Custos de estoque: Como calcular, gerenciar e otimizar de forma eficaz

Os varejistas dos Estados Unidos e do Canadá podem perder US$ 349 bilhões em vendas por ano devido à distorção do estoque (o custo combinado do excesso e da falta de estoque), de acordo com um estudo do IHL Group. Não é de se admirar que a otimização do gerenciamento de estoque tenha se tornado a prioridade de todos os varejistas atualmente.

A análise de custos de estoque é um dos elementos mais importantes no processo de correção da distorção de estoque. Ela serve como uma bússola de navegação empresarial que guia os varejistas pelas complexidades do gerenciamento de estoques e leva a empresa de volta à lucratividade máxima.

Neste artigo, oferecemos um guia completo que explora as principais categorias de custos de estoque, formas de medi-los, fatores que influenciam o custo do estoque e recomendações de especialistas sobre possíveis reduções de custos.

Principais conclusões

Custos de estoque vão além da compra; impactam EBITDA direto.

• Calcular carrying cost real (aluguel, capital). 

• Avaliar custos ocultos como obsolescência. 

• Ajustar promoções para rodar estoque velho. 

• Usar forecast para reduzir excessos. 

• Melhorar negociação com fornecedores para prazos.

Os custos de estoque incluem não apenas o custo das mercadorias em si, mas também os custos associados ao armazenamento e ao pedido. Por que o senhor precisa calcular e analisar os custos totais de estoque e levar em conta todos os fatores? Quanto mais altos forem os custos de estoque, menos dinheiro será ganho e todo varejista deve saber o lucro que está obtendo.

A análise de custos de estoque permite que o senhor tome decisões informadas e baseadas em dados sobre como gerenciar seu estoque. Por exemplo, ela ajuda a determinar a quantidade de estoque a ser mantida em qualquer período específico ou se o senhor deve mudar de fornecedor.

Os custos de estoque são divididos em várias categorias, mas as três principais são custos de pedido, custos de retenção e custos associados à falta de estoque. Compreender todos os tipos de custos de estoque ajudará o senhor a entender melhor as nuances dessa questão e a calcular os custos totais mais precisos.

Mesmo pedidos pequenos geram custos. Isso inclui requisição de compra, pedidos de compra e faturamento, custos de mão de obra e taxas de transporte e processamento. Qualquer cálculo preciso exige o controle de todos esses custos, mesmo que pareçam marginais a princípio.

O que os custos do pedido podem incluir:

• Custos de processamento de pedidos (tempo dos gerentes e pagamento de sistemas de entrada de pedidos).
• Custos de transporte (frete e custos de remessa).
• Mão de obra e equipamentos utilizados no recebimento do pedido.
• Controle de qualidade do pedido recebido.

Os pedidos não só precisam ser atendidos, mas também armazenados no depósito. Os custos de manutenção de estoque (ou custos de manutenção de estoque) afetam severamente o lucro da empresa. Quanto mais dinheiro um varejista gasta para armazenar mercadorias, menos lucro ele obtém. É muito difícil reduzir os custos de manutenção de estoque usando apenas métodos manuais, e é por isso que os varejistas inteligentes usam um software inovador que leva em conta com precisão todos os fatores que afetam o armazenamento de estoque.

Ao calcular o custo de transporte do estoque, considere o seguinte:

• Gastos de capital relacionados ao estoque.
• Deterioração e obsolescência.
• Custos de armazenamento, incluindo aluguel do espaço do depósito, serviços públicos, etc.
• Prêmios de seguro.
• Custos de pagamento de um sistema especializado de gerenciamento de estoque.

Em geral, os custos de retenção representam de 20% a 30% do custo total do estoque. Esse valor depende de muitos fatores, que discutiremos a seguir. Quanto mais tempo o senhor mantiver os produtos antes de vendê-los, mais altos serão os custos.

Os custos de falta de estoque são vendas potenciais perdidas devido à falta de estoque. Por exemplo, um cliente viu que o produto de que precisava estava fora de estoque e o comprou em outro lugar.

Outro caso comum é quando um cliente faz o pedido do último item em estoque, mas ele acaba apresentando defeito. Em ambos os casos, o varejista perdeu a oportunidade de vender o produto e obter lucro.

A falta de estoque pode levar a uma série de custos diretos, tais como

• Custos de remessa acelerada
• Custos adicionais de produção
• Descontos forçados para pedidos atrasados

E custos indiretos:

• Custos administrativos para lidar com rupturas de estoque
• Potencial rotatividade de clientes como resultado da redução da fidelidade

O valor do estoque depende dos fatores que uma empresa inclui em seu estoque. Aqui estão quatro etapas para ajudá-lo a fazer seus próprios cálculos:

Há três métodos básicos para calcular o valor do estoque para sua fórmula de custo de estoque:

1. Método FIFO (First-In, First-Out)

O método FIFO pressupõe que o estoque mais antigo seja vendido primeiro, de modo que o CPV (custo dos produtos vendidos) reflita os custos mais antigos e o estoque final reflita os custos recentes. Isso alinha o CPV com os preços atuais e aumenta os lucros durante a inflação devido ao CPV mais baixo, mas o varejista deve entender que as mercadorias que chegaram antes do fornecedor podem, às vezes, ser mais baratas do que as mais novas.

2. Método LIFO (Last-In, First-Out)

O método LIFO funciona de maneira oposta: o varejista presume que o último estoque comprado é vendido primeiro. Nesse caso, o custo dos produtos vendidos reflete o valor das compras de estoque mais recentes, enquanto o estoque final consiste em produtos mais antigos e mais baratos. O LIFO tende a levar a lucros menores em períodos de aumento de preços, pois o custo dos produtos vendidos se baseia em custos mais altos e mais recentes.

3. Método do custo médio ponderado (WAC)

Com o método WAC, o varejista calcula o custo médio ponderado dividindo o preço de custo pelo número de mercadorias disponíveis. Dessa forma, o varejista pode ter uma visão real do estoque disponível - o valor médio entre os produtos mais novos e os mais antigos.

A fórmula do custo do pedido de estoque é a seguinte:

Custos de pedidos = (Número de pedidos por período) × (Custo por pedido)

Por exemplo, sua empresa faz 30 pedidos por mês. Se os custos administrativos são de US$ 40 por pedido, os custos de remessa são de US$ 90 e os custos de inspeção são de US$ 35, então o custo total por pedido seria de US$ 165. Portanto, o custo mensal dos pedidos é 165×30=$4.950.

Para determinar os custos de manutenção de estoque, primeiro some todas as despesas - armazenamento, transporte, seguro, impostos, redução, etc. - durante um ano ou mês. Em seguida, divida essas despesas pelo valor total do estoque e multiplique o número por 100 para obter uma porcentagem. Essa é a fórmula simples dos custos de manutenção de estoque (fórmula dos custos de manutenção de estoque).

Para medir os custos de falta de estoque:

Custos de falta de estoque = Total de falta de estoque / Total de vendas ×100

Por exemplo, se um varejista tiver 8 rupturas de estoque durante um período com 400 vendas totais, os custos de ruptura de estoque serão de 2%. Isso significa que 2% das vendas totais foram afetadas por rupturas de estoque, levando a uma possível perda de receita ou insatisfação do cliente.

Para calcular os custos de estoque para um ano ou um mês, você precisa somar os custos de cada categoria e o valor real do estoque. Por exemplo, o valor do nosso estoque é de US$ 100.000. Se os custos de pedido são de US$ 12.000, os custos de retenção são de US$ 20.000 e os custos de falta de estoque equivalem a US$ 10.000, o custo total do estoque chega a impressionantes US$ 142.000:

Você deve sempre se lembrar de que quanto maior for esse valor, menos dinheiro ganhará.

Vamos dar uma olhada mais de perto nos fatores que podem aumentar os custos de estoque e afetar diretamente os lucros de uma empresa.

A taxa na qual o estoque é vendido e substituído afeta os custos de estoque. Altas taxas de rotatividade geralmente significam menores custos de retenção e estoque mais fresco, enquanto baixas taxas de rotatividade podem levar a maiores custos de retenção e maiores riscos de obsolescência e deterioração.

Um software especializado pode ajudar o senhor a equilibrar a taxa de rotatividade do estoque. Por exemplo, o LEAFIO Inventory Optimization tem todas as ferramentas de que o senhor precisa, como análise aprofundada, módulo de previsão de demanda e planejamento de compras com base em fatores de sazonalidade e condições de mercado.

De acordo com os resultados dos projetos de IA da LEAFIO, a implementação do sistema de otimização de estoque da LEAFIO melhora o giro do estoque em uma média de 30%.

A proliferação de SKUs aumenta os custos de armazenamento, pois exige mais espaço e recursos no depósito para acomodar uma variedade maior de produtos. O gerenciamento de uma grande variedade de SKUs também leva a despesas mais altas com o manuseio do estoque, a organização e a manutenção de itens obsoletos ou de baixa movimentação.

Estudos mostram que apenas 18% do sortimento pode gerar 78% do lucro total. Para reduzir o custo de um estoque ineficiente diante da complexidade do sortimento, os varejistas podem usar a análise ABC. Por exemplo, como parte do módulo LEAFIO BI, a análise ABC prioriza as SKUs com base em critérios conhecidos e divide os produtos em três categorias:

• A - as SKUs mais necessárias que geram a maior receita (até 80%).
• B - SKUs menos importantes que geram até 20% da receita.
• C - SKUs menos importantes que geram até 5%.

Os produtos perecíveis aumentam os custos de estoque devido à necessidade de condições especiais de armazenamento, como o armazenamento refrigerado.

Os varejistas que trabalham com esses produtos devem controlar cuidadosamente a rotatividade do estoque e acompanhar os estágios de vida do produto para minimizar as perdas de armazenamento e evitar a deterioração.

Fornecedores inconsistentes podem forçar as empresas a manter mais estoque de segurança para se proteger contra atrasos, aumentando os custos de manutenção. Para regular a cooperação, o senhor pode usar a solução LEAFIO Otimização de Estoque, que permite avaliar de forma transparente a confiabilidade de cada fornecedor.

Os gráficos do módulo analítico exibem informações sobre pedidos por quantidade e valor, a participação do fornecedor nas compras e as vendas da loja ou de toda a rede de lojas.

Fatores econômicos externos, como inflação, taxas de juros e demanda do mercado, não podem ser ignorados, pois todos eles afetam o valor do estoque, especialmente no longo prazo. Por exemplo, o aumento dos custos de eletricidade leva a custos mais altos de armazenamento no depósito.

Imagine uma cadeia de supermercados que depende de um único depósito regional para produtos frescos. Quando as enchentes interrompem as rotas de transporte, as entregas atrasam, levando à falta de estoque e ao aumento da deterioração. Para compensar, o supermercado mantém um estoque perecível em excesso, aumentando o desperdício e os custos de armazenamento.

Obviamente, uma cadeia de suprimentos instável é vulnerável a interrupções, o que pode levar ao aumento dos custos de estoque, à perda de vendas e a danos à reputação da marca. Somente com a otimização da cadeia de suprimentos, por exemplo, com vários locais de depósito e recursos de redirecionamento dinâmico, como no caso de um supermercado, um varejista pode garantir a entrega pontual e minimizar os custos.

O software baseado em aprendizado de máquina pode fornecer aos varejistas insights importantes sobre como gerenciar seus processos para aumentar a resiliência da cadeia de suprimentos, categorizando e analisando dados com base em cada etapa da cadeia de suprimentos.

A eficiência do armazenamento e da estocagem afeta os custos do estoque, aumentando as despesas quando a utilização e a organização do espaço não são ideais. Layouts ineficientes, sistemas de rastreamento ruins ou capacidades de armazenamento subutilizadas resultam em custos operacionais mais altos e atrasos no gerenciamento eficaz do estoque.

Os varejistas podem aumentar a eficiência do armazenamento e da estocagem contando com ferramentas automatizadas de gerenciamento de estoque que otimizam os níveis de estoque, reduzem o excesso de estoque e melhoram a utilização do espaço.

A seguir, compartilhamos métodos e estratégias eficazes para ajudar sua empresa a reduzir os custos de estoque.

Um software especializado baseado em aprendizado de máquina permite que os varejistas estimem com precisão a demanda e calculem a quantidade necessária de estoque ao gerenciar as entregas em todos os depósitos e lojas da cadeia.

Por exemplo, um dos clientes da LEAFIO, uma grande cadeia de supermercados, entrega mercadorias de um depósito central diariamente. Algoritmos avançados que aplicam automaticamente coeficientes relacionados aos dias da semana permitem a manutenção de níveis ideais de estoque, alinhando o estoque com as vendas previstas para dias específicos da semana.

Essa abordagem ajuda a evitar o excesso de pedidos durante os períodos de baixa demanda e, ao mesmo tempo, garante o fornecimento adequado para os dias de maior demanda.

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A estratégia de “armazém vazio” envolve o pedido de mercadorias com precisão e a organização da logística de forma a manter níveis ideais de estoque sem a necessidade de armazenar estoque constantemente. Isso é especialmente relevante para lojas que têm um pequeno depósito central ou armazenam o estoque diretamente no local (por exemplo, lojas de conveniência).

Para implementar essa estratégia, você precisa de uma solução de software especializada que possa formar uma cadeia de suprimentos flexível, levar em conta as previsões de demanda e garantir a disponibilidade máxima para cada SKU.

A Quantidade Econômica de Pedidos (EOQ) é um conceito essencial que ajuda a determinar o número ideal de unidades a serem pedidas, atingindo um equilíbrio entre os custos de pedidos e os custos de retenção. Esse procedimento de gerenciamento de estoque permite que os varejistas gerenciem com eficiência seu estoque atual e mantenham sob controle os gastos desnecessários.

O cross-docking é uma estratégia de logística em que as mercadorias são recebidas em um depósito ou centro de distribuição e imediatamente transferidas para caminhões de saída. O cross-docking reduz os custos de estoque, minimizando ou eliminando a necessidade de armazenamento de longo prazo.

As mercadorias são transferidas diretamente das remessas de entrada para as de saída, reduzindo as despesas de armazenagem, o custo do estoque e o risco de obsolescência do estoque.

O estoque morto ou SLOB (Slow Moving and Obsolete) cria problemas significativos para os varejistas porque ocupa espaço no depósito. Também pode levar a perdas significativas, pois essas mercadorias geralmente precisam ser jogadas fora ou vendidas com descontos em vendas forçadas.

Sistemas especializados podem evitar o problema antes que ele surja. Por exemplo, a solução LEAFIO Otimização de Estoque te ajuda a encontrar produtos redundantes, interromper pedidos, removê-los cuidadosamente do sortimento e procurar alternativas melhores.

Use tecnologias de aprendizado de máquina para automatizar o reabastecimento, o rastreamento e a análise. Usando um sistema de pedidos automáticos, o senhor pode gerar e enviar pedidos automaticamente a fornecedores externos ou ao seu depósito sem qualquer intervenção dos planejadores de demanda.

Graças ao sistema de automação, o senhor também pode minimizar o fator de erro humano no processo de inventário, o que também reduz significativamente os custos de inventário.

A solução LEAFIO Otimização de Estoque ajuda você a otimizar os pedidos e a entrega no menor tempo possível, resultando em custos de estoque mais baixos. O sistema possui um poderoso módulo de BI com mais de 40 relatórios que incluem custos de estoque, vendas, estoques excessivos, vendas perdidas, giro de estoque e níveis de serviço. Essas ferramentas visuais criam transparência para todos os aspectos do processo de reabastecimento.