AS BOAS PRÁTICAS E OS KPIs DA GESTÃO DE ESTOQUE
O uso dos KPIs (key performance indicators em inglês, ou principais indicadores de desempenho) adequados é fundamental para uma gestão de estoque eficiente, uma vez que estes indicadores impulsionam a lucratividade e o desempenho futuros. A maioria dos KPIs, juntamente com o estoque, são considerados como os principais recursos das grandes redes de varejo, ajudando-as a alcançarem suas metas de vendas. É importante entender também que a quantidade e qualidade os KPIs em cada área que você administra faz toda a diferença. Utilizar vários KPIs ao mesmo tempo pode acabar “diluindo” a contribuição de todos os colaboradores da sua rede, enquanto que utilizar uma quantidade muito pequena de KPIs não dará a você a visão geral necessária para administrar sua rede adequadamente.
Alguns indicadores comuns são os seguintes:
- Custos de estoque;
- Vendas;
- Excesso de estoque;
- Vendas perdidas;
- Nível de serviço;
- Giro de estoque.
Além dos indicadores de estoque, outros indicadores como o nível de credibilidade do fornecedor, o tempo de espera (lead time) das entregas, a variabilidade de demanda, os termos sobre o parcelamento dos pagamentos aos fornecedores, o ciclo financeiro, entre outros, afetam direta e indiretamente a rede. Abordaremos cada um deles especificamente.
Por que é importante calcular estes indicadores?
Você até pode deixar de realizar estes cálculos, no entanto, ninguém na empresa será capaz de saber exatamente quais são as atividades operacionais que receberam o maior investimento e quando elas trarão lucro.
Cada um dos KPIs mencionados anteriormente são responsáveis por algum aspecto da gestão de estoque. O KPI de excesso de estoque é capaz de fornecer à empresa informações sobre a porcentagem e os custos do estoque excedente, oferecendo insights sobre a eficácia da logística de compras. As vendas perdidas, por outro lado, informam a empresa sobre a perda de faturamento devido à falta de disponibilidade de um produto. Ao calcular esses indicadores, tanto os gerentes de linha quanto os diretores da empresa terão sempre uma imagem clara da situação atual em termos de estoque e um insight sobre o que devem fazer para melhorá-la.
Agora, vamos abordar em mais detalhes cada um dos KPIs mencionados anteriormente:
Um indicador de CUSTO DE ESTOQUE é oferece uma visão geral do total investido da empresa no estoque e em suas dinâmicas ao longo do tempo.
Para calcular com precisão os custos de estoque, utiliza-se o preço dos lotes de produtos no momento da entrega, já que o preço de compra pode variar bastante dependendo do lote.
Exceto para monitorar este KPI dinamicamente em tempo real, o sortimento da estrutura de produtos demonstra claramente os níveis de estoque de segurança, estoque excedente, estoque em display e dos custos de vendas de inventário da empresa.
O monitoramento dessas dinâmicas deve ser aliado a uma avaliação contínua da estrutura de estoque geral, focando em:
- Custos do estoque de segurança (CINZA).
- Estoque excedente (AZUL).
- Demanda de vendas (VERDE).
VENDAS (em termos de preços de compra e de venda)
As vendas são o KPI mais analisado no varejo. O indicador de vendas dá uma ideia da natureza por trás da demanda, da qualidade da variedade dos produtos, da efetividade da promoção, da qualidade das estratégias de merchandising e do desempenho dos colaboradores. De fato, o foco principal de todos os colaboradores nas empresas de varejo é aumentar as vendas. Partindo para o ponto de vista do gerenciamento das categorias de produtos, as vendas são analisadas com base em categorias, PDVs, fornecedores e outros aspectos dimensionais.
Para tomar decisões administrativas bem informadas é necessário o acesso a dados confiáveis que apoiam cada decisão. Várias empresas de sucesso do setor de varejo fazem uso das análises ABC(D) como base. Essas análises são muito utilizadas para a gestão de categorias de produtos pois elas atrelam os dados de vendas ou margem de lucro a cada uma das categorias, facilitando sua identificação. Elas também organizam o sortimento de produtos em geradores de vendas (A) e estoque obsoleto (D).
ESTOQUE EXCEDENTE - indica a porcentagem e o valor do estoque em excesso, tenha ele sido causado por um pedido de compras abundante ou pela queda da demanda.De fato, um excedente de estoque é perfeitamente normal e está presente em várias redes de lojas. O importante mesmo é a porcentagem deste inventário que está em excesso. Alguns dos motivos para se ter um excedente de estoque são os seguintes: uma queda da demanda, uma sobra de produtos pós-promoção e um preparo com antecedência para os feriados de fim de ano.
Mas em nossa experiência, observamos que os excessos de estoque geralmente surgem em função de erros cometidos na gestão de estoque, como por exemplo: comprar um grande volume de produtos com um desconto de fornecedor sem ter realizado um cálculo prévio preciso dos níveis de estoque pré e pós compra para saber se realmente vale a pena aproveitar esse desconto ou outras ações que causam um aumento dos níveis de estoque por nenhum motivo. Além de avaliar o próprio excesso de estoque, também vale a pena avaliar o tempo em que o estoque das prateleiras e nos centros de distribuição estavam (ou estão) em excesso.
O estoque excedente requer um monitoramento a longo prazo para que seja possível identificar os produtos que mais causam esse excesso. A partir disso, você poderá decidir como gerenciar o estoque em uma das seguintes maneiras:
- Redistribuir internamente. Antes de escolher este caminho, você deve analisar a situação do seu inventário e também avaliar as necessidades do PDV para onde será feita a movimentação das mercadorias. Também é importante que este processo seja completamente automatizado ou, pelo menos, parcialmente automatizado.
- Devolução aos fornecedores. As devoluções podem ficar caras: elas devem ser organizadas adequadamente, começando a partir dos produtos coletados na loja e então reenviando-os corretamente de volta ao fornecedor sem nenhuma perda. Esse processo pode ficar caro para o varejista. Portanto, as redes de varejo evitam cada vez mais as devoluções.
- Ofereça um desconto para esses produtos. Ao optar por essa estratégia, é importante ter uma visão geral da sua empresa e seguir os caminhos com os menores riscos, analisando os benefícios disso para cada loja da sua rede.
- Utilize
VENDAS PERDIDAS - indica a porcentagem e o valor estatístico das vendas em potencial que não ocorreram devido à falta de estoque.
As vendas perdidas podem ser causadas por: entregas incompletas ou parcialmente incompletas, falta de parâmetros para a geração de pedidos, aumentos bruscos da demanda para certos grupos específicos de produtos, canibalização dos produtos e outros motivos. As vendas perdidas são geralmente o resultado da combinação desses fatores. Por isso, é importante focar na causa mais comum e aumentar a disponibilidade do produto e suas vendas.
É difícil conseguir um valor preciso para as vendas perdidas devido à natureza do próprio indicador, mas isso não quer dizer que ele deve ser abandonado completamente ao analisar a eficiência da gestão de inventário.
A solução de OTIMIZAÇÃO DE ESTOQUE DA LEAFIO apresenta um informe de vendas perdidas que indica as razões por trás de cada venda perdida e mostra as dinâmicas mais recentes de acordo com as categorias ou grupos de produtos, facilitando o processo de identificação do problema e permitindo que ele seja resolvido o quanto antes.
NÍVEL DE SERVIÇO - É a porcentagem do sortimento de produtos que está disponível nas prateleiras, simbolizando o preenchimento da matriz de sortimento de produtos e a disponibilidade dos produtos nos pontos de venda. É parecido com o indicador de vendas perdidas, no entanto, o indicador de nível de serviço é medido em unidades ao invés de dinheiro. O nível de serviço é um indicador preciso da disponibilidade de produtos nas prateleiras e é um dos dois principais indicadores utilizados pelos gerentes de estoque. O segundo indicador é o giro de estoque.
GIRO DE ESTOQUE é a relação entre o estoque e as vendas, indicando quantos dias de vendas o estoque atual será capaz de sustentar. Este indicador é geralmente analisado em termos de dias ou no número de vezes (anualmente) quando o estoque inteiro é vendido. O giro de estoque é um indicador relativo e é comumente utilizado para analisar uma categoria, marca, fornecedor ou empresa específicos.
As vendas podem cair sem comprometer a disponibilidade dos produtos. Então, o problema pode estar na variedade de produtos, a qual talvez esteja se tornando cada vez menos relevante aos clientes, às promoções ou para se conseguir uma boa experiência do cliente no espaço da loja. Caso não tenha ocorrido nenhuma queda nas vendas, é possível que o estoque tenha sofrido um aumento. Neste caso, você deve analisar se o adicional de estoque aumentou ou não.
Não sendo este caso, mas se o estoque tiver aumentado, você deveria entender o motivo por trás disso: talvez novas lojas tenham sido abertas e a demanda ainda não tenha alcançado os níveis ideais e, nesse caso, basta esperar. Talvez o estoque tenha aumentado em função da sazonalidade. No entanto, o varejista geralmente está atento a todos esses detalhes. Caso o giro de estoque tenha piorado de repente e sem nenhum motivo aparente, deve-se realizar uma análise profunda e detalhada para descobrir a causa desse aumento do estoque.
KPIs E BOAS PRÁTICAS DO MERCHANDISING DE PRODUTOS
Avaliar o desempenho do espaço de prateleira e do planograma da loja pode criar um display muito mais eficiente e capaz de atrair novos clientes para a sua rede, tendo um impacto positivo na lucratividade das suas lojas. No gerenciamento de merchandising, tais indicadores são:
- Lucratividade do espaço de prateleira;
- Faturamento do espaço de prateleira;
- Indicador de participação no lucro;
- Elasticidade.
O indicador de LUCRATIVIDADE DO ESPAÇO avalia a efetividade do display através do lucro sendo gerado pelos produtos em uma determinada área, não deixando de levar em conta o giro de estoque.
São necessários vários indicadores para que você possa monitorar o quanto de lucro está sendo gerado pelos produtos na área de display, sua rotatividade, etc.
Um indicador correto de lucratividade ajuda a:
- mostrar a efetividade do uso do espaço (por metro) da loja
- mostrar o lucro de cada metro do layout para avaliar o desempenho de uma categoria de produtos
Como chegar nesses valores?
Vendas por metro = lucro bruto ÷ metro linear
O indicador de lucro por facing de produto ajuda a exibir o lucro de cada facing das categorias de produtos.
Como chegar nesse valor?
Lucro por facing = lucro bruto ÷ número de facings
A lucratividade do estoque ajuda a mostrar o lucro de cada SKU.
Como chegar nesse valor?
Lucratividade do estoque = lucro bruto ÷ valor em dinheiro do estoque nas prateleiras
Comparar as dinâmicas dos indicadores permite que você tenha uma visão clara do desempenho do espaço de prateleira:
- os desvios de eficiência de uma loja específica comparados aos padrões gerais da empresa;
- a eficiência do display das categorias de produtos em cada loja;
- a eficiência do display de prateleiras dentro de uma loja/departamento/planograma, etc.
Esses indicadores servem como uma base para uma revisão regular do planograma das lojas e para os ajustes que impulsionam a eficiência do macro espaço, da receita e das margens de lucro. Uma situação perfeita seria aquela em que o gerente de merchandising recalcula automaticamente os facings de produtos na solução de merchandising aplicando os indicadores mencionados acima em um algoritmo e enviando os layouts atualizados para os estabelecimentos.
O RENDIMENTO DO ESPAÇO DE PRATELEIRA indica a eficiência do espaço de vendas da loja e ajuda a identificar áreas com baixo desempenho de vendas na loja. O indicador é calculado para cada categoria, fornecedor e SKU, mostrando a relação do espaço alocado com as vendas. Este indicador avalia o quão bem distribuídas estão as categorias de produtos ao longo do espaço da loja, revelando se uma categoria está sendo mal representada em termos do lucro que ela gera em uma determinada área.
A solução de OTIMIZAÇÃO DE PLANOGRAMAS DA LEAFIO possui recursos analíticos integrados sobre a rentabilidade dos ESPAÇOS DE PRATELEIRA dispostos em um painel ou em uma tabela para sua maior comodidade.
O INDICADOR DE PARTICIPAÇÃO NO LUCRO (participação no lucro dos facings dos produtos do planograma da loja) indica se o espaço foi alocado corretamente para cada SKU. A análise da curva ABC dos facings dos produtos é a chave para aumentar as margens de lucro. Manter essa ratio no menor valor possível leva a um aumento na lucratividade do layout.
ELASTICIDADE reflete o potencial de lucro das estratégias de merchandising e determina a possível mudança do valor de GMROS(gross margin on selling space), definindo a efetividade do espaço de vendas.
A análise do processo de merchandising ajuda a melhorar os desempenhos de vendas e giro de estoque, assim como a monitorar a performance do sortimento de produtos e gerenciar as faltas ou excessos de produtos. Avaliar a eficiência desse processo causa um impacto na precisão do layout, na adequação aos acordos com os fornecedores e aos requisitos internos e, por fim, melhora a experiência do consumidor.
Para resumir, os KPIs acima têm o potencial de impulsionar os lucros das lojas e de aumentar a transparência das informações sobre o desempenho operacional mesmo em um cenário de alterações constantes. Visite o site https://Leafio.ai para saber mais sobre as soluções e práticas de otimização dos processos de varejo.
