A otimização da gestão de slow movers estoque pode melhorar o desempenho das empresas

Uma gestão de estoque adequada é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Atender às necessidades dos clientes, reduzir os gastos com os pedidos de compra, organizar o armazenamento e manter os níveis de estoque em um patamar ideal são os principais desafios que você encontrará ao tentar maximizar a gestão de estoque, especialmente para os produtos de baixa demanda ou slow-movers.

Existem abordagens diferentes para o cálculo dos níveis adequados de estoque nas lojas. Isso é bastante evidente nas lojas que recebem entregas diretamente ou utilizam um Centro de Distribuição (CD). A maioria das empresas melhoram seus sistemas de contabilidade escolhendo o método mais adequado para automatizar seus pedidos. No entanto, algumas ainda continuam processando os pedidos manualmente.

Escolher método correto de administrar o nível de estoque de uma empresa pode ser algo desafiador, ainda mais durante a transição de um método de controle de estoque manual para um automático. Na maioria das vezes, a empresa escolhe o mesmo método para todos seus produtos. Às vezes isso dá certo, às vezes não. O que fazer com itens slow moving estoque (baixo giro) que têm baixa consistência na frequência e número de vendas? O que fazer se não tiver a capacidade de obter este produto frequente e rapidamente?

A TEORIA DAS RESTRIÇÕES E DO SLOW MOVERS

Um dos métodos mais populares de administrar os níveis de estoque da loja é cuidar da reserva de estoque, a qual é mantida de acordo com a teoria das restrições. Esta reserva é dividida em três zonas: vermelha (baixo estoque), amarela (níveis ótimos de estoque) e verde (estoque excedente). Após sofrer uma alteração de mais de 33% (para mais ou para menos), muda-se a zona de reserva atual.

A situação ideal de uso da teoria das restrições para gerenciar a reserva de estoque é quando as vendas de alta frequência não caracterizam um produto. Um bom exemplo disso é um setor de alimentos no qual as mercadorias ocupam a maior parte das vendas com níveis relativamente parecidos de demanda.

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Os CDs têm um papel importante, especialmente se o fornecedor tiver um ciclo longo de reabastecimento de mercadorias. Como via de regra, o CD entrega os produtos para suas respectivas lojas pelo menos uma vez por semana, mesmo se eles forem produtos de baixa demanda slow-movers.

As empresas que não são do setor de alimentos lidam com problemas ainda maiores. O ciclo de reabastecimento delas varia de quatro semanas a seis meses. Com mercadorias de alta variabilidade, calcular a demanda para os pedidos do CD pode ser impossível sem uma previsão de vendas.

OS FATORES DE NÍVEL DE ESTOQUE

Calcular o seu nível de estoque depende da demanda e da frequência de entregas. É por isso que qualquer método que você decida utilizar se resumirá à frequência de pedidos e às análises. A demanda também precisa ser analisada em cada ponto de armazenamento.

Os indicadores mais importantes são os seguintes:

• Frequência de pedidos.
• Pedidos pré-agendados.
• Realização de pedidos durante os níveis mínimos de estoque.

Suponha que você tenha um horário fixo de entregas e que você seja capaz de calcular o quanto de produtos você precisa para manter adequados os níveis de estoque (entre entregas). Quanto mais frequentemente você receber os produtos e quanto menor forem os lotes mínimos, mais precisa será a previsão dos seus níveis necessários de estoque. 

Nessas condições fica mais fácil de se ajustar às variações constantes da demanda: não deixar os produtos se acumularem no seu centro de distribuição por um longo período, ao invés disso, comprar produtos de baixa demanda (slow-movers) em quantidades menores e com mais frequência, assim permitindo que você possa restaurar os níveis adequados de estoque rapidamente em casos de risco de falta de produtos. 

Afinal, um lote de produtos pode ser vendido por muito mais tempo, e a devolução das mercadorias nem sempre é possível. Além disso, horários fixos de entrega servem como a base para a automação do processo de realização dos pedidos e de criação dos relatórios necessários para avaliar a credibilidade de um fornecedor.

Para o segundo método funcionar corretamente, você deve revisar regularmente o nível mínimo de mercadorias que podem se tornar irrelevantes em função de alterações na demanda. Portanto, há um risco de perda de vendas ou, ao invés disso, do excesso de estoque.

➥ Em termos de demanda

Ao determinar o melhor período para analisar a demanda, a maioria das empresas utilizam um período fixo para calcular o nível médio de vendas (os últimos 90 dias, por exemplo). Já que o sortimento de produtos da empresa contém mercadorias com diferentes níveis estabilidade de vendas, é importante reestruturá-lo seguindo o seguinte critério:

➥ Variabilidade da frequência de vendas (entre os ciclos de reabastecimento de mercadorias).

O QUE É VARIABILIDADE DE PRODUTOS?

Ambos os critérios são determinados com base em dados comparativos adquiridos ao longo de vários ciclos de reabastecimento. A variabilidade total do produto é uma combinação de dois desses tipos de variabilidade. Utilize a análise XYZ, baseada no cálculo do coeficiente de variação de vendas, para encontrar sua resposta. O coeficiente de variação é a relação entre o desvio padrão da quantidade de vendas e seu valor (médio) esperado:

• σ – desvio padrão de vendas;
• х* – média (aritmética) de vendas;
• xi – Vendas no período i;
• n – o número considerado de períodos de venda;

Quanto maior a relação, menor é a demanda uniforme. Ao utilizar este método, você deve levar em conta a disponibilidade dos produtos já que grandes interrupções ou falhas na cadeia de suprimentos podem afetar bastante o resultado. Para uma análise mais detalhada dos produtos do grupo Z, você pode realizar um cálculo adicional excluindo os períodos sem vendas com um saldo. Isso permitirá que você selecione os produtos que podem ser vendidos aproximadamente no mesmo volume, mas com uma grande variação na frequência das vendas.

Vejamos a relevância deste método de cálculo da média de vendas para um período fixo, para os produtos de tipos diferentes, de acordo com os critérios mencionados acima. Dados: ciclo de reabastecimento de mercadorias de 30 dias, um relato da média de vendas dos produtos em estoque durante 90 dias.

➥ As frequências dos produtos de baixa demanda, ou seja, slow-moving, e o número de vendas não variam.

Slow mover – um produto com pouca demanda. As peculiaridades dos produtos slow moving estoque dificultam no cálculo da média de vendas e na previsão da demanda, um dos motivos por trás disso é a variabilidade de demanda.

Esta tendência será quase que nivelada ao calcular a média de vendas durante 90 dias. Então, é mais importante calcular o estoque com base na demanda para o último ciclo de reabastecimento ou utilizar o cálculo da média ponderada de vendas, atribuindo coeficientes (pesos) para cada período para levar em conta a tendência na demanda.

Para calcular a média ou a média ponderada de vendas, é essencial considerar a velocidade com que ocorrem suas vendas. Portanto, leva-se em conta os dias que terminaram com todos os produtos vendidos. Senão, o cálculo será subestimado, com uma grande ausência de produtos de baixa demanda, ou slow movers.

Utilize o espaço de prateleira ou o centro de distribuição para manter uma reserva de produtos para evitar a perda de vendas.

➥ Produtos com uma frequência de vendas variável.

No entanto, caso esse produto seja pedido a cada 90 dias, sua taxa média de vendas pode ser subestimada. 

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UMA ALTERNATIVA

Neste caso, você deve separar seus produtos em categorias de “obrigatórios” (primários/alta margem de lucro) e “opcionais” (secundários/baixa margem de lucro). Você deve utilizar uma combinação de análise ABCD e VED.

➥ Produtos com alta variabilidade de vendas.

Caso o produto seja vendido a cada ciclo de reabastecimento, mas com uma grande variação no número de vendas, então o cálculo para 90 dias (3 ciclos de reabastecimento) é adequado. Note que, caso o ciclo de reabastecimento não seja muito longo e ele coincida com o número de dias necessários para calcular a média de vendas, este método talvez não seja o mais adequado.

➥ Produtos com variabilidade de vendas de alta frequência.

Este tipo de produto é o mais difícil de calcular. Saber o quão frequentemente um produto fica fora de estoque é muito importante. Para os produtos que não têm dias com o saldo de estoque e/ou venda no cálculo, o mínimo que você pode fazer é definir o pedido automático para uma unidade (produtos, embalagens) ou utilizar o valor anterior. No entanto, é melhor habilitar um sistema de notificação sobre as posições para menos que X% de dias em que o saldo/as vendas foram levadas em conta.

Nós descobrimos que é melhor utilizar um sistema de horários pré-agendados de entrega para determinar a frequência de pedidos. Então, o que você deveria fazer com a análise de demanda para determinar a média de vendas dos slow-movers produtos de baixa demanda?

Com base nos exemplos acima, você não deve utilizar a mesma frequência de períodos para todos os tipos de produtos. Mas, existe uma solução:

1) Utilize um número fixo de ciclos de reabastecimento para calcular a média de vendas dos produtos de demanda variável. Neste caso, caso os produtos tenham ciclos de reabastecimento muito longos/curtos, você deve especificar o número mínimo e máximo de dias.

2) Utilize um número fixo de ciclos de reabastecimento para definir a média ponderada de vendas, ou o último ciclo de reabastecimento para calcular a média aritmética para os produtos de acordo com a demanda uniforme.

Nós abordamos os métodos de como lidar com os produtos com diferentes níveis de frequência de vendas caso as estratégias padrão não deem certo para você. Os produtos de baixa demanda slow movers não precisam ser um desafio para o seu negócio, afinal, qualquer produto ou linha de produtos pode ser gerenciado com efetividade com o auxílio de um sistema de alta qualidade.