Sistema de Gestão de Pedidos (OMS). Como escolher o melhor e minimizar o trabalho manual

O banco de dados de fornecedores em Excel, trabalhando em várias janelas de cada vez, bem como o processamento manual de faturas, leva a confusão, erros e lucros perdidos. De acordo com o estudo "The Future of Fulfillment Vision Study", 55% dos varejistas ainda usam processos manuais para administrar a logística. O sistema de gestão de pedidos elimina tarefas de fluxo de trabalho e reduz os riscos de erro.

Sistema de Gerenciamento de Pedidos (OMS)

OMS é uma plataforma para rastrear vendas, pedidos, inventário e atendimento de pedidos. Ela automatiza todo o ciclo dos processos comerciais e permite o processamento de qualquer fluxo de pedidos em uma única janela.

As empresas - varejistas em particular - usam as OMS para racionalizar e automatizar o processo de vendas e atendimento de pedidos desde o ponto de venda até a entrega ao cliente.

O Sistema de Administração de Pedidos acumula as seguintes informações:

• colocação de pedidos;
• métodos de pagamento;
• métodos de envio;
• devoluções;
• histórico de pedidos do usuário.

A OMS moderna é um ecossistema interconectado que permite aos varejistas automatizar os processos internos desde a colocação de uma ordem até o seu cumprimento.

Sistema OMS - como ele funciona e que tarefas completam

A administração da ordem começa quando um cliente faz um pedido e termina quando ele recebe uma entrega. A OMS permite que uma companhia coordene todo o processo de atendimento do pedido, desde o picking do pedido, estoque e controle de entrega até a disponibilidade do serviço. O fluxo de trabalho varia e depende das necessidades da companhia, mas um processo típico de gestão de pedidos envolve três etapas:

1. Colocação de pedidos. O cliente faz um pedido por meio de um formulário automatizado. Um vendedor verifica os detalhes e confirma o pedido.
2. Cumprimento do pedido. O funcionário do armazém confirma os detalhes da entrega, gera uma fatura e cumpre o pedido: coleta, embala e envia.
3. Administração do estoque. Os níveis de estoque são controlados para atender às flutuações das necessidades comerciais.

OMS permite ao senhor administrar uma ordem durante todo o ciclo de vida, desde a colocação até o cumprimento e devolução. Ele oferece uma ampla gama de funcionalidades que ajudam o senhor a administrar pessoas, processos e integrações de atendimento de pedidos a partir de qualquer canal de vendas. Especialistas, como o grupo IHL, vêem os sistemas de gestão de pedidos como centrais para todos os comerciantes que tentam conseguir um comércio unificado.

O sistema ajuda os varejistas a administrar o estoque através de múltiplos canais de venda. A administração do estoque através de múltiplos canais é o terceiro maior desafio para os líderes da cadeia de abastecimento. O rastreamento do volume, velocidade e cumprimento de todos os canais sobrecarrega seus negócios se não for fornecida a base correta para o crescimento escalável. Essa solução foi projetada para ajudar 43% das marcas de comércio eletrônico que planejam melhorar seu processo de gestão de estoque durante os próximos dois anos.

O sistema OMS reduz o fator humano.

Por exemplo, se um funcionário preencheu um determinado campo incorretamente ou não inseriu os dados necessários e a ordem entrou em processamento, a configuração da validação pode ser útil aqui. Ele verifica automaticamente as mudanças que o usuário faz. Se houver algo errado, o funcionário é informado.

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O sistema OMS resolve o seguinte:

• a automação do fluxo de trabalho. Por exemplo, o sistema gera faturas sem preenchimento manual, reduzindo os riscos de erro;
• melhoria do trabalho em armazém. Os gerentes vêem os saldos atuais do armazém em uma única janela. Isso, por exemplo, permite que o senhor não perca tempo chamando funcionários do depósito para esclarecer a disponibilidade das mercadorias;
• o sistema de administração de pedidos combina dados sobre cada cliente em um único perfil e ajuda o senhor a ver o histórico de compras do cliente e a fazer ofertas personalizadas relevantes. Isso aumenta a eficiência do marketing e leva a maiores lucros.

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Escolha do melhor sistema de gestão de ordens

Considerando as OMS, poderia ser difícil fazer a escolha certa. Muitas empresas oferecem várias características de sistema e o objetivo é determinar as características necessárias, não as menores.

Identificamos as principais áreas a ter em mente ao escolher uma solução:

1. Oportunidades de integração. O sistema OMS não só deveria se integrar na maioria das lojas on-line com uma gestão adequada dos pedidos, mas também apoiar a troca de informações com outros elementos do site - módulos de pagamento e entrega, e outros.
2. Multi-canal. O sistema OMS deveria de preferência se concentrar em vários canais de vendas: websites, mercados, redes sociais, e assim por diante. Essa característica permite consolidar todos os dados e fazer uma única interface de análise comercial.
3. Escalabilidade. O tamanho do negócio comercial raramente é estável, especialmente se for um negócio on-line. O sistema OMS deveria permitir o processamento de um fluxo de pedidos muito maior do que o atual.
4. Previsões e relatórios. Uma boa OMS ajuda a analisar as vendas e notifica os próximos problemas. Por exemplo, ao rastrear a dinâmica do status do pedido, o sistema prevê a falta de mercadorias em um determinado período de tempo.
5. Automação. O sistema de gestão de pedidos da OMS deve poupar tempo e levar a uma redução de pessoal. A automação simplifica procedimentos complexos de compra, analisa o saldo de estoque e gera relatórios regulares.
6. Personalização. Os APIs do sistema OMS devem estar disponíveis para integração de outros módulos do site. Algumas aplicações úteis devem ser instaladas dentro de um mês ou um ano na loja online.

O Leafio Inventory Optimization (Otimização de Estoque Leafio) é projetado para a gestão de pedidos durante todo o ciclo de vida. A implementação da Leafio resulta no cálculo automático da quantidade de pedidos, geração e despacho automático de pedidos, edição automática de pedidos com base no feedback do fornecedor e controle de atendimento de pedidos, assim como um fluxo de trabalho claro e estruturado do processo de negócios com pedidos que beneficiam tanto o Gerente de Linha quanto o Chefe. O processo de administração se torna menos intensivo em recursos e mais eficiente - os gerentes são liberados de tarefas rotineiras. A disponibilidade de mercadorias aumenta, o excesso de estoque é reduzido e a rotatividade é melhorada devido ao cálculo preciso da demanda.

Resumindo

1. O sistema de gestão de ordens é uma maneira digital de administrar o ciclo de vida da ordem. Ele rastreia todas as informações e processos, inclusive adição de pedidos, gestão de estoque, atendimento e serviço pós-venda. A OMS fornece transparência tanto para a empresa quanto para o cliente.
2. OMS é uma solução necessária para toda empresa com contabilidade de mercadorias não-automatizadas ou manuais. As empresas se beneficiam das OMS, simplificando o processo de atendimento de pedidos. Ela gerencia tudo, desde o ponto de venda até a entrega. Os comerciantes de comércio eletrônico se beneficiam especialmente das OMS que levam à logística automatizada, embarque, devoluções e interação com o mercado, incluindo plataformas populares como a Amazon, eBay, ou AliExpress.
3. A OMS ajuda a controlar custos e gerar lucros, automatizando processos manuais e reduzindo erros manuais.