Gestão de Estoque em Supermercados - Guia abrangente

A gestão de estoque em supermercados é nitidamente complexa. Há itens que vão desde perecíveis e itens de férias até produtos de alta qualidade nas prateleiras. Ao mesmo tempo, as mercadorias têm datas de validade, e há fatores de demanda, condições de armazenamento e muitos outros aspectos que precisam ser considerados.

Acrescente a isso os desafios impostos pela crescente participação das vendas on-line e você terá muito trabalho pela frente. Felizmente, existem ferramentas como o software de gerenciamento de estoque de supermercado que podem fazer todo o trabalho pesado.

Principais conclusões

Estoques em supermercados requerem controle rigoroso por perecibilidade.

• Rotação FEFO (primeiro que vence). 

• Reposição diária em hortifruti. 

• Negociação forte para devolução de encalhes. 

• Forecast ajustado por datas festivas. 

• Integração ERP + BI para pedidos.

Por outro lado, a implementação desse sistema de controle de estoque em uma rede de supermercados ou mercearias é uma tarefa complexa e ambiciosa. Ela requer planejamento e execução cuidadosos para garantir que o sistema de inventário seja gerenciado de forma eficiente. Mesmo o sistema mais sofisticado precisa de administração e configuração especializadas. 

Neste guia definitivo, explicamos os fundamentos do gerenciamento de estoque de mercearias, abordamos desafios específicos e propomos como criar um sistema eficaz de gerenciamento de mercearias em 2026. 

O controle de estoque de supermercado é o processo de monitorar e controlar o estoque da loja para atender à demanda dos clientes. Qualquer varejista bem-sucedido precisa lidar com as seguintes tarefas: 

1. rastreamento dos níveis de estoque;
2. pedidos e reabastecimento de mercadorias em tempo hábil;
3. controle de roubos e perdas;
4. gerenciamento de fornecedores.
   

Além disso, há também diferentes tipos de lojas, e cada um aborda o gerenciamento de estoque de forma diferente, o que complica ainda mais o varejo de mercearia, além da sazonalidade e dos produtos perecíveis.

De modo geral, o gerenciamento de estoque de mercearia visa otimizar as operações, atender às necessidades dos clientes e maximizar a lucratividade no ambiente de varejo.

Em geral, elas são limitados em seu alcance. As áreas disponíveis são pequenas e não há armazéns anexos ou há muito poucos. Ao criar e gerenciar o estoque em lojas de conveniência, é fundamental configurar um sistema de gerenciamento de estoque em um formato de "depósito vazio".

A precisão dos pedidos e uma logística bem organizada permitirão que você mantenha um nível de estoque ideal na loja sem precisar armazenar excessos. Uma seleção correta do sortimento e o gerenciamento de uma margem por metro de prateleira são vitais.

Esse tipo de loja considera essencial garantir tanto a disponibilidade quanto a variedade de produtos em demanda. Entretanto, o excesso de estoque geralmente ocorre com alta disponibilidade, o que resulta em remarcações e baixas. Isso também significa o gerenciamento simultâneo de várias categorias com especificidades, por exemplo, datas de vencimento, frequência de entregas, rotatividade de estoque, sazonalidade etc.

"Muitos gerentes acreditam que é melhor pedir mais do que menos. Isso elimina o problema da perda de vendas, mas gera excesso de estoque", diz um dos líderes do Bee Market. "O Leafio Inventory Optimization vê as vendas do estoque com mais clareza, não reage a picos pontuais e avisa que o estoque não deve exceder nossa necessidade."

Existem diferenças significativas entre fazer malabarismos com o estoque de produtos lácteos frescos, uísque caro de alta qualidade e decorações de Natal.

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Eles têm muitos departamentos, categorias, fornecedores, SKUs individuais, frequência e variedade de pedidos. Portanto, a automação e a otimização do gerenciamento de estoque são essenciais para a lucratividade. Caso contrário, você precisa contratar mais funcionários e gastar mais com a folha de pagamento. Atender a todas as necessidades dos clientes em um só lugar pode resultar em estoque morto. É por isso que os hipermercados precisam monitorar os KPIs (giro de estoque, excesso de estoque, etc.) e prestar muita atenção às análises.

Integrar o software de gestão de estoque em supermercados para aumentar a eficiência e lidar com as complexidades deve ser uma tarefa que os varejistas bem-sucedidos precisam realizar para administrar um bom negócio.  

Os supermercados enfrentam muito mais complexidade no gerenciamento de estoque do que outros varejistas. Eles gerenciam produtos frescos e ultrafrescos, que devem ser cuidadosamente planejados para evitar baixas. A equipe de estoque deve monitorar meticulosamente a rotatividade dos itens, incluindo produtos de baixa rotatividade, como bebidas alcoólicas para presentes de alta qualidade, que podem ter apenas uma unidade vendida a cada poucos dias. Além disso, os mercados enfrentam os efeitos pronunciados da sazonalidade e os picos de demanda relacionados ao dia.

Em meio a essas complexidades, a diversidade de fornecedores e a execução simultânea de inúmeras campanhas promocionais intensificam ainda mais o processo de gerenciamento.

Além disso, não devemos nos esquecer das vendas de supermercado omnicanal, pois há nuances no planejamento do estoque on-line e off-line.

Quando um produto é comprado na loja, ele é instantaneamente removido do estoque após ser escaneado pelo sistema de PDV, garantindo atualizações em tempo real. O planejador ou sistema de pedido automático levará em conta o nível de estoque atual para gerar novos pedidos de reabastecimento.

Em contrapartida, os pedidos on-line são tratados de forma diferente. Quando uma loja recebe um pedido, ela reserva cada item selecionado como "em estoque", de modo que ele não esteja disponível para outros compradores on-line. Então os funcionários examinam os itens escolhidos para os pedidos pela internet. Os dados sobre os itens selecionados para esse pedido são então refletidos no sistema de estoque da mercearia. Depois que os itens de cada pedido são coletados e saem da loja, eles são movidos do status "em estoque" e são considerados vendidos. 

As principais etapas do processo de gerenciamento de estoque de mercearia normalmente incluem:

Os varejistas de alimentos usam tecnologias como códigos de barras, RFID (identificação por radiofrequência), ou etiquetas eletrônicas nas prateleiras para rastrear os níveis de estoque com precisão.

Dados históricos de vendas, vendas no mercado e outros fatores são analisados ao prever a demanda futura de itens. Essas análises são conduzidas por planejadores de demanda ou softwares de gestão de estoque em supermercados e ajudam a determinar a quantidade de um item a ser mantida no estoque da mercearia e quando fazer novos pedidos.

Nesse estágio, os fornecedores recebem pedidos de reabastecimento com base nas previsões de demanda e nos níveis atuais de estoque. Isso inclui a definição de pontos de reabastecimento e quantidades para garantir o reabastecimento oportuno sem excesso de estoque. Mais uma vez, essa função pode ser executada manualmente ou totalmente automatizada com um sistema de estoque de supermercado. 

Os varejistas de alimentos devem monitorar constantemente métricas críticas, como a taxa de rotatividade do estoque e os custos de armazenamento. Para otimizar a eficiência, é fundamental ajustar as estratégias de gerenciamento de estoque e implementar novas ferramentas de automação.

Criar um sistema de gerenciamento de estoque de supermercado não é uma tarefa fácil. Aqui estão os principais desafios do setor.

Os produtos perecíveis tendem a ter um alto risco de remarcações e baixas. Para minimizar esse risco, é essencial considerar muitos fatores críticos para a categoria (prazo de validade, dia da semana, condições dos fornecedores, prazos de entrega etc.). Isso não é fácil sem um software sofisticado de gerenciamento de estoque de mercearia.

"Era importante para nós que, para a categoria de produtos frescos, o sistema Leafio Inventory Optimization usasse um algoritmo separado que permitisse que o senhor fizesse compras no prazo, além de minimizar os riscos de baixa. Os níveis de estoque alvo são determinados em cada ponto de armazenamento para cada SKU. O sistema nunca pede mais ou menos, sempre monitorando a dinâmica da demanda e formando claramente o pedido", diz a gerência da rede de supermercados Bee Market

Embora todos os contratos com fornecedores geralmente especifiquem os prazos mínimos permitidos de entrega e de vendas, essas informações nem sempre são consideradas no planejamento de estoque para mercearias, especialmente quando esses prazos podem variar de uma entrega para outra e para diferentes produtos da mesma categoria.

Por isso, é fundamental monitorar meticulosamente as datas de validade dos produtos desde a colocação nas prateleiras, garantindo a organização adequada da exposição de acordo com essas datas.

O rápido crescimento das vendas on-line tornou a eficiência operacional um desafio especial para os varejistas de alimentos. Eles precisam equilibrar constantemente o custo de entrega de produtos de baixo valor, que geralmente exigem prazo de validade e controle de temperatura, com o atendimento à crescente demanda dos consumidores por pedidos on-line.

O gerenciamento de estoque omnichannel exige que a equipe de estoque se adapte ao cenário em evolução, onde a flexibilidade na previsão e a otimização de custos por meio da automação se tornam fundamentais.

A previsão de demanda de produtos de mercearia baseia-se no entendimento de que categorias e SKUs específicas podem sofrer variações na demanda dos clientes ao longo do ano, forçando ajustes oportunos nos volumes de pedidos. Além disso, não devemos nos esquecer dos fatores imprevisíveis que afetam a demanda (mudanças climáticas, eventos esportivos, abertura de concorrentes nas proximidades etc.).

Um sistema ideal de controle de estoque deve se ajustar perfeitamente às variações sazonais, com especialistas preparados para responder a alterações imprevistas e fazer os ajustes necessários imediatamente.

Na ausência de um determinado produto na prateleira, os compradores devem poder escolher rapidamente outro produto semelhante em termos de preço e qualidade. A principal dificuldade é identificar produtos substitutos e prever a demanda considerando as vendas de produtos semelhantes. Para essa finalidade, existem algoritmos exclusivos que ajudarão a rastrear a relação entre os produtos substitutos.

Os varejistas estão se aventurando cada vez mais em produtos culinários e prontos, integrando cafés e restaurantes aos supermercados. Entretanto, a execução dessa estratégia envolve desafios, principalmente no gerenciamento do desperdício de alimentos e na previsão precisa da demanda, dada a complexidade dos pratos com várias datas de validade dos ingredientes.

Nesse caso, é essencial considerar tanto a demanda pelos produtos finais quanto o consumo de ingredientes para sua preparação. Essas dicas fazem toda a diferença para manter o fluxo de caixa da loja positivo.

Produtos ultrafrescos, como saladas e sanduíches preparados na loja, bem como itens perecíveis, como frutos do mar e carne moída, são muitas vezes diferenciais cruciais para as mercearias de varejo. No entanto, seus benefícios têm o custo de um gerenciamento de estoque mais detalhado. Cada pedido de reposição deve se basear em uma previsão precisa da demanda, considerando muitos fatores críticos para a categoria.

Os supermercados geralmente colocam os produtos perecíveis mais antigos na prateleira da frente, mas os compradores geralmente procuram itens mais frescos. Os sistemas de inventário ajudam os varejistas a rastrear quando os produtos expiram e a implementar estratégias para reduzir o encolhimento. É fundamental usar táticas de contabilidade de lotes para rastrear quais itens vencidos devem chegar às prateleiras e ser vendidos primeiro.

O gerenciamento eficaz do estoque também envolve considerar eventos imprevisíveis, como aparições de celebridades, que exigem um certo nível de estoque de segurança. Eventos previsíveis, como o aumento da demanda por saladas e bebidas nos meses de verão e o aumento da demanda por sopas e pratos salgados no inverno, são mais fáceis de planejar.

A análise dos dados de estoque no nível do dia é essencial para o gerenciamento de estoque de perecíveis. Por exemplo, saber que uma determinada loja vende um certo número de bolos na sexta-feira e o dobro nos dias que antecedem determinados feriados é mais valioso do que saber o número de vendas semanais. As mercearias que não usam essa granularidade de análise de dados podem perder vendas devido à falta de itens em estoque e, por outro lado, podem estragar quantidades excessivas devido ao excesso de pedidos.

Considerando todas as complexidades mencionadas do gerenciamento de estoque de supermercados, a operação manual se torna impraticável. Vale lembrar que o custo dos erros é muito alto. Assim, um software especializado de gerenciamento de estoque oferece várias vantagens aos varejistas.

Com o software de gerenciamento de estoque de supermercado, os varejistas podem otimizar o pedido, o inventário e o rastreamento dos níveis de estoque. A automação de tarefas rotineiras, como o reabastecimento, ajuda a reduzir erros manuais e economiza tempo, permitindo que a equipe se concentre em aspectos mais críticos das operações.

O software usa algoritmos e análises avançados para prever a demanda, identificar tendências e determinar os níveis ideais de estoque. Ao prever com precisão a demanda dos clientes e ajustar os níveis de estoque de acordo com ela, os varejistas podem minimizar os casos de excesso de estoque e de estoque excessivo.

Com o controle automatizado do estoque do supermercado, os clientes têm mais chances de encontrar os itens de que precisam. Isso leva a uma maior satisfação e fidelidade do cliente. Além disso, os varejistas podem usar os dados do software para adaptar suas ofertas de produtos, promoções e estratégias de marketing para atender melhor às preferências e demandas dos clientes.

O software LEAFIO Inventory Management aborda todos os aspectos do gerenciamento de estoque de supermercados, proporcionando uma integração perfeita aos processos de negócios. Usando algoritmos proprietários, essa solução SaaS lida com várias categorias de produtos, incluindo produtos perecíveis e ultrafrescos, ao mesmo tempo em que considera as complexidades do reabastecimento e da otimização de vários escalões.

Reabastecimento automático: Esse recurso gerencia de forma autônoma o processo de pedidos em todos os níveis da cadeia de suprimentos de ponta a ponta, eliminando a necessidade de intervenção manual.

Painéis de controle operacionais e estratégicos: Essas ferramentas funcionais fornecem informações valiosas, facilitando as tarefas diárias de gerenciamento e o planejamento de longo prazo. 

Planejamento de sazonalidade em vários cenários: Esse módulo calcula e aplica automaticamente fatores sazonais para otimizar o estoque de mercearias, levando em conta as flutuações regulares da demanda. 

"Devido à centralização, o número de erros humanos e de pedidos incorretos foi reduzido significativamente, já que as lojas nem sempre têm uma equipe altamente qualificada e uma taxa mais alta de rotação de pessoal. Os gerentes receberam um módulo analítico muito poderoso, o LEAFIO Inventory Optimization, que lhes permite descobrir o motivo do excesso ou da falta de estoque, identificar fornecedores problemáticos e encontrar pedidos atrasados em poucos minutos.

O módulo Trade Promotions Management garante a preparação oportuna para promoções planejadas, com previsão automática e ajustes no nível de estoque com base nos números reais de vendas. 

A função de rotação de sortimento automatiza a remoção de produtos obsoletos e a introdução de produtos, usando dados históricos para prever a demanda por novas ofertas. 

"Ao migrar para o pedido centralizado com o LEAFIO Inventory Optimization, o excedente de estoque diminuiu e a disponibilidade de produtos aumentou em 25%. Entendemos que, com a ajuda desse sistema, teríamos um estoque constante e suficiente de produtos para atender às necessidades de vendas", diz o diretor da rede de lojas Lotok.

Um poderoso módulo de BI oferece mais de 40 relatórios analíticos para rastrear tendências recentes, identificar áreas de vendas perdidas e excesso de estoque e tomar decisões estratégicas.

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