Właściwe zarządzanie zapasami jest kluczem do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Zaspokojenie preferencji nabywcy, minimalizacja kosztów zakupu, organizacja magazynowania i transportu towarów oraz utrzymanie optymalnego poziomu zapasów to główne wyzwania, z jakimi przyjdzie się Państwu zmierzyć przy maksymalizacji zarządzania zapasami, zwłaszcza w przypadku produktów o niskim popycie (slow-movers).
W różnych sklepach istnieją różne podejścia do obliczania właściwego poziomu zapasów. Jest to najbardziej widoczne w sklepach, które otrzymują dostawy bezpośrednie lub korzystają z centrum dystrybucji (DC). Większość firm usprawnia swoje systemy księgowe, wybierając optymalną metodę kalkulacji, aby zautomatyzować zamówienia. Niektóre jednak nadal wykonują ten proces ręcznie.
Wybór właściwej metody zarządzania poziomem zapasów w firmie może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy przechodzi się od sterowania ręcznego do automatyzacji. Najczęściej firma wybiera tę samą metodę dla wszystkich swoich produktów. Czasami się to sprawdza, innym razem nie.
Jedną z najbardziej popularnych metod zarządzania poziomem zapasów w sklepach jest zarządzanie buforem magazynowym, który jest utrzymywany zgodnie z teorią ograniczeń. Bufor to orientacyjny poziom zapasów, który jest podzielony na trzy strefy: czerwoną (niski poziom zapasów), żółtą (optymalny) i zieloną (nadwyżka). Zmiana o ponad 33% (w górę lub w dół) powoduje przesunięcie stref bufora.
Wykorzystanie teorii ograniczeń do zarządzania buforem sprawdza się najlepiej, gdy sprzedaż o wysokiej częstotliwości nie charakteryzuje produktu. Dobrym przykładem jest segment spożywczy, w którym towary zajmują lwią część przy stosunkowo równym popycie.
DC odgrywają ważną rolę, zwłaszcza jeżeli dostawca ma długi cykl uzupełniania zapasów. Z reguły DC dostarcza towary do swoich sklepów przynajmniej raz w tygodniu, nawet jeżeli są to produkty o niskim popycie (slow-movers).
Firmy z segmentu niespożywczego borykają się z bardziej dotkliwymi problemami. Ich cykl uzupełniania zapasów wynosi od czterech tygodni do nawet sześciu miesięcy. W przypadku towarów o wysokiej zmienności, obliczenie popytu dla zamówień DC może być niemożliwe bez prognozy sprzedaży.
Obliczanie poziomu zapasów zależy od popytu i częstotliwości dostaw. Dlatego każda zastosowana przez Państwa metoda sprowadza się do częstotliwości zamówień i analityki. Popyt musi być również analizowany w każdym punkcie magazynowym.
Najważniejsze są następujące metryki:
Proszę sobie wyobrazić, że mają Państwo stały harmonogram dostaw i są Państwo w stanie obliczyć, jak należy utrzymywać zapasy (od dostawy do dostawy). Im częściej otrzymują Państwo towar i im mniejsze są minimalne partie, tym dokładniejsza będzie prognoza wymaganego poziomu zapasów.
W takich warunkach łatwiej jest dostosować się do ciągłych wahań popytu: nie należy gromadzić towarów w magazynie przez długi czas, lecz raczej kupować produkty o niskim popycie w mniejszych partiach i częściej, aby w razie ryzyka niedoboru móc szybko odtworzyć towar.
W końcu dana partia może być sprzedawana znacznie dłużej, a zwrot towaru nie zawsze jest możliwy. Ponadto, stałe harmonogramy służą jako podstawa do automatyzacji procesu zamawiania i raportowania potrzebnego do oceny wiarygodności dostawcy.
Aby druga metoda działała prawidłowo, należy regularnie kontrolować minimalny poziom towarów, który może zostać błędnie określony lub stać się nieistotny ze względu na zmiany popytu. Istnieje więc ryzyko utraty sprzedaży lub odwrotnie - nadwyżki zapasów.
➥ W zakresie popytu
Przy określaniu najlepszego okresu do analizy popytu większość firm stosuje stały okres do obliczenia średniej sprzedaży, na przykład ostatnie 90 dni. Ponieważ asortyment firmy zawiera produkty o różnej stabilności sprzedaży, ważne jest, aby ustrukturyzować go według następujących kryteriów:
➥ Zmienność częstotliwości sprzedaży (od jednego cyklu uzupełniania zapasów do drugiego). Zmienność sprzedaży.
Oba kryteria są określane na podstawie danych porównawczych zgromadzonych w kilku cyklach uzupełniania zapasów. Całkowita zmienność produktu jest kombinacją dwóch z tych rodzajów zmienności. Aby znaleźć odpowiedź, proszę posłużyć się analizą XYZ, opartą na obliczeniu współczynnika zmienności sprzedaży. Współczynnik zmienności to stosunek odchylenia standardowego danej wielkości do jej wartości oczekiwanej (średniej), gdzie:
Im większy współczynnik, tym mniejszy jest jednolity popyt. Przy stosowaniu tej metody należy wziąć pod uwagę dostępność towarów, ponieważ długie przerwy w łańcuchu dostaw mogą znacząco wpłynąć na wynik. W celu bardziej szczegółowej analizy towarów należących do grupy Z, można przeprowadzić dodatkowe obliczenia z wyłączeniem okresów bez sprzedaży z saldem. Pozwoli to Państwu wybrać produkty, które mogą być sprzedawane w prawie takiej samej ilości, ale z dużym zróżnicowaniem częstotliwości sprzedaży.
Sprawdźmy przydatność tej metody obliczania średniej sprzedaży dla ustalonego okresu, dla towarów różnych typów, według wyżej wymienionych kryteriów. Dane wejściowe: 30-dniowy cykl uzupełniania zapasów, rachunek średniej sprzedaży magazynów za 90 dni.
➥ Częstotliwość produktów wolno rotujących i liczba sprzedaży są niezmienne.
Produkt wolno rotujący - produkt o niskim popycie. Specyfika produktu wolno rotującego jest trudna do uśrednienia sprzedaży i obliczenia prognozy popytu - jedną z przyczyn jest zmienność popytu.
Na przykład, przez pierwsze 30 dni sprzedawano średnio 2 sztuki produktu dziennie, w kolejnych dniach - 2,17 sztuki, a w ostatnim cyklu uzupełniania zapasów nastąpił wzrost sprzedaży do 2,5 sztuki dziennie.
Ten trend zostanie prawie zniwelowany przy obliczaniu średniej sprzedaży za 90 dni. Zatem bardziej istotne jest obliczenie zapasu na podstawie popytu dla ostatniego cyklu uzupełnienia lub zastosowanie obliczenia średniej ważonej sprzedaży, przypisując każdemu okresowi współczynniki (wagi), aby uwzględnić trend popytu.
Aby obliczyć średnią lub średnią ważoną sprzedaż, należy wziąć pod uwagę tempo Państwa sprzedaży. Dlatego też uwzględnia się dni z saldem na koniec działalności (jeżeli sprzedano do zera). W przeciwnym razie obliczenia mogą być zaniżone przy długiej nieobecności towarów wolno rotujących.
Proszę wykorzystać miejsce na półce lub w magazynie na rezerwę magazynową, aby uniknąć strat w sprzedaży.
➥ Produkty o zmiennej częstotliwości sprzedaży.
Przykład: Produkt jest zwykle sprzedawany w tempie 4 sztuk na cykl co 1-3 cykle. W związku z tym może nie być uwzględniony w kalkulacji za ostatnie 30 dni, ale to nie oznacza, że nie ma popytu na ten produkt i że nie trzeba go zamawiać.
Jeżeli jednak ten produkt jest zamawiany co 90 dni, to Państwa średni wskaźnik sprzedaży może być niedoszacowany.
W tym przypadku należy podzielić towary na kategorie obowiązkowe (podstawowe/wysoka marża) i opcjonalne (drugorzędne/niska marża). Należy zastosować połączenie analizy ABCD i VEN.
Na przykład, jeżeli produkt jest znaczący w Państwa asortymencie, sensowne jest utrzymywanie dużych dostaw, nawet jeżeli przez jakiś czas pozostaje na półce. Można obliczyć percentyle, aby wykluczyć wyraźne emisje sprzedaży, ale nie zwykłą średnią sprzedaży, lub ustawić wyszukiwanie maksymalnej sprzedaży w danym okresie. To właśnie ta wartość powinna być stosowana jako niezbędny poziom zapasów. Jeżeli produkt nie jest ważny, wówczas zaleca się obliczenie średniego (średnia arytmetyczna) poziomu sprzedaży. W obu przypadkach obliczenie dla stałej liczby cykli uzupełniania zapasów jest właściwe, aby objąć kilka okresów.
➥ Produkty o dużej zmienności sprzedaży.
Jeżeli produkt jest sprzedawany w każdym cyklu uzupełnienia, ale z dużą zmiennością liczby sprzedaży, to odpowiednia jest kalkulacja dla 90 dni (3 cykle uzupełnienia). Proszę zwrócić uwagę, że jeżeli cykl uzupełnienia nie jest zbyt długi i pokrywa się z liczbą dni potrzebnych do obliczenia średniej sprzedaży, ta metoda może nie być odpowiednia.
Przykład: Firma stosuje 30-dniowy okres obliczeniowy, a jej cykl uzupełniania zapasów wynosi 30 dni. Dane są wykorzystywane tylko dla ostatniego okresu uzupełnienia, a przy dużej zmienności sprzedaży w poszczególnych cyklach może to prowadzić do nadwyżki lub utraty sprzedaży. Aby uniknąć tej sytuacji, można określić okres obliczeniowy za pomocą stałej liczby cykli uzupełniania.
➥ Produkty o dużej zmienności sprzedaży.
Ten rodzaj produktów jest najtrudniejszy do obliczenia. Bardzo ważna jest wiedza o tym, jak często dany produkt jest na wyczerpaniu. W przypadku produktów, które nie mają dni z saldem i/lub sprzedażą w kalkulacji, minimum, jakie można zrobić, to ustawić automatyczne zamówienie na jedną jednostkę (artykuły, opakowania) lub użyć poprzedniej wartości. Jednak lepiej jest ustawić powiadomienie o pozycjach dla mniej niż n% dni, w których saldo/sprzedaż wchodziły w rachubę.
Stwierdziliśmy, że do określania częstotliwości zamówień lepiej jest stosować stałe harmonogramy dostaw. Co zatem należy zrobić z analizą popytu, aby określić średnią sprzedaż produktów o niskim popycie (slow-movers)?
Na podstawie powyższych przykładów, nie należy stosować tej samej częstotliwości (okresów rozliczeniowych) dla wszystkich rodzajów towarów. Jest jednak rozwiązanie:
1) Wykorzystać stałą liczbę cykli uzupełniania zapasów do obliczenia średniej sprzedaży towarów o nierównym popycie. W tym przypadku, jeżeli towary mają bardzo krótkie/długie cykle uzupełniania zapasów, należy określić minimalną i maksymalną liczbę dni.
Na przykład, jeżeli cykl uzupełniania zapasów wynosi 90 dni, a kalkulacja odbywa się w 3 cyklach, wówczas okres analizy popytu wyniesie 270 dni. W tym przypadku można ograniczyć obliczane wartości do sześciu miesięcy.
2) Wykorzystać stałą liczbę cykli uzupełnień do określenia średniej ważonej sprzedaży lub ostatni cykl uzupełnień do obliczenia średniej arytmetycznej dla produktów według jednolitego popytu.
Omówiliśmy metody postępowania z produktami o różnych częstotliwościach i wielu wariantach sprzedaży, na wypadek gdyby standardowe praktyki nie sprawdziły się w Państwa przypadku. Produkty o niskim popycie (slow-movers) nie muszą być wyzwaniem dla Państwa firmy; w rzeczywistości każdy produkt lub linia produktów może być skutecznie zarządzana przy użyciu wysokiej jakości systemu.
Globalny handel detaliczny
Akademia
Globalny handel detaliczny
Nie przegap naszego cotygodniowego biuletynu
