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Especificidades do gerenciamento de estoque em farmácias
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Especificidades do gerenciamento de estoque em farmácias

12 min de leitura
Irina Shypulia
Irina ShypuliaProject Manager
estoque em farmácias

Redes de farmácias são reconhecidas como principais líderes em termos de complexidade no gerenciamento de estoque. O setor de varejo de farmácias é caracterizado por uma significativa regulamentação estatal, capacidade limitada de prateleiras e, o mais importante, uma ampla e complexa linha de produtos.

Há dezenas de milhares de produtos. Os medicamentos estão no mercado em diferentes formas e dosagens. E uma área muito específica é a venda de medicamentos prescritos.

Uma área significativa na classificação de produtos é a parafarmacia, que inclui produtos para higiene e atendimento ao cliente, cosméticos e suplementos alimentares. Além disso, as farmácias vendem aparelhos, equipamentos e suprimentos médicos.

Esse conjunto de recursos e limitações faz com que o gerenciamento de estoque de farmácias e parafarmácias seja um desafio a ser enfrentado.

Como crescer no gerenciamento de estoque de farmácias

Qualquer rede de farmácias, à medida que a rotatividade e o número de filiais aumentam, conclui, sobre o gerenciamento de estoque, que:

É preciso uma automação abrangente, com base no processamento de dados operacionais e nos algoritmos comprovados. Um bom exemplo dessa abordagem é o sistema de Otimização de Estoque LEAFIO, que otimiza a variedade e garante a disponibilidade dos produtos em nível razoável e suficiente. Este é um serviço em nuvem que opera de acordo com o modelo SaaS (Software como serviço) e está disponível por meio de um navegador Web, em smartphones ou computadores com qualquer sistema operacional.

“Antes da implementação da solução de Otimização de Estoque da LEAFIO, nosso gerenciamento era descentralizado. Em cada uma das centenas de farmácias, os gerentes criavam os pedidos manualmente. E com tantos pedidos diferentes, problemas surgiram principalmente devido ao fator humano. Às vezes, os gerentes perdiam SKUs importantes, e às vezes inseriam as quantidades erradas. Portanto, o principal objetivo era calcular os pedidos de maneira centralizada, usando um software e não o trabalho manual. E o sistema nos trouxe isso”, diz Oto Gvaramia, programador-chefe da rede de farmácias Aversi (rede de farmácias da Geórgia).

A combinação das práticas de análise e previsão, o uso de dados reais de demanda, vários algoritmos de gerenciamento de inventário para os pontos de venda e centros de distribuição e uma poderosa unidade analítica tornam a Otimização de Estoque LEAFIO uma ferramenta confiável para gerenciamento de estoques farmacêuticos.

“Nós mudamos completamente a abordagem dos pedidos. Agora, eles são feitos por 8 pessoas do nosso escritório, e não em cada farmácia separadamente. Isso simplificou bastante o processo e acelerou o fornecimento dos pontos de venda. Com a LEAFIO, as farmácias pedem a quantidade exata que irão vender, sem excedentes, apenas para manter o estoque. Isso diminuiu o desperdício em vários milhões e foi um grande avanço no nosso negócio”.

Oto Gvaramia não esconde sua satisfação com os resultados da implementação do sistema automatizado. Segundo ele, o uso da LEAFIO permite ao varejista calcular os volumes ideais dos pedidos, mantendo a disponibilidade dos produtos nos pontos de venda, mas evitando vendas perdidas.

Funcionalidade para situações complexas e "armadilhas"

A plataforma online de Otimização de Estoque da LEAFIO é uma solução completa para varejo que leva em consideração as especificidades e a experiência da farmácia. Assim como um determinado medicamento é prescrito para o tratamento de uma doença, a funcionalidade do sistema em nuvem permite resolver cada um dos problemas de gerenciamento de estoque de uma farmácia.

Características da demanda e suas flutuações, baixa frequência de compras de alguns itens

Nem todos os medicamentos são comprados regularmente. Remédios muito caros para doenças raras têm uma menor frequência de compra. No entanto, esses medicamentos também precisam estar disponíveis em estoque. Ao mesmo tempo, no caso de excesso de tais medicamentos, o risco de expiração da vida útil e perdas financeiras relacionadas aumenta significantemente.

Com base nas especificidades do setor, o software implementa a separação de mercadorias por frequência de vendas. Três grupos são definidos - produtos vendidos com alta, média ou baixa frequência, para os quais diferentes configurações são inseridas no sistema. 

Para cada um desses grupos, o consumo médio diário é calculado automaticamente, levando em consideração a frequência das vendas, e o nível de estoque (reserva) é definido.

Lidar com produtos de baixa frequência de demanda é mais simples usando o gerenciamento de status. Cada SKU na farmácia recebe um status, que permite que o pedido seja feito automaticamente, de acordo com um cronograma, ou em um pedido especial. E como esse status é definido no contexto de cada loja, é possível gerenciar os pedidos dependendo das necessidades de diferentes farmácias, com o produto sempre disponível na matriz.

Produtos genéricos e substitutos

Além dos medicamentos originais, novos genéricos estão constantemente surgindo no mercado, com marcas farmacêuticas desenvolvendo e lançando suas próprias versões de medicamentos populares. Na ausência do produto desejado, é muito mais difícil o comprador fazer uma nova escolha em uma farmácia do que em uma loja qualquer. A substituição correta do medicamento, em regra, requer um balanço responsável entre o cliente, seu médico ou farmacêutico e as informações disponíveis na farmácia sobre possíveis alternativas ao medicamento solicitado. Os gerentes, por sua vez, ao enviar pedidos, precisam escolher entre uma ampla variedade de medicamentos semelhantes.

Além disso, em medicamentos que já estão no mercado, a dosagem, quantidade na caixa e a própria caixa em si alteram periodicamente, com renomeações de marca ou mudanças nos documentos do próprio registro.

Às vezes, um cliente pode não concordar com a seleção de um medicamento análogo ao que está acostumado e negar fazer um pedido especial. A rede de farmácias também deve estar pronta para trabalhar com isso. Não dar suficiente atenção a um indicador como as vendas perdidas, devido a recusa de um cliente a concordar com a substituição de um remédio, pode fazer com que ele não conclua um pedido e procure a concorrência.

Trabalhar com tanta complexidade em variedade como os medicamentos genéricos também é possível com o sistema de gerenciamento de estoque. Um produto que teve a quantidade na caixa alterada ou renomeada é considerado um novo SKU, mas quando inserido no sistema, é definido como produto semelhante. Como resultado, o planejamento de reserva para este medicamento será baseado no histórico de vendas de genéricos anteriores. E podemos fazer o mesmo com medicamentos que acabaram de chegar à farmácia, mas sua composição corresponde a medicamentos já vendidos anteriormente. Assim, os pedidos, mesmo para novos itens de commodities, são formados com base em dados de vendas.

Classificação por sazonalidade e especificidade regional.

Esses são assuntos típicos para farmácias. O outono-inverno é quando mais medicamentos para resfriados e gripes são vendidos. Por sua vez, farmácias próximas ao litoral ou locais montanhosos devem oferecer mais protetor solar e pomadas para queimaduras de sol no início do verão.

O programa oferece a função de "Sazonalidade", onde os coeficientes (mensal e semanal) para cada grupo de produtos são calculados automaticamente, com base nas vendas reais de períodos anteriores, e levados em consideração pelo sistema ao criar os pedidos. Por exemplo, caso demonstrado por uma previsão epidemiológica, o aumento de algumas doenças mais cedo ou mais tarde, as ações do programa poderão ser ajustadas, destacando o período anterior com indicadores semelhantes.

O sistema aceitará a sugestão e fará cálculos com base nos dados do período especificado. Além disso, esta função permite que você leve em consideração os períodos designados de férias e fins de semana prolongados, quando os fornecedores podem não estar disponíveis.

Divisão da quantidade de medicamentos em um pacote.

A quantidade de medicamentos em uma caixa pode ser dividida e vendida em embalagens separadas. Um exemplo comum é uma caixa de pílulas que contém várias unidades, que podem ser vendidas separadamente por uma farmácia, o que pode ser uma potencial fonte de erros.

O sistema possui a função “Vendas Unitárias”. Com ela, é possível especificar a quantidade de um determinado SKU tanto para as farmácias (por exemplo, número de itens vendidos) e um fornecedor (por exemplo, pacotes usados para os produtos). Aqui, também é possível definir a conversão da quantidade de pedidos de unidades de farmácia para unidades de fornecedores.

Prazo de validade limitado

O prazo de validade limitado é controlado rigorosamente e isso aumenta o risco de perdas de produtos excedentes e não líquidos. Para farmácias, esse indicador deve ser levado em consideração não apenas no gerenciamento do estoque atual, mas também ao realizar os pedidos. Afinal, é importante avaliar a vida útil restante no momento em que os produtos chegam à farmácia. Mais ainda, na farmácia, não é possível organizar as vendas de produtos de acordo com a proximidade da data de validade, o que é muito comum em supermercados.

A data de validade do produto é automaticamente controlada por um sistema de gerenciamento eletrônico de estoque, onde os usuários são capazes de reagir em tempo hábil para a reposição adequada do medicamento.

Condições especiais de armazenamento de medicamentos.

É preciso um controle rigoroso no armazenamento de cada SKU. O controle de temperatura (locais de armazenamento refrigerados), a proteção contra a luz solar (locais escuros), etc. podem ser necessários.

Na solução de Otimização de Estoque da LEAFIO, você pode analisar e controlar as condições de armazenamento para cada produto.

Flutuações pontuais de demanda ou pedidos-alvo

Isso se refere a quaisquer picos de demanda que não devem se repetir constantemente no futuro. De fato, é importante que o programa não leve em conta eventos únicos (campanhas, programas com tempo limitado, emergências, etc.), como sinal de demanda crescente de longo prazo, e não aumente as ações correspondentes.

Neste caso, a função "Reabastecimento único" é aplicada, aumentando apenas um pedido específico, sem afetar os volumes dos pedidos subsequentes, nem o nível do estoque.

Promoções

As atividades de marketing na indústria farmacêutica não podem ser realizadas de acordo com os modelos adotados para vendas de FMCG (sigla em inglês para Bens de Consumo Rápido). A venda de medicamentos sem receita e produtos relacionados é feita, mas requer uma preparação mais cuidadosa, já que muitas vezes são adquiridos por clientes espontaneamente, sem conselhos de especialistas.

O sistema calcula de maneira autônoma a quantidade de remessa necessária para a preparação e conduta de uma campanha. Há também uma opção para novas promoções ou produtos para os quais não há dados de períodos anteriores. Isso é suficiente para a equipe definir manualmente um aumento de reserva e, ainda assim, o sistema continuar o gerenciamento automático de estoque.

Vamos ilustrar o trabalho em campanhas promocionais usando a solução de Otimização de Estoque da LEAFIO nas palavras do nosso cliente da Geórgia:

“A implementação do sistema automatizado tornou possível planejar as promoções com mais precisão. Nós adotamos até mesmo um sistema padrão interno, apropriado para nós. Anteriormente, a definição de quando e quanto serão os pedidos era feita unicamente pelos gerentes. E como resultado, as campanhas nem sempre eram precisas. Mas agora, ao planejar uma promoção, nossos especialistas apenas aplicam coeficientes com o aumento esperado nas vendas dos itens de produtos correspondentes”.

Quais são os ingredientes ativos neste medicamento?

Um dos principais elementos na Otimização de Estoque LEAFIO é a possibilidade de calcular, monitorar e alterar as reservas de cada SKU. A reserva é a junção de toda a quantidade disponível de produtos, incluindo o estoque, pedidos já aceitos pelo fornecedor e lotes ainda no processo de entrega.

O programa faz todo o cálculo inicial de reservas com base nos dados em períodos médios de vendas e reabastecimento, importados do sistema contábil. Ao formar os primeiros pedidos, o gerente monitora o nível de reserva e define os ajustes necessários. Após um ou dois ciclos de reabastecimento, o programa se ajustará e as operações de monitoramento da disponibilidade de produtos e o cálculo do pedido suficiente para reabastecer as reservas serão ajustados automaticamente. O cálculo de reserva ocorre para cada SKU, em cada filial, dependendo da demanda real.

A integração com outro software de usuário é um recurso importante de um sistema de controle de estoque automatizado. A solução de Otimização de Estoque da LEAFIO não é apenas compatível com qualquer software contábil ou de gestão, mas também permite importar dados desses sistemas, verificando sua precisão e corrigindo erros.

Soluções automatizadas, como a de Otimização de Estoque da LEAFIO, permitem que as cadeias de farmácias atendam às mais recentes tendências de marketing - conhecido como Omnichannel. Isso significa um único modelo para a organização de fluxos de produtos para todas as vendas - tanto em pontos de venda, como online. Com essa abordagem, diferentes canais de vendas e comunicação não são apenas usados simultaneamente, mas integrados e trabalhando de maneira síncrona. E para isso, a funcionalidade do programa permite que as unidades de vendas online também sejam incluídas no sistema de gerenciamento de estoque. Isso elimina possíveis problemas de duplicação de pedidos e o acúmulo de excessos.

A solução de Otimização de Estoque da LEAFIO é um produto muito fácil de usar. Todas as principais informações do sistema são exibidas nos painéis, onde você pode rastrear constantemente o movimento dos produtos mais populares, responsáveis por 80% da rotatividade da empresa, e de produtos novos e promocionais. Os dados nos principais indicadores são atualizados diariamente: vendas, excedentes, vendas perdidas e retorno, e o sistema cria automaticamente as tarefas para o gerente, priorizando-as e rastreando todo o progresso.

Além das funções de gerenciamento operacional, os relatórios significativos e as ferramentas analíticas disponíveis neste software de gerenciamento de estoque são essenciais para todos os varejistas.

A movimentação por categoria de produto, as taxas de rotatividade e vendas perdidas, os níveis de estoque, tanto nos preços de compra quanto em dias, etc, tudo está disponível prontamente.

O representante da "Aversi" destaca esta propriedade do software: “Os relatórios são muito úteis para nós. Eles são claros e informativos. Nós monitoramos os indicadores em toda a nossa rede farmacêutica. Antes, por exemplo, calcular as taxas de rotatividade e as vendas perdidas exigiam muito tempo, mas agora tudo está disponível em apenas um clique.

Conclusões... serão feitas pelo cliente

Ao contrário do lucro, o relacionamento de uma marca com seu público não pode ser medido com exatidão, mas isso não o torna menos importante. O trabalho da equipe, que não precisa mais preencher manualmente os pedidos de fornecedores, e a variedade calculada automaticamente de acordo com a demanda real, acabando com a falta de estoque, ajudam a criar uma experiência positiva do cliente associada à farmácia. Afinal de contas, esta pesquisa indica que 71% dos consumidores fazem suas compras com base em avaliações de clientes anteriores, e 91% têm maior probabilidade de comprar novamente se a experiência foi positiva. E este é mais um argumento para gerenciar o seu inventário de farmácias com a Solução de Otimização de Estoque da LEAFIO.


Irina Shypulia
Irina ShypuliaProject Manager

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