System uzupełniania zapasów: Objaśnienie, definicja i metody

Utrzymanie właściwego poziomu zapasów jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej w dobie oczekiwań konsumentów dotyczących błyskawicznej realizacji zamówień. Utrzymanie wysokiego poziomu zadowolenia klientów jest wyzwaniem, gdy stosuje się ręczne lub przestarzałe procesy.

Przeciętny amerykański detalista ma 63% wskaźnik dokładności zapasów. Kolejne 34% firm wysyła zamówienia z opóźnieniem z powodu braków magazynowych.

Zarządzanie zapasami jest istotnym elementem łańcucha dostaw w handlu elektronicznym, ponieważ wpływa na lojalność konsumentów i doświadczenie marki.

Najprostszym sposobem na znalezienie sposobów poprawy strategii uzupełniania zapasów jest zastanowienie się, jaka podstawowa technika najlepiej sprawdza się w Państwa firmie.

Co to jest uzupełnianie zapasów?

Proces przesunięcia produktów z magazynów do półek kompletacyjnych lub przyjęcia towaru z handlu elektronicznego od dostawcy do magazynu lub centrum realizacji zamówień, nazywany jest uzupełnianiem zapasów, czasem też uzupełnianiem zapasów. Przedsiębiorstwa odnoszą liczne korzyści z efektywnego uzupełniania zapasów, między innymi zapobiegają brakom lub nadmiernym zapasom, obniżają koszty transportu i zwiększają zadowolenie klientów.

Firmy muszą zaangażować się w proces tworzenia skutecznego planu uzupełniania zapasów w handlu detalicznym, który obejmuje:

• Gromadzenie danych o zapasach w czasie rzeczywistym.
• Uzyskanie pełnej widoczności w całym łańcuchu dostaw.
• Tworzenie prognoz popytu i uzupełnianie zapasów odbywa się we współpracy ze sprzedawcami, gospodarką magazynową, klientami długoterminowymi i dostawcami.
• Zidentyfikować elementy, które mogą mieć istotny wpływ na Państwa strategie przewidywania popytu i uzupełniania zapasów, takie jak wejście lub wyjście konkurencji, popyt sezonowy, kłopoty z dostawcami.
• Opracować strategię, co Państwo zrobią, jeżeli popyt nie zostanie zaspokojony.

Zarządzanie zapasami i ich uzupełnianie to podstawa działalności zarówno producentów, jak i handlowców. Produkty nie mogą być wytwarzane lub sprzedawane, jeżeli nie są dostępne niezbędne materiały. Innymi słowy, stan zapasów to aspekt działalności, którego nie można pominąć.

Dlaczego uzupełnianie zapasów jest ważne dla sprzedawców detalicznych?

Dzięki efektywnej procedurze uzupełniania zapasów, firmy mogą szybko zrealizować każde zamówienie, dbając o zadowolenie klientów, zwiększając jednocześnie rentowność i obniżając koszty. Dobry proces uzupełniania zapasów ma następujące zalety:

1. Unikanie nadmiernych zapasów.

Inteligentna procedura uzupełniania zapasów może również pomóc w zminimalizowaniu nadmiernych zapasów towarów, które mogą stać się niesprzedawalne, jeżeli pozostaną bez opieki przez zbyt długi czas, takich jak łatwo psująca się żywność i napoje lub kosmetyki z datą ważności. Nadmierne zapasy, czyli brak wystarczającej ilości towarów, mogą zaszkodzić Państwa dochodom.

Martwe zapasy mogą wynikać z uzupełniania zapasów zbyt wcześnie lub bez uwzględnienia zmian w popycie klientów lub sezonowości, co zwiększa koszty utrzymania, pozwalając niesprzedanym zapasom zbyt długo leżeć na półkach.

Powiązane: Jak sklepy monopolowe mogą efektywnie zarządzać zapasami?

2. Zapobieganie brakom zapasów.

Strategie uzupełniania zapasów pomagają firmom w unikaniu zapasów i backorderów, czyli strasznej sytuacji, w której nie można natychmiast zrealizować zamówienia z powodu braku zapasów. Brak zapasów występuje wtedy, gdy sprzedawca nie uzupełnia zapasów w odpowiednim momencie, co powoduje, że w momencie zakupu towaru nie ma go w magazynie.

Możliwe są zamówienia zwrotne, które wskazują, że zamówienie ma datę, kiedy artykuł będzie gotowy do wysyłki. Zapasy i zaległości mogą być bardzo dokuczliwe dla Państwa klientów.

Najprostszym sposobem na zminimalizowanie częstych problemów z zapasami jest utrzymywanie zapasów bezpieczeństwa, zapasów zapasowych lub zapasów awaryjnych.

3. Obniżenie kosztów wysyłki.

Przedsiębiorstwa mogą zarządzać kosztami wysyłki poprzez optymalizację uzupełniania zapasów. Wysyłanie artykułów z jednego zakupu w wielu przesyłkach podnosi koszty wysyłki, marnuje więcej opakowań i dezorientuje klientów. Na podstawie danych z przeszłości mogą Państwo oszacować popyt i wybrać, ile zapasów na poziomie SKU należy trzymać w każdym magazynie.

Uwaga: Rozłożenie zapasów pomiędzy centra realizacji jest najlepszą praktyką łańcucha dostaw w handlu detalicznym, która polega na utrzymywaniu listy jak najbliżej klientów.

Efektywne uzupełnianie zapasów może pomóc firmom w zapewnieniu, że zapasy są równomiernie rozłożone w centrach realizacji i że zamówienia są wysyłane z miejsc znajdujących się najbliżej klientów.

4. Zwiększa zadowolenie klientów.

Firmy mogą szybciej realizować więcej zamówień, gdy wyeliminowane lub zredukowane są zapasy, co powoduje wzrost przychodów i zysków. Z drugiej strony, zbyt częste spiętrzenie zapasów może spowodować wzrost niezadowolenia klientów, kierując ich do konkurencyjnych dostawców.

4 główne strategie uzupełniania zapasów

Strategia popytu

Ta technika obejmuje strategię, która informuje o konieczności uzupełnienia zapasów w oparciu o przewidywany popyt. To również wymaga skrupulatnego planowania, aby zagwarantować gotowość na potencjalne zmiany popytu.

W przypadku tej strategii, ilość zakupionych zapasów często wystarcza tylko na zaspokojenie prognoz popytu, przy czym należy pamiętać o znacznym zapasie bezpieczeństwa, aby nie pozostawić zamówień bez realizacji, jeżeli prognozy popytu okażą się błędne. Zapas bezpieczeństwa jest buforem magazynowym, który pozwala Państwa firmie reagować na losowe wahania podaży i popytu, zmniejszając niebezpieczeństwo wystąpienia zapasów w przypadku niespodziewanego wzrostu popytu.

Strategia punktów zamówień

W uzupełnianiu zapasów jako sygnał wykorzystuje się poziom zapasów, a nie czas jako sygnał do uzupełnienia. Polega ona na ustaleniu poziomu zapasów, który sygnalizuje, kiedy należy zamówić nowe towary. Jeżeli w magazynie znajduje się zazwyczaj 1000 sztuk danego produktu, można ustalić, że punkt zamawiania nastąpi, gdy poziom zapasów spadnie do 200 sztuk. Wtedy należy zamówić 800 sztuk, aby przywrócić stan zapasów do właściwego poziomu. Aby uniknąć nadmiernych zapasów, należy określić maksymalny poziom zapasów, teraz, gdy mają Państwo swoje minimum. Uzupełnienie (ponowne zamówienie lub uzupełnienie) jest uruchamiane, gdy stan magazynowy jest poniżej progu minimalnego.

Strategia Top-off

Strategia uzupełniania zapasów "top-off" jest znacznie bardziej płynna, znana również jako uzupełnianie "lean time". W czasie tych przestojów każdy stały punkt kompletacji jest wypełniany progami minimalnymi i maksymalnymi, podobnie jak w przypadku uzupełniania min/max.

Metoda ta jest najczęściej stosowana w branżach o wysokiej prędkości, gdzie posiadanie dobrego poziomu zapasów w czasie skoków popytu ma kluczowe znaczenie, zmniejszając ryzyko niskiego poziomu zapasów w niewłaściwym czasie. Metoda ta pomaga zwiększyć wydajność w okresach szczytowych, wykorzystując okresy spowolnionego popytu do zwiększenia poziomu zapasów w miejscach odbioru.

Strategia okresowa

Okresowe uzupełnianie zapasów polega na zwykłym monitorowaniu, czy zapasy muszą być uzupełniane w regularnych okresach. Na przykład, co trzy miesiące sprawdzają Państwo poziom zapasów, czy nie trzeba ich uzupełnić. Jeżeli poziom zapasów jest nadal akceptowalny, nie zamawiają Państwo niczego. Nawet jeżeli przed upływem tego czasu zapasy się skończą, przy zastosowaniu techniki okresowej, nie będzie Pan składał zamówień aż do zakończenia cyklu. Dopiero w ustalonych wcześniej punktach kontrolnych składane są zamówienia na uzupełnienie zapasów.

Na podstawie wieloletnich doświadczeń naszych klientów z różnych obszarów handlu detalicznego, przeanalizowaliśmy wszystkie słabe strony biznesu i stworzyliśmy najbardziej efektywny system zarządzania zapasami - Leafio Inventory Optimization Solution.

To rozwiązanie oparte na chmurze pomoże Państwu szybko i dokładnie zidentyfikować obszary, które wymagają szczególnej uwagi. Pomoże to usprawnić zamawianie i dostarczanie towarów w jak najkrótszym czasie, co doprowadzi do pomyślnej realizacji dalszej strategii rozwoju firmy poprzez zmniejszenie nadwyżek, zwiększenie sprzedaży i odciążenie przepływów pieniężnych.

Poza tym, dzięki systemowi Leafio Inventory, można zminimalizować czynnik błędu ludzkiego przy generowaniu zamówień, opierając się wyłącznie na dokładnych danych pochodzących ze złożonych obliczeń algorytmicznych, które identyfikują rzeczywiste zapotrzebowanie na poszczególne SKU w każdym punkcie utrzymywania zapasów.

Najlepsze praktyki uzupełniania zapasów

Zbudowanie skutecznej strategii uzupełniania zapasów wymaga czasu i wysiłku. Wymaga to dokładnych danych o aktualnych stanach magazynowych, zapotrzebowaniu klientów i czasach realizacji zamówień przez dostawców. Oto kilka najlepszych praktyk:

1. Wykorzystanie danych o uzupełnianiu zapasów

Posiadanie danych o stanie zapasów w czasie rzeczywistym pozwala na sprawdzenie, które pozycje są wolno rotujące, a które szybko rotujące, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji o uzupełnianiu zapasów.

Dzięki tym informacjom mogą Państwo poprawić prognozowanie popytu, obliczyć zapas bezpieczeństwa, określić wskaźnik rotacji zapasów dla Państwa produktów i inne czynniki finansowe.

Dane z punktów sprzedaży detalicznej mogą wskazać, jak powinien przebiegać proces uzupełniania zapasów. Ponieważ każdy z Państwa rachunków jest unikalny, staranne zarządzanie danymi pomoże Państwu w utrzymaniu wszystkich zapasów na odpowiednim poziomie. Analizując te dane, Państwa zespół będzie w stanie poprawić prognozy popytu i zarządzanie zapasami.

Rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji do budowy efektywnego systemu zarządzania zapasami

Poznaj LEAFIO

2. Poprawa widoczności w terenie

To, czego Państwo nie wiedzą, może Państwu zaszkodzić w zarządzaniu zapasami. W przypadku towarów o dużym popycie, posiadanie wielu dostawców ma sens. Śledzenie danych w wielu programach i aplikacjach może stać się skomplikowane, ograniczając zdolność Państwa zespołu do prowadzenia precyzyjnych, prostych zapisów. Wykorzystanie technologii do usprawnienia monitorowania danych w czasie rzeczywistym daje Państwa marce nieocenioną przewagę nad konkurencją, która nadal korzysta z ogólnych narzędzi do realizacji zadań.

Priorytetem jest bardziej asertywna komunikacja pomiędzy przedstawicielami handlowymi a sprzedawcami, co jest kolejnym sposobem na zwiększenie widoczności. Z solidnym połączeniem przychodzą otwarte linie komunikacyjne, co pozwala na jak najszybsze rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zarządzaniem zapasami. Silne relacje z detalistami mogą również pomóc Państwu w dokładniejszym przewidywaniu czasu realizacji zamówienia, czyli czasu, w którym nowe zamówienie Państwa produktu trafia na półki. Na ten czas wpływają takie czynniki, jak szybkość realizacji zamówień i ich transportu oraz wewnętrzne działania każdego sklepu. Będą Państwo mogli podejmować trafniejsze decyzje dotyczące uzupełniania zapasów, jeżeli lepiej zrozumieją Państwo codzienne funkcjonowanie każdego sklepu.

3. Monitorowanie i dostosowywanie podejścia do uzupełniania zapasów

W miarę upływu czasu i zauważenia przez Państwa zespół wyraźnych wzorców i trendów wyłaniających się z danych sklepowych, będą Państwo mogli wykorzystać wyniki analizy do lepszego planowania przyszłości. Włączenie strategii uzupełniania zapasów do cyklu ciągłego doskonalenia pozwoli Państwu dokładnie określić, co działa, a co wymaga zmiany. Jeżeli Państwa dystrybutorzy spóźniają się z dostawami, wpłynie to na Państwa prognozy dotyczące czasu realizacji. Trzeba skorygować prognozy popytu, jeżeli Państwa produkt sprzedaje się lepiej lub gorzej, niż Państwo zakładali. Nie wystarczy zbierać dane, trzeba stale udoskonalać i poprawiać proces przy użyciu posiadanych zasobów.