, dostępności zapasów i rotacji, z filtrami danych dla każdego magazynu, odpowiedzialnego pracownika, rodzaju produktu.

• Raporty dotyczące niezawodności, terminowości i realizacji zamówień przez każdego z dostawców.
• Raporty o rotacji i dostępności zapasów.
• Śledzenie metryk podobnych do siebie.
• Osobne narzędzia raportowania dla produktów kategorii Fresh, aktualnych i zakończonych promocji.
• Śledzenie zmian wprowadzonych przez użytkownika (pokazuje zmiany wprowadzone przez każdego użytkownika).

8. Integracja i elastyczność międzyplatformowa:

• Mogą Państwo korzystać z systemu logując się z dowolnego urządzenia z dowolnego miejsca na świecie! 
• Elastyczne ustawienia, które można bardzo szybko dostosować do wszelkich potrzeb biznesowych. Nie muszą Państwo inwestować w zmiany twardego kodu i dodatkowe programowanie. Elastyczność to nowy must-have roku 2020.
• Łatwa i płynna integracja z każdym systemem raportowania.
• Duża szybkość działania.

9. Stałe wsparcie techniczne 24/7 ze strony dostawcy.

Podsumujmy! Wybierając system zarządzania zapasami, powinni Państwo zwrócić uwagę na:

• Wydajność algorytmów uzupełniania zapasów i zdolność adaptacji do zmienności rynku i popytu.
• Łatwość interfejsu i użyteczność.
• Elastyczność i dostosowanie do Państwa potrzeb biznesowych.
• Przejrzysta analityka w czasie rzeczywistym, śledzenie wydajności i KPI.
• Inteligentny system powiadomień dla pracowników, którzy pracują z zapasami, aby zapobiegać lub szybko reagować na potencjalne zagrożenia.

Funkcje te szybko stają się nowymi standardami branżowymi w handlu detalicznym i zarządzaniu zapasami. Systemy zarządzania zapasami działające w oparciu o te standardy są sercem każdej dobrze prosperującej firmy detalicznej. Automatyzacja inwentaryzacji jest kluczem do osiągnięcia celów finansowych. 

Jak osiągnąć cele biznesowe? 

Po pierwsze, należy ustalić, czy Państwa system zarządzania zapasami jest zgodny ze standardami branżowymi. Czy są obszary, które należy rozwinąć? Mogą one stać się punktem wzrostu dla Państwa firmy.

Nowoczesne rozwiązania programowe opierają się na różnych metodologiach, jednak najlepszy wynik można osiągnąć, łącząc mechanizmy pull i forecast. Takie podejście z powodzeniem wykorzystuje system automatycznego uzupełniania zapasów leafio, aby zwiększyć obroty, zwiększyć sprzedaż i osiągnąć 100% przejrzystości w zakresie analityki i raportowania.