TOP 6 cech systemu zarządzania zapasami dla Państwa firmy

Sprzedawcy detaliczni często nie są w stanie zrealizować zamówień z powodu nieprawidłowego obliczenia poziomu zapasów. Śledzenie zapasów od producenta do magazynu i punktu sprzedaży to często wymyślny proces.

Oprogramowanie pomaga Państwu w podejmowaniu najbardziej efektywnych decyzji biznesowych i zapewnia przewagę nad konkurencją poprzez spełnianie oczekiwań klientów i kontrolę zapasów.

W tym artykule przeanalizujemy dobrze system zarządzania zapasami, jak działa i jakie są jego najważniejsze cechy dla sprzedawców detalicznych.

Główne wnioski

Dobry system IMS ma 6 kluczowych cech: integrację, automatyzację, BI, ML, alerty i łatwy UI.

• Integracja ERP + POS + magazyn. 

• Algorytmy AI do prognoz. 

• Alerty na nadwyżki. 

• Raportowanie cash tied up. 

• Przejrzyste dashboardy.

Najprościej mówiąc, jest to oprogramowanie do zarządzania zapasami, które umożliwia Państwu zarządzanie zapasami, zarządzanie i realizację zamówień, monitorowanie magazynów i optymalizację sprzedaży omnichannel. Oprogramowanie do zarządzania zapasami skraca czas potrzebny pracownikom i właścicielom firmy na przeglądanie stanów magazynowych i znalezienie niezbędnych materiałów w celu zwiększenia wydajności.

Większość systemów zarządzania zapasami pomaga zautomatyzować i kontrolować niektóre lub wszystkie z poniższych obszarów:

• Optymalizacja stanu zapasów (utrzymanie optymalnego asortymentu i ilości towarów);
• Zarządzanie kosztami zapasów;
• Śledzenie zapasów między miejscami składowania za pomocą kodów kreskowych, numerów seryjnych lub identyfikatorów częstotliwości IoT (RFID)
• Pozyskiwanie najnowszych zapasów;
• Zarządzanie magazynem;
• Związek między sprzedażą (w sklepie lub w Internecie) a poziomem zapasów;
• Zapobieganie wadom i przestarzałości towarów;
• Zarządzanie środkami trwałymi (sprzęt, pomieszczenia, pojazdy);
• Prognozowanie i planowanie popytu;
• dokładna sprawozdawczość finansowa.

Aby uzyskać najprostsze narzędzie dla swojej firmy, należy zdecydować, które obszary funkcjonalne są kluczowe dla Państwa działalności i wybrać oprogramowanie z silnymi narzędziami w tych obszarach. Inne procesy biznesowe, jak sprzedaż, marketing i świadczenie usług, można nawet usprawnić dzięki systemom zarządzania zapasami.

Proszę sobie wyobrazić zakupy w Państwa ulubionym sklepie. Przemierzając korytarze, widzi Pan towary ułożone według kategorii, na półkach, z cenami, które zmieniają się z dnia na dzień. Czy zastanawiali się Państwo kiedyś, co decyduje o rozmieszczeniu każdego towaru w tych sklepach? Systemy zarządzania zapasami działają poprzez organizowanie wszystkich asortymentów posiadanych przez organizację i dostarczanie danych o tych produktach klientom i menedżerom organizacji.

System zarządzania zapasami opiera się na towarze. Produkt ten posiada atrybuty, które go charakteryzują, takie jak rozmiar, kształt, wartość, cena, ilość itd. Atrybuty te są wykorzystywane do podejmowania świadomych decyzji przez właścicieli produktów, klientów, a nawet dostawców.

Niektóre punkty, jak identyfikatory i nazwy, są statyczne i pomagają przekazać informacje o tym, czym jest produkt. Inne atrybuty, takie jak koszt, cena i ilość, są dynamiczne i podlegają ciągłym zmianom w dobrze prosperującym przedsiębiorstwie. Oprogramowanie do zarządzania zapasami to nie tylko metoda efektywnego organizowania wszystkich tych danych o produktach i moc obserwowania dynamiki rezerw firmy i analizowania obszarów problematycznych.

• Optymalizacja zapasów

Optymalizacja zapewnia równowagę między gwarantowaną dostępnością produktów a utrzymaniem minimalnych zapasów, redukując błędy ludzkie i koszty magazynowania. Zmniejszenie zapasów i strat dzięki odpisom i sprzedaży. Poprawiły one wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

• Śledzenie zapasów

Firmy zawsze muszą dokładnie wiedzieć, jaki procent zapasów ma każda pozycja, dlatego systemy zarządzania zapasami zawierają funkcje śledzenia zapasów. Śledzenie zapasów wykorzystuje jednostki inwentarzowe (SKU), aby sprawdzić, jakie towary znajdują się w Państwa magazynie, gdzie są zlokalizowane i ile ich jest. Elastyczność śledzenia zapasów w czasie rzeczywistym jest niezbędna dla zespołów produkcyjnych, firm e-commerce i firm posiadających wiele magazynów.

• Alert

Większość narzędzi do zarządzania zapasami wysyła również ostrzeżenia o wyczerpaniu zapasów danego SKU, aby firmy mogły zamówić więcej. Ponadto kierownicy łańcucha dostaw mogą otrzymywać alerty o stanie zamówień dla dostawców, SKU wymagających dodatkowej uwagi kierownika, dynamice nadwyżek i utraconej sprzedaży. Alerty te mogą pochodzić z wnętrza systemu, ale także poprzez e-mail, SMS-y lub powiadomienia z urządzeń mobilnych, w zależności od tego, jak skonfigurowany jest Państwa system.

• Raportowanie

Aby ułatwić śledzenie, systemy zarządzania zapasami tworzą również raporty dotyczące poziomu zapasów, skuteczności strategii zaopatrzenia, cyklu produkcyjnego i wyników sprzedaży. Użytkownik rozumie sprawę dzięki wskaźnikom krytycznym, zarówno w ramach trendu operacyjnego, jak i w ramach analityki długoterminowej, aby uchwycić tę sytuację w sieci i podjąć decyzje.

• Prognozowanie

Prognozowanie zapasów zapewnia, że pożądane ilości są dostępne w magazynach i punktach sprzedaży. Wykorzystując dotychczasową historię sprzedaży, oprogramowanie do zarządzania zapasami może przewidzieć, jaką część każdego SKU będą Państwo sprzedawać. Dzięki temu można zapewnić dostępność produktów i pozbyć się wahań popytu.

• Zgodność z przepisami

System zarządzania zapasami może ułatwić Państwu spełnienie wymogów prawnych. W przypadku zarządzania produktami, które wymagają zwiększonego bezpieczeństwa, jak np. leki, wiele firm wykorzystuje tagi RFID do regulacji tych produktów. Państwa system zarządzania zapasami może śledzić tagi RFID za pomocą urządzeń IoT, aby potwierdzić, że substancje kontrolowane są pod ścisłą kontrolą i że nikt nie wyjmuje ich z magazynu bez pozwolenia.

Na podstawie wieloletnich doświadczeń naszych klientów z różnych kierunków handlu detalicznego, byliśmy gotowi przeanalizować wszystkie słabe punkty biznesu i stworzyć najbardziej efektywny system zarządzania zapasami - Leafio Inventory Optimization.

To rozwiązanie w chmurze ułatwi Państwu szybką i dokładną identyfikację obszarów, które wymagają szczególnej uwagi. Może to pomóc w jak najkrótszym czasie dostroić procesy zamówień i dostaw, co może spowodować pomyślną realizację przyszłej strategii firmy poprzez zmniejszenie nadwyżek, zwiększenie sprzedaży i uwolnienie gotówki.

System Leafio Inventory Optimization minimalizuje również wpływ czynnika ludzkiego na tworzenie zamówień, opierając się wyłącznie na dokładnych danych pochodzących ze złożonych obliczeń algorytmicznych w celu określenia rzeczywistego zapotrzebowania na poszczególne SKU w każdym miejscu składowania.

To rozwiązanie w chmurze pomoże przenieść firmę na nowy poziom zarządzania zapasami.

A to z kolei:

• automatyzacja procesów biznesowych związanych z łańcuchem dostaw na każdym etapie;
• uwolnienie zasobów ludzkich dla lepszej jakości pracy z asortymentem;
• wykorzystanie modułu analitycznego dla kompleksowego zrozumienia strategii biznesowej i rozwojowej.

Inwentaryzacja detaliczna ma swoje warunki i procedury. Jedną z ważnych cech inwentaryzacji detalicznej jest to, że jest ona ściśle zintegrowana z systemem POS, czyli z Państwa kasą. W systemie POS znajduje się kasa (w tym kasa fiskalna i urządzenia takie jak czytniki kodów kreskowych), która przegląda bazę danych inwentaryzacyjnych, identyfikuje konkretną sprzedaną pozycję i odejmuje ją od zapasów.

W zależności od produktu lub towaru będącego przedmiotem obrotu, poszczególne pozycje mogą być umieszczone za pomocą kodów kreskowych lub znaczników identyfikacji radiowej (RFID). Są one przypisywane podczas rejestracji towaru w magazynie, a następnie usuwane ze stanu magazynowego w momencie sprzedaży. Niektóre systemy POS lokalizują nawet towary, być może w konkretnym magazynie lub nawet na podłodze sklepu. Jest to często spotykane w sklepach z ubraniami, towarami i produktami elektronicznymi. Kody kreskowe, lokalizacja produktów i identyfikacja koszyków to także cechy wielu systemów inwentaryzacyjnych.

Powiązane: Wycena zapasów

Należy pamiętać, że oprogramowanie do inwentaryzacji powinno być zawsze interoperacyjne lub zintegrowane z innymi wewnętrznymi systemami biznesowymi.

Proszę wybrać system działający w czasie rzeczywistym, który jest elastyczny, skalowalny i przejrzysty dla użytkowników. Państwa zapasy nie są stałym obiektem, lecz żywym, oddychającym organizmem podlegającym ciągłym fluktuacjom. Ważne jest, aby Państwa oprogramowanie reagowało na te zmiany i informowało każdego użytkownika w czasie rzeczywistym, a także umożliwiało rozbudowę całej infrastruktury (nowe magazyny, pracownicy, sklepy).