System zarządzania zamówieniami (OMS). Jak wybrać najlepszy i zminimalizować pracę ręczną

Baza danych dostawców w Excelu, praca w kilku oknach jednocześnie, jak również ręczne przetwarzanie faktur prowadzi do zamieszania, błędów i utraty zysków. Według badania The Future of Fulfillment Vision Study, 55% sprzedawców detalicznych nadal stosuje procesy ręczne do zarządzania logistyką. System zarządzania zamówieniami eliminuje zadania związane z przepływem pracy i zmniejsza ryzyko błędów.

System Zarządzania Zamówieniami (OMS)

OMS to platforma do śledzenia sprzedaży, zamówień, zapasów i realizacji zamówień. Automatyzuje cały cykl procesów biznesowych i umożliwia realizację każdego przepływu zamówień w jednym oknie.

Przedsiębiorstwa - w szczególności detaliści - wykorzystują OMS do usprawnienia i automatyzacji procesu sprzedaży i realizacji zamówień od punktu sprzedaży do dostawy do klienta.

System Zarządzania Zamówieniami gromadzi następujące informacje:

• składanie zamówień;
• metody płatności;
• metody wysyłki;
• zwroty;
• historia zamówień użytkownika.

Nowoczesny system OMS to połączony ekosystem umożliwiający sprzedawcom detalicznym automatyzację procesów wewnętrznych od złożenia zamówienia do jego realizacji.

System OMS: jak działa i jakie zadania może realizować

Zarządzanie zamówieniami rozpoczyna się w momencie złożenia zamówienia przez klienta i kończy się w momencie otrzymania przez niego dostawy. OMS pozwala firmie koordynować cały proces realizacji zamówienia, od kompletacji zamówienia, poprzez inwentaryzację, kontrolę dostaw, aż po dostępność usług. Przebieg pracy jest różny i zależy od potrzeb firmy, ale typowy proces zarządzania zamówieniami obejmuje trzy etapy:

1. Złożenie zamówienia. Klient składa zamówienie za pomocą automatycznego formularza. Pracownik działu sprzedaży sprawdza szczegóły i potwierdza zamówienie.
2. Realizacja zamówienia. Pracownik magazynu potwierdza szczegóły dostawy, generuje fakturę i realizuje zamówienie: zbiera, pakuje i wysyła.
3. Zarządzanie zapasami. Poziom zapasów jest kontrolowany, aby sprostać wahaniom potrzeb biznesowych.

OMS pozwala na zarządzanie zamówieniem w całym cyklu życia, od złożenia do realizacji i zwrotu. Zapewnia szeroki zakres funkcjonalności, który pomaga w zarządzaniu ludźmi, procesami i integracjami realizacji zamówień z dowolnego kanału sprzedaży. Eksperci, tacy jak grupa IHL, uważają systemy zarządzania zamówieniami za kluczowe dla wszystkich handlowców dążących do ujednolicenia handlu.

Powiązane: Omnichannel inventory management: kroki do wprowadzenia dla handlowców detalicznych

System pomaga sprzedawcom zarządzać zapasami w wielu kanałach sprzedaży. Zarządzanie zapasami w wielu kanałach jest trzecim największym wyzwaniem dla liderów łańcucha dostaw. Śledzenie ilości, szybkości i realizacji omnichannel przytłacza firmę, jeśli nie zapewni się odpowiednich podstaw do skalowalnego wzrostu. To rozwiązanie ma pomóc 43% marek e-commerce planujących usprawnić proces zarządzania zapasami w ciągu najbliższych dwóch lat.

System OMS redukuje czynnik ludzki. Na przykład, jeżeli pracownik źle wypełnił pewne pole lub nie wprowadził wymaganych danych i zamówienie trafiło do realizacji, przydatna może być tutaj konfiguracja walidacji. Sprawdza ona automatycznie zmiany dokonane przez użytkownika. Jeżeli coś jest nie tak, pracownik jest o tym informowany.

System OMS rozwiązuje następujące problemy:

• Automatyzacja przepływu pracy. Na przykład, system generuje faktury bez ręcznego wypełniania, zmniejszając ryzyko błędu;
• Usprawnienie pracy magazynu. Kierownicy widzą w jednym oknie aktualne salda magazynowe. Dzięki temu, na przykład, nie trzeba tracić czasu na dzwonienie do pracowników magazynu, aby wyjaśnić dostępność towaru;
• System zarządzania zamówieniami łączy dane o każdym kliencie w jeden profil i pozwala zobaczyć historię zakupów klienta oraz przedstawić odpowiednie spersonalizowane oferty. To zwiększa efektywność marketingu i prowadzi do zwiększenia zysków.

Zasilane przez AI rozwiązanie do budowy efektywnego systemu zarządzania zapasami

Poznaj LEAFIO

Wybór najlepszego systemu zarządzania zamówieniami

Biorąc pod uwagę OMS, dokonanie właściwego wyboru może być trudne. Wiele firm oferuje różne cechy systemu, a chodzi o to, aby określić cechy niezbędne, a nie mało istotne.

Zidentyfikowaliśmy główne obszary, o których należy pamiętać przy wyborze rozwiązania:

1. Możliwości integracji. System OMS powinien nie tylko integrować się z większością sklepów internetowych z odpowiednim zarządzaniem zamówieniami, ale także wspierać wymianę informacji z innymi elementami strony - modułami płatności i dostawy i innymi.
2. Wielokanałowość. Najlepiej, aby system OMS koncentrował się na różnych kanałach sprzedaży: stronach internetowych, targowiskach, sieciach społecznościowych itd. Ta cecha pozwala skonsolidować wszystkie dane i stworzyć jeden interfejs analizy handlowej.
3. Skalowalność. Wielkość przedsiębiorstwa handlowego rzadko jest stabilna, zwłaszcza jeżeli jest to przedsiębiorstwo internetowe. System OMS powinien umożliwiać przetwarzanie znacznie większego strumienia zamówień niż obecny.
4. Prognozowanie i raportowanie. Dobry system OMS pomaga analizować sprzedaż i powiadamia o nadchodzących problemach. Na przykład, śledząc dynamikę statusu zamówień, system prognozuje brak towarów w określonym czasie.
5. Automatyzacja. System zarządzania zamówieniami OMS powinien oszczędzać czas i prowadzić do redukcji personelu. Automatyzacja upraszcza złożone procedury zakupu, analizuje stan zapasów i generuje regularne raporty.
6. Personalizacja. Interfejsy API systemu OMS muszą być dostępne dla integracji innych modułów witryny. Niektóre przydatne aplikacje powinny być zainstalowane w ciągu miesiąca lub roku w sklepie internetowym.

Optymalizacja zapasów Leafio jest przeznaczona do zarządzania zamówieniami w całym cyklu życia. Wdrożenie Leafio skutkuje automatycznym obliczaniem wielkości zamówienia, automatycznym generowaniem i wysyłaniem zamówień, automatyczną edycją zamówień na podstawie informacji zwrotnej od dostawcy i kontrolą realizacji zamówienia, a także przejrzystym i uporządkowanym przebiegiem procesów biznesowych z zamówieniami, które przynoszą korzyści zarówno kierownikowi liniowemu, jak i szefowi. Proces zarządzania staje się mniej zasobochłonny i bardziej wydajny - menedżerowie są zwolnieni z rutynowych zadań. Zwiększa się dostępność towarów, zmniejszają się zapasy i poprawia się obrót dzięki dokładnej kalkulacji zapotrzebowania.

Podsumowanie

1. System zarządzania zamówieniami to cyfrowy sposób zarządzania cyklem życia zamówienia. Śledzi wszystkie informacje i procesy, w tym dodawanie zamówień, zarządzanie zapasami, realizację i obsługę posprzedażową. OMS zapewnia przejrzystość zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i dla klienta.
2. OMS jest niezbędnym rozwiązaniem dla każdej firmy, która nie prowadzi zautomatyzowanej lub ręcznej księgowości towarowej. Przedsiębiorstwa korzystają z OMS poprzez usprawnienie procesu realizacji zamówień. Zarządza on wszystkim, od punktu sprzedaży do dostawy. Szczególnie handlowcy e-commerce korzystają z OMS, prowadząc do zautomatyzowania logistyki, wysyłki, zwrotów i interakcji z rynkiem, w tym z popularnymi platformami, takimi jak Amazon, eBay czy AliExpress.
3. OMS pomaga kontrolować koszty i generować zyski poprzez automatyzację procesów manualnych i redukcję błędów manualnych.