Como escolher um sistema de gestão de estoque?

O panorama da gestão de estoques está passando por transformações significativas. Nos últimos anos, a automação mudou a perspectiva do negócio de varejo. medida que os negócios e operações se tornam mais complexos e desenvolvidos, eles exigem soluções melhores e mais eficazes de gestão de estoques, melhor planejamento e controle de estoques.

Os varejistas estão se tornando cada vez mais exigentes para acompanharem o mercado, os concorrentes e os clientes. Eles não precisam mais apenas de uma ferramenta de gestão de estoque, eles precisam de uma solução inteligente multifuncional que agregue valor aos seus negócios.

No entanto, a maneira como as empresas lidam com seu inventário não mudou há muito tempo. Nos anos de 2010 as empresas estavam usando folhas de cálculo. Cada loja formou seus pedidos de forma bastante caótica, sem uma estratégia ou metodologia de gestão de estoque.

Hoje, o mercado passou por uma mudança de 180 graus: a automação está remodelando modelos de negócios, os empregos humanos estão sendo substituídos por tecnologia. As tecnologias de gestão automatizada de estoques podem funcionar melhor e mais eficientemente do que as humanas, e aqui está a razão:

• As pessoas podem receber incentivos monetários e recompensas dos fornecedores por promoverem determinados produtos;
• As pessoas podem se concentrar em seus KPIs pessoais e não em metas estratégicas organizacionais;

Por exemplo, a equipe operacional trabalha para reduzir as baixas contábeis. Para atingir essa meta, eles encomendam produtos menos "arriscados, de baixa demanda" e mantêm suas quantidades baixas. E vice-versa, quando as pessoas têm seus KPIs ligados às vendas, elas podem distorcer a matriz de sortimento e toda a cadeia de distribuição, reordenando manualmente os produtos mais vendidos em vez dos produtos de baixa demanda.

Esses e outros riscos contribuíram para o desenvolvimento ativo de sistemas de gestão de estoques on-line que fazem uso da tecnologia em vez do poder humano. As ordens estão sendo formadas e enviadas sem a necessidade de qualquer interação humana.

Os sistemas de gerenciamento de inventário on-line tornaram-se os sucessores das planilhas do Excel e dos módulos do sistema ERP embutidos que funcionavam com base em algoritmos min/max muito básicos e não eram aplicáveis para diferentes categorias de SKU. O software de ERP não era totalmente automatizado, e as pessoas estavam freqüentemente usando planilhas Excel "antigas, mas boas" e influenciando manualmente o processo de pedidos. O software era usado apenas para gerar estatísticas de pedidos para ajudar as pessoas a calcular manualmente as quantidades de pedidos para cada SKU. Isso era demorado e ineficaz. 

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Os modernos sistemas de gestão de estoque revolucionaram a maneira como os pedidos são feitos. O elemento humano é completamente removido. Soluções automatizadas de software analisam dados de vendas de milhares de SKUs, rastreiam a demanda volátil e escolhem automaticamente a quantidade necessária de reabastecimento.

Parece o sonho de um varejista, não é mesmo?

Entretanto, sem um planejamento adequado do processo comercial, nenhuma solução de software pode aumentar seus lucros.

Sistema de gestão de estoques e negócios de varejo

Em negócios de varejo, o desempenho financeiro é determinado pela magnitude de um ciclo operacional, o intervalo de tempo influenciado pela taxa de rotação de estoque e crédito comercial (em outras palavras, pagamento estendido aos fornecedores). Quanto maior for essa lacuna, mais fundos estarão disponíveis para a atividade operacional e desenvolvimento.

O crédito comercial (ou pagamento estendido e diferido) é dado a participantes respeitáveis do mercado, portanto depende do valor de mercado de sua companhia e da capacidade de seus empregados se comunicarem com fornecedores e fornecedores.

A taxa de rotação de estoque é o principal indicador da eficácia da administração de estoques. A rotação de estoque é calculada com base nos dados de estoque e vendas para um certo período de tempo, mostrando o número de dias/mês até o próximo reabastecimento. A rotatividade de estoques também é influenciada pela matriz de produtos, desempenho do sortimento e, é claro, instrumentos de administração de estoques usados.

Portanto, um software de sistema de gestão de estoques é um conjunto de processos comerciais de varejo que são projetados para manter um certo nível de disponibilidade da matriz de sortimento para atender à demanda do cliente. Esses processos de negócios são:

• reposição de estoque da loja e do armazém central. Incluindo as mercadorias de demanda regular, produtos promocionais, sazonais (levando em conta todas as restrições SC varejistas e fornecedores);
• análise dos indicadores-chave de desempenho do estoque; 
• resposta a problemas emergentes;
• análise de "e se", é uma ferramenta de gestão de risco que permite projetar indicadores-chave de desempenho ao mudar os parâmetros de entrada.

Vamos imaginar um varejista operando 30 lojas com uma média de 5.000 SKUs. Isso significa que temos que administrar e controlar 150.000 itens, cada um com sua própria demanda, oferta e desempenho de categoria. Para calcular as quantidades de reabastecimento, cada item, sua demanda e vendas devem ser analisados.

Isso explica a necessidade de um sistema automatizado de gestão de estoques que faça todos os cálculos e análises e apresente o "produto" final ao gerente que agora tem tempo para dedicar seu tempo a uma atividade analítica e estratégica, trabalho com KPIs e desenvolvimento.

1. Funções para prestar atenção na escolha de um novo ou atualização de um sistema de gestão de estoque atual:
2. Gerar quantidades corretas de pedidos para reabastecimento, para cada SKU em cada loja.
3. Rastreamento e análise da demanda, consistente com os picos de demanda sazonais/férias/vendas.
4. Análise prática e fácil de usar para indicadores-chave de desempenho de estoque.

Características obrigatórias de um sistema de gestão de estoque:

1. Alto nível de automação e qualidade UI/UX.

Um software de sistema de gestão de inventário de qualidade pode criar listas de tarefas prioritárias personalizadas para cada usuário. O usuário pode rastrear os níveis atuais do inventário alvo, ter em mãos os cronogramas de pedidos e entregas, e ter acesso a relatórios práticos personalizados sobre estoques excedentes, déficit, entregas atrasadas, etc. Além disso, o sistema pode reagir rapidamente aos prováveis erros e enviar prontamente a notificação ao usuário. 

A usabilidade e a interface intuitiva determinam a eficácia de todo o sistema. Funcionários de todos os níveis devem ser capazes de ler e compreender dados, assim como aprender rapidamente a trabalhar com um sistema. 

2. Acrescentar valor ao desempenho financeiro de uma companhia. 

Como pode um sistema de gestão de inventário on-line contribuir para a obtenção de lucros?

• Através do rastreamento automático do estoque e do cálculo de reposição de estoque para cada SKU em cada loja, pela contagem do estoque ao vivo e atualização com a última mudança de demanda, cronograma de entrega, alterações de embalagem, etc;
• Por reabastecimento e reenvio automático dentro da cadeia de abastecimento da companhia, atribuindo e enviando pedidos a fornecedores, armazéns, lojas, cross-docking;
• Pela personalização das quantidades de reabastecimento para as lojas e centros de distribuição pela análise da demanda sazonal, picos de demanda de produtos promocionais, de baixa venda e perecíveis.

Cada categoria de produto é única. Ao calcular o reabastecimento e rastrear as métricas, o sistema de gestão de estoques analisará as características dos produtos. Por exemplo, se o senhor está vendendo produtos secos, seu sistema de gestão de estoque tem que administrar:

• a demanda média diária;
• a demanda sazonal;
• as promoções e vendas planejadas;
• reputação e confiabilidade do fornecedor.

Se o senhor estiver vendendo produtos frescos, terá que acrescentar esses 3: 

• picos diários de demanda, dependendo do dia da semana;
• direcionamento e merchandising, disponibilidade de produtos nas prateleiras para clientes específicos;
• datas de expiração.

O sistema de administração de estoques on-line adaptará suas métricas a todos os seus fatores e terá um algoritmo totalmente personalizável para atender às necessidades de cada negócio e se adaptar a seus objetivos.

Por exemplo, quando um sistema forma uma ordem a ser enviada ao armazém principal, o algoritmo deve incluir as seguintes métricas:

• demanda de vendas para cada loja;
• atividades promocionais e de vendas para cada loja;
• demanda sazonal;
• vendas em CD;
• outros fatores que possam influenciar o pedido dentro de um percurso de entrega.

3. Funcionalidade extra para a formação e reabastecimento do pedido:

• Otimização das quantidades do pedido (custo do pedido, peso, paletes, quantidades de produtos). O sistema calcula e analisa os dados de entrada e em tempo real e corrige as quantidades do pedido (aumenta se o fornecedor, por exemplo, tem uma exigência mínima de pedido e diminui, se há alguma limitação orçamentária nos pedidos saídos).
• Divisão das ordens para atender às exigências logísticas (capacidade de transporte de veículos/número de veículos, etc.).
• Uso de produtos substitutos ao fazer um pedido (os substitutos são produtos similares/intercâmbiáveis que estão simultaneamente presentes na matriz do sortimento).
• Manter registro de produtos substitutos (se um dos produtos já estiver presente na matriz de sortimento e o cliente não sentir a diferença e não tiver qualquer preferência).
• Trabalhar com fornecedores adicionais alternativos.

4. Promoções e gestão de estoques sazonais:

• Cálculos automatizados de pedidos e reabastecimento para responder às vendas após o término do período promocional/sazonal.
• Análise da métrica da demanda sazonal (esse componente varia dependendo do produto/loja/mês/semana/época).
• Análise dos atrasos logísticos da época de férias (às vezes, durante a época alta ou de férias, os fornecedores não são capazes de atender e entregar os pedidos). O sistema mantém automaticamente um registro de tais períodos e envia as ordens antes do início de tais períodos. Como resultado, o senhor está preparado e não tem que fazer pedidos durante a alta temporada).
• Preparação para uma época de promoção/vendas. O sistema calcula automaticamente o estoque necessário para responder ao nível de demanda de promoção.
• Acompanhamento da demanda de promoção em tempo real e correção das promoções. Uma abordagem flexível da administração de promoções pode ajudar a pausar/parar as campanhas de promoção para certos produtos se eles não estiverem sendo vendidos efetivamente. 
• Rastreamento exato da demanda em tempo real. O sistema analisa os dados de vendas durante a promoção e corrige os níveis de estoque em conformidade.
• Rastreamento de colocações de fornecedores adicionais promocionais para diferentes produtos.
• Dominar os níveis de estoque no final de uma promoção (essa funcionalidade pode ser aplicada a qualquer evento de vendas, campanha promocional e administrar produtos in-out).
• Representação e análise de dados visuais. Os dados são apresentados claramente para comparar e analisar as vendas e a demanda para cada promoção/produto.

5. Solução de problemas e controle de métricas de desempenho:

• Análise dinâmica em tempo real dando uma "visão de helicóptero" sobre todas as métricas de desempenho: esgotado, excesso de estoque, taxa de rotatividade, disponibilidade, custo de carregamento de estoque, taxas de vendas.
• Indicação de tarefas que requerem atenção imediata (por exemplo, diminuição do estoque necessário para uma promoção).

6. Controle de dados e transparência:

• Possibilidade de gerar uma lista de excesso ou falta de estoque, revisão do histórico de pedidos e movimento de pedidos, para cada item no depósito em segundos para reagir rapidamente a quaisquer mudanças.
• Registro das mudanças feitas pelos usuários no sistema.

7. Analítica em tempo real:

Ferramenta flexível de relatórios para analisar rápida e eficientemente as vendas perdidas, excesso de estoque, disponibilidade de estoque e faturamento, com os filtros de dados para cada armazém, funcionário responsável, tipo de produto.

• Relatórios sobre a confiabilidade, pontualidade e atendimento de pedidos de cada fornecedor.
• Relatório de rotatividade e disponibilidade de estoque.
• Como para o rastreamento de métricas semelhantes.
• Ferramentas de relatórios separados para produtos de categoria Fresh, promoções atuais e finais.
• Rastreamento de mudanças feitas pelo usuário (mostra as mudanças feitas por cada usuário).

8. Integração entre plataformas e flexibilidade:

• O senhor pode usar o sistema para fazer login a partir de qualquer dispositivo de qualquer parte do mundo! 
• Configurações flexíveis, que podem ser adaptadas a qualquer necessidade comercial muito rapidamente. O senhor não tem que investir em mudanças de código rígido e programação adicional. A flexibilidade é uma nova obrigação da década de 2020.
• Integração fácil e suave com qualquer sistema de relatórios.
• Alta velocidade de operação.

9. Apoio técnico constante 24/7 por parte do provedor

Vamos resumir! Ao escolher um sistema de gestão de estoque, o senhor deve prestar atenção:

• Reajuste de algoritmos de desempenho e adaptação à volatilidade do mercado e da demanda.
• Facilidade de interface e usabilidade.
• Flexibilidade e adaptação às necessidades de seus negócios.
• Análise transparente em tempo real, desempenho e acompanhamento dos KPIs.
• Sistema inteligente de notificação para os funcionários que trabalham com estoque, para prevenir ou reagir rapidamente a riscos potenciais.

Essas funções estão rapidamente se tornando novos padrões no setor de varejo e gestão de estoques. Sistemas de gestão de estoque que operam com base nesses padrões estão no coração de todo negócio varejista bem-sucedido. A automação do inventário é a chave para se atingir as metas financeiras. 

Como atingir suas metas comerciais? 

Primeiro, determine se seu sistema de gestão de inventário está de acordo com os padrões da indústria. O senhor tem áreas que devem ser desenvolvidas? Elas podem se tornar um ponto de crescimento para seus negócios.

As soluções modernas de software são baseadas em diferentes metodologias, entretanto o melhor resultado pode ser alcançado combinando mecanismos de puxar e prever. Essa abordagem está sendo usada com sucesso pelo sistema de reabastecimento automático leafio para aumentar a taxa de rotatividade, aumentar as vendas e alcançar 100% de transparência na análise e nos relatórios.