O banco de dados de fornecedores em Excel, trabalhando em várias janelas de cada vez, bem como o processamento manual de faturas, leva a confusão, erros e lucros perdidos. De acordo com o estudo "The Future of Fulfillment Vision Study", 55% dos varejistas ainda usam processos manuais para administrar a logística. O sistema de gestão de pedidos elimina tarefas de fluxo de trabalho e reduz os riscos de erro.
Sistema de Gerenciamento de Pedidos (OMS)
OMS é uma plataforma para rastrear vendas, pedidos, inventário e atendimento de pedidos. Ela automatiza todo o ciclo dos processos comerciais e permite o processamento de qualquer fluxo de pedidos em uma única janela.
As empresas - varejistas em particular - usam as OMS para racionalizar e automatizar o processo de vendas e atendimento de pedidos desde o ponto de venda até a entrega ao cliente.
O Sistema de Administração de Pedidos acumula as seguintes informações:
- colocação de pedidos;
- métodos de pagamento;
- métodos de envio;
- devoluções;
- histórico de pedidos do usuário.
A OMS moderna é um ecossistema interconectado que permite aos varejistas automatizar os processos internos desde a colocação de uma ordem até o seu cumprimento.
Sistema OMS - como ele funciona e que tarefas completam
A administração da ordem começa quando um cliente faz um pedido e termina quando ele recebe uma entrega. A OMS permite que uma companhia coordene todo o processo de atendimento do pedido, desde o picking do pedido, estoque e controle de entrega até a disponibilidade do serviço. O fluxo de trabalho varia e depende das necessidades da companhia, mas um processo típico de gestão de pedidos envolve três etapas:
- Colocação de pedidos. O cliente faz um pedido por meio de um formulário automatizado. Um vendedor verifica os detalhes e confirma o pedido.
- Cumprimento do pedido. O funcionário do armazém confirma os detalhes da entrega, gera uma fatura e cumpre o pedido: coleta, embala e envia.
- Administração do estoque. Os níveis de estoque são controlados para atender às flutuações das necessidades comerciais.
OMS permite ao senhor administrar uma ordem durante todo o ciclo de vida, desde a colocação até o cumprimento e devolução. Ele oferece uma ampla gama de funcionalidades que ajudam o senhor a administrar pessoas, processos e integrações de atendimento de pedidos a partir de qualquer canal de vendas. Especialistas, como o grupo IHL, vêem os sistemas de gestão de pedidos como centrais para todos os comerciantes que tentam conseguir um comércio unificado.
O sistema ajuda os varejistas a administrar o estoque através de múltiplos canais de venda. A administração do estoque através de múltiplos canais é o terceiro maior desafio para os líderes da cadeia de abastecimento. O rastreamento do volume, velocidade e cumprimento de todos os canais sobrecarrega seus negócios se não for fornecida a base correta para o crescimento escalável. Essa solução foi projetada para ajudar 43% das marcas de comércio eletrônico que planejam melhorar seu processo de gestão de estoque durante os próximos dois anos.
O sistema OMS reduz o fator humano.
Por exemplo, se um funcionário preencheu um determinado campo incorretamente ou não inseriu os dados necessários e a ordem entrou em processamento, a configuração da validação pode ser útil aqui. Ele verifica automaticamente as mudanças que o usuário faz. Se houver algo errado, o funcionário é informado.
O sistema OMS resolve o seguinte:
- a automação do fluxo de trabalho. Por exemplo, o sistema gera faturas sem preenchimento manual, reduzindo os riscos de erro;
- melhoria do trabalho em armazém. Os gerentes vêem os saldos atuais do armazém em uma única janela. Isso, por exemplo, permite que o senhor não perca tempo chamando funcionários do depósito para esclarecer a disponibilidade das mercadorias;
- o sistema de administração de pedidos combina dados sobre cada cliente em um único perfil e ajuda o senhor a ver o histórico de compras do cliente e a fazer ofertas personalizadas relevantes. Isso aumenta a eficiência do marketing e leva a maiores lucros.
Escolha do melhor sistema de gestão de ordens
Considerando as OMS, poderia ser difícil fazer a escolha certa. Muitas empresas oferecem várias características de sistema e o objetivo é determinar as características necessárias, não as menores.
Identificamos as principais áreas a ter em mente ao escolher uma solução:
- Oportunidades de integração. O sistema OMS não só deveria se integrar na maioria das lojas on-line com uma gestão adequada dos pedidos, mas também apoiar a troca de informações com outros elementos do site - módulos de pagamento e entrega, e outros.
- Multi-canal. O sistema OMS deveria de preferência se concentrar em vários canais de vendas: websites, mercados, redes sociais, e assim por diante. Essa característica permite consolidar todos os dados e fazer uma única interface de análise comercial.
- Escalabilidade. O tamanho do negócio comercial raramente é estável, especialmente se for um negócio on-line. O sistema OMS deveria permitir o processamento de um fluxo de pedidos muito maior do que o atual.
- Previsões e relatórios. Uma boa OMS ajuda a analisar as vendas e notifica os próximos problemas. Por exemplo, ao rastrear a dinâmica do status do pedido, o sistema prevê a falta de mercadorias em um determinado período de tempo.
- Automação. O sistema de gestão de pedidos da OMS deve poupar tempo e levar a uma redução de pessoal. A automação simplifica procedimentos complexos de compra, analisa o saldo de estoque e gera relatórios regulares.
- Personalização. Os APIs do sistema OMS devem estar disponíveis para integração de outros módulos do site. Algumas aplicações úteis devem ser instaladas dentro de um mês ou um ano na loja online.
O Leafio Inventory Optimization (Otimização de Estoque Leafio) é projetado para a gestão de pedidos durante todo o ciclo de vida. A implementação da Leafio resulta no cálculo automático da quantidade de pedidos, geração e despacho automático de pedidos, edição automática de pedidos com base no feedback do fornecedor e controle de atendimento de pedidos, assim como um fluxo de trabalho claro e estruturado do processo de negócios com pedidos que beneficiam tanto o Gerente de Linha quanto o Chefe. O processo de administração se torna menos intensivo em recursos e mais eficiente - os gerentes são liberados de tarefas rotineiras. A disponibilidade de mercadorias aumenta, o excesso de estoque é reduzido e a rotatividade é melhorada devido ao cálculo preciso da demanda.
Resumindo
- O sistema de gestão de ordens é uma maneira digital de administrar o ciclo de vida da ordem. Ele rastreia todas as informações e processos, inclusive adição de pedidos, gestão de estoque, atendimento e serviço pós-venda. A OMS fornece transparência tanto para a empresa quanto para o cliente.
- OMS é uma solução necessária para toda empresa com contabilidade de mercadorias não-automatizadas ou manuais. As empresas se beneficiam das OMS, simplificando o processo de atendimento de pedidos. Ela gerencia tudo, desde o ponto de venda até a entrega. Os comerciantes de comércio eletrônico se beneficiam especialmente das OMS que levam à logística automatizada, embarque, devoluções e interação com o mercado, incluindo plataformas populares como a Amazon, eBay, ou AliExpress.
- A OMS ajuda a controlar custos e gerar lucros, automatizando processos manuais e reduzindo erros manuais.
