Zarządzanie zapasami w sklepach spożywczych: specyfika handlu detalicznego

Od ponad 15 lat zespół Leafio jest niezawodnym partnerem dla detalistów z różnych branż z 17 krajów świata. Jesteśmy przekonani, że systematyczne podejście do budowania procesów na każdym poziomie łańcucha dostaw jest ważnym elementem każdego przedsiębiorstwa. W tym kontekście trudno sobie wyobrazić bardziej złożone i ambitne zadanie niż zbudowanie zrównoważonego systemu zarządzania zapasami w sklepie detalicznym, takim jak supermarket. 

Na początek zastanówmy się więc, jakie cechy zarządzania zapasami są właściwe dla różnych typów supermarketów.

Convenience store - mały osiedlowy supermarket. Ten typ sklepu jest zazwyczaj niewielki i znajduje się w pobliżu osiedli mieszkaniowych lub stacji benzynowych. Zazwyczaj sprzedaje się w nim podstawowe artykuły spożywcze i napoje, a także artykuły gospodarstwa domowego. Przy tworzeniu i zarządzaniu zapasami dla tego typu supermarketu należy wziąć pod uwagę jego ograniczoną powierzchnię, na której zazwyczaj nie ma magazynu. W tym przypadku niezwykle ważne jest skonfigurowanie systemu zarządzania zapasami w formacie "pustego magazynu", gdy dokładność zamówień i dobrze zorganizowana logistyka pozwalają na utrzymanie optymalnego poziomu zapasów w sklepie bez konieczności przechowywania nadwyżek. W tym przypadku kluczowy jest prawidłowy dobór asortymentu, który jest ograniczony dla tak małej powierzchni. Zarządzanie marżą na metr półki staje się kluczowe dla rentowności sklepu. 

Klienci najczęściej odwiedzają supermarkety, dlatego ważne jest, aby zapewnić im zarówno dostępność niezbędnych towarów, jak i ich asortyment. Jednak przy dostępności towarów często pojawiają się nadwyżki, które mogą zamrozić środki finansowe. Ponadto dla detalisty oznacza to jednoczesne zarządzanie zapasami towarów w różnych kategoriach, które mają swoją specyfikę, na przykład terminy ważności, częstotliwość dostaw, rotację, sezonowość, kurczliwość itp. To może być ogromna żonglerka. Oczywiście istnieją znaczne różnice między zarządzaniem zapasami świeżych produktów mlecznych, drogiej whisky z wyższej półki i dekoracji świątecznych w okresie świątecznym. 

W przypadku hipermarketów, ze względu na ogromną liczbę działów, kategorii, dostawców, poszczególnych SKU, częstotliwość i różnorodność zamówień, automatyzacja i optymalizacja zarządzania zapasami ma zasadnicze znaczenie dla rentowności. W przeciwnym razie trzeba będzie zatrudnić więcej pracowników i utrzymać wyższą płacę. Ponadto, zadanie pokrycia wszystkich potrzeb klientów w jednym miejscu może spowodować powstanie starych lub "martwych zapasów", co może również zamrozić znaczną ilość środków finansowych. Dlatego tak ważne jest, aby hipermarkety monitorowały wskaźniki i zwracały baczną uwagę na analitykę. Nowoczesne systemy zbierania i analizy danych pomagają w uwidocznieniu i skutecznym zarządzaniu "martwym towarem" i przestarzałym asortymentem.

Jakie są konkretne wyzwania, przed którymi stoją detaliści w pionie supermarketów, a przede wszystkim, jak można im zaradzić z pomocą technologii i sztucznej inteligencji?

1. Obecność kategorii świeżych i ultraświeżych wymaga specjalnego podejścia w zarządzaniu zapasami

Produkty świeże są obarczone wysokim ryzykiem obniżenia wartości i odpisów, dlatego bardzo ważne jest Dlatego tak ważne jest dokładne prognozowanie popytu i synchronizowanie go z uzupełnianiem zapasów. W przypadku produktów świeżych proces planowania musi być na tyle szczegółowy, aby uwzględniał nawet najmniejsze zmiany w popycie, a łańcuch dostaw musi być na tyle elastyczny, aby również szybko dostosowywać się do tych zmian.

W przypadku tak zwanych produktów ultra, czyli produktów o krótkim terminie przydatności do spożycia, które powinny być sprzedane tego samego dnia, 100% dostępność na półkach oznacza, że zawsze będą występować odpisy lub rabaty, chyba że prognoza będzie stale dokładna w danym dniu, dla danego sklepu. Oznacza to, że potrzebna jest bardzo szczegółowa kontrola, aby znaleźć optymalną równowagę między ryzykiem braku zapasów a ryzykiem odpisów. Inne świeże produkty spożywcze mają podobny problem, tylko nieco mniej wyraźny.

Technologia pozwala detaliście na automatyzację wielu procesów. Aby skutecznie odpowiedzieć na to wyzwanie, należy wziąć pod uwagę wiele czynników krytycznych dla tej kategorii, które są uwzględniane przez Leafio Inventory Optimization podczas pracy nad kategorią fresh. Na przykład:

• Uwzględnienie pozostałego okresu przydatności do spożycia produktu po jego umieszczeniu na półce sklepowej pozwala na uniknięcie daty ważności, niezadowolenia klientów i niepotrzebnych kosztów odpisu.
• Wykorzystać księgowanie partii, aby kalkulacja zamówienia była jak najdokładniejsza. Jeżeli w sklepie znajduje się jednocześnie kilka partii danego produktu, kupujący zawsze będzie starał się znaleźć najświeższy produkt na półce.
• Uwzględnić wahania popytu w poszczególnych dniach tygodnia. W przypadku niektórych sklepów i produktów różnica w ilości potrzebnego produktu w dni powszednie i w weekendy może być bardzo duża. Oznacza to, że w przypadku produktów z krótkim terminem przydatności do spożycia, ten sam zapas nie jest odpowiedni na wszystkie dni tygodnia. Aby zachować właściwą równowagę między ryzykiem straty a ryzykiem niedoboru, zapasy muszą się zwiększać i zmniejszać zgodnie z oczekiwaną wielkością sprzedaży.
• Śledzić przedziały czasowe dostaw towarów, tzn. zakres dostępnych godzin dostaw w ciągu dnia, aby prognoza była jeszcze dokładniejsza.
• Obliczyć optymalny poziom dostępności dla każdego produktu. W ten sposób bilansuje się zapasy i zapobiega zarówno nadmiernym odpisom, jak i utracie sprzedaży. 
• Ważne jest również uwzględnienie wszystkich podstawowych czynników: prognozy i zmienności popytu, czasu realizacji, wielości opakowań, ograniczeń dostawców, wielkości zapasów bezpieczeństwa i niezbędnych kalkulacji.

Stosując powyższe wskazówki i wprowadzając innowacje, zarządzanie kategorią produktów świeżych może być mniej uciążliwe dla detalistów. Technologie mogą znacznie zmniejszyć straty z tytułu odpisów i zapewnić maksymalną dostępność towarów w określonych kategoriach, takich jak świeże i ultraświeże. W tym przypadku wszystko, co musi zrobić detalista, to zbudować efektywny system logistyczny. W tym celu należy jednocześnie opanować zarówno efektywne kosztowo łańcuchy dostaw, które działają po obniżonych cenach, jak i elastyczne łańcuchy dostaw wymagane dla produktów świeżych.

"Było dla nas ważne, że dla kategorii świeżej system optymalizacji zapasów Leafio wykorzystuje odrębny algorytm, który umożliwia dokonywanie zakupów na czas, a także minimalizację ryzyka odpisów. Docelowe poziomy zapasów są określane w każdym punkcie składowania dla każdego SKU. System nigdy nie zamawia mniej lub więcej, zawsze monitoruje dynamikę popytu i wyraźnie formuje zamówienie" - mówi kierownictwo sieci supermarketów Bee Market

2. Wyraźna sezonowość wraz z nieprzewidywalnymi czynnikami wahań popytu

Proces prognozowania i terminowego zwiększania lub zmniejszania zamówienia opiera się na fakcie, że pewne kategorie towarów i poszczególne SKU mogą mieć różne zapotrzebowanie nabywców w ciągu roku. Na przykład dotyczy to zarówno zakupów lodów lub piwa w sezonie letnim, jak i zwiększonego popytu na mocne alkohole lub słodycze w okresie ferii zimowych. Oznacza to, że system zarządzania zapasami musi być gotowy z wyprzedzeniem, aby przygotować się do sezonu i uniknąć odpisów i wyprzedaży na koniec sezonu.

Przy tym nie należy zapominać o nieprzewidywalnych czynnikach wpływających na popyt konsumencki. Należą do nich na przykład:

• nagłe zmiany warunków pogodowych w trakcie sezonu, 
• duże wydarzenia sportowe lub kulturalne,
• otwarcie nowych obiektów publicznych w pobliżu, 
• otwarcie w pobliżu sklepów konkurencyjnych itp.

Tak więc, na przykład, nienormalne upały zwiększą sprzedaż lodów i napojów, mecze piłki nożnej zwiększą spożycie piwa i przekąsek, a nowy konkurent może zmusić Państwa do zrewidowania asortymentu, ilości potrzebnych towarów lub rozważenia ofert promocyjnych. 

Sezonowość i nieprzewidywalność oznaczają, że niemożliwe jest całkowite wprowadzenie do systemu każdej zmienności. Ważne jest jednak, aby uzupełnianie zapasów w sklepie było zautomatyzowane, a planowanie uzupełnień było pod kontrolą kompetentnego zespołu. W ten sposób Państwa specjaliści będą mogli zbilansować zakupy po prostu poprzez dostrojenie parametrów systemu.

"W naszym przypadku automatyczne zamawianie towarów, które jest zoptymalizowane pod kątem aktualnej dynamiki popytu, dało zauważalną zmianę wskaźników:

• średni poziom zapasów zmniejszył się o 12%, podczas gdy obroty wzrosły o 18%; 
• nadwyżka zapasów zmniejszyła się o 39 
• poziom utraconej sprzedaży zmniejszył się o 37%" - Teimuraz Giorgobiani, Dyrektor Handlowy firmy AgroHub, która korzysta z Leafio Inventory Optimization.

3. Częste wyprzedaże z powodu upływu terminu ważności lub ponowne prognozy sprzedaży promocyjnej, gdy popyt nie spełnia oczekiwań

Ogólnie rzecz biorąc, planowanie promocji i zarządzanie sprzedażą często staje się problemem dla detalisty. Pomijając fakt, że trzeba wydzielić osobną powierzchnię na promocję, gdy powierzchnia sprzedaży jest już na wagę złota, ważne jest również ustawienie zbierania i analizy danych o postępie promocji w czasie rzeczywistym. 

Systematyczne i zautomatyzowane podejście do zarządzania zapasami, uwzględniające wszystkie możliwe czynniki, pozwala na dokonywanie jak najbardziej precyzyjnych zamówień. To z kolei minimalizuje potrzebę sprzedaży. Na przykład w Optymalizacji Zapasów Leafio można wykluczyć z obliczeń sprzedaż nietypową, aby nie zawyżać kolejnych zamówień. A jeżeli nadal istnieje potrzeba uruchomienia akcji promocyjnej, to moduł systemu do promocji sprzedaży załatwi wszystkie "sprawy" związane z planowaniem, zbieraniem i analizą danych, a także przewidywaniem przebiegu promocji.

"Wielu menedżerów uważa, że lepiej jest zamówić więcej niż mniej. To eliminuje problem utraconej sprzedaży, ale generuje nadmiar zapasów", mówi jeden z liderów Bee Market. "Leafio Inventory Optimization widzi wyraźniej sprzedaż zapasów, nie reaguje na jednorazowe skoki i ostrzega, że zapasy nie powinny przekraczać naszego zapotrzebowania."

Powiązane: Jak poprawić obroty poprzez zarządzanie kategorią ŚWIEŻE

4. Marnotrawstwo towarów i konieczność pracy z towarami o różnych terminach ważności

Pomimo tego, że we wszystkich umowach z dostawcami zazwyczaj podawane są minimalne dopuszczalne dostawy i sprzedaż towarów, informacja ta nie zawsze jest brana pod uwagę przy robieniu zapasów, zwłaszcza jeśli warunki te mogą się różnić w zależności od dostawy i dla różnych produktów tej samej kategorii. Dlatego proponujemy model, który pozwoli Państwu uwzględnić w obliczeniach zmienne, takie jak data ważności, dopuszczalny procent zepsucia i utraconej sprzedaży. Pozwoli to na minimalizację kosztów poprzez obliczenie optymalnego poziomu zapasu bezpieczeństwa i wybór wartości o najniższym koszcie całkowitym.

5. Kurczenie się towaru w wyniku kradzieży, uszkodzenia, oszustwa lub błędów dostawców lub pracowników sklepu

Skurcz to strata zapasów spowodowana powyższymi czynnikami. Nie ulega wątpliwości, że to negatywne zjawisko w branży detalicznej pociąga za sobą znaczne koszty dla sprzedawcy i jest mało prawdopodobne, aby zostało całkowicie wyeliminowane, biorąc pod uwagę specyfikę branży i czynnik ludzki. Według badania przeprowadzonego przez stowarzyszenie przemysłu spożywczego FMI, supermarket traci średnio do 3% sprzedaży z powodu kurczenia się. Większość tych strat wynika z błędnego wykazania stanu zapasów na paragonach, błędnego wykazania sprzedaży lub błędnego rozmieszczenia towarów. Dobra wiadomość jest taka, że z pomocą nowoczesnych systemów do zarządzania zapasami i optymalizacji planogramów można znacznie ograniczyć wpływ tych negatywnych czynników na przedsiębiorstwo. 

"Dzięki centralizacji udało się znacznie zmniejszyć liczbę błędów ludzkich i nieprawidłowych zamówień, ponieważ sklepy nie zawsze dysponują wysoko wykwalifikowanym personelem i większą rotacją pracowników.

Kierownicy otrzymali bardzo wydajny moduł analityczny Leafio Inventory Optimization, który pozwala im w ciągu kilku minut znaleźć przyczynę nadmiaru lub niedoboru zapasów, zidentyfikować problematycznych dostawców i znaleźć opóźnione zamówienia. Dzięki temu uzyskano następujące wyniki:

10% Większa sprzedaż;
15% Lepszy obrót;
11% Mniejsze zapasy;
98% Poziom obsługi SKU".

- Sieć supermarketów Novus

6. Omnichannel jako wyzwanie i sprawdzian efektywności operacyjnej

Szybki rozwój omnichannel i sprzedaży internetowej sprawił, że efektywność operacyjna stała się szczególnym wyzwaniem dla detalistów spożywczych. Trzeba stale utrzymywać równowagę pomiędzy kosztami wysyłki produktów o niskiej wartości, które często wymagają kontroli terminów ważności i temperatury, a zaspokojeniem rosnącego popytu konsumentów na zamówienia internetowe. Chociaż wiele osób walczy o opłacalność zakupów przez Internet, niewielu sprzedawców żywności może sobie pozwolić na to, aby w ogóle nie korzystać z Internetu. Z naszego doświadczenia wynika, że większość kupujących bardziej ceni sobie tanie produkty marki własnej i asortyment o dużym popycie niż szerszy asortyment o ponadprzeciętnych cenach. Tutaj przydadzą się narzędzia do analizy ABC, które pozwolą Państwu dokonać właściwych wyborów przy uzupełnianiu zapasów.

7. Dostarczanie podobnych produktów

W przypadku braku danego produktu na półce, kupujący może łatwo wybrać inny produkt, który jest podobny pod względem ceny i jakości. Jest to szczególnie pomocne w przypadku produktów łatwo psujących się, które rzadko są nadmiernie magazynowane. Ale tu pojawia się ważne pytanie dla sprzedawcy: jak wybrać podobny produkt i nie wywołać kanibalizacji popytu? Nasza odpowiedź jest prosta: Za pomocą tego samego narzędzia analizy ABC i "inteligentnych" algorytmów systemu zarządzania zapasami można przewidzieć popyt i utworzyć optymalną wielkość zamówienia dla każdego produktu zastępczego. I znów zapewniamy maksymalną dostępność towarów dla kupującego przy minimalnych nadwyżkach i w efekcie kosztach dla sprzedawcy.

"Dzięki przejściu na scentralizowane zamawianie z Leafio Inventory Optimization, nadwyżka zapasów zmniejszyła się, a dostępność produktów wzrosła o 25%. Zrozumieliśmy, że z pomocą tego systemu będziemy mieli stale wystarczający zapas produktów, aby sprostać potrzebom sprzedaży", mówi Andrey Orlov, dyrektor sieci sklepów Lotok.

8. Konkurencja detaliczna z branżą gastronomiczną - produkty kulinarne i gotowe, kawiarnie i restauracje w supermarketach

Rosnące w ostatnich dziesięcioleciach zatrudnienie mieszkańców miast, a także ograniczenia związane z kwarantanną z powodu pandemii w ostatnich kilku latach znacząco wpłynęły na koszty dostawy gotowych potraw i jedzenia na wynos, a także uderzyły w portfele konsumentów.  To z kolei skłoniło detalistów do nabycia własnych kuchni, gdzie na miejscu przygotowuje się szeroki asortyment potraw, które z łatwością mogą konkurować z kawiarniami i restauracjami. Trudność polega na tym, że dania składają się z kilku składników o różnych terminach ważności. To bardzo komplikuje prognozowanie popytu. 

Zasilane przez AI rozwiązanie do budowy efektywnego systemu zarządzania zapasami

Poznaj LEAFIO

Jest tylko jedno rozwiązanie: budowanie dokładnych prognoz popytu na produkty końcowe na podstawie zapotrzebowania na poszczególne składniki. Obliczenia dotyczące uzupełniania zapasów muszą być wykonywane dla każdego składnika, z uwzględnieniem czasu jego przygotowania i zapasów na stanie. To również jest ogromna żonglerka. Ale to zadanie jest możliwe do wykonania, jeżeli mają Państwo system optymalizacji zaopatrzenia, który wykonuje całą tę pracę za Państwa. Trzeba tylko obliczyć zysk ze sprzedaży wyrobów gotowych.

W tym artykule omówiliśmy tylko główne cechy i wyzwania, z którymi spotykają się detaliści prowadzący działalność w pionie supermarketów. Ale te wyzwania można łatwo pokonać z pomocą nowoczesnych technologii w dziedzinie zarządzania zapasami. Już ponad 160 firm na całym świecie z powodzeniem wdrożyło system Leafio Inventory Optimization.