Baza danych dostawców w Excelu, praca w kilku oknach jednocześnie, jak również ręczne przetwarzanie faktur prowadzi do zamieszania, błędów i utraty zysków. Według badania The Future of Fulfillment Vision Study, 55% sprzedawców detalicznych nadal stosuje procesy ręczne do zarządzania logistyką. System zarządzania zamówieniami eliminuje zadania związane z przepływem pracy i zmniejsza ryzyko błędów.
Główne wnioski
OMS centralizuje obsługę zamówień i minimalizuje ręczne procesy.
Śledzenie statusów od złożenia po dostawę w jednej aplikacji.
Automatyczne powiadomienia dla klientów.
Łączenie zamówień online i offline w jednym widoku.
Raporty SLA dla dostaw.
Integracja z systemami płatności i faktur.
System Zarządzania Zamówieniami (OMS)
OMS to platforma do śledzenia sprzedaży, zamówień, zapasów i realizacji zamówień. Automatyzuje cały cykl procesów biznesowych i umożliwia realizację każdego przepływu zamówień w jednym oknie.
Przedsiębiorstwa - w szczególności detaliści - wykorzystują OMS do usprawnienia i automatyzacji procesu sprzedaży i realizacji zamówień od punktu sprzedaży do dostawy do klienta.
System Zarządzania Zamówieniami gromadzi następujące informacje:
- składanie zamówień;
- metody płatności;
- metody wysyłki;
- zwroty;
- historia zamówień użytkownika.
Nowoczesny system OMS to połączony ekosystem umożliwiający sprzedawcom detalicznym automatyzację procesów wewnętrznych od złożenia zamówienia do jego realizacji.
System OMS: jak działa i jakie zadania może realizować
Zarządzanie zamówieniami rozpoczyna się w momencie złożenia zamówienia przez klienta i kończy się w momencie otrzymania przez niego dostawy. OMS pozwala firmie koordynować cały proces realizacji zamówienia, od kompletacji zamówienia, poprzez inwentaryzację, kontrolę dostaw, aż po dostępność usług. Przebieg pracy jest różny i zależy od potrzeb firmy, ale typowy proces zarządzania zamówieniami obejmuje trzy etapy:
- Złożenie zamówienia. Klient składa zamówienie za pomocą automatycznego formularza. Pracownik działu sprzedaży sprawdza szczegóły i potwierdza zamówienie.
- Realizacja zamówienia. Pracownik magazynu potwierdza szczegóły dostawy, generuje fakturę i realizuje zamówienie: zbiera, pakuje i wysyła.
- Zarządzanie zapasami. Poziom zapasów jest kontrolowany, aby sprostać wahaniom potrzeb biznesowych.
OMS pozwala na zarządzanie zamówieniem w całym cyklu życia, od złożenia do realizacji i zwrotu. Zapewnia szeroki zakres funkcjonalności, który pomaga w zarządzaniu ludźmi, procesami i integracjami realizacji zamówień z dowolnego kanału sprzedaży. Eksperci, tacy jak grupa IHL, uważają systemy zarządzania zamówieniami za kluczowe dla wszystkich handlowców dążących do ujednolicenia handlu.
System pomaga sprzedawcom zarządzać zapasami w wielu kanałach sprzedaży. Zarządzanie zapasami w wielu kanałach jest trzecim największym wyzwaniem dla liderów łańcucha dostaw. Śledzenie ilości, szybkości i realizacji omnichannel przytłacza firmę, jeśli nie zapewni się odpowiednich podstaw do skalowalnego wzrostu. To rozwiązanie ma pomóc 43% marek e-commerce planujących usprawnić proces zarządzania zapasami w ciągu najbliższych dwóch lat.
System OMS redukuje czynnik ludzki. Na przykład, jeżeli pracownik źle wypełnił pewne pole lub nie wprowadził wymaganych danych i zamówienie trafiło do realizacji, przydatna może być tutaj konfiguracja walidacji. Sprawdza ona automatycznie zmiany dokonane przez użytkownika. Jeżeli coś jest nie tak, pracownik jest o tym informowany.
System OMS rozwiązuje następujące problemy:
- Automatyzacja przepływu pracy. Na przykład, system generuje faktury bez ręcznego wypełniania, zmniejszając ryzyko błędu;
- Usprawnienie pracy magazynu. Kierownicy widzą w jednym oknie aktualne salda magazynowe. Dzięki temu, na przykład, nie trzeba tracić czasu na dzwonienie do pracowników magazynu, aby wyjaśnić dostępność towaru;
- System zarządzania zamówieniami łączy dane o każdym kliencie w jeden profil i pozwala zobaczyć historię zakupów klienta oraz przedstawić odpowiednie spersonalizowane oferty. To zwiększa efektywność marketingu i prowadzi do zwiększenia zysków.
Wybór najlepszego systemu zarządzania zamówieniami
Biorąc pod uwagę OMS, dokonanie właściwego wyboru może być trudne. Wiele firm oferuje różne cechy systemu, a chodzi o to, aby określić cechy niezbędne, a nie mało istotne.
Zidentyfikowaliśmy główne obszary, o których należy pamiętać przy wyborze rozwiązania:
- Możliwości integracji. System OMS powinien nie tylko integrować się z większością sklepów internetowych z odpowiednim zarządzaniem zamówieniami, ale także wspierać wymianę informacji z innymi elementami strony - modułami płatności i dostawy i innymi.
- Wielokanałowość. Najlepiej, aby system OMS koncentrował się na różnych kanałach sprzedaży: stronach internetowych, targowiskach, sieciach społecznościowych itd. Ta cecha pozwala skonsolidować wszystkie dane i stworzyć jeden interfejs analizy handlowej.
- Skalowalność. Wielkość przedsiębiorstwa handlowego rzadko jest stabilna, zwłaszcza jeżeli jest to przedsiębiorstwo internetowe. System OMS powinien umożliwiać przetwarzanie znacznie większego strumienia zamówień niż obecny.
- Prognozowanie i raportowanie. Dobry system OMS pomaga analizować sprzedaż i powiadamia o nadchodzących problemach. Na przykład, śledząc dynamikę statusu zamówień, system prognozuje brak towarów w określonym czasie.
- Automatyzacja. System zarządzania zamówieniami OMS powinien oszczędzać czas i prowadzić do redukcji personelu. Automatyzacja upraszcza złożone procedury zakupu, analizuje stan zapasów i generuje regularne raporty.
- Personalizacja. Interfejsy API systemu OMS muszą być dostępne dla integracji innych modułów witryny. Niektóre przydatne aplikacje powinny być zainstalowane w ciągu miesiąca lub roku w sklepie internetowym.
Optymalizacja zapasów Leafio jest przeznaczona do zarządzania zamówieniami w całym cyklu życia. Wdrożenie Leafio skutkuje automatycznym obliczaniem wielkości zamówienia, automatycznym generowaniem i wysyłaniem zamówień, automatyczną edycją zamówień na podstawie informacji zwrotnej od dostawcy i kontrolą realizacji zamówienia, a także przejrzystym i uporządkowanym przebiegiem procesów biznesowych z zamówieniami, które przynoszą korzyści zarówno kierownikowi liniowemu, jak i szefowi. Proces zarządzania staje się mniej zasobochłonny i bardziej wydajny - menedżerowie są zwolnieni z rutynowych zadań. Zwiększa się dostępność towarów, zmniejszają się zapasy i poprawia się obrót dzięki dokładnej kalkulacji zapotrzebowania.
Podsumowanie
- System zarządzania zamówieniami to cyfrowy sposób zarządzania cyklem życia zamówienia. Śledzi wszystkie informacje i procesy, w tym dodawanie zamówień, zarządzanie zapasami, realizację i obsługę posprzedażową. OMS zapewnia przejrzystość zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i dla klienta.
- OMS jest niezbędnym rozwiązaniem dla każdej firmy, która nie prowadzi zautomatyzowanej lub ręcznej księgowości towarowej. Przedsiębiorstwa korzystają z OMS poprzez usprawnienie procesu realizacji zamówień. Zarządza on wszystkim, od punktu sprzedaży do dostawy. Szczególnie handlowcy e-commerce korzystają z OMS, prowadząc do zautomatyzowania logistyki, wysyłki, zwrotów i interakcji z rynkiem, w tym z popularnymi platformami, takimi jak Amazon, eBay czy AliExpress.
- OMS pomaga kontrolować koszty i generować zyski poprzez automatyzację procesów manualnych i redukcję błędów manualnych.
Masz pytanie?
Masz pytania dotyczące automatyzacji lub optymalizacji sprzedaży detalicznej? Porozmawiaj z naszym ekspertem o rozwiązaniach!
Marc Ross
Retail Optimization Expert
