Otimização de estoque: Como melhorar o giro de estoque gerenciando os ALIMENTOS FRESCOS de forma eficiente

A categoria de alimentos frescos (frutas e legumes, carnes, frutos do mar, laticínios e alimentos assados) pode representar até 40% do faturamento de um supermercado. Essa categoria também tem um papel importante a cumprir em relação à fidelidade dos clientes e à movimentação deles na loja. Atualmente, a maioria dos donos de supermercados enfrenta alguns desafios quando se trata do gerenciamento de estoque de alimentos frescos. Isso se deve, normalmente, ao alto nível de desperdícios, seja devido ao excesso de estoque, causado pela localização do produto ou ao mau manuseio, criando prejuízos para os varejistas.

Neste artigo, vamos compartilhar algumas dicas para a gestão de estoque de alimentos frescos ou in natura, já que esta é uma categoria sensível e que sempre requer atenção especial. 

A equipe da nossa empresa, LEAFIO Soluções Automatizadas para Varejo tem vasta experiência em automatizar o gerenciamento de estoque no varejo. Nós ajudamos os varejistas a gerenciar todas as categorias de produtos da cadeia de suprimentos: em lojas, armazéns locais e centros de distribuição. 

Com a nossa experiência adquirida pela implementação de várias das nossas soluções de automação da gestão de estoque, identificamos várias regras e padrões a serem seguidos, adicionando-os como novas variáveis aos algoritmos em nosso sistema, permitindo que nossos clientes lucrem mais com os alimentos frescos. 

A categoria de alimentos frescos é bastante ampla e consiste em diferentes subcategorias. Para gerenciar melhor os produtos frescos, você precisa entender não apenas o processo como um todo, mas também quais são as diferenças entre essas subcategorias. 

• Lacticínios

Esta subcategoria é uma das mais importantes. Os laticínios são produtos do dia a dia, portanto, são produtos que geram movimento. Existem grandes distribuidores que produzem leite, iogurte e queijo, mas há também fornecedores locais que fazem isso. Essa diversidade leva ao aumento da concorrência entre as marcas. Os fornecedores mantêm os preços equivalentes e isso reduz as margens de lucro. Além disso, o efeito conhecido como canibalização de produtos ocorre muito nesta subcategoria durante as atividades promocionais. Além disso, os laticínios geralmente têm uma vida útil curta - de 3 a 10 dias.

• Frutas e legumes

A mais complexa subcategoria em termos de gerenciamento de estoque entre os produtos frescos. A sazonalidade desempenha um papel enorme aqui. Como resultado, os fornecedores oferecem diferentes faixas de preços. Os gerentes de compras comparam os preços para a mesma unidade de estoque e criam os pedidos com base nas melhores condições. E dois lotes de mercadorias podem ser encomendados de dois fornecedores diferentes na mesma semana.

Outro fenômeno negativo que ocorre nas lojas é a inconsistência que acontece durante a contagem do estoque. Em alguns casos, enquanto pesa o produto, os clientes escolhem por engano um diferente código de estoque e, como resultado - medidas equivocadas no sistema de gestão podem ocorrer. Mas o maior problema no gerenciamento desta subcategoria é a aparência do produto na prateleira e sua data de validade. Dois produtos do mesmo lote podem diferir, um item pode parecer que precisa ser descartado e outro continuar bom para o consumo.

• Pães e bolos

De certa forma, esta subcategoria é semelhante aos laticínios em termos de gerenciamento. O pão também é um produto que gera movimento, mas a diferença está no preço. Os produtos de padaria podem ser divididos em dois tipos: produção própria e produtos sociais. A margem máxima para o grupo social é de 5 a 7%, enquanto a margem de produção própria pode atingir 50% ou mais.

Uma das principais características desta categoria é a frequência de pedidos. O pão deve estar sempre fresco e crocante. As entregas são feitas todos os dias ou até duas vezes ao dia. A vida útil em prateleira é de até 3 dias, em média.

• Produção própria, carne fresca e peixes.

Duas subcategorias com características relativamente comuns podem sofrer canibalização durante as promoções. Se almôndegas comuns com molho de tomate estiverem na promoção, menos compradores optarão pela variação com queijo. A mesma lógica se aplica a carnes ou peixes. Se o dourado estiver com desconto, a demanda por robalos ou trutas diminuirá. Além disso, as vendas dependem muito de como os produtos estão expostos.

Quais são as principais características do gerenciamento de alimentos frescos?

Em geral, podemos destacar as seguintes características do gerenciamento de suprimentos na categoria alimentos frescos: 

• Primeiro de tudo, os produtos frescos diferem dos outros por causa de sua vida curta na prateleira, que muitas vezes não passam de 30 dias. Por isso, a categoria de alimentos frescos é considerada uma das mais arriscadas. O curto período de vida útil requer equilíbrio preciso entre a disponibilidade e as perdas, já que a alta disponibilidade pode significar aumento nas perdas, o que certamente prejudicará os resultados financeiros da empresa. 
• A segunda peculiaridade é a grande parte dos lucros da empresa. Para alguns varejistas, esse número pode chegar a até 60%. E ao mesmo tempo, o número de SKU (Unidade de Manutenção de Estoque) pode ser menor comparado a outras categorias. E por ter a vida curta, esses produtos geram alto volume de vendas, trazendo o consumidor de volta à loja regularmente.
• Terceiro, essa categoria possui uma peculiaridade em pedidos e entregas. Para produtos frescos, os pedidos são feitos pelo menos 1 ou 2 vezes por semana. Geralmente, são entregas diretas, feitas por fornecedores às lojas. E o mais importante aqui é a logística, já que, durante o transporte, as condições especiais de temperatura devem ser mantidas. 

Recomendações para melhorar o retorno gerenciando o estoque de alimentos frescos

Com o gerenciamento adequado do Estoque de Alimentos Frescos, um varejista pode melhorar o faturamento, ganhar mais e atrair mais clientes para a loja, já que a categoria fresca é geradora de tráfego constante. Então, vamos falar sobre como lidar com a categoria de alimentos frescos e obter mais lucro, sem custo adicional para a estimulação da demanda. 

1. É uma questão de dados. Para uma gestão de sucesso dessa categoria, são necessários valores claros e precisos dos pesos, das vendas e das perdas. 

A precisão dos dados determina a qualidade final do pedido. Com dados incorretos na entrada, não se pode esperar boa qualidade na saída. Quando se trata de produtos frescos, muitas vezes há problemas na precisão dos pesos, devido a atrasos na inserção no sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais), desperdícios e devolução aos fornecedores (se for de comum acordo entre as partes e a política da empresa). Além disso, especialmente com frutas e legumes, muitas vezes há uma inconsistência durante a contagem de estoque; portanto, o peso final para a categoria inteira pode estar correto, mas não para cada SKU em particular.

Portanto, as principais recomendações em termos de melhoria operacional:

• Estabelecer limites de tempo para a inserção da entrega de mercadorias no sistema de ERP. Nesse caso, é possível minimizar o risco de saldos "negativos". 
• Determinar um cronograma para a contagem de estoque, onde a contagem de produtos frescos é feita com mais frequência do que produtos secos. 
• Definir um limite de tempo para documentos de backdating, se sua empresa usar essa prática. A definição de regras estritas pode estimular uma atitude mais responsável para alterar as informações de períodos anteriores. Isso é importante porque, quando você altera algo no passado, é possível que você não consiga analisar por que certas decisões foram tomadas. 

Na LEAFIO, temos casos de implementações de projetos onde investigamos as razões pelas quais o sistema calculou uma ordem incompatível com as expectativas do gerente.

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2. Considere a vida útil restante e preveja o prazo de validade do balanço atual do estoque no momento da entrega do próximo lote de mercadorias. 

Não é segredo que criar e manter a contabilidade do estoque de alimentos é impossível, pois uma única remessa pode conter mercadorias de diferentes lotes, com diferentes datas de validade. Portanto, é difícil acompanhar de qual lote a mercadoria foi vendida e com qual data de validade.

Mas é importante considerar as datas de validade, pois ignorar essas informações pode causar perdas, especialmente para mercadorias com baixa rotatividade de estoque. 

A vida útil deve ser levada em consideração no momento do cálculo do saldo previsto na data da entrega da mercadoria. É importante entender se o saldo será válido (e apropriado para venda) no momento em que o próximo pedido chegar. 

Portanto, nossas recomendações são as seguintes: 

• Considerar a vida útil - o número de dias a partir de quando o produto é entregue à loja até o prazo de validade. Esta informação deve ser considerada para calcular o saldo do estoque previsto para a data de entrega do produto. 
• Considere as vendas pelo método UEPS - sigla em inglês para “o último a entrar é o primeiro a sair” - supondo que o cliente irá comprar os produtos mais frescos primeiro. Essa abordagem considera o fato de que todo o saldo não estará disponível para venda, mesmo que as mercadorias não tenham sido descartadas. Infelizmente, podemos enfrentar baixas prematuras nas implementações e leva tempo para alterar o processo. Portanto, recomendamos fazer uma verificação do saldo usando o método UEPS para minimizar o impacto de saldos incorretos. 

3. Considere a variabilidade de demanda ao longo da semana. 

Cada produto tem sua variabilidade de demanda ao longo da semana. Um bom exemplo aqui são os eletrodomésticos, vendidos significativamente mais na sexta-feira e fins de semana do que durante a semana. Mas esse padrão se aplica também aos alimentos frescos. E como os produtos desta categoria são entregues com mais frequência - diariamente ou várias vezes por semana - e a vida útil é limitada, recomendamos o uso de coeficientes de variabilidade na semana para prever a demanda para a próxima entrega. Esses coeficientes podem ser calculados por métodos estatísticos ou por métodos mais avançados, usando inteligência artificial. 

Considerar esses coeficientes permite uma previsão mais precisa da demanda. Mas isso deve ser incluído em um algoritmo automático, pois, caso contrário, pode ser muito trabalhoso e gerar erros. Todos os produtos, em todas as lojas, terão sua demanda semanal específica, dependendo da sua localização e formato. 

Além disso, é importante destacar que devemos considerar o horário em que a entrega é feita. Isso permite que o cronograma de entrega seja feito com mais precisão, levando em consideração o número de dias na hora de fazer a previsão. Chamamos isso de slot de entrega, que ajuda a tornar o pedido ainda mais preciso. 

4. Saldo zero no final do dia para a categoria de alimentos frescos. 

Os produtos ultrafrescos apresentam alguns detalhes interessantes. Em muitos casos, não há sobras de estoque no final do dia. Na prática, as mercadorias são encomendadas, recebidas e vendidas no mesmo dia. Mas é difícil saber a quantidade exata do produto a diariamente capaz de satisfazer a demanda dos clientes.

• Antes de qualquer coisa, para tais produtos, devemos considerar a hora do dia em que as últimas vendas foram feitas, de acordo com os recibos. Isso permite entender se houve estoque suficiente durante todo o dia e se a demanda pelo produto foi coberta. Caso contrário, mais pedidos devem ser feitos para manter o estoque suficiente para cobrir a demanda. Mas isso só é relevante se a disponibilidade dos produtos não tiver sido reduzida propositalmente, para minimizar as perdas. 
• A falta de estoque é um indicador importante para esta categoria, mas se o saldo do estoque for zero a cada dia, é mais complicado de calcular. Portanto, outra alternativa pode ser levada em conta para um cálculo mais preciso: se não houver saldo suficiente para calcular as vendas perdidas no final do dia, vale a pena usar a média de uso diário. 

É importante enfatizar, novamente, que é extremamente importante trabalhar com dados precisos sobre estoque e vendas de produtos frescos. 

5. O crescente papel das promoções para o setor de alimentos frescos. 

O processo de fazer previsões e gerenciar promoções, por si só, já é difícil, e levando em consideração todas as especificidades acima, ele fica ainda mais complexo, arriscado e caro, com grande possibilidade de erros. 

Portanto, nós recomendamos:

• O uso de algoritmos de previsão de demanda e promoções, que leva em consideração todas as especificidades mencionadas acima para a categoria de alimentos frescos e a canibalização da demanda para uma previsão muito mais precisa.
• Levar em consideração as vendas promocionais em tempo real, pois a previsão pode diferir das vendas promocionais reais. E quanto mais cedo você começar a considerar essas estatísticas para um determinado produto em uma determinada promoção, melhor. 
• Tomar muito cuidado com layouts promocionais nas lojas. Outras ferramentas são necessárias para considerar a quantidade certa e garantir que não haja excesso de estoque quando a promoção terminar.

6. E por último, mas não menos importante - a análise contínua dos fatores limitantes da gestão de alimentos frescos. 

Vamos nos concentrar nos indicadores específicos para o sistema de pedidos de alimentos frescos. 

Levando em consideração os detalhes mencionados, é importante analisar: 

• Perdas e suas dinâmicas.
• Os problemas ocorrem quando a quantidade mínima do pedido de compras é maior do que as vendas para o prazo de validade do produto. 
• Situações em que número de dias para a entrega é maior do que o prazo de validade também devem ser evitadas.

Na solução de otimização de estoque da LEAFIO, há um bloco separado de relatórios para analisar a categoria de alimentos frescos. 

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Por exemplo, este relatório específico mostra diferentes SKUs em locais específicos para os quais a quantidade mínima de pedidos é maior que o número médio de vendas por data de validade do item. O sistema também calcula a porcentagem estimada das vendas da embalagem do fornecedor e prevê as baixas desse produto com base nessa lógica. 

Neste relatório, podemos ver o histórico de baixas da semana anterior, classificado em ordem decrescente por SKU em locais de armazenamento. 

“O que é medido é gerenciado”

Assista ao vídeo Como administrar o estoque de supermercados de maneira eficiente

Uma categoria tão importante como a de alimentos frescos requer análise e controle extremamente precisos. Alguns pontos a serem destacados:

• Esta é uma das categorias mais difíceis em termos de gerenciamento de estoque. E cada subcategoria requer uma abordagem específica.
• Entrada ruim - saída ruim. Multiplique por 10 e você terá o impacto da qualidade de dados na qualidade do gerenciamento de estoque de alimentos frescos. Por isso é importante cuidar da papelada e do controle de estoque e evitar dados desatualizados. 
• Uma abordagem específica é necessária para estimar os saldos na data prevista de chegada do pedido. Recomendamos fazer isso pela data de validade, usando o modelo UEPS. 
• Considerando que este é um grupo de produtos que oferece riscos, recomendamos a aplicação de coeficientes de variabilidade durante a semana. 
• Para calcular estatísticas e estoques da categoria de alimentos ultra-frescos, é importante entender o motivo do saldo zero no final do dia. O estoque não foi suficiente para cobrir a demanda?
• Ferramentas avançadas devem ser usadas para prever a demanda promocional, baseado em estatísticas confiáveis e atuais durante as promoções em andamento. 
• Análise e monitoramento contínuo de KPIs (Indicador-chave de Desempenho), especialmente se tratando de disponibilidade, perdas e análises de gargalos específicos desta categoria de produtos.

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